INDSTILLING Til Århus Byråd Den 26. august 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: M0/2003/ Ref. FH/SHJ

Transkript

1 Borgmesterens Afdeling Magistratens 4. Afdeling INDSTILLING Til Århus Byråd Den 26. august 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: M0/2003/ Ref. FH/SHJ Indstilling om ny organisering af turistfremmearbejdet i Århus Kommune. 1. Resume Efter beslutning i Magistraten blev der i efteråret 2003 gennemført en analyse af organiseringen af turistfremmearbejdet i Århus. Analysen blev gennemført af konsulentfirmaet PLS-Rambøll. Analysen konkluderede bl.a., at der mangler en fælles opfattelse af visionen og de strategiske indsatsområder i turistarbejdet i Århus. Hertil kommer, at der er behov for at styrke samarbejdet og koordineringen af turistarbejdet. I forlængelse af konsulentrapporten udarbejdede en styregruppe med repræsentanter fra Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. afdeling sammen med konsulentfirmaet PLS- Rambøll et forslag til ny organisering af turistfremmearbejdet i Århus. Forslaget blev fremsendt til høring hos turistaktørerne i Århus området og herefter drøftet i Erhvervskontaktudvalget i møde i marts Erhvervskontaktudvalget anbefalede på baggrund af høringen en styrkelse af den nuværende turistfond, Region Århus Fonden, gennem ændring af fondens vedtægter samt etablering af en citymanagementgruppe, som skal være et høringsforum for Fonden. Århus Kommune har på den baggrund optaget forhandlinger med Århus Kommunes medstifter bag Region Århus Fonden (Erhverv Århus og Århus City Forening), samt bestyrelsen for Region Århus Fonden med henblik på ændring af Fondens vedtægter. Der er nu tilslutning til et forslag til ændrede vedtægter for Fonden, dateret 17. juni De 1

2 gældende vedtægter for Region Århus Fonden og forslaget til ændrede vedtægter for Fonden er vedlagt som bilag 1 og 2. Forslaget til ændrede vedtægter omfatter ud over ændring af fondens navn til Fonden Visit Aarhus bl.a.: (1) ændret procedure vedr. udpegning af bestyrelsesmedlemmer, (2) ændrede habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer samt bestyrelsens valgperiode og vederlag, (3) uddybning af direktionens og bestyrelsens opgaver, (4) fastlæggelse af Fondens ansvar for udarbejdelse af strategi og handlingsplaner for turistarbejdet samt (5) nedsættelse af en citymanagementgruppe. Citymanagementgruppen kommer til at omfatte 13 repræsentanter udpeget af byens turistvirksomheder, attraktioner, transportvirksomheder, eventorgansationer mv. Som noget nyt indstilles det, at der indgås en resultatkontrakt mellem Århus Kommune og Fonden Visit Aarhus. I resultatkontrakten skal der ske en præcisering af indsatsen på de enkelte områder, ligesom resultatkontrakten skal sikre, at økonomi og krav om resultater følges ad. Det indstilles, at Århus Kommunes tilskud til Region Århus Fonden fremover ydes til Fonden Visit Aarhus. For at styrke Fondens økonomiske grundlag indstilles det, at der i årene ydes et beløb på 0,5 mio. kr. årligt i ekstraordinært tilskud fra Erhvervspuljen til Fonden Visit Aarhus. Beløbet skal anvendes til finansiering af øgede aktiviteter på turistområdet. Den konkrete anvendelse af det ekstraordinære tilskud vil blive aftalt i forbindelse med indgåelse af resultatkontrakt. 2. Tidligere beslutninger Efter beslutning i Magistraten blev der i efteråret 2003 gennemført en analyse af organiseringen af turistfremmearbejdet i Århus. Analysen blev gennemført af konsulentfirmaet PLS-Rambøll. Rapporten byggede på interviews med centrale aktører inden for turisterhvervet. Analysen konkluderede bl.a., at der mangler en fælles opfattelse af visionen og de strategiske indsatsområder i turistarbejdet i Århus. Hertil kommer, at der er behov for at styrke samarbejdet og koordineringen af turistarbejdet. I forlængelse af konsulentrapporten udarbejdede en styregruppe med repræsentanter fra Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. afdeling sammen med konsulentfirmaet PLS- Rambøll et forslag til ny organisering af turistfremmearbejdet i Århus. Forslaget omfattede: Etablering af et aktieselskab visitaarhus a/s til at varetage turistservice, turistmarkedsføring, hvervning af møder, kongresser og events samt de opgaver, som Region Århus Fonden varetager i dag. 2

