Evaluering af Kompetencefonden december 2003

Transkript

1 Evaluering af Kompetencefonden december 2003 Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling 1

2 1. INDLEDNING Datagrundlag Rapportens opbygning OPSUMMERING ER DE TILDELTE MIDLER ANVENDT? HVORDAN FORDELES MIDLERNE? Hvordan fordeler departementerne midlerne til institutionerne? Hvordan fordeler institutionerne midlerne til andre institutioner? HVORDAN FORVALTER INSTITUTIONERNE MIDLERNE? HVILKE MEDARBEJDERE OG HVILKE UDVIKLINGSFORLØB ER BLEVET STØTTET? Hvem har anvendt midlerne? Hvilke udviklingsforløb er midlerne anvendt til? HVILKEN EFFEKT HAR MIDLERNE? HVORDAN VURDERES RETNINGSLINIERNE, INFORMATIONEN OG SCKK S RÅDGIVNING OM KOMPETENCEFONDEN? DATAGRUNDLAG...53 BILAG A UDVIKLINGSFORLØB GENNEMFØRT MED STØTTE FRA KOMPETENCEFONDEN

3 1. Indledning Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg aftalte i foråret 2002 at oprette en Kompetencefond for at styrke længerevarende individuel kompetenceudvikling på statens arbejdspladser. Kompetencefonden erstattede den tidligere Videre- og Efteruddannelsesfond, men Kompetencefonden er mere fleksibel og har et bredere anvendelsesområde. For at vurdere om den nye ordning lever op til intentionerne bag aftalen, har parterne besluttet, at Kompetencefonden løbende skal evalueres. I april måned blev der foretaget en foreløbig status, og da fonden nu har fungeret i godt og vel halvandet år, er der blevet gennemført en mere omfattende evaluering. Formålet med evalueringen har været at afdække: Hvordan ordningen forvaltes af departementer og institutioner. Hvad midlerne anvendes til, herunder afdække hvilke medarbejdergrupper, som får støtte til udviklingsforløb samt hvilke typer forløb, der støttes. Hvilken effekt midlerne har i forhold til den enkelte medarbejder og i forhold til arbejdspladsen. Hvordan de generelle retningslinier, informationen og Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudviklings (SCKK) rådgivning vedrørende Kompetencefonden fungerer. 1.1 Datagrundlag Evalueringen er gennemført ved hjælp af Kompetencefondens/SCKK s elektroniske evalueringssystem og bygger på oplysninger fra: Departementerne, som varetager den overordnede fordeling og administration af midlerne på ministerområderne. De institutioner, som modtager midlerne fra Kompetencefonden, og hvis samarbejdsudvalg skal fastlægge de lokale retningslinier for anvendelsen af fondens midler. De medarbejdere, der har eller skal deltage i et udviklingsforløb støttet af Kompetencefonden. Oplysningerne fra medarbejderne er indhentet løbende siden det elektroniske systems igangsætning februar 2003, mens oplysningerne fra institutionerne og departementerne er indhentet i perioden medio oktober til ultimo november I alt er der udsendt 3539 elektroniske evalueringsskemaer til medarbejdere, der har påbegyndt eller skal påbegynde et udviklingsforløb støttet af Kompetencefonden. Da dataene blev trukket havde 2563 medarbejdere svaret på skemaet, hvilket giver en svarprocent på 65. Herudover er der sendt evalueringsskemaer til 540 institutioner, som har modtaget midler fra Kompetencefonden. Ud af disse har 255 besvaret skemaet dvs. svarprocenten er 47. Endelig er samtlige 18 departementer blevet bedt om at udfylde et elektronisk evalueringsskema. Et departement har ikke besvaret skemaet, svarprocenten er således 94. 3

