Tag kontrollen over informationen, og få bedre kundeservice med struktureret dokumenthåndtering

Transkript

1 Tag kontrollen over informationen, og få bedre kundeservice med struktureret dokumenthåndtering Business 360 er en standardløsning til dokumenthåndtering, elektronisk arkivering og sagsbehandling, der spiller sammen med virksomhedens eksisterende infrastruktur

2 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere bliver det ikke! Få kontrol over al information med struktureret dokumenthåndtering! Business 360 er en standardløsning til dokumenthåndtering, elektronisk arkivering og sagsbehandling, der spiller sammen med virksomhedens eksisterende infrastruktur. Løsningen gør det hurtigt og nemt for ejendomsselskaber at få fuldt overblik over informationen, der er knyttet til de enkelte ejendomme. Business 360 er bygget på SharePoint og Office, er hurtig at implementere, nemt at bruge og kan let integreres med andre fagsystemer. Kontrol og struktur over information knyttet til ejendommene Alle ejendomsselskaber håndterer hver dag store mængder information og dokumenter. Kombinationen af fragmenteret infrastruktur, forskellige kontaktpunkter, store mængder information og et utal af ejendomme kan gøre håndteringen til en næsten umulig opgave. Arbejdet med at forvalte, genfinde og have kontrol over både lejekontrakter, kvalitetsog vedligeholdelsesdokumenter, korrespondance, indkøbsdokumenter, mødepapirer og al information knyttet til lejesager og leverandører, er ikke blot konkurrenceparametre, men er også i mange tilfælde virksomhedskritiske. Hvordan opnår din virksomhed så bedre informationshåndtering? Svaret er Business 360, ECM-løsningen som gør det muligt at knytte al information op mod hver enkelt ejendom. De ansatte kan dermed gemme og dele al dokumentation på en nem og forsvarlig måde. Informationen bliver personuafhængig, og alle ansatte, som har adgang til løsningen, kan nemt finde information, se historik, revisioner og sidste version af al information på hver enkelt ejendom. På den måde sparer de ansatte tid og yder en bedre service over for kunder og leverandører. Enkelt og sikkert for alle. Kombinationen af business 360 er bygget på SharePoint og Office og samtidig kan integreres med eksisterende fagsystemer er helt unik og gør at medarbejderne kan håndtere al dokumentation og information i allerede kendte brugergrænseflader. En standardløsning til dokument- og informationshåndtering Løsningen dækker mange anvendelsesområder, men kan inddeles i nogle generelle hovedområder: Dokumenthåndtering og arkivering Korrespondancehåndtering/ Kontrakthåndtering Sagsbehandling og opgavehåndtering Projektarbejde og samarbejde Papirløse møder Inden for disse områder understøttes en lang række processer og arbejdsopgaver for forskellige arbejdsfunktioner og fagområder. Medarbejderne får et effektivt arbejdsværktøj, som gør arbejdet nemmere, uanset om de arbejder med HR, ledelse, indkøb, projektarbejde, salg, sagsbehandling, kundeservice, økonomi eller andre arbejdsområder. Entra Eiendom valgte 360 som arkiv- og dokumenthåndteringssystem, fordi det er et gennemtestet standardsystem, som er brugervenligt og intuitivt. 360 er bygget på en moderne teknologisk platform og kan tilpasses Entras andre fagsystemer. Ansatte kan trygt gemme al information på ét sted uafhængig af kilde og filformat, og kan til enhver tid hurtigt finde tilbage. Shkoza Banjska Kabashi, system-og arkivansvarlig, Entra Eiendom.

3 Software Innovations ECM-løsning Business 360 er baseret på Microsoft SharePoint og Office. Løsningen er udviklet gennem flere årtiers tæt samarbejde med brugerne. Det giver brugerne de bedste forudsætninger for at arbejde struktureret med dokument- og informationshåndtering i deres daglige arbejde.

