Auditmanual På kræftpakkeforløb 2012 I den tværsektorielle overgang mellem

Transkript

1 Auditmanual På kræftpakkeforløb 2012 I den tværsektorielle overgang mellem Almen Praksis Hospital Regionshuset Viborg Nære Sundhedstilbud Kvalitet og Lægemidler Praksiskonsulentordningen & Cancer i Praksis

2 Baggrund for audit af kræftpakkeforløb i Region Midtjylland Praksiskonsulentordningen (PKO) gennemførte i 2011 en succesfuld audit på kolorektal cancer på Regionshospitalerne i Randers, Viborg, Herning og Horsens samt Aarhus Universitetshospital. Der var god tværsektoriel læring i processen og denne model ønsker vi nu at udbrede til andre kræftpakkeforløb for at sikre spredning af viden og læring til andre cancerområder. Formål med Audit Det primære formål med audits på kræftpakkeforløbene er læringsaspektet på tværs af sektorerne, til gavn for det sammenhængende patientforløb. Resultaterne supplerer den regionale monitorering af patientens hospitalsforløb. Ideen med en fælles gennemgang er, at få en konstruktiv dialog og bedre forståelse for hinandens vilkår som modtager af det samarbejdsnotat som henvisning og epikrise er. Det er vigtigt med systematisk kvalitetsarbejde i almen praksis såvel som på hospitaler, der kan bidrage med viden om kvaliteten af det samlede patientforløb, hvor vi har en fælles opgave på tværs af sundhedsvæsnet med at forbedre patientforløbet. Hvad måler auditmetoden Audit af henvisninger og epikriser vurderer alene den indholdsmæssige kvalitet af den lægefaglige kommunikation om patientforløbet ved indgang og afslutning af hospitalsforløbet, og hvorvidt udredning skete gennem et relevant kræftpakkeforløb. Den tværsektorielle faglige dialog om patientforløbene og indhold i de skriftlige materialer understøtter det tværsektorielle læringsaspekt med forståelse af god klinisk praksis i begge sektorer og betydningen for den anden sektor samt identificerer forbedringspotentialer, der arbejdes med via handlingsplaner. Venlig hilsen Jens M. Rubak Regionspraksiskoordinator Vivi Altenburg Cancer i Praksis Side 2

3 Hvilke kræftforløb auditeres I 2012 gennemføres audit på afdelinger med indgang til udvalgte kræftpakker: Brystkræft: Regionshospitalet Viborg Regionshospitalet Holstebro Regionshospitalet Randers Århus Universitetshospital, Århus Sygehus og Lungekræft: Regionshospitalet Randers Regionshospitalet Silkeborg Regionshospitalet Viborg Regionshospitalet Holstebro Århus Universitetshospital, Århus Sygehus Metode værdiskabende audits Audit er en enkel og let gennemførlig metode der giver paterne viden om områder med forbedringspotentiale der så kan arbejdes videre med. Fremgangsmåde den praktiske udførelse (som flowdiagram i bilag 1) Vurderinger vil blive udført som interne audits, der gennemføres hensigtsmæssigt i perioderne marts til maj. Der nedsættes et auditpanel på den lokale afdeling bestående af: o Overlæge og forløbskoordinatorer fra afdelingen o Praksiskonsulent for afdelingen og Praksiskoordinator fra området o Repræsentant fra CiP der fungerer som sekretariat for auditpanelet og efterfølgende sammen med PKO bearbejder data, der sendes til auditørerne til videre brug. Der aftales en dato som referenceramme for udvælgelsen af journaler og en dato for gennemførsel af auditmødet. Regionspraksiskoordinator indgår aftaler med relevante parter. Når aftalen er indgået modtager CiP besked om dato, tid og sted for audit. Hospitalet udvælger 20 konsekutive journaler med tilhørende henvisning og epikrise, på patienter som er henvist elektivt fra primær sektor og afsluttet med kræftdiagnosen. Der udfyldes ét auditskema pr. patientforløb. Regionspraksiskoordinator har udarbejdet et generisk auditskema for henholdsvis henvisning og epikrise med beskrevne indikatorer og vejledning til rating. Data indsamles elektronisk af CiP som sekretariatsfunktion for auditpanelet. Der påregnes ca. 3 timer pr. audit. Auditpanelet drøfter kvaliteten af indholdet i de enkelte henvisninger og epikriser ud fra auditskemaet og det besluttes, hvorledes de enkelte områder opfylder rating kriterierne. Det indhold som audit retter sig imod, er: Henvisningen: o Identifikation af patienten, indeholder henvisning de nødvendige oplysninger o Oplysninger om diagnoser og komorbiditet Side 3

