Tag kontrollen over indgående pakker

Transkript

1 Levering og forsendelse Håndtering og sporing Tag kontrollen over indgående pakker Problemfri sporing, overvågning og levering

2 Slut med pakker, der går tabt Information er altafgørende. eller havner det forkerte sted Det ved alle fragtfirmaer. De bruger stregkoder, scanner og sporer hver eneste pakke under hele processen og sender s og opdateringer, der holder modtagerne informeret. Indtil pakkerne når til dit postrum. Hvad sker der så? Processen er ikke slut, når en pakke er registreret som "modtaget" hos jer. Det ultimative mål er at få den frem til slutdestinationen og til den korrekte modtager til tiden. Papirregistre og manuelle processer er ganske enkelt ikke tilstrækkeligt. Men nu kan alle trin automatiseres. Få adgang til de nødvendige oplysninger for at bevare kontrollen. Se status i realtid. Hold styr på arbejdsgangen. Rapportér, hvor pakken befinder sig i leveringskæden. Og sæt en stopper for pakker, der går tabt eller havner det forkerte sted. Mød sporing af indgående pakker Fortsæt, hvor fragtfirmaerne stopper: Oplys den nøjagtige status Få styr på håndteringskæden Opnå større tilfredshed Undgå tidskrævende eftersøgninger Få færre pakker, der havner det forkerte sted. 2

3 Store forventninger I organisationer, der modtager over 100 pakker om dagen, når mange pakker ikke hen til modtagerne til tiden. De store fragtfirmaer er gode til at spore pakkerne, så slutmodtagerne ofte ved, hvornår en pakke er nået frem til jer. Hvis den ikke leveres til tiden, medfører det frustrationer. En nylig undersøgelse viste, at 2,5 procent af de indgående pakker havner det forkerte sted eller forsinkes hver dag. Dette tal stiger til 3 procent i organisationer, der er spredt over flere beliggenheder. Det skaber bekymringer, betyder, at deadlines muligvis ikke nås, og sætter kundernes goodwill på prøve. Hvis du logfører og sporer pakker manuelt, er der større risiko for, at pakker går tabt, stjæles eller havner det forkerte sted. Ud over de ekstra omkostninger til telefonopkald og manuelle eftersøgninger kan det koste dyrt at skulle erstatte post, der går tabt. Det kan f.eks. være kritisk på hospitaler. Cirka 15 % af alle røntgenbilleder går tabt eller havner det forkerte sted hvert år. Der kræves hurtig diagnose, hvilket betyder, at billederne må tages om, hvilket koster ekstra tid og penge for alle parter. Antal mistede pakker " Hospitalet forventede, at jeg holdt styr på interne pakkeleveringer ligesom FedEx." 100 pakker 250 pakker Direktør, materialehåndtering, stort børnehospital 500 pakker pakker Jo flere pakker du modtager hver dag, jo flere pakker vil du hvert år opleve, som går tabt, havner det forkerte sted eller stjæles. 3

4 Det er tid til at Automatiser din indgående sporing, så du undgår problemer, besvær og overraskelser. tage kontrollen Organisationer forventer levering til tiden for intern post. 25 % Inden for 2 timer 52 % Inden for 4 timer Med moderne værktøj og teknologi kan du nemt sikre, at alle pakker når frem til slutdestinationen. Registrer, spor, og håndter indgående pakker hele vejen fra afsendelse til levering, og få indblik i statussen i realtid. Med sporing af indgående pakker fortsætter I, hvor fragtfirmaet stoppede: Send og sms med information om pakkelevering. Automatiser modtageområdet. Hold styr på forespørgsler om manglende pakker Udarbejd daglige interne leveringsfortegnelser Få besked om hastepakker Omdiriger pakker, og tildel alternative modtagere Uanset om I har ét stort anlæg, flere beliggenheder eller flere bygninger på ét sted, er det nemt at gøre alle tilfredse med moderne teknologi. Suveræn fleksibilitet og præcision Teknologi baseret på databasesikkerhed Avanceret rapportering giver øget ansvarlighed. Avanceret underretning med selvbetjeningsstatusopdateringer. 4