4 De indhentede data fra medarbejderne og departementerne må generelt siges at være repræsentative, da alle ministerområder - på nær Statsministeriet, som kun har modtaget en meget lille del af fondens midler - har deltaget i evalueringen, og fordelingen af besvarelser i det store hel følger fordelingen af midler. Med hensyn til dataene fra institutionerne stammer 50,2% af besvarelserne fra institutioner på Undervisningsministeriets område, hvorfor resultaterne vedrørende institutionerne skal tages med et vist forbehold. 1.2 Rapportens opbygning Rapporten indeholder ni afsnit. I afsnit et beskrives formålet med evalueringen. Andet afsnit sammenfatter rapportens hovedkonklusioner. I tredje afsnit gøres der rede for, i hvilket omfang de udmeldte midler er forbrugt. Afsnittet bygger på oplysninger fra departementerne. I fjerde afsnit beskrives, hvordan midlerne fordeles af departementerne og af de institutioner, som har ansvaret for at fordele midlerne til andre institutioner. Afsnittet bygger derfor både på data fra departementerne og fra institutionerne. Femte afsnit giver et billede af, hvordan der arbejdes med Kompetencefonden på de enkelte institutioner. Afsnittet er baseret på oplysninger fra institutionerne. I sjette afsnit gøres der på baggrund af medarbejdernes besvarelser rede for, hvilke medarbejdere, der deltager i udviklingsforløb støttet af kompetencefonden og hvilke typer forløb, der er tale om. Syvende afsnit belyser effekten af midlerne og bygger på oplysninger fra såvel medarbejdere som institutioner og departementer. I ottende afsnit redegøres der for departementernes og institutionernes opfattelse af de generelle retningsliner, informationen og SCKK s rådgivning vedrørende Kompetencefonden. Afsnittet er baseret på oplysninger fra både departementer og institutioner. Endelige beskrives datagrundlaget i afsnit ni. 4

5 2. Opsummering Stort set alle de udmeldte midler er anvendt, men mange midler er endnu ikke forbrugt Ministeriernes indrapportering viser, at bortset fra kr. er samtlige de udmeldte midler for 2002 og 2003 enten forbrugt eller disponeret. I seks ministerier er midlerne forbrugt eller næsten forbrugt, mens en stor del af midlerne i de øvrige ministerier alene er disponerede. Kompetencefonden har en positiv effekt Det generelle billede, når man ser på den oplevede effekt af midlerne fra Kompetencefonden, er, at midlerne har en positiv effekt. Det gælder både, når man spørger medarbejderne, og når man spørger institutioner og departementer. Medarbejderne peger særligt på, at det støttede udviklingsforløb har givet dem større personlig ballast og nye arbejdsopgaver, mens institutioner og departementer mener, at midlerne især har været med til at øge fokus på kompetenceudvikling på ministerområdet/i institutionen. Kontorfunktionærer og akademikere anvender relativt set ordningen meget. 27% af de medarbejdere, hvis udviklingsforløb er støttet af kompetencefonden er kontorfunktionærer og 23% er akademikere. I forhold til de to personalegruppers andel af statens samlede personale er der tale om, at markant flere kontorfunktionærer og en del flere akademikere er påbegyndt eller skal påbegynde et udviklingsforløb støttet af kompetencefonden. Til gengæld er der langt færre internt uddannede i politi og forsvar, faglærte og ikke-faglærte, som anvender Kompetencefonden i forhold til, hvad man skulle forvente ud fra de pågældende gruppers andel af statens samlede personale. Beløbsmæssigt er 29% af midlerne anvendt til udviklingsforløb for akademikere, mens 24% er brugt til forløb for kontorfunktionærer. Kompetencefondens brugere er for størstedelens vedkommende kvinder. 57% af de medarbejdere, som har eller skal deltage i et udviklingsforløb støttet af Kompetencefonden, er kvinder. I forhold til, at kvinder generelt udgør 41% af statens ansatte er der således tale om en overrepræsentation, hvilket primært skyldes den store andel af udviklingsforløb for kontorfunktionærer, som støttes af Kompetencefonden. 92% af kontorfunktionærerne i undersøgelsen er kvinder. Mange medarbejdere i aldersgruppen år deltager i udviklingsforløb støttet af Kompetencefonden. Knapt 70% af de medarbejdere, hvis udviklingsforløb er støttet af Kompetencefonden, er mellem år. Set i forhold til den pågældende aldersgruppes generelle andel af statens ansatte, er der tale om en klar overrepræsentation. Modsat er der færre årige og årige, som deltager i udviklingsforløb støttet af fonden i forhold til, hvad man skulle forvente ud fra disse aldersgruppers generelle andel af statens ansatte. Midlerne anvendes primært til betaling af undervisnings- eller kursusgebyrer. Evalueringen viser, at midlerne i al overvejende grad bliver anvendt til betaling af undervisningseller kursusgebyrer. Herudover angiver mange institutioner, at de har anvendt midlerne til betaling for vikarer. De institutioner, som har anvendt midlerne til vikarer, har imidlertid kun anvendt en mindre del af midlerne til dette formål. 44 af institutionerne har oplyst hvor mange midler, de har 5