3 Etablering af en citymanagementgruppe, som skal være en dynamisk, kreativ og uformel ramme om turismeudviklingen i Århus. Forslaget blev udsendt til høring hos centrale turistaktører 11. februar Der indkom 26 høringssvar. Konklusionerne fra høringen blev forelagt Erhvervskontaktudvalget i mødet den 15. marts Høringssvarene giver overordnet set opbakning til etablering af en styrket turistfremmeorganisation og citymanagementgruppen. Der var imidlertid ikke i de afgivne høringssvar væsentlig opbakning til etablering af et a/s. Erhvervskontaktudvalget anbefalede på baggrund af indstillingen, at de juridiske rammer for organisationen fastholdes som en fond på baggrund af høringssvarene, men at der i øvrigt blev arbejdet videre ud fra den model, som styregruppen havde beskrevet i sit oplæg til høring af 11. februar Erhvervskontaktudvalget tilsluttede sig således, at der blev optaget forhandlinger med Region Århus Fondens bestyrelse med henblik på ændring af de gældende vedtægter for Region Århus Fonden. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1. Forslag til ændrede vedtægter for Region Århus Fonden Region Århus Fonden er stiftet i Fonden er stiftet af Århus Kommune, Erhverv Århus (tidl. Århus Handels- og Industriforening) samt Århus City Forening. Som bilag er vedlagt de gældende vedtægter for Region Århus Fonden (bilag). På baggrund af forhandlinger mellem Århus Kommune, bestyrelsen for Region Århus Fonden og medstifterne er der nu tilslutning til et forslag til ændrede vedtægter, dateret 17. juni 2004 (bilag) Ændringerne skal efter vedtagelse i Århus Byråd godkendes af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, før de kan træde i kraft. Der er tale om følgende ændringer i forhold til de gældende vedtægter: Ændring af fondens navn til: Fonden Visit Aarhus. Ændret procedure for udpegning af bestyrelsesmedlemmer: Fremover udpeges bestyrelsen på følgende måde: v 5 af fondens bestyrelsesmedlemmer udpeges i enighed af Fondens stiftere: Århus Kommune (Borgmesteren og Rådmanden for Magistratens 4. Afdeling), Århus City 3

4 Forening og Erhverv Århus. v Et 6. medlem udpeges af DA Århus v Et 7. medlem af bestyrelsen vælges blandt Fondens medarbejdere. Ændrede habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, samt bestyrelsens valgperiode og vederlag: v Ingen bestyrelsesmedlemmerne må direkte eller indirekte repræsentere partipolitiske interesser. Ingen af bestyrelsesmedlemmerne må repræsentere forretningsmæssige interesser, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed i forhold til Fondens formål v Valgperioden for de valgte medlemmer er 4 år. v Der kan udbetales honorar til bestyrelsesmedlemmerne. Uddybning af bestyrelsens og direktionens opgaver herunder: v Indgåelse af resultatkontrakt med Århus Kommune. v Bestyrelsen er ansvarlig for udformning af en overordnet strategiplan, handlingsplaner samt opfølgning og indgåelse af resultatkontrakter med henblik på realisering af Fondens formål. v Nedsættelse af citymanagementgruppe. De ændrede vedtægter bygger på en forudsætning om, at de centrale opgaver i Fonden fremover er bl.a. følgende: w Udarbejdelse af vision, strategi, handlingsplaner, opfølgning og indgåelse af resultatkontrakter. w Varetage den målrettede indsats for at tiltrække flere møder og konferencer til 4

