Indledning. Udbudsbetingelser. Baggrund og formål

Transkript

1 Indledning Holbæk Forsyning A/S inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på rammeaftale omfattende løbende ydelser i forbindelse med landinspektørarbejder for Holbæk Forsyning A/S. Herved annoncerer Holbæk Forsyning A/S (CVR nr ) udbud af løbende ydelser i forbindelse med landinspektørarbejder. Holbæk Forsyning A/S varetager annonceringen på vegne af følgende selskaber: - Holbæk Spildevand A/S (CVR nr ) - Holbæk Vand A/S (CVR nr ) - Holbæk Affald A/S (CVR nr ) - Jyderup Varme A/S (CVR nr ) - St. Merløse Varme A/S (CVR nr ) I det følgende anvendes betegnelsen "HF" som en samlet betegnelse for Holbæk Forsyning A/S og ovenstående selskaber. Udbudsmaterialet kan hentes på Baggrund og formål HF ønsker at indgå en rammeaftale for en periode på 2 år med kontraktstart den 1. juli 2014 og udløb den 30. juni 2016, med mulighed for kontraktforlængelse med 1 år ad gangen i maksimum 2 år. Udbudsbetingelser Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at HF er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Side 1 af 7.

2 Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Holbæk Forsyning A/S Tåstrup Møllevej Holbæk Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til CostCutter ApS udpegede kontaktperson, som er: Stig Rimaas Violvangen Greve Tlf.: Mail: stig@costcutter.dk Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Særlig arbejdsbeskrivelse - SAB Bilag B: Tilbud og afregningsgrundlag - TAG Bilag C: Tilbudsliste Samleforside TBL Bilag D: Tilbudsliste TBL Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud Udvælgelseskriterier (mindste krav) Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. En Tro- og love erklæring kan Side 2 af 7.

3 downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. Den/de vindende tilbudsgivere skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. Finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring fra bank eller erhvervsansvarsforsikring Teknisk formåen Tilbudsgiver skal fremlægge en referenceliste max 3 sider. Tilbudsgiver skal beskrive hvordan der foretages kvalitetssikring max 4 sider Tilbudsgiver skal angive det årlige gennemsnitlige antal af beskæftigede og antal af ledere gennem de sidste 3 år (jf. art. 48, stk. 2, litra g), Tildelingskriterium Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "Det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ved vurderingen af det mest fordelagtige tilbud vil der blive lagt vægt på de nedenstående kriterier med den i parentes angivne vægtning: 1. Pris (Vægtning 40 %) 2. Organisation med nøglepersoners kompetencer og erfaring i CV format, lokalisering, bemanding (Vægtning 20 %) 3. Et eller flere eksempler (maks. 3) på en ekspropriationssag (forløb, dokumenter, m.m.) som tilbudsgiver vil benytte med beskrivelse af i hvilke tilfælde disse benyttes (Vægtning 20 %) 4. Referenceliste (Vægtning 20 %) Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for en periode på 2 år med option på forlængelse i yderligere 2x1 år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 4 år. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Kontrakten træder i kraft den 1. juli Side 3 af 7.

4 Af hensyn til den interne økonomistyring, skal såvel tilbud som fakturering være specificeret på den enkelte opgave som fremgår af vedlagte bilag D. Diverse gebyrer så som faktureringsgebyr accepteres ikke. Der accepteres prisjusteringer i henhold til branchens prisudvikling, men der skal angives hvilket indeks der benyttes samt hvornår justering finder sted. De første 12 mdr. af aftaleperioden ligger prisen fast. Betalingsbetingelser er 30 dg. netto. Tilbudsgiver skal selv levere alt materiel og forbrugsartikler til løsning af opgaven. Fakturering sker via EAN fakturering. CVR nr. og EAN nr. udleveres ved aftaleindgåelse. Aftalen skal tillade ændring i aftaleperioden i tilfælde af ændringer i de grundlæggende forudsætninger. Ved misligholdelse kan aftalen opsiges med 3 mdr. varsel fra begge sider, og ved særlig grov misligholdelse, eller gentagne misligholdelser, med 1 mdr. varsel. Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 04 juni 2014 kl. 14:00 Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til: Holbæk Forsyning A/S Tåstrup Møllevej Holbæk Att.: Projektkoordinator Svend Ove Nielsen eller via til: udbud@holfor.dk Formkrav Tilbuddet skal være mærket: Udbud af Landinspektørarbejde til Holbæk Forsyning A/S. Tilbuddet skal følge den tilbudsliste, der er gengivet i bilag C og bilag D og tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbuddet skal være fremkommet senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddene kan fremsendes elektronisk til udbud@holfor.dk og kvittering for modtagelse sendes retur. Såfremt tilbudsgiver fremsender et underskrevet tilbud pr. post, skal Tilbudsgiver selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet inden tilbudsfristens udløb. Hvis Tilbudsgiver afleverer tilbuddet ved personligt fremmøde afgives kvittering. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Side 4 af 7.

5 Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv. Spørgsmål stillet senest 5 arbejdsdage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret på mail. Spørgsmål og svar vil blive annonceret i anonymiseret form på Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse onsdag den 21. maj 2014 Frist for indsendelse af spørgsmål onsdag den 28. maj 2014 Tilbudsfrist onsdag den 04. juni 2014 Orientering om det vindende tilbud fredag den 13. juni 2014 Kontraktunderskrivelse tirsdag den 24. juni 2014 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Holbæk Forsyning A/S Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Side 5 af 7.

6 Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud eller afvigelse af mere end et tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. HF er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. HF er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra HF der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er HF uvedkommende. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af HF kunne annulleres, hvis HF har saglig grund til annullering. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. HF er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Side 6 af 7.

7 Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er HFs opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. Side 7 af 7.