VEJLEDNING TIL FILR. University College Lillebælt. UCL benytter Filr, når der er behov for, på sikker vis, at dele digitale data internt og eksternt.

Transkript

1 VEJLEDNING TIL FILR UCL benytter Filr, når der er behov for, på sikker vis, at dele digitale data internt og eksternt. Denne vejledning: Forklarer dig hvad man bruger Filr til, på UCL Forklarer dig om reglerne for deling af data Viser dig hvordan du anmoder om rettigheder til at dele data, både med eksterne og interne Viser dig hvordan du deler filer med eksterne og interne Viser både eksterne og interne, hvordan de får adgang til delte filer University College Lillebælt

2 Indholdsfortegnelse DEFINITIONER... 2 ANVENDELSE... 2 AUTORISATION, ANSVAR OG DELING... 2 HVORNÅR SKAL AUTORISATIONER ÆNDRES OG BLANKETTEN GENINDSENDES?... 2 SÆRLIGT FOR PERSONHENFØRBARE DATA... 3 UTILSIGTET ADGANG... 3 GENERELLE BEMÆRKNINGER TIL FILR... 3 VEJLEDNING TIL BLANKET: AUTORISATION TIL FILR... 4 SÅDAN BRUGER DU FILR... 7 OPRETTELSE... 7 FILR WEB... 8 Log ind... 8 Brugergrænseoverfladen... 8 Del fil eller mappe via web... 9 Fjern deling via web FILR KLIENT Installation Metode 1 (UCL Programmer) Installation Metode 2 (filr.ucl.dk) Log ind Se filer og mapper via Filr Klient Del fil eller mappe via Filr Klient Fjern deling via Filr Klient Filr-Konsol SYNKRONISERING...16 HVORNÅR SKER SYNKRONISERING? Synkroniser manuelt HVILKE MAPPER SYNKRONISERES HVILKE HANDLINGER UNDERSTØTTES? SE SYNKRONISERINGS KØ- OG HISTORIK

3 Definitioner En kort liste over definitioner på begreber, brugt i dette dokument. - Dataansvarlig: den UCL ansatte, der bestiller en Filr mappe og har ansvar for deling jævnfør autorisation. - Deleansvarlig: en UCL ansat, som hjælper den dataansvarlige med at dele data i Filr mappen jævnfør autorisation. - Ekstern (bruger): en bruger som ikke er UCL ansat. Eksempelvis en EAL ansat eller en UCL studerende. - Filr mappe / netmappe: den mappe, der oprettes i UCL s IT-system til brug ved deling af data. - Intern (bruger): en bruger, som er ansat på UCL og har mailadresse. - Personhenførbare data: Med personhenførbare data menes, at data indeholder personoplysninger, dvs. enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er tale om en personoplysning, når en person, direkte eller indirekte, kan identificeres, f.eks. ved et ID nummer, eller andre elementer, der er særlige for en given persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet. Anvendelse UCL benytter Filr, når der er behov for, på sikker vis, at dele digitale data internt eller eksternt. Data kan bestå af f.eks. dokumenter, billedmateriale eller lydfiler. Adgangen til en Filr mappe, opnås ved at en intern UCL ansat udfylder og indsender blanketten: Autorisation til Filr. Autorisation, ansvar og deling På baggrund af oplysningerne i den indsendte blanket får den dataansvarlige tildelt en Filr hovedmappe navngivet efter det angivne projektnummer eller andet relevant navn. Når hovedmappen er oprettet, kan den dataansvarlige (og evt. deleansvarlige, hvis sådanne er valgt) tildele rettigheder og dermed dele undermapper og specifikke filer/dokumenter med de ønskede interne og eksterne projektdeltagere og databehandlere, som er tilføjet på Filr-blanketten. Oprettelse af hovedmappe og rettelser i forhold til autorisationer kan udelukkende initieres af den dataansvarlige, da denne har det overordnede ansvar for korrekt håndtering af data i projektet/arbejdsfællesskabet. Hvornår skal autorisationer ændres og blanketten genindsendes? Såfremt der er ændringer i ansættelsesforhold eller projektdeltagelse, skal autorisation tildeles eller fratages. Filr-blanketten opdateres og genindsendes, så den beskriver aktuel ønsket adgang til data for relevante medarbejdere, eksterne deltagere og databehandlere. Hvis en person skal have frataget sin autorisation, er det vigtigt, at vedkommende ikke slettes fra blanketten, men blot noteres med fjern, så historikken bevares. Dataansvarlige skal selv ændre (fjerne/tilføje) adgangen til mappen for relevante personer, så adgangen svarer til, hvad der vises på den seneste indsendte blanket. 2

