Forum for Offentlig Topledelse Sekretariatet. Casebeskrivelse: "Making opportunities work"

Transkript

1 Til: Forum for Offentlig Topledelse Sekretariatet BORGMESTERSEKRETARIATET Dato: 4. februar 2004 Tlf direkte: Fax direk Casebeskrivelse: "Making opportunities work" 1. Ballerup - Åben & Udfordrende Ballerup Kommune har igennem de seneste to år arbejdet målrettet med at udvikle den samlede kommunale organisation. Udgangspunktet er kommunens "Vision 2008" og et fælles værdisæt for hele kommunen. Visionen er helt overordnet at sikre en konkurrencedygtig kommune i bred forstand, herunder at sikre at: Ballerup Kommune er borgernes naturlige valg Ballerup Kommune opfattes bredt som én virksomhed Ballerup Kommune anvender den ny teknologi til at blive borgernes naturlige valg For at realisere denne vision har kommunen i perioden oktober december 2003 gennemført følgende initiativer: Formulering af et fælles værdigrundlag under overskriften "Ballerup - Åben & Udfordrende" (vedtaget i Kommunalbestyrelsen i maj 2003). Etablering af en ny administrativ struktur med henblik på at understøtte kvaliteten på såvel det strategiske som på det udførende niveau Etablering af en række ledelsesudviklingsaktiviteter for chefer og ledere på samtlige niveauer Etablering af et ledelsesinstitut, der har til opgave at tilrettelægge aktiviteter, der kan inspirere lederne i det daglige ledelsesarbejde Etablering af Instituttet for det gode arbejdsliv med henblik på at understøtte trivslen på arbejdspladsen Etablering af et elektronisk borgerpanel og et tilsvarende medarbejderpanel med henblik på at understøtte demokratiet gennem dialog - internt og eksternt.

2 Side 2 Kommunens syv fælles værdier er det bærende fundament for de øvrige initiativer, der er nævnt ovenfor og vil således være omdrejningspunktet for den videre casebeskrivelse. 2. Resultater/resultatmål Det overordnede formål med det fælles værdisæt er at sikre, at Ballerup Kommune er en konkurrencedygtig virksomhed. Det gælder både i forhold til kommunen som serviceleverandør og i forhold til kommunens evne til at tiltrække og fastholde en kvalificeret arbejdskraft. Mere konkret blev der opstillet følgende resultatmål for 2003: 1. Værdiformuleringsprocessen skulle involvere en bred og repræsentativ kreds af kommunens ledere og medarbejdere 2. Værdierne skulle godkendes i Kommunalbestyrelsen inden sommerferien Der skulle udvikles støtteredskaber med henblik på at understøtte de enkelte arbejdspladsers arbejde med at konkretisere og omsætte værdierne i forhold til det daglige arbejde. Mindst 30 arbejdspladser skulle inden udgangen af 2003 anvende ét eller flere af de støtteredskaber, der er udviklet til formålet 4. Værdiernes betydning skulle være synlige i forhold til de øvrige udviklingsinitiativer 5. Alle arbejdspladser skal senest i 2004 (i virksomhedsplan en) give en tilbagemelding på deres arbejde med værdierne 6. Værdiernes betydning evalueres i Fremgangsmåde/metode Processen, der førte frem til det fælles værdigrundlag blev gennemført som en elektronisk dialog med 230 ledere og medarbejdere som direkte involverede. Deltagerkredsen kan betragtes som repræsentativ. Alle repræsentanter blev opfordret til at drøfte deres bidrag med "baglandet" for herigennem at sikre involveringen af den samlede organisation. Deltagerne var anonyme og alle bidrag blev behandlet af et eksternt konsulentfirma. Processen omfattede i alt 5 dialogrunder. Direktionens forslag til værdier blev formuleret på baggrund af indmeldingerne i fase 1-3 Deltagerne kunne komme med deres bidrag inden for en tidsmæssig ramme på en uge for hver af følgende runder: 1. Indmelding af hvilke udfordringer står kommunen overfor - bredt set 2. Prioritering - hvilke udfordringer er de vigtigste 3. Hvad kendetegner kulturen i dag (styrker og svagheder set i forhold til de vigtigste udfordringer