6 anvendt til vikarudgifter. Disse institutioner har i alt anvendt 1.9 mio. kr. af de tildelte midler til vikarer. Kompetencefonden yder primært støtte til fagligt prægede udviklingsforløb. Selv om der også er mange udviklingsforløb, som er møntet på udvikling af personlige kompetencer, er hovedparten af forløbene enten direkte rettet mod faglig udvikling eller mod forløb, som har et væsentlig fagligt islæt såsom udvikling af specialist kompetencer eller ITkompetencer. For 65% af medarbejdernes vedkommende består forløbet af en uddannelse gennemført på en undervisningsinstitution, og for 42% af forløbene indgår der en eksamen. Generelt er der tale om mange forskellige typer fagligt prægede udviklingsforløb gående fra pckørekort over specialdykkerkurser til eksempelvis konfliktmægling. For 21% af de forløb, som indeholder en kompetencegivende uddannelse er der tale om en diplomuddannelse, mens det for 17 % drejer sig om en masteruddannelse, for 14% om en merkonom, statonom eller lignende uddannelse, mens det for 8% handler om et eller flere AMU-kurser. Forløbene varer i gennemsnit 16,3 dage og støttes i gennemsnit med kr. Medarbejdernes involvering i fordelingen og fastlæggelsen af midlernes anvendelse bør klargøres. Det fremgår af aftalen om Kompetencefonden, at anvendelsen af midlerne skal fastlægges i et samarbejde mellem ledere og medarbejdere. Evalueringen viser, at i hovedparten af institutionerne deltager medarbejderne i fastlæggelsen af retningslinierne for anvendelsen af midlerne på institutionen. I ca. en tredjedel af institutionerne sker fastlæggelsen imidlertid uden en formaliseret inddragelse af medarbejderne, og i lidt over halvdelen af institutionerne er det ledelsen eller personalefunktionen, som foretager den endelige prioritering af, hvilke anmodninger/ansøgninger om midler, der skal imødekommes. Endvidere bliver midlerne i størstedelen af departementerne og i 45% af de af undersøgelsens institutioner, som skal fordele midler til andre institutioner, fordelt uden at medarbejdersiden involveres. Dette tyder på, at der er behov for at klargøre, hvornår og på hvilket eller hvilke institutionelle niveauer medarbejdersiden skal inddrages. Der kan være behov for at sammenfatte informationen vedrørende retningslinierne for Kompetencefonden Lidt over halvdelen af departementerne og institutionerne mener, at retningslinierne er forståelige i nogen grad, mens ca. 20% mener, at dette kun i ringe grad er tilfældet. Alligevel mener hovedparten af departementerne, at der kun i ringe grad er behov for mere information om retningslinierne for Kompetencefonden. Til gengæld peger flere departementer på, at der er behov for at sammenfatte den eksisterende information, og der udtrykkes ønske om, at informationen fra SCKK ikke alene sendes til departementerne, men også til institutionerne. Der er generel tilfredshed med SCKK s og den overordnede myndigheds administration af midlerne. Det fremgår af evalueringen, at alle departementer og lidt over en tredjedel af institutionerne har modtaget rådgivning fra SCKK om Kompetencefonden. Besvarelserne viser, at der har været stor tilfredshed med rådgivningen. Evalueringen viser også, at institutionerne generelt er tilfredse med den overordnede myndigheds administration af Kompetencefonden. 6

7 3. Er de tildelte midler anvendt? Midlerne fra Kompetencefonden er i 2002 og 2003 blevet fordelt forholdsmæssigt efter lønsum til de 18 ministerier. Fordelingen fremgår af nedenstående figur. Figur 1: Tildelte midler i 2002 og 2003 fordelt på ministerier Beløb i kr Beskæftigelsesministeriet Finansministeriet Forsvarsministeriet Indenrigs- og Sundhedsministeriet Justitsministeriet Kirkeministeriet Kulturministeriet Miljøministeriet Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Skatteministeriet Socialministeriet Statsministeriet Trafikministeriet Udenrigsministeriet Undervisningsministeriet Økonomi- og Erhvervsministeriet Som det ses af figuren er det Undervisningsministeriet, Forsvarsministeriet, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling samt Justitsministeriet, der som følge af deres relative høje lønsum, absolut set har modtaget flest midler fra Kompetencefonden. Figur 2 viser i hvilket omfang de tildelte midler er anvendt. 7