4 Særligt for personhenførbare data Der er skærpet opmærksomhed på datasikkerhed og korrekt autorisation, når data indeholder personoplysninger. Den dataansvarlige må derfor kun autorisere personer, som er beskæftiget med de formål, hvortil personoplysningerne behandles, og de enkelte brugere må ikke autoriseres til anvendelser, som de ikke har behov for. Man skal desuden i blanketten notere, om den enkelte person skal have rettigheder til visning, redigering eller som bidragsyder, og den dataansvarlige eller deleansvarlige skal efterfølgende sørge for, at de korrekte rettigheder opsættes. Hvis eksterne personer skal have adgang til personhenførbare data via Filr, skal der indgås en databehandleraftale forud for deling. Hvis UCL ikke er dataansvarlig for de pågældende data, vil UCL blive databehandler, idet oplysningerne opbevares i UCL s it-system, og der skal ligeledes indgås en databehandleraftale med den dataansvarlige institution. Den dataansvarlige er ansvarlig for selv at føre dokumentation for tilladelse og fratagelse af autorisationerne. Der foranstaltes en halvårlig kontrol med, om de registrerede autorisationer stemmer overens med behovene for adgang. Utilsigtet adgang Ved mistanke om utilsigtet adgang til data i Filr foretager den dataansvarlige indberetning af brud på sikkerheden til UCL ved at kontakte IT-servicedesk. Mappens indhold gennemgås og evt. manglende materiale registreres, og videre handlinger vurderes i samråd med UCL s DPO (Data Protection Officer). Den dataansvarlige er selv ansvarlig for at føre dokumentation vedrørende ovenfor beskrevne handlinger vedr. utilsigtet adgang. Generelle bemærkninger til Filr - Filr kan ikke bruges til at flere kan redigere den samme fil på én gang. - Hvis du ikke får ikonerne, der viser, om en fil er synkroniseret i Filr, kan det være fordi, du har installeret Dropbox eller andre tjenester. - Filr vil opleve synkroniseringsbesvær hvis fil- og mappestierne bliver for lange, så forsøg at holde stinavn så korte som muligt. 3

5 Vejledning til Blanket: Autorisation til Filr Relevant for dataansvarlige For at få mulighed for at dele Filr-filer og mapper skal man udfylde blanketten: Autorisation til Filr. Blanketten indeholder i forvejen den mest nødvendige information, men har man brug for yderligere vejledning, er her et kort afsnit om emnet. Som udgangspunkt er alle felter markeret med * obligatoriske at udfylde. Detaljer om hvert felt i blanketten kan også opnås ved at holde musen hen over udfyldningsfeltet. Dataansvarlig: Det er obligatorisk at udfylde dette felt. Den dataansvarlige er den person som har ansvaret for de delte data, samt at dele dem og tildele rettigheder til de korrekte personer. Deleansvarlig: Den deleansvarlige er en ekstra person, som også bliver tildelt ansvaret at dele de korrekte data med de korrekte personer. Projektnummer: Projektnummeret skal angives. Der er kun plads til 10 tegn (det antal tegn, som forekommer i et projektnummer). Hvis det ikke er en del af et projekt med et projektnummer, så angiv i stedet et navn. Det angivne navn vil blive navnet på Filr mappen. Journalnummer: Har man anmeldt et projekt til Datatilsynet via UCL s fællesanmeldelse, er man blevet tildelt et journalnummer. Hvis man ikke har et, skal man bare lade feltet stå, som det er. Datatyper og antaget pladsforbrug: Markér de felter, som forventes at være korrekte mht. til projektet. Med dokumenter menes der Office filer (Word, Excel, PowerPoint) og lignende. Hvis du har en idé om hvor mange GigaByte der er brug for, så angiv også det. Dette er så IT afdelingen har en idé om hvor mange ressourcer, der skal dedikeres til projektet. Hvis der er tvivl, så angiv det du tror og gå videre i blanketten. 4