4 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere bliver det ikke! Business 360 giver store gevinster Få kontrol, og spar tid med nem søge- og genfindingsfunktion Medarbejder i ejendomsbranchen håndterer hver dag store mængder information og dokumenter knyttet til virksomhedens ejendomme. Det kan være lejekontrakter, kvalitetsdokumenter, korrespondancer, indkøbsdokumenter, mødepapirer eller anden information, som er knyttet til lejesager og leverandører. Hvis medarbejderne ikke har gode systemer til at håndtere og gemme dokumenter, bliver informationen ofte ustruktureret gemt på forskellige filområder. Det er kritisk for virksomheden, hvis der opstår sådanne informationssiloer, og informationen bliver personafhængig og ikke systemafhængig. Virksomheder, som benytter 360, har fået store fordele ved, at informationen gemmes i et fælles system og bliver personuafhængig. Et eksempel er sommervikaren i receptionen i et ejendomsselskab, som får spørgsmål fra en mand om, hvorfor hans bil er fjernet fra parkeringspladsen. Receptionisten søger på manden i Business 360, finder al information om ham, og får hurtigt frem, at han nogle uger tidligere fik tilsendt en med information om, at parkeringspladsen ville være utilgængelig i denne periode. Manden, som var hidsig og irriteret, da han ringede for at klage, indrømmer, at han havde fået mailen, men havde glemt det. Han må derfor selv hente bilen og betale omkostningerne. Den største gevinst, Entra Eindomme har opnået med 360, er søgning og genfinding af dokumenter. 360 har en søgefunktionalitet, som er hurtig og så præcis, at medarbejderne kan finde information, når de har behov for den. Entra Eiendom Business 360 giver store gevinster Højere produktivitet Mere effektive processer Lavere omkostninger Bedre kontrol og lavere risiko Videndeling Bedre kundeservice Sømløs integration med eksisterende fagsystemer Business 360 har en åben standard, som gør det muligt let at integrere det med andre fagsystemer. Ved integrationen bevares de værktøjer, som medarbejderne er vant til at arbejde i, såsom for eksempel Microsoft Office, CRM og HR-løsning. Ejendomsselskabet opnår flere effektiviseringsgevinster gennem automatisk informationsstrøm mellem systemer, og medarbejderne arbejder i allerede kendte brugergrænseflader. For eksempel kan gemmes i 360 fra Outlook, og brugeren kan nemt drag and drop dokumenter fra andre datasystemer i 360. Og når en medarbejder for eksempel skifter afdeling, vil adgangsmatrixen i HR-systemet sørge for, at personen altid har de korrekte adgange til information i løsningen. Det samme gør sig gældende i forhold til kontakthåndtering, når en kontakt opdateres enden i Business 360 eller CRM, vil masterdataregisteret altid være opdateret, uafhængigt af hvor det er placeret. Sikker og overskuelig kontraktstyring At have kontrol over løbende kontrakter og aftaler er essentielt for et ejdomsselskab. Det kan være kritisk, hvis der er usikkerhed over, hvad der er den seneste version, når aftale skal fornyes, og hvem som er ansvarlig internt. Med business 360 kan virksomheden tage kontrollen tilbage over udkast, ændringsforslag, tidligere aftaler, involverede parter og ikke mindst deadlines og statusser. Business 360 gør det nemt at håndtere alle typer aftaler og kontrakter. Kontraktarkivet i Business 360 giver medarbejdere kontrol over de mange rammeaftaler og lejekontrakter, som virksomheden forvalter. Og med mange hundrede løbende rammeaftaler, for eksempel drift- og vedligeholdelsesaftaler som vurderes løbende, er det nødvendigt med en god løsning til kontraktopfølgning. I business 360 kan du også indsætte frister for genforhandling og varsling, før en kontrakt udløber. Al information, der er knyttet til kontrakten, er samlet et sted, og det er let at holde styr på forskellige kontraktversioner og involverede personer, fordi ændringer spores og opfølgning gøres enkel gennem hele kontraktens livsforløb.