8 Figur 2: Omfanget af uforbrugte og ikke disponerede midler kr. i alt i 2002 og Beskæftigelsesministeriet Finansministeriet Forsvarsministeriet Indenrigs- og Sundhedsministeriet Justitsministeriet Kirkeministeriet Kulturministeriet Miljøministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Skatteministeriet Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integ... Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri Ministerier Socialministeriet Statsministeriet Trafikministeriet Udenrigsministeriet Undervisningsministeriet Økonomi- og Erhvervsministeriet Figuren illustrerer i hvilket omfang ministerierne november 2003, ikke havde forbrugt eller disponeret de tildelte midler. Som det ses, er det kun ét ministerium Beskæftigelsesministeriet som i et vist omfang - havde midler, der ikke enten var forbrugt eller disponeret 1. Ser man på, hvor mange af de anvendte midler, som alene var forbrugt november 2003, fremgår det af figur 3, at det kun er Beskæftigelsesministeriet, Undervisningsministeriet, Forsvarsministeriet, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri samt Økonomi- og Erhvervsministeriet som havde forbrugt eller stort set forbrugt alle de tildelte midler 2. 1 Tre ministerier har i forbindelse med evalueringen oplyst, at de ud fra de tildelte midler ikke har kunnet imødekomme samtlige ansøgninger/anmodninger om støtte til udviklingsforløb. 2 Af figuren fremgår, at Justitsministeriet, Kirkeministeriet og Trafikministeriet tilsyneladende også har forbrugt alle de tildelte midler. Disse ministerier har i imidlertid i deres indberetning ikke skelnet mellem, om midlerne var forbrugte eller disponerede, men alene angivet, at alle midlerne var anvendt. 8

9 Figur 3: Disponerede midler i forhold til tildelte midler 120% 100% 80% Besvarelser 60% 40% 20% 0% Beskæftigelsesministeriet Finansministeriet Forsvarsministeriet Indenrigs- og Sundhedsministeriet Justitsministeriet (ikke oplyst) Kirkeministeriet (Ikke oplyst) Kulturministeriet Miljøministeriet Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Skatteministeriet Ministerium Socialministeriet Statsministeriet Trafikministeriet (Ikke oplyst) Udenrigsministeriet Undervisningsministeriet Økonomi- og Erhvervsministeriet I både Statsministeriet og Udenrigsministeriet er samtlige de tildelte midler alene disponeret, mens ca. 40% - 60% af de tildelte midler er disponeret i Kulturministeriet, Miljøministeriet, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling samt Skatteministeriet. I absolutte tal betyder ovennævnte eksempelvis, at der i Statsministeriet 3 er afsat midler fra Kompetencefonden til planlagte udviklingsforløb for kr., mens der på Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings område er planlagt udviklingsforløb for kr. 3 Statsministeriet har oplyst, at samtlige de tildelte midler er disponerede, men har ellers ikke deltaget i evalueringen. 9

10 4. Hvordan fordeles midlerne? Det er de enkelte ministeriers ansvar, at fordele midlerne til institutionerne på deres ministerområde, og ministerierne fastlægger selv retningslinierne for fordelingen. I dette afsnit beskrives, hvordan departementerne og de institutioner, som også har skullet fordele midler til andre institutioner, har foretaget fordelingen. 4.1 Hvordan fordeler departementerne midlerne til institutionerne? Evalueringen viser, at der overordnet kan skelnes mellem to metoder, når departementerne fordeler midlerne fra Kompetencefonden: 1) en central fordelingsmetode, hvor ministerområdets institutioner søger departementet om midler fra Kompetencefonden og 2) delegeret kompetence, hvor departementerne generelt fordeler midlerne til ministerområdets institutioner ved hjælp af en bestemt fordelingsnøgle (jf. nedenfor) I figur 4 er ministerierne grupperet efter hvilken metode, de har anvendt, når de har fordelt midlerne. Figur 4: Ministerier grupperet efter fordelingsmetode Fordelingsmetode Central Delegeret kompetence Både centralt og delegeret kompetence Ministerier Kirkeministeriet Beskæftigelsesministeriet, Forsvarsministeriet, Kulturministeriet Finansministeriet, Indenrigs- og Ministeriet for Justitsministeriet, Sundhedsministeriet, Videnskab, Teknologi Ministeriet for Undervisningsministeriet. og Udvikling, Flygtninge, Indvandrere Miljøministeriet og Integration,. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, Skatteministeriet, Socialministeriet, Trafikministeriet. Økonomi- og Erhvervsministeriet Ingen underliggende enheder Statsministeriet, Udenrigsministeriet. Som det fremgår af figur 4 er det ligesom ved midtvejsstatussen i april - primært de ministerier, som har få underliggende enheder, som anvender delegeret kompetence, mens de ministerier som har mange institutioner tilknyttet enten anvender en central fordelingsmetode 4 eller en kombination af en central fordeling og delegeret kompetence. I nedenstående figur er angivet, hvor mange institutioner midlerne er fordelt til på de ministerområder, som helt eller delvist har anvendt en central fordelingsmetode. 4 Miljøministeriet er en undtagelse i denne sammenhæng. 10