6 Mappen skal bruges til forskningsdata: Skal den delte mappe indeholde forskningsdata? Mappen vil indeholde personhenførbare data: hvis du er i tvivl om, hvad personhenførbare data indebærer, se afsnittet om Personhenførbare data i denne vejledning. UCL er dataansvarlig myndighed: Med dataansvarlig myndighed menes den person, myndighed eller institution, der bestemmer, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger. Hvis UCL ikke er dataansvarlig, og der derimod behandles oplysninger på vegne af og efter instruks fra en anden dataansvarlig, betragtes UCL som databehandler. Blanketten er tidligere indsendt og skal opdateres: Nogle gange vil det forekomme, at der ønskes ændringer mht. til en allerede eksisterende aftale. I sådant et tilfælde genindsender man sin oprindelige blanket og angiver ændringerne i tabellen på side 2 af blanketten. Tabellen: Tabellen på side 2 af blanketten skal udfyldes med alle de personer, som skal deles data med. Der er vejledning vedrørende ændringer nederst på side 1 af blanketten: Autorisation til Filr. Her er dog også en beskrivelse af de adskillige felter Fulde Navn: Det fulde navn på personen, som skal deles data med. Teksten tilpasser sig automatisk størrelsen på boksen, så man behøver ikke tænke over længden på navnet. Mailadresse: Mailaddressen på den tilsvarende person. For UCL ansatte skal det være mailadresse. Ændring Ny: vælg ny, hvis det er en ny tilføjelse til listen. Sender man en helt ny blanket ind, skal alle angives som ny. Redigeret: vælges hvis man har lavet ændringer på personens rettigheder eller personoplysninger. Intet: angives ved genindsendelser, hvor ingen ændringer er foretaget ved personen. Fjern: angives hvis en person skal fratages rettigheder til fildeling. Vær opmærksom på at personen ikke skal fjernes fra listen, og at den data- eller deleansvarlige selv skal gå til dele-egenskaber for mappen og fjerne personen fra listen over personer, som deles med. 5

7 Rettigheder: Visning: Projektdeltageren kan få vist individuelle filer, der deles med vedkommende eller alle filer i mappen, der deles med vedkommende. Redigering: Projektdeltageren kan få vist og ændre filer, eller mapper inkl. indhold, der deles med vedkommende. Redigeringsrettighed giver ikke mulighed for at oprette nye filer eller mapper. Bidragsyder: Projektdeltageren kan oprette filer i mappen, omdøbe eksisterende filer, ændre filer, flytte filer og slette filer i mappen. Kan også omdøbe og slette selve mappen. Personhenførbare: får projektdeltageren adgang til personhenførbare data? Godkendt: dette felt skal ikke redigeres af dataansvarlig eller delansvarlig, men vil blive udfyldt af en anden instans, hvis der er tale om personhenførbare data. Indsend Blanket Tryk på mail-ikonet for automatisk at generere en med blanketten vedhæftet, til IT, så det eneste, du skal gøre, er at trykke på send. Det kræver dog, at du har blanketten åbnet med Adobe Acrobat Reader og ikke i din browser. Det kræver også, at du har Outlook installeret. Oplever du problemer, kan man også sagtens blot gemme blanketten og selv manuelt vedhæfte den i en mail til it-servicedesk@ucl.dk. Ser du følgende vindue, skal du blot vælge fortsæt. 6

