Kontraktskabelon vedrørende kommuners køb og salg af pladser på tilbud indenfor rammeaftalen

Transkript

1 8. februar 2008 Kontraktskabelon vedrørende kommuners køb og salg af pladser på tilbud indenfor rammeaftalen Baggrunden for udarbejdelsen af denne kontraktskabelon er, at de regionale rammeaftaler 1 og de øvrige aftaler, der kan være indgået mellem kommunerne, typisk forudsætter, at der indenfor rammerne af, hvad der er aftalt i bl.a. rammeaftalen, indgås bilaterale aftaler mellem kommunerne om en række konkrete forhold. Rammeaftalen mv. indeholder således typisk kun de overordnede principper for samarbejdet mellem kommunerne i regionen, og giver derfor ikke svar på en række mere konkrete spørgsmål, som det er vigtigt, at kommunerne på forhånd er enige om. Denne kontraktskabelon er således en slags skabelon/ bruttoliste over temaer, som den enkelte kommune kan tage udgangspunkt i og eventuelt supplere med øvrige forhold, der bør aftales mellem parterne i form af en kontrakt. Kontraktskabelonen er formuleret med udgangspunkt i to kommuner driftskommunen og en af brugerkommunerne men kan i princippet også indgås mellem driftskommunen og alle brugerkommunerne. Kontraktskabelonen kan også anvendes som inspiration til kommunernes kontrakter med regionen om køb af pladser. Tilbud, hvor der er mulighed for selvmødere, dvs. hvor brugeren kan indskrive sig selv på tilbuddet, uden at en kommune først visiterer den pågældende person til tilbuddet, er ikke omfattet. Det gælder kvindekrisecentre, alkoholbehandlingstilbud, herberger mv. 1. Kontraktens parter Kontrakten indgås mellem driftskommunen og en (eller flere) brugerkommuner. 2. Tilbuddet Der vil være indberettet en række oplysninger om det konkrete tilbud til Tilbudsportalen 2, og der bør derfor henvises hertil. Der bør i kontrakten gøres opmærksom på de væsentligste forhold, herunder særligt afgrænsningen af hvilke brugere, der kan visiteres til det pågældende tilbud (målgruppen). Det sidste er vigtigt for at sikre, at der ikke visiteres brugere til det pågældende tilbud, som tilbuddet ikke er målrettet til (se også punkt 4 om optagelse af brugere). 3. Ydelserne Da denne kontrakt kun omfatter ét konkret tilbud, kan ydelserne beskrives uden at kontrakten bliver meget kompleks. Tilbuddets ydelser er beskrevet på Tilbudsportalen, og der kan derfor henvises til denne. 1 Reglerne om de regionale rammeaftaler findes i servicelovens 6 og bekendtgørelsen nr. 36 af 23. januar 2006 om rammeaftaler mv. 2 Servicelovens 7 og bekendtgørelse nr. 681 af 20. juni 2007 om Tilbudsportalen.