5 området. w Yde Fødselshjælp til møde- og konferenceinitiativtagere. w Varetage salgsarbejde, koordinering og afvikling for kultur/sportsevents. w Intern kommunikation, koordinering og vedligeholdelse af byens arrangementsmanual og arrangementskalender 5-10 år frem. w Turistmarkedsføring af byens attraktioner og tilbud (shopping, oplevelser) rettet mod endagsturister/familieferier. w Turistservice. w Selvstændige kommercielle opgaver (eksempelvis salg af pakketure til større begivenheder i Århus). w Sekretariat for Citymanagementgruppen. Fonden foreslås at blive ansvarlig for at gruppen fungerer, og at der ydes støtte og sekretariatsbistand efter behov. w Koordinere anvendelsen af de samlede ressourcer på turistområdet i Århus. Turistopgaverne foreslås løst i et tæt samarbejde med de øvrige aktører på turistområdet i Århus Kommune. Der foreslås indgået en partnerskabsaftale mellem Magistratens 4. Afdeling/Sport Århus Events og Fonden Visit Aarhus. Med denne partnerskabsaftale er der således sket en opfyldelse af punktet i budgetforliget for 2004 Øget anvendelse af af offentlige-private partnerskaber. Århus Arrangementer foreslås endvidere at indgå i partnerskab med den nye organisation. Det kan oplyses, at den siddende bestyrelse har stillet deres mandater til rådighed. Der vil derfor blive udpeget en ny bestyrelse til Fonden, så snart der foreligger godkendelse af de ændrede vedtægter fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Citymanagementgruppen. Citymanagementgruppen er en nyskabelse, som har fået stor opbakning i forbindelse med høringen af de centrale turistaktører i Århus. Der er fra alle sider peget på et stort behov for en fælles ideudvikling, planlægning og koordinering af aktiviteter på turistområdet. Citymanagementgruppens formål er netop at koordinere, inddrage relevante aktører og udvikle turismen. Gruppen skal være en dynamisk, kreativ og uformel ramme om turismeudviklingen i Århus (sikre fælles fodslag). Citymanagementgruppen har som udgangspunkt bl.a. følgende opgaver: 5

6 w At være sparringspartner for fondens bestyrelse vedrørende vision, strategi og handlingsplaner for udviklingen af turismen. w At være forum for idé-udvikling for deltagerne, og sparringspartner for fonden ved prioritering og koordinering af den fælles salgsindsats. w I samarbejde med Fonden Visit Aarhus at sætte rammerne for og løse eventuelle problemer for afviklingen af store fælles events og arrangementer w At fordele de konkrete opgaver i forbindelse med koordineringen af aktiviteterne og herunder bidrage til vedligeholdelse af byens arrangementskalender. Der er fra Kommunens medstiftere i forhold til Region Århus Fonden, Erhverv Århus og Århus Cityforening, tilslutning til, at gruppen kommer til at bestå af nedenstående 13 repræsentanter udpeget af de forskellige eventorganisationer, byens turistvirksomheder, attraktioner, transportvirksomheder, eventorgansationer, samt øvrige relevante organisationer jf. nedenstående forslag til sammensætning: Udpeges af Antal 1) Kulturinstitutioner og attraktioner 1 2) Bylivsturisme - restauranter 1 3) Bylivsturisme- detailhandel 1 4) Hotel og kongresudbydere 1 5) Ferie- og fritidsturisme (campingpladser/vandrerhjem) 1 6) Transportvirksomheder 1 7) Eventnetværk Sport Århus Events 1 Århus Arrangementer 1 8) Erhvervskontaktudvalget. 1 9) Østjyllands Turistudviklingsfond 1 10) Kongresarrangører (Aarhus Univ. og Handelshøjsk.) 1 11) Atletion 1 12) Århus Kommune 1 Der forventes afholdt 4 årlige møder. 6