8 Sådan bruger du Filr En guide til brugen af Filr og deling af filer. Relevant for både eksterne og interne. Filr kan benyttes enten via web interface eller via klient/program, der installeres på din pc (eller Mac). Se Filr Web eller Filr Klient afsnit herunder. Oprettelse Relevant for eksterne. Er du intern i UCL, er du allerede oprettet, så gå videre til Log in. Når en person vil dele en mappe eller fil med dig, vil du modtage en mail. Den vil indeholde et link kaldet Self Registration Required, som du skal følge. Du vil blive videresendt til en login formular. Udfyld den og vælg registrer. Du vil kort tid efter modtage en bekræftelsesmail, som også har et link, kaldet log på og få adgang til delte elementer. Følg det. 7

9 Filr Web Dette afsnit omhandler brugen af Filr i din browser. Log ind Relevant for eksterne og interne. Åben hjemmesiden filr.ucl.dk. På siden vil du se en login-boks, hvor du skal indtaste dit UCL brugernavn og adgangskode, og dernæst vælge log på. (Eksternes brugernavn er deres mail-adresse. De har selv valgt adgangskode.) Brugergrænseoverfladen Relevant for eksterne og interne. I toppen af vinduet kan du skifte mellem 4 faner. Er du ekstern skal du kun bruge fanen Delt med mig. Mine filer: For interne. Svarer til P-drevet, og består af dine egne personlige filer. Disse kan ikke deles. Delt med mig: Filer og mapper, som andre har delt med dig. Delt af mig: Filer og mapper, som du har delt med andre. Forekommer kun hos data- og deleansvarlige. Netmapper: For interne, data- og deleansvarlige. Det indeholder hoved-/projektmapper, oftest oprettet i forbindelse med deling til eksterne personer. 8

10 Del fil eller mappe via web Relevant for interne data- og deleansvarlige. Hvis du har en netmappe, som du er dataansvarlig eller deleansvarlig for, kan du dele indholdet. Log ind på filr.ucl.dk og vælg fanen netmapper, find den ønskede fil eller mappe du vil dele, og tryk på den lille pil til højre for navnet. En drop-down menu dukker op. For at dele, skal du vælge muligheden Del mappe. Et vindue dukker op med et felt, hvor du skal indtaste adressen på den person som du ønsker at dele med. Bemærk: udfyld kun adresser, der fremgår af den indsendte autorisationsblanket (se afsnittet Autorisation, ansvar og deling) og som IT har hvidlistet i deres system. 9

11 Vælg den ønskede rettighed for brugeren i højre spalte (for forklaring på de forskellige muligheder, se blanketten: Autorisation til Filr). Vær opmærksom på at den valgmulighed, som tages i brug, skal være den samme som angivet på den indsendte autorisationsblanket, eller en valgmulighed med færre rettigheder end angivet. Hvis ønsket kan man også vælge et antal dage mappen eller filen skal deles med hver individuelle person. Man kan også vælge en specifik dato, som den skal deles indtil. Udover det er der mulighed for at skrive en note til delingen. Når du trykker OK, bliver der sendt en til de brugere, du har delt data med (se afsnittet Oprettelse). Fjern deling via web Relevant for interne data- og deleansvarlige. OBS: Det er vigtigt, at du ikke finder de delte data og vælger slet. Heller ikke når du er under fanen Delt af mig. Dette vil ikke slette delingen, det vil slette filen eller mappen. Vær opmærksom på at du også skal genindsende autorisationsblanketten til IT, hvor personen, hvis deling ønskes fjernet, angives. Åben menuen Netmapper, som da du ville dele filen eller mappen. Tryk på pilen til højre, navnet og vælg del mappe. Sæt flueben ved den/de person(er), hvis deling skal fjernes, og tryk derefter på slet. Husk også at vælge gem. 10

12 Filr Klient Dette afsnit omhandler Filr Klientens (programmets) installation og brug. Installation Metode 1 (UCL Programmer) Relevant for interne. Er du ekstern er dette ikke en mulighed. Se Installation Metode 2 (filr.ucl.dk). Er du intern og har en UCL pc, kan du installere Filr gennem UCL Programmer 4. Installer. Installation Metode 2 (filr.ucl.dk) Relevant for eksterne og interne. Denne installationsmetode kræver, at du logger på filr.ucl.dk og klikker på dit brugernavn i øverste højre hjørne af brugergrænseoverfladen. En drop-down menu dukker op, hvor du skal vælge Download Filr Desktop App. Du bliver dirigeret til en side, hvor du skal vælge, om du vil downloade 32-bit eller 64-bit versionen af programmet. Du skal downloade den som svarer til din version af Windows (du kan se hvordan du identificere din version af Windows i punktet under dette.) Har du 32-bit, så download Windows x86 Client 64-bit, så download Windows x64 Client Du kan hente klienten til Mac på samme side. 11