2 Det bør fremgå af kontrakten, hvordan afregningen for de enkelte ydelser håndteres, dvs. om der fx betales for særskilte tillægsydelser. I det omfang rammeaftalen forudsætter en bilateral aftale mellem parterne til konkretisering af tillægsydelser mv., bør det ske i kontrakten. Vedr. tillægsydelser kan der fx være behov for at fastlægge det nærmere indhold af tillægsydelserne, og hvilken proces, der skal gå forud for konkret brug af tillægsydelser. Det bør også aftales, hvilken af parterne, der foranstalter og evt. koordinerer kørsel af brugerne, da denne skal afregnes særskilt, dvs. ikke i taksten Optagelse af brugere Afgørelsen om at visitere en konkret bruger til et tilbud er en myndighedsafgørelse, der skal træffes af den kommune, der har myndighedsansvaret i forhold til den konkrete bruger (typisk hjemkommunen, men kan også være beliggenhedskommunen). Optagelse på tilbuddet forudsætter imidlertid, at en række betingelser er opfyldt, herunder fx at brugeren ligger indenfor den definerede målgruppe (se punkt 2 om tilbuddet). De betingelser som driftskommunen stiller for at optage en bruger på et tilbud, bør oplyses i kontrakten. For at sikre, at parterne er enige om, hvem der gør hvad (og hvornår), er det en fordel at beskrive proceduren i forbindelse med henholdsvis visitationen / optagelsen på tilbuddet. Hvis der er tidsfrister forbundet med optagelsen på tilbuddet, bør det oplyses her. 5. Ændringer i brugerens behov og opsigelse af en bruger Hvis en af parterne (typisk driftskommunen) konstaterer en ændring i brugerens behov, er det vigtigt, at parterne på forhånd har aftalt sagsgangen i disse situationer, idet der kan være behov for en revisitation (at der træffes en ny/ændret myndighedsafgørelse), og fordi det ændrede behov kan betyde en ændret takst. Se også punkt 8 om udveksling af oplysninger og punkt 16 om dialog. Det bør også i kontrakten oplyses under hvilke betingelser en bruger kan opsiges fra tilbuddet (fx fordi den pågældendes situation har ændret sig, således at den pågældende ikke længere er indenfor målgruppen), og hvilke ordensregler mv., der gælder på institutionen, og der bør aftales en procedure for hvorledes (fx med hvilke frister) en opsigelse kan ske, med henblik på at brugerkommunen har mulighed for at visitere den pågældende bruger til et andet tilbud. Det er vigtigt, at være opmærksom på, at hvis tilbuddet er omfattet af lov om leje af almene boliger, gælder der særlige regler om opsigelse (lovens kapitel 14) Tilsyn, kvalitetskontrol og evaluering Der vil være tale om flere forskellige former for tilsyn, herunder et institutionelt tilsyn og et indivi- 3 Se fx bekendtgørelse nr. 628 af 15. juni 2006 om aflønning og befordringsudgifter m.v. i beskyttet beskæftigelse, særligt tilrettelagte beskæftigelsesforløb og aktivitets- og samværstilbud. 4 Lov om leje af almene boliger (lovbkg. nr. 187 af 27. februar 2007).

3 duelt tilsyn med den enkelte borger. Disse tilsyn er reguleret i lovgivningen, og der er derfor alene behov for i kontrakten at fastlægge principper mellem parterne for hvorledes de forskellige tilsyn udøves, og eventuelle ønsker til dokumentationen vedrørende tilsynet. Parterne kan ud over hvad der er forudsat i lovgivningen aftale principper for kvalitetskontrol og /eller andre former for evaluering af tilbuddet. Det kan fx aftales, at der med et aftalt interval gennemføres brugerundersøgelser på tilbuddet. 7. Håndtering af klager fra brugere Der bør tages stilling til håndteringen af eventuelle klager fra brugerne. Typisk vil driftskommunen modtage en eventuel klage, men brugerkommunen (såfremt denne har myndighedsansvaret) bør få en kopi af eventuelle klager. Endvidere vil der være klager, hvor det følger af lovgivningen, at klagen skal behandles af brugerkommunen (såfremt denne har myndighedsansvaret), idet driftskommunen ikke er den kompetente myndighed til at tage stilling til klagen. 8. Udveksling af oplysninger Det bør aftales hvilke oplysninger brugerkommunen skal sende til driftskommunen, og hvilke oplysninger driftskommunen skal sende til brugerkommunen. Både i forbindelse med visitationen (den oprindelige myndighedsafgørelse) / revisitation og løbende efterfølgende. Udveksling af oplysninger skal respektere bl.a. persondataloven og forvaltningslovens regler om videregivelse af fortrolige oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder. Opmærksomheden henledes endvidere på underretningspligten i forhold til brugerne i henhold til persondatalovens 28 og Dokumentation Der bør aftales principper for, hvilken dokumentation brugerkommunen ønsker fra driftskommunen i relation til fx opfølgningen på handleplanen for den enkelte bruger. 10. Takst og betaling Takstberegningsprincipperne er reguleret af serviceloven mv. 5 og den regionale rammeaftale, herunder takstaftalen. Det vil imidlertid typisk være forudsat, at visse forhold aftales bilateralt (fx vedr. betalingen, takster for tillægsydelser mv.). 11. Misligholdelse mv. Bestemmelser vedrørende: - misligholdelse (hvad skal der til før den ydelse, der leveres er udtryk for misligholdelse af kontrakten), - force majeure, 5 Servicelovens 174 og bekendtgørelse nr. 683 af 20. juni 2007 om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud.

