Indstilling om det videre arbejde med grundlaget for en fælles økonomistyringsmodel for Aarhus Universitet

Transkript

1 for Indstilling om det videre arbejde med grundlaget for en fælles økonomistyringsmodel for 30. april 2009

2 for Der er i løbet af 2008 og 2009 udført en række aktiviteter i med henblik på at opnå en økonomistyring for, som er karakteriseret ved følgende formål (gengivet fra aftalegrundlaget): 1. at opbygge et sammenhængende og gennemskueligt økonomisystem 2. at sikre, at strategien og øvrige styringsbehov understøttes tilfredsstillende 3. at tilfredsstille interessenters krav til rapportering m.v. 4. at tilfredsstille lovgivningsmæssige krav Der er tale om 1. generation af økonomistyringsmodellen. For nærmere detaljer om de gennemførte og afsluttede aktiviteter henvises der til den opdaterede Sporbeskrivelse for april Disse formål er ligeledes afspejlet i Økonomistyrelsens Koncept for God Økonomistyring februar 2009, der fastslår, at økonomistyring har tre styringsområder, henholdsvis finansiel styring, aktivitets- og ressourcestyring samt mål- og resultatstyring. De væsentligste mangler i Aarhus Universitets økonomistyring knytter sig til de to sidstnævnte styringsområder. De væsentligste mangler og nødvendige tiltag er beskrevet efterfølgende. Et gennemgående og underliggende træk er imidlertid, at der ikke tidligere har været et entydigt ledelsesmæssigt mandat til at gennemføre nødvendige tiltag. Økonomistyring generelt Implementering af økonomistyring berører inden for alle styringsområderne en række indsatsområder, illustreret ved følgende figur (Figur 1): Mål og strategi Krav/regulering Teknologi Organisation Processer Budget/ planlægning Økonomistyring Rapportering Registrering Figuren skal forstås således, at der skal være en sammenhæng mellem planlægning / budgettering, registrering og rapportering. Desuden skal den sammenhængende økonomistyring være understøttet af passende processer, teknologi, kompetencer og organisering.

3 for Endvidere skal planlægning / budgettering være knyttet til de strategier og mål, som AU arbejder på at opnå i en given periode. Mål og resultatstyring Økonomistyringen skal følge op på sammenhængen mellem mål og ressourceforbrug, udtrykt i økonomiske termer. På AU har det været udtrykt således, at det skal sikres, at strategi og styringsbehov understøttes tilfredsstillende (punkt 2 jf. tidligere). Denne sammenhæng kan synliggøres således (Figur 2): Feedback til strategiprocessen Strategi Strategiske mål Beslutningsstøtte Analyse Rapporteringen udformes under hensyntagen til organisatorisk niveau, frekvens og detaljeringsgrad Kritiske succesfaktorer KPI/nøgletal Rapportering Datamodel/ registreringer Rapporteringssystemer It-systemer mv. Processer/værktøjer/anden teknologi Figuren illustrerer, hvordan man med afsæt i mål og strategier bør skabe en kobling til de ikkefinansielle nøgletal og økonomiske hovedtal fra økonomisystemerne, der tilsammen fortæller, i hvilket omfang man når sine strategiske mål. AU har foreløbig besluttet, ikke at etablere denne kobling. Konsekvensen er, at der ikke kan knyttes nogen årsag/virkning analyse eller forklaring til hverken det finansielle budget, den finansielle rapportering eller afvigelsesanalysen. Der er med andre ord ikke sikkerhed for, at der kan opstilles meningsfyldte forklaringer på budgetafvigelser eller kommentarer til økonomiresultater. Der etableres en lille arbejdsgruppe, som udarbejder beslutningsoplæg til ledelsen om ambitionsniveauet for sammenhængen mellem mål/strategier og økonomistyringen. Dette vil berøre alle økonomistyringens indsatsområder, jf. figur 1. Aktivitets- og ressourcestyring Økonomistyringen skal understøtte aktivitets- og ressourcestyring, hvilket især sker gennem en kobling mellem forbrug, udtrykt i økonomiske termer og gennemførte aktiviteter. På AU har det været udtrykt blandt andet således, at der skal opbygges et sammenhængende og gennemskueligt økonomisystem (punkt 1 jf. tidligere).