13 Har du en UCL pc, er den 64-bit. Hvis ikke, kan du se din version af Windows ved at åbne kontrolpanelet System og sikkerhed System. Log ind Relevant for eksterne og interne. Når du starter Filr første gang, dukker der et Filr login-vindue op. Intern: log på med dit UCL brugernavn og adgangskode. Ekstern: log på med login du lavede under afsnittet Oprettelse. Installerede du ved hjælp af metode 2, skal der også angives server-url: Første gang, du logger på, genstarter programmet for at aktivere UCL s indstillinger. Dernæst skal du logge på igen. 12

14 Se filer og mapper via Filr Klient Relevant for eksterne og interne. Alle dine Filr filer dukker op på din pc, som en mappe (ligesom med f.eks DropBox og OneDrive). Har du startet programmet, skal du ned i meddelelsesområdet i din værktøjslinje og finde Filr ikonet. Dobbelt klik på det, og den vil åbne din Filr mappe i Windows stifinder. Du kan se Delt med mig, Mine filer og Netmapper. Hvor du finder data afhænger af, hvilken rolle du har i samarbejdet. Om du f.eks. er dataansvarlig eller deltager i et samarbejde. Se beskrivelsen i afsnittet brugergrænsefladen. Der kan arbejdes med mapper og filer som i en almindelig Windows stifinder dog skal man være opmærksom på Synkronisering. Del fil eller mappe via Filr Klient Relevant for interne data- og deleansvarlige Find den fil eller mappe, du ønsker at dele, højre-klik på den og vælg muligheden del. Vær opmærksom på at du ikke vælger Windows indbyggede Del med, men rettere Filrs delefunktion. Den kan identificeres ved det lyseblå ikon. Et vindue dukker op med et felt, hvor du skal indtaste adressen på den person, som du ønsker at dele med. Bemærk: udfyld kun adresser, der fremgår af den indsendte autorisationsblanket (se Autorisation og deling) og som IT har hvidlistet i deres system. 13

15 Vælg den ønskede rettighed for brugeren i højre spalte (for forklaring på de forskellige muligheder, se blanketten). Vær opmærksom på at den valgmulighed, som tages i brug, skal være den samme som angivet på den indsendte autorisationsblanket, eller en valgmulighed med færre rettigheder end angivet. Hvis ønsket kan man også vælge et antal dage mappen eller filen skal deles med den individuelle person. Man kan også vælge en specifik dato, som den skal deles indtil. Udover det er der mulighed for at skrive en note til delingen. Når du trykker OK, bliver der sendt en til de brugere, du har delt data med (se afsnittet Oprettelse). Fjern deling via Filr Klient Relevant for interne data- og deleansvarlige. Ligesom da delingen skulle oprettes, skal du finde den fil eller mappe, du vil redigere delinger for, højreklikke og vælge del. Marker blot den person, hvis deling ønskes fjernet, og tryk på den røde fjern knap. Tryk dernæst på gem. Vær også opmærksom på at den dataansvarlige skal genindsende autorisationsblanketten til IT, hvor personen, hvis deling fjernes, tilsvarende skal angives. 14