4 o Undersøgelser, behandling og problem, samt kommunikation til patienten o Anamnese, aktuelle objektive fund og problemer o Relevante undersøgelsesresultater o Medicinoplysninger o Samlet vurdering af henvisningens kvalitet o Indgang via specifik kræftpakkeforløb eller anden indgang Epikrisen: o Fund og endelige diagnoser o Indlæggelsesresume o Plan efter udskrivelse o Information til patienten o Medicinoplysninger o Relevante undersøgelsesresultater o Samlet vurdering af epikrisens kvalitet o Overholdelse af kvalitetsmål for udsendelse til almen praksis Der aftales tid for drøftelse af auditrapport og udarbejdelse af indsatsstrategi med handleplan som rummer følgende elementer: Identificerede indsatsområde og kvalitetsmål Tiltag der skal iværksættes, hvornår, af hvem osv. Opfølgning på indsatsen i afdelingen og almen praksis Formidling af resultater og handlingsplan for indsatser Efter hvert auditmøde udarbejder CiP og PKO en rapport som tilgår auditørerne til lokal drøftelse senest en uge efter audit. Der udarbejdes en årlig kvalitetsrapport samlet på regionalt niveau. Denne rapport tilgår almen praksis, hospitalerne, Prakiskonsulentordningen, ledelsen i Nære Sundhedstilbud, kræftstyregruppen og andre relevante aktører. Derudover indgår den i den politiske kvalitetsmonitorering i regionen. Det er kun muligt at identificere den enkelte hospitalsafdeling i den lokale rapport og ikke i den samlede regionale rapport. Det er ud fra en antagelse om, at audits skal fungere som lokal læring (lokale data) og regional monitorering (aggregerede data). Audits bliver værdiskabende i læringsprocessen, men også ved at blive taget op på lokale samarbejdsmøder mellem praksiskonsulenter og afdelingen hvor en prioritering af eventuelle indsatser kan beskrives i en handlingsplan. Mulige konsekvenser af audits kan være indsatser der retter sig mod: Forbedring af patientforløbene, bl.a. via henvisning og epikrise Behov for ændring af oplysninger i Kræftpakker Indikatorudvikling eller monitorering af specifikke indikatorer audit udvikling Forløbsanalyser der belyser bestemte processer i patientforløbet Behov for kompetenceudvikling af organisatorisk eller faglig karakter Brugerundersøgelse, hvis der opstår nysgerrighed på patientperspektivet Ledelsesmæssig eller politisk prioritering af indsatsområder. Side 4

5 Bilag 1a PKOopgaven et flowdiagram Regionspraksiskoordinator Jens M. Rubak aftaler auditproces, tidspunkt og pakkeforløb med område praksiskoordinator Område Praksiskoordinator tager kontakt til afdelingens praksiskonsulent og audit planlægges sammen med afdelingen. En periode som reference for journaler besluttes i fællesskab Område Praksiskoordinator meddeler audittidspunkt, deltagerkreds og sted på mail til CiP (vivi.altenburg@stab.rm.dk) og Regionspraksiskoordinator (jmr@dadlnet.dk). CiP opretter auditskemaer i surveyxact. Område praksiskoordinator, praksiskonsulent og CiP møder på afdelingen på det aftalte tidspunkt. Afdelingen har sørget for lokale med netadgang og evt. forplejning, samt ca. 3 timer til auditprocessen. Praksiskoordinator og overlægen har ansvaret for gennemførsel af audit. CiP er sekretariat der sikrer ensartet systematik, dataindsamling og afrapportering, men ikke en del af auditprocessen. Auditrapport fra CiP og PKO drøftes lokalt mellem parterne og evt. handlingsplan udarbejdes af område praksiskoordinator, praksiskonsulent og afdelingen. Praksistiltag fra handlingsplaner opsamles fra områderne og spredes af Regionspraksiskoordinator Jens M. Rubak Side 5