3 Side 3 Direktionen udarbejdede første udkast til værdierne med afsæt i de tre første runder. Hvorefter: 4. Høringsrunde - hvad mener I om direktionens forslag 5. Hvordan kan jeg/vi bidrage til at værdierne bliver omsat i handlinger Direktionens endelige udkast til værdier blev behandlet i Hovedsamarbejdsudvalget forud for den politiske behandling. Formidling I forhold til den generelle formidling om projektets formål og indhold har der været følgende tiltag: Introduktionsmøde for de 230 deltagere Atikler i kommunens personaleblad og nyhedsbreve til alle ansatte Etablering af et website, hvor alle interesserede kunne følge processen og se resultaterne af de enkelte runder Pamflet, der formidler værdierne og derudover indeholder en række anvendelige faktaoplysninger om kommunen (udsendt til alle medarbejdere) Temadag om værdibaseret ledelse for alle kommunens ledere Oplæg i samtlige lederfora i kommunen 4. Udbredelse Det fælles værdisæt er i sagens natur af meget overordnet karakter. Der er derfor et indlysende behov for, at værdiernes betydning konkretiseres på de enkelte arbejdspladser og i de sammehænge, hvor der eksisterer samarbejder på tværs i kommunen. Det er et krav, at alle arbejdspladser arbejder aktivt med værdierne, men det er op til den enkelte arbejdsplads at beslutte, hvordan det skal gøres. Der er i forlængelse af værdiprocessen udarbejdet et nyt koncept for virksomhedsplaner. Tilbagemelding på status i værdiarbejdet indgår som et element i dette koncept. Værdierne er endvidere udgangspunktet for et nyt koncept for lederevalueringer og for medarbejderudviklingssamtaler. Dvs. både ledere og medarbejdere bliver "målt på" i hvilket omfang de bidrager til at værdierne omsættes i de daglige handlinger. Derudover er værdierne bærende i forhold til en forestående revidering af kommunens overordnede personalepolitik. For at understøtte implementeringsprocessen er der udarbejdet tre støtteredskaber, som arbejdspladserne kan vælge at anvende. Det har været centralt, at de tre redskaber er kreative og at de skal kunne anvendes af alle medarbejdergrupper.

4 Side 4 CD-rom, der indeholder 9 herdagsfortællinger, som knytter sig til en eller flere af kommunens 7 værdier. CD-rommen er udsendt til alle ledere med opfordring til at bruge fortællingerne som udgangspunkt for en drøftelse i den samlede personalegruppe. Værdikonsulenter. Der er uddannet i alt 7 interne værdikonsulenter, der tilbyder processtøtte for arbejdspladser, der ønsker at arbejde med en metode vi har kaldt "Værdivejen" (Værdivejen har fire stopskilte, der hver rummer et spørgsmål). Resultatet dokumenteres på en stor plakat, som kan hænges op på arbejdspladsen, således at arbejdet også fastholdes i det daglige. Profilaksen - tilbud om en dags undervisning i den gode kommunikation og en dag, hvor man "spiller om værdierne" på et brætspil (gennemføres af eksterne konsulenter) 5. Vurdering af fremgangsmåde/metode og dens anvendelse Der pågår i øjeblikket en ekstern evaluering af formidlingsindsatsen i forbindelse med værdiarbejdet. Evalueringen foretages af to studerende fra RUC. Omkring 30 arbejdspladser har anvendt tilbudet om en værdikonsulent. Der er dd. aftalt omkring 10 yderligere forløb. Hvert forløb evalueres. Resultaterne viser stor tilfredshed blandt deltagerne. Dertil kommer, at de 7 værdikonsulenter er blevet ildsjæle og derfor har meget stor fokus på værdierne i de sammenhænge de indgår i, i det daglige. Profilaksen er i første omgang pilot-testet på tre forskellige arbejdspladser. Resultaterne viser, at der er stor tilfredshed med forløbet. Generelt er det vores vurdering, at vi er godt på vej til at opfylde de mål, vi satte for projektet. En række af de kritiske faktorer, der blev identificeret i dialogrunden er blevet italesat og legitimeret gennem det fælles værdigrundlag. Tilrettelæggelsen af de 5 dialogrunder har imidlertid skabt det problem, at en del har haft svært ved at genkende egne indmeldinger i det endelige værdigrundlag, fordi en række af indmeldingerne har gået på meget specifikke forhold. Det har derfor været en særskildt udfordring at sikre, at der foretages den fornødne opfølgning på de kritiske faktorer, der kan identificeres i det samlede materiale.

5 Side 5 Det er vores vurdering, at hovedudfordringen i den kommende tid bliver at skabe et vedvarende fokus på værdierne.