Screening af systemdokumentationen. 11/ Skanderborg Kommune

Transkript

1 Screening af systemdokumentationen 11/ Skanderborg Kommune Auditteam: Ledende auditor Kim Hammersholt Hansen Underskrift: Formål: Vurdering af overensstemmelse og implementering af systemet i forhold til Lov nr. 506 af 7. juni 2006 om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bekendtgørelse nr. 661 af 14. juni 2006 om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. CK-014 udgave Side 1 af 5

2 1. Generelt Som udgangspunkt omfatter screeningen kun en systemgennemgang, hvor såvel skrevne som uskrevne procedurer holdes op mod kravgrundlaget. Det skal her gøres opmærksom på, at screeningen ikke er en akkrediteret ydelse, og at arbejdet derfor ikke kan indgå direkte i en evt. senere certificering. 2. Omfang Program for screeningen er planlagt i samråd med Skanderborg Kommune og omfatter følgende hovedpunkter: Gennemgang og status for procedurer og dokumentation i systemet i relation til kravene i Kvalitetsstyringsloven vedrørende hovedsageligt de tværgående procedurer. Gennemgang af implementeringen af jeres procedurer samt dokumentation. Foregår ved interviews og ved at se på praktiske eksempler. Præsentation af hovedtræk i screeningsrapporten med kommentarer til de observationer der er foretaget og aftale om det videre forløb mht. kommende certificering. Screeningen er foretaget på følgende adresser og afdelinger: Site/afdeling Adresse Antal ansatte, omfattet af ordningen Natur og Miljø Knudsvej 34, 8680 Ry 15 Screeningen blev gennemført ved interview af kvalitetsansvarlig og ledelsesansvarlig på natur- og miljøområdet. 3. Konklusion På baggrund af screeningen er der foretaget en statusvurdering af implementeringsgraden: Grøn Gul Rød Området er beskrevet og implementeret. Området er beskrevet i al væsentlighed, men typisk ikke implementeret. Området er ikke beskrevet og/eller implementeret. I det efterfølgende skema er der en oversigt med de krav/kontrolpunkter som kvalitetsstyringsordningen indeholder, samt hvor mange af disse kommunen pt. opfylder. Screeningen giver kun et overordnet indtryk af opfyldelsesgraden, idet de enkelte punkter/kontroller ikke nødvendigvis vægter lige meget. CK-014 udgave Side 2 af 5

3 Tværgående procedurer. Screening foretaget ved gennemgang af håndbogsdokumenterne i det intranetbaserede D4-system samt ved interview omkring implementeringsgraden. Nr. Tværgående procedurer Bemærkninger Statusvurdering A Formål og anvendelsesområde 1 Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet. I dokument 1.4 ses en god beskrivelse, der opfylder kravene. Beskrivelse af kravgrundlaget herunder krav og forpligtelser udover systemkravene. B Kvalitetspolitik og kvalitetsmål 2 Målbare overordnede og evt. lokale mål. Politikken, der er i dokument 1.2 opfylder kravene. Den tager desuden udgangspunkt i Visionerne for den nye kommune, hvilket er positivt. Der er flere gode mål, dog er flere af målene planlægningsmål og flere er af ældre dato derfor skal mål opdateres. C Kvalitetsstyringssystemets indhold 3 Procedure for ansvar og beføjelser 4 Procedure for den eller de systemansvarlige. 5 Sagsbehandlingsprocedurer Status Der ses en god og overskuelig organisationsplan med tilhørende stillingsbeskrivelser. Stillingsbeskrivelserne angiver ansvar vedr. funktioner i relation til lovområder. Procedure vedr. underskrift angiver ansvar og beføjelser. Dette er fint beskrevet i proceduren. Der er pt. 52 fagprocedurer. Dog kunne det konstateres at f.eks. Rottebekæmpelse ikke var beskrevet i systemet. Det anbefales at gennemgå de lovområder kommunen er omfattet af endnu en gang, således alle delområder er dækket. Brug evt. Retsinfo til at nedbryde de enkelte lovområder. CK-014 udgave Side 3 af 5