5 Med Med Business 360 får ejendomsselskabet bedre kontrakthåndtering; En fælles løsning til opbevaring af alle typer af kontrakter i en velkendt brugergrænseflade Overblik over alle aftaler og korrespondance, der tilhører hver enkelt aftale Overvågning af frister og automatisk varsling, når aftaleperioden nærmer sig sin slutning Adgang til den rigtige version/reviderede aftaler Adgangskontrol, som sikrer, at fortrolig information kan skjules, når det er nødvendigt Adgang til fælles kontraktskabeloner til forskellige typer aftaler Proces for godkendelse af kontrakter Overblik over leverandører og kunder, som er knyttet til aftalerne, samt kontaktpersonernes roller Historik med logging og sporbarhed af vigtige hændelser og korrespondance under hele aftalens livsforløb. Effektiv håndtering af kunder og leverandører I både store og små projekter og processer er det vigtigt at strømline dialogen mellem kunder, leverandører og ansatte. Vi ved, at flere af vores kunder tidligere har hyret ekstern hjælp til at styre information i forskellige projekter og processer. Med Business 360 er dette ikke længere nødvendigt. Integrationen med SharePoint gør det nemlig muligt at dele information og udveksle dokumenter uden brug af eller andre former for forsendelser i et projekt- og samarbejdsrum. På denne måde kan man opnå god informationsstrøm og korrespondance og realisere gevinster ved optimalt samarbejde. Mange virksomheder oplever også udfordringer med vigtige drifts- og vedligeholdelsesdokumenter, som hverken bliver gjort tilgængelige for resten af organisationen eller arkiveret på en struktureret måde, efter projektet er afsluttet. Dette reducerer både intern videndeling og mulighederne for at opfylde krav til sporbarhed og revisionskontrol. Med Business 360 undgås denne problematik, fordi al information, der tilhører et projekt, bliver gjort tilgængeligt, efter projektet er afsluttet. Virksomheden opnår dermed gevinster ved at få fuldt overblik over al dokumentation og information. Vi bad seks leverandører om et tilbud og endte med at vurdere tre af løsningerne. Vi var alle enige om, at Business 360 fra Software Innovation var bedst Bjørg Hopstad, Aspelin Ramm

6 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere bliver det ikke! ECM i SharePoint & Office. Enklere bliver det ikke! Forbind al data, som tilhører hver enkelt ejendom, og få et 360 graders perspektiv over informationen Business 360 er bygget på vores unikke objektmodel, som skaber et logisk fundament i informationsstrukturen, og søger for den fleksibilitet, som brugerne oplever. Løsningen sammenkobler al information, som tilhører hver enkelt ejendom, og gør alt indhold søgbart uafhængigt af, om man søger på eksempelvis dokumenter, ejendom eller kontaktperson. Derved adskiller løsningen sig fra vores konkurrenter og fra CRM-løsninger. Modellen sikrer, at al information knyttes sammen op mod ejendom, kontakt, dokument, projekter, aktiviteter og sager. Brugerne kan veksle mellem disse informationselementer uden at miste overblikket og kan nemt se, hvilke dokumenter der indgår i de forskellige sager, og hvilke kontakter som er forbundet med et projekt. Dokument Kontakt Sag PROCES Ejendom Projekt Aktivitet Med den unikke objektmodel behandles, opbevares og struktureres information på en måde, som gør den tilgængelig for alle medarbejderne på en hurtig og logisk måde, uanset hvilket felt man søger fra. Med andre ord: Brugeren får et 360 graders perspektiv over information og har altid adgang til relateret data! En standardløsning klar til brug Business 360 er en standardløsning baseret på bedste praksis og er bygget på velkendt og gennemtestet teknologi. Det sikrer en hurtig og enkel implementering, lave driftsomkostninger og lav risiko. Dyre og tidskrævende tilpasninger undgås, og virksomheden får en gradvis og sikker indføring af systemet. Kombinationen af 360 og SharePoint et samspil med synergi Vi har gjort det nemt for vores kunder at bruge Business 360 på velkendte Microsoft-teknologier. Vores kunder kan udføre sagsbehandling og dokumenthåndtering i kendte brugergrænseflader. Business 360 er ikke bare bygget i Share- Point, men er en del af SharePoint og er derfor fuldt integreret med Office-programmerne. Samspillet mellem Business 360 og SharePoint gør, at vores brugere får det bedste fra to verdener. Med brugeren i fokus Software Innovations ECM-løsning Business 360 er baseret på Microsoft SharePoint og Office. Løsningen er udviklet gennem flere årtier med tæt dialog med brugerne, det giver brugerne de bedste forudsætninger for at arbejde struktureret med dokument- og informationshåndtering i deres daglige arbejde. Business 360 giver brugerne nem adgang til funktionerne i dokumenthåndtering direkte i Office-applikationerne. På den måde undgår brugeren kompliceret adgang til dokumenthåndtering ved at skulle navigere mellem forskellige brugergrænseflader. Fordelene er mange både for medarbejderen og virksomheden.