16 Filr-Konsol Relevant for eksterne og interne Filr-konsollen kan bruges til at se adskillige informationer omkring Filr, inklusive hvilke handlinger, som er i kø, og en historik over foretagerede ændringer. For at åbne konsollen, skal du først åbne meddelelsesområdet i værktøjslinjen, og højre-klikke på Filrikonet. Derefter skal du vælge Åbn Filr-konsollen i drop-down menuen. De 7 valgmuligheder i venstre sidepanel af konsollen, er her beskrevet: Konto: Information omkring dit login og hvilken server Filr bruger. Du kan også se hvor meget en fil maks. kan fylde, før at den holder op med at synkronisere af sig selv (standard: 2GB). Generelt: Vælg om Filr skal starte af sig selv, sammen med Windows. Lager: Vælg hvor Filr skal synkronisere Filr på din computer. Det er anbefalet ikke at røre ved dette, uden hjælp fra IT-service. Programmer: Bloker andre programmers tilgang til Filr. Ikke redigerbart af andre end UCL s IT-service. Ændringer i kø: En liste over ændringer, som står i kø. Det kan for eksempel være en synkronisering. Seneste aktivitet: En historik over aktivitet i Filr. Systemadvarsel: Indeholder systemadvarsler. 15

17 Synkronisering Relevant for eksterne og interne Hvornår sker synkronisering? Synkronisering fra Filr Desktop-programmet til Filr-serveren sker, så snart filen gemmes og lukkes. Synkronisering fra Filr-serveren til Filr Desktop-programmet sker med intervaller, der er fastlagt af Filradministratoren. Det er som standard hvert 15. minut. Hvis serveren ikke er tilgængelig, forsøger desktopklienten at kontakte serveren hvert minut, indtil forbindelsen genoprettes. Synkroniser manuelt Du kan også synkronisere manuelt, ved at højre-klikke på Filr-ikonet i meddelelsesområdet, og vælge Synkroniser nu. Hvilke mapper synkroniseres I Filr synkroniseres filer med din arbejdsstation, når filerne er placeret på følgende lokationer i Filr Mine filer: Filer, der er placeret i området Mine filer på Filr-webstedet, synkroniseres som standard med din arbejdsstation. Når du tilføjer filer i mappen Mine filer fra din arbejdsstation (C:\Brugere\brugernavn\Filr\Mine filer), synkroniseres filerne automatisk med Filr ved den næste synkronisering. Delt med mig: Filer, der er placeret i området Delt med mig på Filr-webstedet, synkroniseres som standard med din arbejdsstation. Du kan redigere filer i området Delt med mig. Ændringerne synkroniseres med Filr, hvis du har de nødvendige rettigheder. Du kan dog ikke føje filer til roden af mappen Delt med mig fra Filr Desktop-programmet på din arbejdsstation. Hvis du gør det, synkroniseres filerne ikke med Filr. Du kan føje filer til mapper, der er delt med dig, hvis du har rettigheden Bidragsyder til mappen. Netmapper: Filer, der er placeret i netmapper, synkroniseres på samme måde som dem i Delt med mig. Følg de samme anvisninger. Roden: Filer, der er placeret i roden af mappen C:\Brugere\brugernavn\Filr, kan ikke synkroniseres. Tilføj i stedet filerne i en af de relevante undermapper. 16

18 Hvilke handlinger understøttes? Når du udfører en af følgende handlinger på mapper og dokumenter i Filr-mappen i dit filsystem, synkroniseres handlingen mellem computerens filsystem og Filr-serveren ved næste synkronisering Oprettelse af dokumenter og mapper Kopiering af dokumenter og mapper Angivelse af kommentarer til dokumenter Ændring af dokumenter Flytning af dokumenter og mapper Omdøbning af dokumenter og mapper Deling af dokumenter og mapper Sletning af dokumenter og mapper OBS: Dokumenter og mapper, du sletter fra Filr Desktop-programmet, slettes også fra serveren, hvis du har rettigheder til at slette dem. Dette er dog ikke altid gældende, når du sletter dokumenter fra området Delt med mig. Hvis du sletter et dokument eller en mappe fra området Delt med mig, og dokumentet eller mappen er delt direkte med dig, synkroniseres det/den ikke længere med Filr Desktopprogrammet, og dokumenterne og mapperne forbliver på serveren. Hvis du sletter et dokument eller en mappe, som er en undermappe til en mappe, der er delt med dig, eller hvis dokumentet findes i en mappe, der er delt med dig, slettes dokumentet eller mappen fra serveren, hvis du har tilstrækkelige rettigheder til at foretage sletningen. Se synkroniserings kø- og historik Se afsnittet Filr-Konsol. 17