5 Få styr på hver eneste pakke hver gang Overvej, hvordan sporing af indgående pakker kan være en fordel for din organisation. Større produktivitet: Undgå fejl pga. ulæselig håndskrift Brug mindre tid på at svare på opkald om statusforespørgsler Automatiser kommunikationen Spor både postposer og det individuelle indhold i hver container Opnå nøjagtige oplysninger: Slå den nøjagtige pakkestatus op Fremvis status i forhold til serviceleveranceaftaler Udarbejd præcise budgetter Foretag nøjagtige årlige gennemgange af præstationen Øget integritet og sikkerhed: Opnå leveringsbevis Dokumentér håndteringskæden Fotografér mistænkelige pakker, og få dem bekræftet hos modtageren før levering Træf mere informerede beslutninger vedrørende leveringsstatus Nemmere håndtering ved anmeldelse af skader: Fotografér beskadigede pakker Send visuelt bevis til afsender/fragtfirma pr. Opnå hurtigere behandling ved anmeldelse af skader Øg Effektivitet Produktivitet Håndteringshastighed Tilfredshed Reducer Statusforespørgsler Tid brugt til søgning Arbejdskraftomkostninger Fejlmargin Forbedr Ansvarlighed Postsikkerhed Overensstemmelse Håndteringskæde 5

6 Opnå automatisk pakkestatus på alle trin Fra det øjeblik, hvor en pakke ankommer til jer, og indtil den leveres, hjælper sporing af indgående pakker jer med at klare arbejdet hurtigt og med et minimum af fejl. En enkel proces hjælper med at sikre, at din virksomhed leverer post med optimal effektivitet. 01. Indtjekning Eksterne fragtmænd leverer pakken til dit postdistributionscenter. Scan pakkerne direkte ind i systemet for at få registreret dato og klokkeslæt, hvor de blev modtaget. Tag billeder af genstande til fremtidig brug. 02. Fortegnelse Overfør udestående leveringer til håndholdte bærbare dataenheder. Udarbejd automatisk leveringsfortegnelser på papir eller elektronisk. 03. Levering Fastslå leveringsruter baseret på etablerede ruteregler. Udpeg leveringer automatisk efter poststop eller afdeling. Registrer status for leveringer til definerede poststop eller slutbrugere: Gennemført Forsøgt Afvist Hentet i postrummet. Send en for at informere modtagere om, at deres post er på vej. De brugervenlige kontrol- og rapporteringsfunktioner giver dig øjeblikkelig adgang til nyttige oplysninger. Overfør automatisk data fra håndholdte bærbare portable dataenheder til basissystemet Forespørgsler om status ude i felten via internettet Opnå lavere omkostninger og forbedret leveringsnøjagtighed Udarbejd rapporter med henblik på opfyldelse af kravene i serviceleveranceaftaler Logfiler for modtagelse og levering Detaljerede skaderapporter Ruteaktivitetsanalyse Produktivitetsrapporter 6

7 Opnå forbedret ydelse på mange måder Branche Udfordring Fordele " I en tidsfølsom branche som vores, hvor kommunikation ofte kræver hurtigt svar, er et system som dette meget nyttigt og betyder i sidste ende, at vi kan give vores kunder en bedre service." Forsikring Finansvæsen Krævende lovkrav skal overholdes. Der er ofte tale om decentraliserede organisationer spredt ud over flere beliggenheder, hvor nogle steder modtager over breve, leveringer om natten og pakker hver dag. Stort pres fra lovmæssige krav, f.eks. Sarbanes Oxley og Dodd-Frank. Hvis et dokument går tabt, kan hele virksomheden gå i stå, hvilket medfører mistet produktivitet, utilfredse kunder og eventuelt bøder eller anden straf. Understøttelse af overensstemmelsesproces Reducerede omkostningerne Øget produktivitet Hurtigere behandling Færre fejl Opretholdelse af revisionsspor og understøttelse af overensstemmelsesproces Bekræftelse af, at posten når frem til den rette modtager Facilities Manager, AIG Sundhedsvæsen Håndtering af komplekse systemer, hvor der ikke er plads til fejl. Kører ofte i døgndrift alle ugens dage med et personale, der konstant er på farten. Det kan være livstruende, hvis medicin, akutte rapporter eller vigtig post bliver væk. Indsigt i pakkernes status i realtid Øget kontrol Mindre risiko, tab og omkostninger Fastholdelse af privatliv og fortrolighed Dokumentation af håndteringskæden 7

