CRM Partner quick guide

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "CRM Partner quick guide"

Eva Jespersen
8 år siden
Visninger:

1 CRM Partner quick guide I CRM er der en række forskellige aktiviteter til at registrere hvad der sker omkring en kunde: Telefonopkald indgående/udgående Mail Brev Kalender aftale Opgave Fax Aktiviteterne udfyldes og tilknyttes den aktuelle kunde. I CRM findes aktiviteterne i menuen ude til venstre under Arbejdsområde Arbejde. Man kan i Outlook også vælge at lægge aktiviteter ind som ikoner under værktøjslinjen Hurtig Adgang, som kan placeres over eller under båndet med menuer. Dermed er de nemt tilgængelige hele tiden. Tilføj ikoner til Hurtig Adgang Vælg den lille pil i Hurtig Adgang. Vælg Flere Kommandoer, vælg Kommandoer fra Fanen CRM, og vælg de aktiviteter som skal være synlige i Hurtig Adgang. Afslut med OK. Registrering af telefonkald En virksomhed kontakter Partner for at skabe kontakt og høre om muligheder. Kontakten skal registreres i CRM med aktiviteten indgående Telefonopkald. Vælg enten at oprette ny aktivitet under Aktiviteter : eller klik på telefonsymbolet under Hurtig Adgang: Udfyld felterne. Obligatoriske felter er markeret med *. Felter som skal udfyldes med oplysninger som allerede findes i CRM systemet er markeret med et lille forstørrelsesglas: Man kan klikke på symbolet og komme ind i et søgebillede hvor den ønskede post kan markeres. Lidt nemmere er det dog at starte med at taste i feltet og der dukker en liste op med mulige match. Slut af med FR / CRM Partner quick guide 1

2 tabulator og indtastningen bliver blå når der er fundet et entydigt match. Hvis indtastningen bliver rød er der enten flere match eller ingen. Klik på den røde tekst og vælg derefter det ønskede match. Et vigtigt felt er Angående. Her registreres kunden firmaet. Hvis firmaet ikke allerede er registreret i CRM bliver det indtastede markeret med rødt, og et klik på den røde tekst giver mulighed for at oprette firmaet. Gem aktivitet og Føj til den ønskede kø: Man kan vælge en kø til en person eller som i eksemplet her en kø som flere har adgang til. Det vigtige er at den registrerede aktivitet lægger sig i den kø, som behandler henvendelsen. I hastesager kan man evt. supplere med et opkald eller mail til den person, som skal overtage henvendelsen. FR / CRM Partner quick guide 2

3 Registrering af mail Når man modtager en mail i indbakken som skal over i CRM markeres mailen og man klikker på enten Spor eller Angiv angående: Spor lægger mailen som en aktivitet i CRM og gør den dermed også synlig for alle brugere i CRM. Angiv Angående giver mulighed for at lægge mailen som aktivitet i CRM knyttet til kunden firmaet og er dermed den bedste arkivering i CRM. Man kan taste firmaet direkte eller slå op i firmatabellen: Når man har valgt at lægge mailen i CRM markeres det i Outlook med et person ikon, som vist på billedet. Mailen nedenunder er ikke sporet i CRM. De følgende mails i samme tråd bliver alle automatisk sporet i CRM, så det er kun den første mail i rækken som skal spores. Man kan altid stoppe sporing ved at vælge Fjern Sporing i Outlook, men det fjerne kun den konkrete mail fra aktivitetslisten når en tidligere mail i korrespondancen bliver besvaret er sporingen stadig aktiv. FR / CRM Partner quick guide 3

4 Under læseruden i Outlook hvor mailens indhold kan læses vises sporingsoplysningerne som f.eks. Angående, den aktuelle kontaktperson, aktuel kø osv. Klik på dem for at åbne den pågældende postering. Når man i Outlook starter en ny mail kan man vælge at angive Angående med det samme før den afsendes. Mailen kan videresendes direkte til den person, som skal tage sig af den, eller den kan lægges i en kø ved at vælgevis i CRM og der tilføje til denønskede kø. Det korteste vej er at videresende. Registrering af kalenderaftale I Outlook kalenderen åbnes aftalen og igen kan der vælges Spor eller Angiv Angående. Registrering af brev eller fax Det giver sig selv, at fysiske dokumenter bør scannes og tilføjes som vedhæftede filer inde i CRM. Når et brev skal registreres som aktivitet i CRM åbnes afsender firmaet og under aktiviteter vælges Tilføj en ny Aktivitet: Som ved telefonopkald vælges om dokumentet er indgående eller udgående, afsender og modtager sættes på. Disse felter vil som udgangspunkt være standardudfyldt med Firmaet og brugeren. Aktiviteten skal gemmes før man kan vedhæfte en fil. Den vedhæftede fil lægges nederst i aktivitetsbilledet under Noter, hvor der også kan kommenteres på brevet. Finde aktiviteter Som altid i CRM er der flere veje til at løse en opgave. Når man skal finde en aktivitet som er knyttet til et bestemt firma via Angående er det nemmeste at åbne firmaet og klikke på Aktiviteter: Standard vises åbne aktiviteter, som er igangværende. Lukkede aktiviteter er enten fuldførte eller annulleret. Når en aktivitet er afsluttet bør man markere den som fuldført ved at åbne aktiviteten og vælge Marker som Fuldført. FR / CRM Partner quick guide 4

5 Man kan i Aktivitetsbilledet vælge at se alle aktiviteter på firmaet ved at vælge visningen Alle aktiviteter, vælge filter Alle og evt. begrænse visningen til kun denne post: CRM er bygget op omkring visninger så derfor er det vigtigt at vælge den visning som indeholder eftersøgte informationer. Er man i tvivl, så vælg den visning som viser alt. Hvis man leder efter en aktivitet hvor man ikke kender Angående så vælges ude til venstre menupunktet Aktiviteter. Vælg hvilken aktivitet der eftersøges ved at klikke på fanebladet med mappesymbolet. Der kan indsættes filter i søgning eller man kan vælge at trække det hele med over i en avanceret søgning for at forfine eftersøgningen. Det kan være en besværlig opgave at finde nøjagtigt det eftersøgte, især når registreringen ikke er korrekt eller slet ikke udført. Datadisciplin er nøglen til et velfungerende CRM. FR / CRM Partner quick guide 5

Relaterede dokumenter

CRM Partner quick guide 2013

CRM Partner quick guide 2013 Dette er en quick guide til Partners brug af CRM version 2013 via webinterface. Outlook klienten er fejlfyldt og kan derfor ikke anbefales. Arbejdsgang fra salgsmulighed til