11 Figur 5: Antal institutioner, der har modtaget midler på ministerområder, som helt eller delvist anvender en central fordelingsmetode Ministerium Forsvarsministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Indenrigsog Sundhedsministeriet Kirkeministeriet Kulturministeriet Miljøministeriet Undervisningsministeriet Antal institutioner, der har fået tildelt midler 6 (4) 12 (5) Ikke oplyst 9 (12) 23 (20) 9 (7) 89 (106) Note: I parentes er angivet det antal institutioner, som de pågældende ministerier ved evalueringen april 2003 opgav at havde fordelt midler til. Som det fremgår af figuren har de ministerier, som helt eller delvist anvender en central fordelingsmetode, fordelt midlerne til mellem 6 og 89 institutioner, hvilket bl.a afspejler det meget forskellige antal institutioner på ministerområderne. I figur 6 er vist henholdsvis det mindste, det største og det gennemsnitlige beløb, som er blevet fordelt til institutionerne på de pågældende ministerområder. Figur 6: Beløb tildelt de enkelte institutioner på de ministerområder, som helt eller delvist anvender en central fordelingsmetode Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Beløb/Ministerium Forsvarsministeriet Indenrigsog Sundhedsministeriet Kirkeministeriet Kulturministeriet Miljøministeriet Undervisnings -ministeriet Minimumsbeløb i kr. Maksimumsbeløb i kr. Gnst. beløb i kr (20.000) (60.000) (40.000) (20.000) (62.000) (36.000) Ikke oplyst (20.000) Ikke oplyst ( ) Ikke oplyst (75.000) (20.000) ( ) ( ) (20.000) ( ) (33.657) (20.000) ( ) (42.879) Note: I parentes er angivet de beløb, som de pågældende ministerier ved evalueringen i april 2003 opgav at have tildelt de enkelte institutioner. Som det ses har to ministerier Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Miljøministeriet angivet at en eller flere institutioner på ministerområdet har modtaget mindre end kr. Af retningslinierne fremgår, at en institution, som minimum skal tildeles kr. Det lavere beløb kan skyldes, at de pågældende institutioner ikke har anvendt alle kr., og derfor har betalt de resterende midler tilbage til ministeriet. 5 Det meget store beløb skyldes, at ministeriet ved denne evaluering har angivet det beløb, som er tildelt Forsvarskommandoen. 11

12 Såvel forskellen i antallet af institutioner, som der er fordelt midler til samt de beløb, der er fordelt til de enkelte institutioner, afspejler dels antallet af institutioner på ministerområdet, dels de beløb, de enkelte ministerier råder over samt de kriterier, som er blevet anvendt ved fordelingen af midlerne. Ministerierne kan selv fastlægge efter hvilket eller hvilke kriterier fordelingen skal forgå. I nedenstående figur er vist, hvilke af følgende kriterier ministerierne anvender: Lønsum, Årsværk, Først til mølle, Indholdet af de udviklingsaktiviteter, der er søgt om midler til, Strategiske indsatsområder i forhold til underliggende enheder samt Andet. Figur 7: Ministeriers fordelingskriterier Fordelingsmetode Central Delegeret kompetence Både central og delegeret kompetence Ministerium/Fordelingskriterium Lønsum Årsværk Først til Mølle Kirkeministeriet Kulturministeriet x Ministeriet for Videnskab, Teknologi og x Udvikling Miljøministeriet x x Beskæftigelsesministeriet x Finansministeriet x Indholdet af udviklingsaktiviteterne Strategiske indsatsområder Justitsministeriet x x x Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere x og Integration Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og x Fiskeri Skatteministeriet x x x Socialministeriet x Trafikministeriet x Økonomi- og Erhvervsministeriet x Forsvarsministeriet x Indenrigs- og Sundhedsministeriet x x Undervisningsministeriet x x Andet x Som det fremgår, har departementerne primært fordelt midlerne efter kvantitative kriterier som lønsum eller årsværk. På nær Kirkeministeriet og Kulturministeriet, har alle 16 ministerier, som har underliggende enheder at fordele midler til, således i et eller andet omfang anvendt lønsum eller årsværk som fordelingskriterium. Otte ministerier har anvendt lønsum/årsværk som det eneste fordelingskriterium, mens de øvrige ministerier, som har fordelt efter lønsum/årsværk har suppleret dette fordelingskriterium i hvert fald i en af fordelingsrunderne - med mere kvalitativt prægede kriterier så som Indholdet af de udviklingsaktiviteter, som midlerne er ønsket anvendt til eller Strategiske indsatsområder i forhold til underliggende enheder. To ministerier har også angivet, at der ved fordelingen i særlig grad er taget hensyn til mindre institutioner, således at disse har fået en portion på kr. selv om deres lønsum ikke berettiger til dette. Og et ministerium oplyser, at der ved fordelingen af midlerne også er taget hensyn til, om institutionen tidligere har modtaget midler fra Kompetencefonden. De institutioner, som ikke tidligere har modtaget midler, er således kommet i første række ved fordelingen. 12