8 Branche Udfordring Fordele " Vi har ikke længere pakker, der går tabt, mangler, er blevet stjålet eller ikke kan leveres, og vi sparer dermed store beløb, som tidligere indgik i materialehåndteringsbudgettet." Juridiske organer Videregående uddannelser Rettidighed og nøjagtighed er afgørende. Beedigede erklæringer, vidneudsagn og retsindsigelser skal foreligge til tiden. Kritiske papirdokumenter skal nå frem til den rette modtager. Håndteringskæden skal dokumenteres. Kommunikation, der går tabt, havner det forkerte sted, bliver forsinket eller lækkes, kan medføre dyre forsinkelser i retten, utilfredse kunder og mistet produktivitet. Under pres for at holde styr på omkostningerne og samtidig levere den oplevelse af høj kvalitet, der kræves for at fastholde studerende og medarbejdere. Håndtering af hyppige skemaændringer, skiftende studerende og fakultetsskemaer i konstant udvikling. Lærebøger, forsendelser og onlineshopping skaber øget arbejdspres for postpersonalet. Dokumentation og opretholdelse af håndteringskæden Øget hastighed Bekræftelse af den rette modtager Indsigt i pakkernes status i realtid Hurtig besvarelse af forespørgsler Hurtigere levering Større tilfredshed hos fakultet, personale og studerende Automatisk kommunikation med modtagerne Brian Fischer, materialechef, Providence Yakima Medical Center Store virksomheder Med folk fordelt ud over flere bygninger er der større behov for automatiseret sporing. Mange organisationer modtager over stykker post hver dag, og nogle håndterer over stykker post. Hurtigere behandling Færre fejl Strømlinet levering Forbedret driftseffektivitet Overholdelse af serviceleveranceaftaler Øget kundetilfredshed Detailhandlen Der ankommer tidsfølsomme vareprøver, leveringer fra leverandører og kampagnematerialer hver dag. Prøver, som går tabt eller bliver forsinkede, kan betyde, at en salgsopstilling eller fotograferinger går i stå, produktlanceringer kan blive forsinket, og der kan opstå uventede udgifter og mistede indtægter. Leverandører skal kunne holdes til regnskab for levering til tiden og korrekt fakturering. Indsigt i pakkernes status i realtid Hurtige, nøjagtige svar på forespørgsler Mindre medarbejdertid spildt på at lede efter mistede genstande Løsning af leveringsfejl, så det sikres, at der modtages de korrekte varer til tiden og med korrekt fakturering 8

9 Slut med panik over mistede pakker. Med SendSuite Tracking. Pitney Bowes tilbyder en komplet løsning, der giver øjeblikkelig kontrol over sporingen af dine indgående pakker. Du får et godt overblik over: Hvad du har modtaget Hvornår du modtog det Identitet for både afsender og tilsigtet modtager Aktuel status hos jer Nøjagtig leveringstid til den tilsigtede modtager SendSuite Tracking definerer nye standarder for præcision og nøjagtighed, så du kan håndtere indgående post uden problemer. Det er en del af vores løfte at hjælpe kunder som dig med at imødekomme de krav, der stilles i det moderne, komplekse erhvervsliv. 9

10 Pitney Bowes Danmark A/S Marielundvej 46C, 2. sal. DK-2730 Herlev Hvis du ønsker yderligere oplysninger, kan du ringe til os på eller besøge os online: pitneybowes.com/dk Pitney Bowes og firmalogoet er varemærker tilhørende Pitney Bowes Inc. eller et datterselskab. Alle andre varemærker tilhører de pågældende ejere Pitney Bowes Inc. Alle rettigheder forbeholdes. 15DCS04312_DK