Bilag 2 UDKAST TIL RAMMEAFTALE OM VEJPROJEKTERING MV. VEDRØRENDE MINDRE ANLÆGSOPGAVER. Vil fremgå af rekvisitionen for de konkrete opgaver.

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON November / Morten Weigand Bilag 2 UDKAST TIL RAMMEAFTALE OM VEJPROJEKTERING MV. VEDRØRENDE MINDRE ANLÆGSOPGAVER SAP OPGAVENR. FAKTURAREFERENCE Vil fremgå af rekvisitionen for de konkrete opgaver. 1. PARTERNE Mellem Vejdirektoratet Teglgårdsparken Middelfart og <Anfør rådgiverens firmanavn og adresse> CVR nr.: < Anfør CVR nr.> i det følgende kaldet rådgiveren er der indgået følgende aftale om rådgivning og bistand (i det følgende samlet betegnet rådgivning ) under henvisning til Vejdirektoratets særlige betingelser for rådgivning af juni 2013 (SBR). Rammeaftalen er gældende fra 1. februar 2014 til og med 31. december Rammeaftalen kan efter udløbet af denne periode forlænges to gange à 12 måneder. Nærværende rammeaftale er 1 ud af 5 rammeaftaler indgået med forskellige aktører. De rådgivere, som Vejdirektoratet indgår rammeaftale med vil blive opført på en liste med den økonomisk mest fordelagtige som nummer 1, den næstmest økonomisk fordelagtige som 2, og så videre. Listen viser rangfølgen af de rådgivere, som Vejdirektoratet vælger at indgå rammeaftale med. Se bilag 2 til aftalen. Rammeaftalerne er i forhold til rådgiveren ikke eksklusive. Vejdirektoratet kan således i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke er omfattet af rammeaftalen. Niels Juels Gade København vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af 6 2. TILDELING AF KONKRETE OPGAVER (REKVISITIONER) Tildeling af rådgiveraftaler kan enten ske ved direkte tildeling eller ved miniudbud, hvor alle rådgivere på rammeaftalen kan afgive tilbud. I nærværende afsnit 2 er redegjort for, hvornår Vejdirektoratet vil anvende direkte tildeling som tildelingsmetode, og hvornår tildeling sker med miniudbud som tildelingsmetode. Vejdirektoratet skal følge den tildelingsprocedure, der er beskrevet i dette afsnit. Der er således ikke tale om, at Vejdirektoratet vil have et frit valg hverken mellem direkte tildeling og miniudbud eller mellem rådgiverne på rammeaftalen VALG MELLEM DIREKTE TILDELING OG MINIUDBUD Vejdirektoratet anvender direkte tildeling ved indgåelse af aftaler om køb af de i afsnit 2.2. nævnte ydelser, hvor den samlede kontraktsum ikke overstiger kr. ekskl. moms. Vejdirektoratet fastsætter efter et sagligt skøn på baggrund af opgavens karakter og omfang, hvor mange timer rådgiveren vil skulle anvende på løsning af opgaven. Dette fastsatte antal timer ganges med den vægtede gennemsnitlige timepris (samlet tilbudssum divideret med det samlede antal timer, jf. tilbudslisten i tilbuddet) fra den rådgiver, der gav det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og som dermed er nr. 1 på listen, der er beskrevet under afsnit 1. Hvis den herved fremkomne kontraktsum udgør kr. ekskl. moms eller derunder, tildeles kontrakten som direkte tildeling efter bestemmelserne i afsnit 2.2. Hvis den anslåede kontraktsum overstiger kr. ekskl. moms, tildeles kontrakten ved anvendelse af miniudbud, jf. afsnit DIREKTE TILDELING Ved direkte tildeling skal Vejdirektoratet tildele opgaven til nr. 1 på listen, der er beskrevet under afsnit 2.1. Direkte tildeling kan finde anvendelse ved køb af samtlige ydelser dækket af rammeaftalen. Den konkrete opgave er beskrevet af Vejdirektoratet og fremgår af den rekvisition, som rådgiveren modtager ved tildeling af opgaven. Opgaven skal udføres inden for det timeantal som Vejdirektoratet har fastsat, jf. afsnit 2.1. Ligeledes skal opgaven løses indenfor kontraktsummen (maks. pris), jf. afsnit 2.1. Ved direkte tildeling anvendes den rekvisition, som er bilag 3 til rammeaftalen. I den situation, at nr. 1 ikke kan levere, skal Vejdirektoratet tildele opgaven til nr. 2. Hvis nr. 2 heller ikke kan levere, skal Vejdirektoratet tildele opgaven til nr. 3. En rådgiver skal acceptere Vejdirektoratets bestilling om udførelse af en opgave senest 3 arbejdsdage efter modtagelse af Vejdirektoratets bestilling ellers vil Vejdirektoratet rette henvendelse til næste rådgiver på listen. Hvis ingen af rådgiverne kan levere på de ved direkte tildeling opstillede vilkår, kan Vejdirektoratet vælge at tildele opgaven på baggrund af et miniudbud.