13 Sammenholder man ministeriernes fordelingskriterier med den fordelingsmetode, de anvender, fremgår det af figur 7, at syv ud af de ni ministerier, som har anvendt delegeret kompetence alene har anvendt lønsum/årsværk som fordelingskriterium, mens to af disse ministerier har suppleret lønsum/årsværkskriteriet med et eller flere kvalitativ prægede kriterier. Hvad angår de ministerier, som anvender en central fordelingsmetode er billedet mere blandet, idet et ministerium alene har anvendt lønsum, et andet har anvendt Først til mølle i den ene fordelingsrunde og lønsum dog uden at vi holdt os helt stram til det i den anden runde. Det tredje ministerium i denne gruppe har benyttet Først til mølle princippet samtidigt med at et udviklingsforløb for ministerområdets kontorfunktionærer er blevet prioriteret. Endelig har det fjerde ministerium benyttet et Andet fordelingskriterium, hvor et udvalg bestående af repræsentanter fra de faglige organisationer og ministeriet har foretaget en indholdsmæssig vurdering af indkomne ansøgninger. For de ministerier, som både anvender en central fordelingsmetode og delegeret kompetence, er der ligeledes tale om, at de pågældende ministerier anvender forskellige fordelingskriterier. Et ministerium har således alene anvendt årsværk, mens de to andre har suppleret lønsum/årsværkkriteriet med indholdet af udviklingsaktiviteterne eller først til mølle -kriteriet. Figur 8 sammenholder ministeriernes fordelingsmetode med hvem, der i ministerierne har været med til at fastlægge fordelingskriteriet/-kriterierne. Figur 8: Hvem har fastlagt ministeriernes fordelingskriterier? Fordelingsmetode Ministerium/Hvem har fastlagt fordelingskriteriet? Hovedsamarbejdsudvalg Repræsentanter fra institutioernes SU Direktørkreds e.l. Medarbejdere i personalekontor mv. Central Kirkeministeriet x Kulturministeriet x Ministeriet for Videnskab, x Teknologi og Udvikling Miljøministeriet x Delegeret Beskæftigelsesministeriet x kompetence Finansministeriet x x Justitsministeriet x Ministeriet for Flygtninge, x x Indvandrere og Integration Ministeriet for fødevarer, Landbrug x og Fiskeri Skatteministeriet X x x Socialministeriet x Trafikministeriet x Økonomi- og Erhvervsministeriet X Både central og Forsvarsministeriet x delegeret Indenrigs- og Sundhedsministeriet x x x kompetence Undervisningsministeriet x Andet forum 6 Som det fremgår af figuren er fordelingskriteriet/-kriterierne i hovedparten af ministerierne fastlagt af medarbejdere i personalekontor, institutionskontor eller tilsvarende kontor og/eller 6 De ministerier, som har svaret Andet forum er i undersøgelsen blevet bedt om at tilkendegive, hvorvidt forummet bestod af repræsentanter fra både medarbejder- og ledelsessiden. Besvarelserne viser, at alle, der har angivet Andet forum, samtidig har tilkendegivet, at både medarbejdere og ledere har været repræsenteret i dette forum. 13