4 for Den sammenhængende økonomistyring indebærer blandt andet, at der arbejdes med standardiserede og effektive processer, datamodeller, systemer, governance strukturer, rapporter m.v. Disse områder skal tage afsæt i de aktiviteter der allerede er gennemført i forbindelse med etableringen af 1. generation af økonomistyringsmodellen for AU. Der er ikke overordnet taget stilling til centrale forhold som governance strukturer, roller og ansvar. Det giver sig selv, at sammenhængende økonomistyring også indebærer, at vedtagne principper og standarder implementeres fuldt ud på alle økonomiske enheder, dvs. på alle hovedområder, institutter, forskningsprojekter m.v. Interessenter: Strategisk styringsbehov Direktion Hovedområder Institutter Lokalt styringsbehov Økonomimodellen Ovenstående figur (Figur 3) illustrerer, at der skal være sammenfald i, hvad der styres på og hvordan på alle relevante niveauer i organisationen. Dette er ikke fuldt ud tilfældet på nuværende tidspunkt, og konsekvensen er, at der sker uensartet styring præget af både mangler og spild. Aktivitets- og ressourcestyring forudsætter også gennemskuelighed i, hvad aktiviteter koster, hvilke ressourcer man råder over, hvilke forpligtelser man har m.v. Et væsentligt element for AU i den forbindelse er projektøkonomistyringen. En betydelig del af AU s ressourcer og aktiviteter er forbundet med projektøkonomi, men der er ikke fuldt ud taget stilling til en egentlig projektøkonomimodel. Herunder til centrale forhold som tidsregistrering, overheadfordeling, ansøgninger (pipeline), bevillingsregistrering, medfinansiering, opfølgningsprincipper, periodiseringer m.v. Der etableres en lille arbejdsgruppe, som udarbejder beslutningsoplæg til ledelsen om ambitionsniveauet for aktivitets- og ressourcestyring, herunder projektøkonomistyrings principper med henblik på design af 2. generation af en fælles økonomistyringsmodel for AU Dette vil berøre alle økonomistyringens indsatsområder, jf. figur 1, herunder ikke mindst organiseringen af opgaverne. Finansiel styring Økonomistyringen skal følge op på, at finansielle rammer og regulering, fx i form af bevillinger, tilsagn, finansielle budgetter m.v. overholdes. Endvidere at der sker den fornødne rapportering til

5 for interessenterne, og at der praktiseres en solid finansiel styring, herunder risikostyring. På AU har det blandt andet været udtrykt således, at interessenters og lovgivningsmæssige krav imødekommes (punkt 3 og 4 jf. tidligere). Denne grundlæggende finansielle styring opfyldes af AU. Et væsentligt element for AU i den forbindelse er budgetprocesserne og systemerne samt den finansielle rapportering og tilhørende systemer. Der er ikke fuldt ud taget stilling til processer, standarder og systemer på dette område. Der etableres senere en lille arbejdsgruppe, som udarbejder et beslutningsoplæg om standardiserede processer for budgettering og rapportering i forbindelse med 2. generations økonomistyringsmodellen for AU. Dette vil berøre en betydelig del af økonomistyringens indsatsområder, jf. figur 1. Sammenfatning AU s økonomistyring er undergået væsentlige forandringer det seneste år og befinder sig nu på hvad der kan betegnes som et 1. generationsstadie på vej mod God økonomistyring. I forbindelse med etableringen af 2. generation af den fælles økonomistyringsmodel skal der gennemføres følgende projekter dels for at opnå God økonomistyring, dels for at opnå en økonomistyring, der afspejler AU s størrelse og kompleksitet: 1. Etablering af økonomistyring med afsæt i strategi og mål 2. Etablering af projektøkonomistyringsmodel 3. Etablering af nye planlægnings- og budgetprocesser 4. Reorganisering af økonomiopgaverne med henblik på realisering af gevinster 5. Etablering af standardiserede processer på alle udestående områder, herunder løn 6. Etablering af komplet Governance, Risiko og Controlling processer og strukturer 7. Etablering af rolle og ansvars koncept 8. Etablering af rapporterings- og ledelsesprocesser, der matcher AU s forhold Samtlige projekter vil potentielt medføre ændringer i såvel økonomistyringens tre ben (Planlægning/Budgettering, Registrering, Rapportering) som i de tilhørende processer, organisationsstrukturer og systemanvendelse.