7 Fonden Visit Aarhus bestyrelsesformand er samtidig leder af møderne i citymanagementgruppen, og fondens bestyrelse deltager i møderne. Fonden Visit Aarhus er ansvarlig for, at citymangementgruppen fungerer, og at der ydes støtte og sekretariatsbetjening efter behov. Bestyrelsen for Fonden Visit Aarhus tager initiativ til, at de respektive aktører udpeger medlemmerne til Citymanagementgruppen. Medlemmerne er valgt for 4 år ad gangen (den kommunale valgperiode). Med hensyn til valg af repræsentanter for aktørerne under 1)-5) kan dette f.eks. ske ved valg ved valgforsamling(er) med deltagelse af de respektive virksomheder, institutioner mv. Fonden Visit Aarhus tager herefter initiativ til at indbyde til stiftende møde med det formål at behandle forslag til vedtægter for Citymanagementgruppen Resultatkontrakter mellem Fonden Visit Aarhus og Århus Kommune. Som noget nyt foreslås der indgået resultatkontrakt mellem Århus Kommune og Fonden Visit Aarhus. Kontrakten fornyes med passende mellemrum, f.eks. hvert eller hvert 2. år. Formålet med resultatkontrakten er, at det på forhånd defineres, hvilke indsatsområder, der skal arbejdes med i de kommende år. Indsatsområderne vil blive defineret af bestyrelse og direktion i Fonden Visit Aarhus i et samarbejde med Citymanagementgruppen og Århus Kommune v/ Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. Afdeling. Formålet med resultatkontrakterne vil således være at understøtte gennemførelsen af strategi- og handlingsplaner, men samtidig også lægge op til en løbende måling på, om de ønskede mål på turistområdet indfries. I resultatkontrakten skal der således ske en præcisering af indsatsen på de enkelte områder, ligesom resultatkontrakten skal sikre, at økonomi og resultater følges ad. 4. Økonomiske konsekvenser Århus Kommune yder et samlet driftstilskud til Region Århus Fonden på kr. i Hertil kommer et tilskud på kr. i tilskud til turistmarkedsføring, som i henhold til byrådsbeslutning fra oktober 1993 frigives efter ansøgning under forudsætning af, at turisterhvervet bidrager med mindst et tilsvarende beløb. Dette dokumenteres i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. 7

8 Det indstilles, at såvel driftstilskuddet til turistformål samt tilskuddet til turistmarkedsføring videreføres til Fonden Visit Aarhus med de samme forudsætninger, som har været gældende i forhold til Region Århus Fonden. For at styrke Fondens økonomiske grundlag indstilles det, at der i årene ydes et beløb på 0,5 mio. kr. årligt i ekstraordinært tilskud fra Erhvervspuljen til Fonden Visit Aarhus. Beløbet skal anvendes til finansiering af de øgede aktiviteter på turistområdet. Den konkrete anvendelse af det ekstraordinære tilskud vil blive aftalt i forbindelse med indgåelse af resultatkontrakt. 5. Konsekvenser i forhold til mål Den nye organisering af turistfremmearbejdet skal være med til at realisere Erhvervshandlingsplanens mål om, at Århus skal være en betydelig destination for såvel fritidssom erhvervsturismen, hvor en stor del af landets nationale- og internationale konferencer og kongresser finder sted. Der forventes en mere målrettet indsats via en samlet koordineret anvendelse af de samlede turistmidler i byen. 6. Beslutningspunkter Det indstilles, w at forslaget til vedtægtsændringer for Region Aarhus Fonden (dateret 17. juni 2004) tiltrædes w at der ydes et ekstraordinært tilskud til Fonden Visit Aarhus på 0,5 mio. kr. fra Erhvervspuljen i Anvendelse af beløbet fastsættes i forbindelse med indgåelse af resultatkontrakt mellem Fonden Visit Aarhus og Århus Kommune. w at Århus Kommunes årlige tilskud til Region Århus Fonden ( kr. i 2004) fremover ydes til Fonden Visit Aarhus. w at Århus Kommunes tilskud ( kr. i 2004) til turistmarkedsføring videreføres til Fonden Visit Aarhus. Det forudsættes, at turistervervet bidrager med mindst et tilsvarende beløb til turistmarkedsføringen af Århus Kommune. w at Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. Afdeling bemyndiges til at indgå resultatkontrakt med Fonden Visit Aarhus. w at Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. Afdeling bemyndiges til at godkende eventuelle ændringer i vedtægterne som følge af krav fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen i forbindelse med dennes godkendelse af forslaget til vedtægtsændringer. 8

9 Louise Gade Torben Brandi Nielsen / / Niels Vad Sørensen Kirsten Jørgensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: De gældende vedtægter for Region Århus Fonden. Bilag 2: Forslag til ændringer af de nuværende vedtægter for Region Århus Fonden (pr. 17. juni 2004). 9