3 3 af MINIUDBUD Ved miniudbud tildeles konkrete rådgivningsopgaver (rekvisitioner) efter tildelingskriteriet Laveste pris. Opgaver vil af Vejdirektoratet kunne udbydes på 2 forskellige måder. 1) Fastpris, hvor rådgiveren på baggrund af Vejdirektoratets opgavebeskrivelse tilbyder en fast pris for løsning af opgaven, eller 2) Efter regning, hvor rådgiveren på baggrund af Vejdirektoratets opgavebeskrivelse og oplysning om antallet af rådgivningstimer, byder ind med timesatser for de medarbejderkategorier, der er udbudt. De tilbudte timepriser skal være mindre end eller lig med de i rammeaftalen anførte timepriser. Ved miniudbud på en opgave vil Vejdirektoratet følge nedenstående procedure: Vejdirektoratet sender pr. opfordring til at give tilbud indeholdende opgavebeskrivelse, herunder de særlige ønsker til rådgiverens bistand samt TBL (tilbudsliste) til alle rådgivere på rammeaftalen. Rådgiverne anmodes om med en angivet frist at afgive tilbud på løsning af den konkrete opgave. Såfremt der stilles særlige kompetence-/erfaringskrav til de medarbejdere, der skal løse opgaven, vil dette fremgå af opfordringen. Rådgiveren er i forbindelse med konkrete miniudbud ikke forpligtet til at tilbyde medarbejdere, der var budt ind med/stod til rådighed for rådgiveren i forbindelse med tildelingen af rammeaftaler. Rådgiveren giver snarest muligt fra modtagelse af ovennævnte opfordring meddelelse til Vejdirektoratet pr. , hvis rådgiveren ikke ser sig i stand til at deltage i miniudbuddet. Tilbud skal fremsendes pr. med mindre andet fremgår af opfordringen. Såfremt der er stillet særlige kompetence-/erfaringskrav til de medarbejdere, der skal løse opgaven, vil Vejdirektoratet som et led i vurderingen af konditionsmæssighed undersøge, om førnævnte opstillede krav er opfyldt i tilbuddet. Hvis Vejdirektoratet ved den ovenfor nævnte gennemgang af tilbuddene finder, at de opstillede krav ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud forkastes og undergår ikke yderligere evaluering. Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Udfyldt TBL Angivelse af hvilke medarbejdere, der tilbydes til at løse den konkrete opgave Tilbud på miniudbud skal vedstås i 30 kalenderdage 3. RÅDGIVERENS YDELSER (OPGAVERNE) a) Opgavebeskrivelse Aftalen omfatter rådgivning vedrørende:

4 4 af 6 Se Bilag 1 Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, Ydelsesbeskrivelse (YB), dateret november b) Kvalitetsstyring Rådgiveren skal anvende et dokumenteret kvalitetsstyringssystem, der tager udgangspunkt i kravene i DS/EN ISO 9001:2008 eller anden relevant standard. På anmodning skal kvalitetshåndbog fremsendes til Vejdirektoratet inden 14 dage fra anmodningen. Rådgiveren skal udarbejde en kvalitetsplan, som beskriver hvorledes rådgiveren planlægger og styrer kvalitetsarbejdet for opgavens gennemførelse, således at den aftalte kvalitet nås. Kvalitetsplanen skal følge beskrivelse af opgaven. Kvalitetsplanen skal forelægges Vejdirektoratet til godkendelse. Vejdirektoratet kan gennemføre audits hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetsstyring. 4. AFTALEGRUNDLAGET Aftalegrundlag er i prioriteret rækkefølge: a) Nærværende aftale b) Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsfasen c) Rådgiverens tilbud inkl. tilbudsliste (TBL) d) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) e) Særlige betingelser for rådgivning (SBR) f) Ydelsesbeskrivelse (YB) og opgavebeskrivelser g) Styring og samarbejde 5. VEJDIREKTORATETS YDELSER Vejdirektoratets eventuelle ydelser vil fremgå af rekvisitionen for den konkrete opgave. 6. PARTERNES MEDARBEJDERE Overordnet opgaveansvarlig hos Vejdirektoratet Projektchef for Mindre Anlæg, Helle Liocouras Nielsen, hlni@vd.dk med hvem bindende aftaler kan indgås inden for aftalens rammer. For de enkelte rekvisitioner under denne rammeaftale, vil bindende aftaler kunne indgås med den for den konkrete opgave ansvarlige projektleder hos Vejdirektoratet. Projektansvarlig hos rådgiveren Projektansvarlig hos rådgiveren er: <Her anføres medarbejderens stillingsbetegnelse, navn og adresse>