14 direktørkreds eller tilsvarende kreds eksempelvis personalechefkreds. Det gælder således for 10 af de 16 ministerier, som har fordelt midler til underliggende enheder 7. I de resterende seks ministerier er kriterierne enten udelukkende fastlagt af et hovedsamarbejdsudvalg eller lignende organ med repræsentanter fra både ledelse og medarbejdere eller i et samarbejde mellem et formaliseret leder-medarbejder samarbejdsorgan og medarbejdere i et personalekontor o.l. Sammenholder man fordelingsmetoden med hvem, der har været involveret i beslutningen om fordelingskriterierne, så fremgår det af besvarelserne, at det kun er i et af de ministerier, som foretager en central fordeling af midlerne, at medarbejdersiden har været involveret i fastlæggelsen af kriterierne. For de tre institutioner, som både anvender en central fordeling og delegeret kompetence har medarbejdersiden ligeledes været involveret i et af ministerierne. For de ni ministerier som alene anvender delegeret kompetence har medarbejdersiden deltaget i fastlæggelsen af fordelingskriterierne i fire af ministerierne. Det er ministeriernes ansvar, at de institutioner, som ministeriet fordeler midlerne til, overholder de generelle retningslinier for midlernes anvendelse. I figur 9 er vist, om ministerierne har iværksat procedurer, der sikrer, at retningslinierne for anvendelsen af midlerne overholdes. Figur 9: Har ministeriet iværksat procedurer, som sikrer at retningslinierne for anvendelsen af midlerne overholdes? Antal ministerier Ja Nej Ikke besvaret Besvarelser Som det fremgår af figuren har ti af departementerne iværksat procedurer, der sikrer, at retningslinierne for midlernes anvendelse overholdes, mens seks har angivet, at de ikke har fastsat 7 Udenrigsministeriet har ingen underliggende enheder, men har oplyst, at fordelingskriterierne er fastlagt af ministeriets hovedsamarbejdsudvalg i samarbejde med medarbejdere fra ministeriets personalekontor. Endvidere er ministeriets Uddannelsesudvalg inddraget. 14

15 sådanne retningslinier. De procedurer, der er iværksat, varierer fra ministerium til ministerium, men består flere steder i, at SU eller ledelsen på de institutioner, som modtager midler fra Kompetencefonden, skriver under på, at forudsætningerne for anvendelsen af midlerne er opfyldt. I et ministerium er institutionerne anmodet om at indsende dokumentation for, at midlerne er anvendt i henhold til bestemmelserne i cirkulæret for Kompetencefonden. Ministerierne har mulighed for at fastlægge supplerende retningslinierne for midlernes anvendelse på ministerområdet, hvis de ønsker det. Som det fremgår af figur 10 har hovedparten af ministerierne ikke fastsat sådanne retningslinier. Figur 10: Har ministeriet fastsat supplerende retningslinier? Antal ministerier Ja Besvarelser Nej Fem ministerier har fastsat supplerende retningslinier. Det fremgår af besvarelserne fra de fem ministerier, at det er meget forskelligt, hvilke supplerende retningslinier, der er fastlagt. Et ministerium angiver eksempelvis, at de lægger vægt på, at midlernes anvendelse skal passe til de lokale kompetencestrategier og understøtte de forandringsprocesser, som p.t. foregår i ministeriet. Et andet, at ansøgninger om støtte til udviklingsforløb for medarbejdere, som ikke aflønnes af ministeriets lønsum, ikke imødekommes. Endelig anfører et tredje ministerium, at der kun ydes støtte til udviklingsforløb, som ligger efter de af ministeriet fastsatte frister for at søge om midler fra Kompetencefonden. 4.2 Hvordan fordeler institutionerne midlerne til andre institutioner? En række af de institutioner, som har fået tildelt midler fra departementerne, har selv været ansvarlig for at fordele midler videre til underliggende institutioner. Som det fremgår af figur 11 har hovedparten af de pågældende institutioner i 2002 og/eller 2003 fordelt kr. eller derunder til deres underliggende institutioner. Figuren viser dog også, at enkelte institutioner har haft væsentlige større summer at fordele. Et forhold, som afspejler den 15

16 forskellige institutionelle struktur på ministerområderne og omfanget af midler på ministerområderne relativt set. Figur 11: Omfanget af midler, der er fordelt til underliggende enheder : 2003: 8 De mange institutioner, som har angivet, at de i alt har haft op til kr. at fordele, kunne tyde på, at flere institutioner har angivet, hvor mange kr. de har fordelt til de enkelte institutioner og ikke i alt. 16

