Organisering af bygningsdriften på 8000C

Transkript

1 Når Viden skaber resultater--- Aarhus Universitet Organisering af bygningsdriften på 8000C Delrapprt Delrapprt

2 Aarhus Universitet Organisering af bygningsdriften på 8000C Delrapprt Rambøll Management AS Olf Palmes Allé 20 DK-8200 Århus N Danmark Telefn

3 Indhldsfrtegnelse 1. Indledning 1 2. Metde 2 3. Undersøgelsen Generelt 3.2 Organiseringen af bygningsvedligehldelse, -renvering g nybyggeri Finansieringsmdel Organiseringen af de blå mænd Udbud, facilitity management mv Effekt 8 Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C I

4 1. Indledning Sm pfølgning på de gennemførte fusiner i 2006 g 2007, g sm element i den nye strategi har Aarhus Universitet igangsat en frandringsprces på det administrative mråde. Det er et mål fr denne frandringsprces, at de administrative funktiner rganiseres g tilrettelægges, så de ptimalt understøtter universitetets kerneydelser. Målet er, at Aarhus Universitet, med de mange hvedmråder frdelt gegrafisk i hele landet, sm helhed bliver så effektiv sm muligt, samtidig med at strategien realiseres. Sm led i mlægningen af rganiseringen g tilrettelæggelsen af bygningsdriften er der truffet beslutning m: Budgetmæssig mlægning i frhld til 8000 C s hvedmråder Omlægning af de rganisatriske referencefrhld i frhld til 8000 C s hvedmråder Beslutning m en hel eller delvis øknmisk decentralisering af bygningsmrådet fra 1. januar Sm led i denne mlægning er det besluttet at gennemføre en analyse af bygningsdriften på 8000C med det frmål at afdække de bygningsmæssige kmpetencer på hvedmråderne g i fællesadministratinen behv g muligheder fr ændring af den nuværende inddeling i fællesmrådets driftsmråder, herunder pbygning af specialistfunktiner på tværs af driftsmråderne behv g muligheder fr frdeling af ressurcer g udgifter til drift g vedligehldelse mellem fællesmråde g hvedmråder behv g muligheder fr yderligere vurderinger af øknmien på bygningsmrådet, f.eks. ved udbud af dele af mrådet. Denne rapprt indehlder Rambøll Managements afrapprtering i frhld analysen af rganisering af bygningsdriften på 8000C. Denne analyse skal følges p af en tilsvarende analyse af bygningsdriften på de øvrige hvedmråder. Dette kan afstedkmme justeringer i frhld til de endelige anbefalinger. Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 1/8

5 2. Metde Analysen af rganiseringen af bygningsdriften på Aarhus Universitet, 8000C har mfattet interview med lederen af Bygningsdriften samt ledelsen af hvert af de 5 hvedmråder på 8000C. Dekanen fr hvert hvedmråde besluttede, hvem der skulle repræsentere hvedmrådet i interviewene. Interviewene blev gennemført med udgangspunkt i følgende semistrukturerede spørgeguide Status Hvilke pgaver varetager bygningsdriften? Hvrdan er bygningsdriften rganiseret? Hvile strategiske kmpetencer bygningsdrift - råder mrådet/universitetet ver, g hvrdan er de rganiseret? Hvr mange ressurcer indgår i bygningsdriften? Hvilke kmpetencer har bygningsdriften? Hvem samarbejder bygningsdriften med? Hvem er entreprenør? Hvrdan finansieres bygningsdriftspgaverne? Fremtid Hvilke kmpetencer skal Universitetet råde ver fremver? Hvilke ressurcer skal indgå i bygningsdriften? Hvrdan skal bygningsdriften rganiseres fremver? Hvile strategiske kmpetencer bygningsdrift skal Universitetet råde ver, g hvrdan skal de rganiseres? Hvrdan skal pgaverne finansieres? Hvem skal være entreprenør? Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 2/8

6 3. Undersøgelsen Resultatet af undersøgelsen g analysen beskrives i frhld til følgende temaer: Generelt Organiseringen af bygningsvedligehldelse, -renvering g nybyggeri Finansieringsmdel Organiseringen af de blå mænd Udbud, facilitity management mv. Effekt 3.1 Generelt I frhld til den verrdnede rganisering af bygningsdriften udtrykker hvedmråderne i større eller mindre grad uklarhed i frhld til den nuværende pgavevaretagelse samt behv fr ændringer af den nuværende rganisering. Uklarheden kmmer til udtryk i frhld til afgrænsningen mellem hvedmrådernes g Teknisk Frvaltning pgaver i frhld til hvilke pgaver hvedmråderne selv skal frestå i frbindelse med en bygningspgave. Der er således usikkerhed i frhld til, hvr meget hvedmråderne selv skal frestå i frbindelse med prjektering af en bygningspgave. Hvrnår tager Teknisk Frvaltning ver? Tilsvarende udtrykkes der uklarhed i frhld til hvedmrådernes ansvar i frbindelse med gennemførelse af en bygningspgave. Hvem er ansvarlig fr pfølgning på mbygningsprjektet, herunder rientering til hvedmråderne g de berørte? Hvilken rlle g hvilket ansvar har hvedmråderne i prcessen? Samtidig pleves der uklarhed i frhld til den service de blå mænd leverer. Hvilken service kan hvedmråderne frvente? Hvrdan sikres det, at hvedmråderne får den rigtige service? En af knsekvenserne af usikkerheden i frhld til den generelle rganisering af bygningsdriften er begyndende ansættelser i hvedmråderne fr at imødekmme ngle af udfrdringerne g prblemerne i den nuværende rganisering. 3.2 Organiseringen af bygningsvedligehldelse, -renvering g nybyggeri Bygningsdriften er rganiseret efter en BUM-mdel (Bestiller-Udfører-Mdel), hvr Teknisk Frvaltning bestillerne pgaverne hs eksterne leverandører. Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 3/8