7 Fordele for medarbejderen: Skal ikke lære eller forholde sig til en ny brugergrænseflade Får en naturlig og intuitiv støtte til dokument- og informationshåndtering i deres vante arbejdsflader Undgår tunge rutiner ved at navigere mellem forskellige applikationer Får direkte og nem adgang til relevant information uanset udgangspunktet et 360 graders perspektiv Arbejder i rolletilpasset miljø Sparer tid Fordele for virksomheden: Får en intuitiv løsning, som ikke kræver merarbejde for medarbejderne, og som er nem at anvende Opnår totalt overblik og kontrol over dokumentog informationsstrømmen Ingen information kopieres, og ingen information forsvinder Overholder alle regler og lovgivning for arkiv og dokumenthåndtering Får mere effektive processer Får en bedre vidensdeling mellem medarbejdere og sikrer fælles virksomhedshukommelse Omkostningsbesparelser Hurtigt ROI Øget mobilitet med løsninger til ipad Det bliver stadig vigtigere for medarbejdere, som har travlt og ofte ikke er på kontoret, at have gode offline muligheder og kunne arbejde mobilt. Mange virksomheder, der forvalter og driver ejendomme, vil opleve store fordele ved at knytte al information op mod en central kerne, samtidig med at informationen er tilgængelig lokalt, uanset hvor man befinder sig. På den måde kan virksomheden undgå flaskehalse, spare tid ved genfinding af information, sikre adgang til sidste version/ revision og ikke mindst yde en bedre service over for alle parter, internt og eksternt. Software Innovation har udviklet tre ipadapplikationer til en lettere og mere mobil hverdag 360 eworker - en mobil klient til Business 360, som giver dig hurtigt overblik og kontrol, fordi du kan læse dokumenter og udføre opgaver, der er knyttet til dokumenthåndteringen. 360 edocuments giver dig mulighed for at publicere alle typer dokumenter på din ipad i en brugerdefineret mappestruktur. 360 emeetings - applikationen som gør mødet helt papirløst. Software Innovation har flere kunder inden for ejendomsbranchen besøg vores hjemmeside, og læs om deres erfaringer med Business Rask ROI Entras vision er at være bedst i klassen, og derfor har vi brug for kontrol. For at få kontrol er det altafgørende, at vi har overblik over al den dokumentation, vi håndterer. Vi ønsker at satse på moderne løsninger, som også understøtter fremtidige behov det har vi fundet i 360 Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i Entra Eiendom

8 Software Innovation er med sine 270 ansatte en af Nordens førende it-virksomheder. Vores mål er at blive Nordens ledende Enterprise Content Management (ECM)-selskab til at hjælpe virksomheder med at styre, opfange, håndtere, lagre og dele information, sager og dokumenter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå vores kunder med at håndtere den kraftige vækst i informationsmængderne. Vi tilbyder ydelser og produkter (360 og ProArc) inden for områderne informations- og dokumenthåndtering samt samarbejde. Software Innovation A/S Kongevejen 400 C 2840 Holte info@software-innovation.dk