4 - reklamation (frister for at påberåbe sig misligholdelse overfor den anden part), - ophævelse (hvad skal der til, for at en af parterne kan ophæve kontrakten), - standsningsret, - afhjælpning og - forholdsmæssigt afslag. Medmindre der er særlige begrundelse for at formulere specielle aftalevilkår på disse punkter, kan bestemmelserne i AB Service 6 anvendes. 12. Erstatning Der bør henvises til dansk rets almindelige erstatningsregler. Der skal tages stilling til, om indirekte tab i form af udgiften til et alternativt dyrere tilbud (hvis driftskommunen ikke har kunnet levere det antal pladser brugerkommunen har købt) skal erstattes. 13. Forsikring Det bør aftales, at driftskommunen tegner en forsikring til dækning af skader forårsaget af en konkret bruger på en institution, idet alternativet vil kunne være, at både driftskommune og brugerkommune kan risikere at skulle bruge administrative ressourcer på at klarlægge ansvaret i en konkret situation, herunder om tabet er forårsaget af et svigtende tilsyn fra driftskommunen eller påhviler brugerkommunen. 14. Opsigelse Det er vigtigt at være opmærksom på, at der kan være aftaler om opsigelse i den regionale rammeaftale, herunder takstaftalen. Driftskommunens opsigelsesret i forhold til en enkelt bruger er behandlet ovenfor under punkt 5. Brugerkommunens opsigelsesret i forhold til en enkelt bruger (fx løbende måned + 30 dage). Forholdet kan som ovenfor nævnt være reguleret i rammeaftalen. I så fald bør der henvises til denne. Der bør endvidere fastsættes vilkår for opsigelse af kontrakten, såfremt parterne ønsker dette. Generelt bemærkes vedr. hvor langt et opsigelsesvarsel bør være, at dette vil afhænge meget af hvilket område tilbuddet arbejder indenfor. Der vil derfor typisk være behov for forskellige opsigelsesvarsler på forskellige typer af tilbud. Der bør ved fastlæggelsen af opsigelsesvarslet på et konkret tilbud ske en rimelig afvejning af hensynet til begge parter, idet et for kort varsel vil betyde, at tilbuddet bliver dyrere. Endvidere kan parterne vælge at differentiere mellem forskellige situationer i relation til længden af opsigelsesvarslet, fx et kortere opsigelsesvarsel ved dødsfald. 15. Ændring af aftalen 6 AB Service er en standardkontrakt vedr. køb af tjenesteydelser (serviceydelser). Standardkontraktens vilkår finder kun anvendelse, hvis parterne aftaler at benytte dem - helt eller delvist. AB Service kan findes på:

5 Der bør aftales et princip om, at der ved væsentlige ændringer af betydning for den anden part, er en pligt til at orientere den anden part så tidligt som muligt. Det gælder både planlagte ændringer fra driftskommunens side i forhold til tilbuddet, og planlagte ændringer fra brugerkommunens side fx planer om oprettelse af eget tilbud. Der bør i den forbindelse aftales, hvilke væsentlige ændringer i kontraktperioden vedrørende tilbuddet, der udløser et krav om en dialog mellem parterne, se nedenfor punkt 16. Kommunernes vurdering af hvilke forhold, der er væsentlige, og dermed bør udløse denne dialog kan være forskellige. Væsentlige ændringer kan fx vedrøre antallet af brugere i tilbuddet (se nedenfor), sammensætningen af brugere i tilbuddet, væsentligt øgede udgifter, væsentlige forhold vedrørende bygninger og medarbejdere, herunder fx væsentlige ændringer i personalenormeringen. 16. Dialog Der bør aftales principper for den løbende dialog mellem parterne (fx løbende møder og hvem mødes). Der kan evt. anføres en kontaktperson i driftskommunen og brugerkommunen. Det bør som minimum aftales, hvilke ændringer i antallet af pladser (opjustering /nedjustering), der forudsætter en forudgående dialog mellem parterne, da sådanne ændringer kan påvirke tilbuddets kvalitet og/eller prisen på tilbuddet. Principperne for dialogen mellem parterne ved en evt. nedlukning af tilbuddet, bør ligeledes være fastlagt på forhånd. 17. Ikrafttræden og ophør Det aftales fra hvilken dato kontrakten træder i kraft. Kontrakten bør ophøre senest samtidig med rammeaftalen, da kontrakten henviser til denne flere steder. Hvis denne kontrakt skulle løbe længere end den pågældende rammeaftale vil der kunne opstå fortolkningstvivl vedr. hvad der er aftalt mellem parterne. Bilag Bilag 1: Driftskommunens retningslinjer for brugerindflydelse 7 Bilag 2: Evt. kommunens kvalitetsstandard for tilbuddet Bilag 3: En eventuel udviklingsplan for tilbuddet 8 7 Jf. servicelovens Er et krav, hvis tilbuddet har over 100 pladser, jf. servicelovens 9, stk. 3.