6 Bilag 1b Hospitalsopgaven et flowdiagram Visiterende overlæge på hospitalsafdelingerne modtager kontakt fra område praksiskoordinator og/eller praksiskonsulent og sammen aftales tidspunkt, deltagerkreds og dato for audit, samt journalreference Hospitalsafdelingen aftaler deltagelse af relevant forløbskoordinator og booker lokale med netadgang + evt. forplejning Hospitalsafdelingen fremskaffer henvisning og epikriser på 20 konsekutive patienter efter den aftalte referenceperiode Auditpanelet møder på hospitalsafdelingen på det aftalte tidspunkt og gennemfører auditprocessen på ca. 3 timer. Praksiskoordinator og hospitalsoverlægen har ansvaret for gennemførsel af audit. CiP er sekretariat der sikrer ensartet systematik, dataindsamling og afrapportering, men ikke en del af auditprocessen. Auditrapport fra CiP og PKO drøftes lokalt mellem parterne og evt. handlingsplan udarbejdes af område praksiskoordinator, praksiskonsulent og hospitalsafdelingen. Hospitalstiltag fra handlingsplaner spredes af ansvarlig overlæge på hospitalet Side 6

7 PKO praksiskonsulentordningen Patientens nr. (1 20): Evaluering af henvisning i forhold til kræftpakke: Er henvisningen sendt direkte som den aftalte procedure er? Ja Nej Kommentarer Meget Tilfreds Mindre Ikke Ved kryds i Mindre tilfreds eller Tilfreds Tilfreds tilfreds Ikke tilfreds skriv årsag Oplysninger, stamdata vedr. patienten Diagnose og komorbiditet Oplæg vedr. undersøgelse, behandling og problemformulering, sagt til patienten Anamnese (resumé af relevante tidl. og aktuelle) samt objektive fund Relevante undersøgelsesresultater Medicin Samlet vurdering Tidsforløb fra almen praksis til hospitalet Hvornår blev patienten henvist fra egen læge? Dato: / 20 og set første gang på afdelingen? Dato: / 20 Vejledning til rating: Meget tilfreds: Ingen manglende nødvendige oplysninger, anvendelig til visitation og fortsat patientforløb. Tilfreds: Enkelte manglende oplysninger, men kan bruges til visitation og fortsat patientforløb. Mindre tilfreds: Mangelfulde oplysninger, som nødvendiggør kontakt til henvisende læge inden visitation og fortsat patientforløb. Ikke tilfreds: Mangelfulde oplysninger som nødvendiggør, at ny henvisning må indhentes inden visitation og fortsat patientforløb Side 7

8 PKO praksiskonsulentordningen Patientens nr. (1 20): Evaluering af epikrise i forhold til kræftpakke: Kommentarer Meget Tilfreds Mindre Ikke Ved kryds i Mindre tilfreds eller Tilfreds Tilfreds tilfreds Ikke tilfreds skriv årsag Fund og endelige diagnoser Indlæggelsesresumé Beskrivelse for plan efter indl./amb. udskrivelse Sagt til patienten (ex. information om sygdom, arbejde, forventet forløb, mm.) Medicinliste Relevante undersøgelsesresultater Samlet vurdering Forløb på hospital og tilbage til egen læge Hvornår blev kræftdiagnosen stillet? Dato: / 20 (Dato, hvor hospital orienterer egen læge og patient om diagnose) Hvornår udskrives patienten første gang efter primær kræftbehandling? Dato: / 20 Hvornår er epikrise afsendt? Dato: / 20 Vejledning til rating: Meget tilfreds: Ingen manglende oplysninger, anvendelig til opfølgning af patientforløbet hos egen læge Tilfreds: Enkelte manglende oplysninger, men anvendelig til opfølgning af patientforløbet hos egen læge. Mindre tilfreds: Mangelfulde oplysninger, som nødvendiggør kontakt til udskrivende afdeling inden opfølgning af patientforløb Ikke tilfreds: Mangelfulde oplysninger som nødvendiggør, at ny epikrise må indhentes inden opfølgning af patientforløb. Side 8

9 PKO praksiskonsulentordningen Audit udført dato: Afdeling: Hospital: Kræftområde: Rapport drøftet dato: PKO deltager navn: Hospital deltager navn: Identificeret indsatsområde: (Hvad har vi identificeret) Mål for indsatsen: (Hvad vil vi forbedre) Tiltag: (Hvordan vil vi forbedre) Iværksættes Hvis nej, Hvem gør hvad Ressourcer / nu? (Ja/nej) hvornår andre?: Hvordan følger vi op: Hvornår Hvem deltager ved Dato Slutstatus: Hvordan gik det?: følger vi op: opfølgning: Side 9