17 Figur 12 viser i hvilket omfang institutionerne har anvendt fordelingskriterierne: Lønsum, Årsværk, Først til mølle, Indholdet af de udviklingsaktiviteter, som der er søgt om midler til, Strategiske indsatsområder i forhold til underliggende enheder og Andre kriterier, når midlerne er blevet fordelt. Figur 12: Institutionernes anvendelse af forskellige fordelingskriterier 2002: 2003: Som det fremgår af figur 12 har hovedparten af de beløbsfordelende institutioner i 2002 og/eller 2003 valgt at fordele midlerne efter indholds prægede kriterier. 79% har således angivet, at midlerne er fordelt efter Indholdet af de udviklingsaktiviteter, der er søgt om midler til (mellem 51,3-55,2%) og/eller ud fra strategiske indsatsområder i forhold til underliggende enhed (mellem 24,1 28,2%). Kun mellem 5,1 6,9% har angivet, at midlerne er fordelt på baggrund af lønsum eller årsværk. I modsætning til departementerne har de beløbsfordelende institutioner således i høj grad valgt at fordele midlerne efter kvalitativt prægede kriterier frem for kvantitative kriterier som lønsum eller årsværk. En forklaring på dette kunne være, at mange af de beløbsfordelende institutioner fordeler midlerne til deres underliggende institutioner på baggrund af konkrete ansøgninger om midler til specifikke udviklingsforløb, idet dette kunne tale for, at man i særlig grad så på indholdet af udviklingsaktiviteterne. Af figur 13 fremgår det dog, at det kun er halvdelen af de beløbsfordelende 17

18 institutioner, som har svaret ja til, at de underliggende enheder har skullet søge institutionen om midler fra Kompetencefonden. Figur 13: Har de underliggende enheder skullet søge institutionen om midler fra Kompetencefonden? Ser man på hvem, som har været involveret i fastlæggelsen af fordelingskriteriet/- fordelingskriterierne, så fremgår det af figur 14, at på lidt over halvdelen af institutionerne har hovedsamarbejdsudvalget eller andet udvalg/forum med repræsentanter fra ledelses- og medarbejderside fastlagt fordelingskriteriet/kriterierne. Således angiver 42,1% at hovedsamarbejdsudvalget eller andet udvalg bestående af A- og B-side repræsentanter har fastlagt kriteriet/kriterierne, mens 13,2% angiver, at det er et Andet forum, hvor ledere og medarbejdere var repræsenteret, som har fastlagt retningslinierne 9. På af 17 af institutionerne (svarende til 44,8 %) er fordelingskriteriet/kriterierne alene blevet fastlagt af en chefkreds (21,1%) eller af medarbejdere og/eller ledere i personalekontor o.l. (23,7%) Figur 14: Hvem har fastlagt fordelingskriteriet/fordelingskriterierne? Som nævnt er det kun halvdelen (16) af de beløbsfordelende institutioner, som har angivet, at de underliggende enheder har skullet søge institutionen om midler fra Kompetencefonden. Ud af disse institutioner 10 angiver 53,3%, at det er et hovedsamarbejdsudvalg eller Andet forum bestående af medarbejdere og leder, som har foretaget den endelige prioritering, mens 46,3% anfører, at det er medarbejdere og/eller ledere i personalekontor eller chefkreds, som har foretaget den endelige prioritering af konkrete anmodninger/ansøgninger om midler fra Kompetencefonden. 9 Alle institutioner, som har angivet Andet forum, er samtidig blevet bedt om at tilkendegive, om både medarbejdersiden og ledelsessiden var repræsenteret i det pågældende forum. Besvarelserne viser, at dette var tilfældet på mellem % af institutionerne, hvorfor et svar i kategorien Andet forum generelt i rapporten er taget som udtryk for, at både medarbejdere og ledere var repræsenteret. 10 En institution har ikke besvaret spørgsmålet, hvorfor der kun indgår 15 institutioner i figur

19 Figur 15: Hvem har deltaget i den endelige prioritering af anmodninger/ansøgninger om midler fra Kompetencefonden? 5. Hvordan forvalter institutionerne midlerne? I dette afsnit beskrives, hvordan de institutioner, som har modtaget midler fra Kompetencefonden forvalter midlerne. Afsnittet bygger på besvarelserne fra de 255 institutioner, som har besvaret evalueringsskemaet. Som det fremgår af figur 16 stammer hovedparten af besvarelserne fra institutioner, som har mellem 101 og 200 ansatte, men som det ses, er der også mange besvarelser fra institutioner med mellem 11 20, og ansatte og fra meget store institutioner med mere end 501 ansatte. Figur 16: Institutioner fordelt på antal ansatte 2002: 19

20 2003: Figur 17 viser hvor mange midler institutionerne har modtaget fra Kompetencefonden i 2002 og Figur 17: Omfanget af midler institutionerne har modtaget i 2002 og : 2003: 20