5 5 af 6 7. BUDGET /FAST PRIS Budgettet (budgetrammen) eller fast pris for løsning af opgaven (ekskl. moms) fastsættes inden tildeling af opgaven og skal fremgå af rekvisitionen. 8. TIDSFRISTER Tidsfrister for opgaven fastsættes af Vejdirektoratet eller aftales mellem Vejdirektoratet og rådgiveren inden tildeling af opgaven og skal fremgå af rekvisitionen. 9. AFREGNING Ved direkte tildeling afregnes rådgivningsydelserne efter timesatserne i skemaet nedenfor, og indenfor de rammer, der er beskrevet under afsnit 2.1. og 2.2 ovenfor. Ved miniudbud afregnes i fast pris eller efter timesatser i henhold til det udbudte og rådgiverens tilbud herpå. Ved miniudbud er timesatserne afgivet i forbindelse med tildeling af rammeaftale maks. timesatser, hvorfor rådiveren ved konkrete miniudbud kan vælge at tilbyde lavere timesatser. Medarbejderkategori Kategori Timesats (ekskl. moms) Kategori A: Projektleder A Kategori B: Rådgiver: Med mere end 10 års erfaring B Kategori C: Rådgiver: Med 5-10 års erfaring C Kategori D: Rådgiver: Med mindre end 5 års erfaring D Kategori E: Assistent E Kategori F: Specialist F De endelige timesatser skal fremgå af rekvisitionen for opgaven. 10. ANSVAR Rådgiverens ansvar pr. rekvisition begrænses til 12,5 mio. kr. for personskade og 5 mio. kr. for tingskade. En eventuel begrænsning af ansvarets størrelse fastlægges i rekvisitionen for den konkrete opgave. 11. FORSIKRING Rådgiveren har tegnet ansvarsforsikring i <Angiv forsikringsselskab> Rådgiverens forsikring har policenr. <Angiv policenr.> med dækningssummer, der svarer til ansvarsbegrænsningen, jf. afsnit 10, pr. forsikringsår.

6 6 af SUPPLERENDE BESTEMMELSER Hvis Klagenævnet for Udbud eller en domstol fastslår, at kontrakten er uden virkning, kan Vejdirektoratet bringe aftalen til ophør i overensstemmelse med afgørelsen. I tilfælde heraf kan rådgiveren ikke over for Vejdirektoratet rejse krav om erstatning eller krav på anden form for godtgørelse som følge af kontraktens ophør. Rådgivning indenfor fagdisciplinerne signalanlæg og vejbelysningsanlæg kan ikke rekvireres i medfør af nærværende rammeaftale, så længe de 2 p.t. gældende rammeaftaler, som Vejdirektoratet har indgået i sommeren 2012, vedr. førnævnte rådgivningsydelser er i kraft. Nærværende rammeaftale omfatter ikke de indledende problemanalyser og skitseprojektering. Desuden er de meget små opgaver til lokale forbedringer administreret af de 3 lokale Plan og trafikafdelinger undtaget fra rammeudbuddet, idet de er omfattet af anden rammeaftale. Det drejer sig typisk om mindre trafiksikkerheds- og fremkommelighedstiltag 13. BILAGSOVERSIGT Bilag 1 Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, Ydelsesbeskrivelse (YB), dateret november 2013 Bilag 2 Liste over rådgivere på rammeaftaler Bilag 3 Paradigme, Rekvisition direkte tildeling, dateret november 2013 Bilag 4 Paradigme, Rekvisition miniudbud, dateret november 2013 Bilag 5 Styring og samarbejde 14. UNDERSKRIFTER For Vejdirektoratet <Angiv sted>, den < Angiv dato> For rådgiveren....., den X... <Angiv navn på ansvarlig> < Angiv titel>... < Angiv navn i henhold til Vejdirektoratets prokuraregler> < Angiv titel>... Underskrift... Navn på underskriver