4 Kommunen har fravalgt at der også gennemføres screening/interview ved medarbejdere vedr. sagsprocedurer. 6 Procedure for koordinering mellem flere myndigheder. Hvem, hvad, hvornår, hvordan Områder med særlig fokus i forbindelse med samarbejde med andre kommuner og forvaltninger er nævnt i proceduren, og denne er tilstrækkelig. 7 Procedure for kompetencestyring Kortlægning af egne opgaver. Kortlægning af medarbejderkompetencer. Uddannelse af medarbejdere Registrering af kompetencer 8 Procedure tilkøb af kompetence. Leverandørvurderinger Kvalitetssikring af kontrakter Kontrol af tilkøbte ydelser Løbende vurdering af leverandørernes ydelser. 9 Procedure for styring af dokumenter, herunder registreringer. Vedr. kvalitetsstyringssystemet Vedr. sagsbehandlingsprocedurerne Godkendelse og ajourføring af dokumenter. Tilgængelighed Arkivering af dokumenter. Arkivering af registreringer. 10 Eksternt udarbejdede procedurer. Eks. love, bekendtgørelser m.v. Formidling? I T er dette overordnet beskrevet. Der opereres med funktionsbeskrivelser, disse giver en generel ramme for medarbejderen og beskriver hvad de enkelte roller omfatter. Stillingsbeskrivelser angiver faglige områder, herunder om det er et hovedområde eller man kan assistere en anden medarbejder. Der mangler dog CV er der underbygget de tildelte faglige roller vedr. hovedområde og assistance. Dette er overordnet beskrevet i T og skal tydeliggøres. Brug evt. Request til at registrere løbende vurderinger af leverandører. Der er generelle retningslinjer for journalisering. Vedr. godkendelse og ajourføring af dokumenter i kvalitetssystemet er dette beskrevet i et flowdiagram, dog mangler rollen vedr. redaktør i D4 at blive dækket, samt fordelt på relevante personer. Den systemansvarlige har ansvaret for opdatering og formidling. Desuden har dokumentansvarlige også et ansvar, hvilket ikke er helt tydeligt dette ansvar burde ligge på redaktøren, der også er faglig ansvarlig. CK-014 udgave Side 4 af 5

5 11 Kvalitetshåndbogen Gyldighed Tilgængelighed Håndbogen har været i brug i ½ år og er tilgængelig for alle. D Måling af kvalitetssystemets effektivitet, opfølgning m.v. 13 Intern audit. Auditkriterier, formål og metoder. Auditplanlægning Audithold Afrapportering 14 Brugertilfredshedsundersøgelser. Virksomheder og borgere. Målemetode, hyppighed, valg af brugertilfredshedsparametre 15 Opfølgning på intern audit samt brugertilfredshedsundersøgelser. Der findes en overordnet procedure vedr. dette. Der er udarbejdet en auditplan og det er planen at 4 auditorer skal uddannes. Intern audit er ikke gennemført pt. Der er en procedure vedr. dette, dog skal metode og tidspunkt specificeres. Der har hverken været gennemført intern audit eller brugertilfredshedsundersøgelse. 16 Ledelsens evalueringer. Der er udarbejdet en analyserapport, men der er ikke gennemført en ledelsens evaluering af denne. Det er ikke defineret hvem der skal udarbejde ledelsens evaluering / godkende analyserapporten. 17 Afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger. Registreringer 18 Procedure for offentliggørelse af indsats og resultater. Proceduren er generel, men OK. Denne er dog ikke implementeret. Det anbefales at bruge Request til oprettelse og behandling af afvigelser og forbedringsforslag. Det er ikke beskrevet specifikt hvordan kommunen vil offentliggøre indsats og resultater. I forbindelse med offentliggørelse af referater på kommunens hjemmeside er politik og mål offentliggjort. Dog er beskrivelse af systemet eller ledelsens evaluering ikke offentliggjort. 4. Forbehold DS forbeholder sig ret til også senere, fx under certificeringsaudit, at pege på eventuelle områder i det etablerede kvalitetsstyringssystem de definerede konkrete mål de gennemførte interne audit de gennemførte ledelses evalueringer, der ikke vurderes at opfylde kravene i det valgte kravgrundlag CK-014 udgave Side 5 af 5