7 Der har igennem de seneste år har været en kraftig vækst i frhld til bygningsvedligehldelse, - renvering g nybyggeri. Denne aktivitetsstigning sætter bygningsdriften g især Teknisk Frvaltning under øget pres. Det er Rambøll Managements plevelse, at der ikke har været tilstrækkelig fkus på, at aktivitetsstigningen stiller øgede krav til bestillerfunktinen. Teknisk Afdeling har indgået en række rammeaftaler med rådgivere g håndværkere sm frestår pgaverne inden fr bygningsvedligehldelse, - renvering g nybyggeri. Det er Rambøll Managements plevelse, at ptentialet i leverandørmarkedet ikke udnyttes tilstrækkeligt. Aarhus Universitet bør således verveje, at indgå flere rammeaftaler, samt at anmde m tilbud (fte benævnt sm miniudbud) inden fr rammeaftalerne i frhld til de knkrete pgaver. Et øget fkus på knkurrenceaspektet vil give en større plevelse af, at pgaven løses ptimalt i frhld til pris, kvalitet sv. Endelig vil en øget knkurrence alt andet lige mindske prisen. Universitets- g Bygningsstyrelsen (UBST) er ansvarlig fr den udvendige vedligehldelse. UBST pririterer i frhld til hvedmrådernes ønsker samt det knkrete behv fr vedligehldelse. Teknisk Frvaltning tilstræber, at der sikres samtidighed i den indvendige g udvendige vedligehldelse. Det mindsker både mkstninger g generne ved mbygningerne. Der er således behv fr et it-system til planlægning g priritering af vedligehldelsespgaverne. It-systemet vil samtidig medvirke til at synliggøre pririteringerne g tidspunkt fr frventet igangsætning. It-systemet vurderes samtidig at være en frudsætning fr decentralisering af bygningsdriften. Rambøll Management finder, at Aarhus Universitet bør verveje at anskaffe af et itsystem, der understøtter langtidsplanlægningen af vedligehldelsespgaverne. Det er Rambøll Managements plevelse, at der ikke er tilstrækkelig fkus på det strategiske element i bygningsdriften. Sm eksempel kan nævnes At enkelte kmmuner har str effekt af øget fkus på energifrbruget. Ved en aktiv rumvervågning er det muligt at gribe ind centralt, hvis energifrbruget er fr højt i et rum. Aarhus Universitet har gjrt meget fr at energifrbruget. Aarhus Universitet bør have frtsat fkus på energifrbruget g miljøaspektet i det hele taget. Mange rum på Universitetet indehlder apparatur g andet, sm er meget følsmt fr utidig indtrængning. Universitetet bør frtsætte sit arbejde med at indføre en plitik fr brandsikring/-varsling. Universitetet mfatter stre værdier, sm let vil kunne gå til grunde ved brand g andre ulykker, fx uheld i labratrier. Aarhus Universitet har en sikringsplitik. Universitet bør harve stærkere fkus på realisering af denne. plitik Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 4/8

8 At de videnskabelige medarbejdere fte underviser i mange frskellige undervisningslkaler, på de frskellige institutter. Aarhus Universitet har en plitik fr indretning af auditrier. Plitiken er strt set realiseret. Aarhus Universitet bør verveje at udbygge denne plitik til at mfatte samtlige undervisningslkaler, så underviserne ved hvrdan lkalet er bestykket g hvrdan hjælpemidlerne skal betjenes. Plitiken bør samtidig sikre, at undervisningslkalerne er ptimalt indrettet i frhld til undervisningspgaven. Der er fkus på lkaleudnyttelsen især i frhld til undervisning. Der er mange eksempler på af reserverede lkaler ikke udnyttes. Aarhus Universitet bør have yderligere fkus på lkaleudnyttelsen både i frhld til bkning g afbestilling af lkaler, planlægning af undervisningssektinerne samt hensigtsmæssig udnyttelse af lkaler fx i frhld til deltagerantal. Rambøll Management finder at bygningsvedligehldelse, - renvering g nybyggeri bør være rganiseret efter følgende principper: Opgave frdelingen mellem hvedmråderne g Teknisk Frvaltning skal præciseres, g der skal frmuleres en strategi fr den Teknisk Frvaltning Teknisk Frvaltnings ydelser g service ver fr hvedmråderne skal præciseres Omvendt findes Rambøll Management ikke At det vil være fagligt g øknmisk bæredygtigt at pbygge decentrale bygningskntrer. På den baggrund anbefaler Rambøll Management: Principperne i den nuværende pgavedeling fasthldes, idet der kan blive tale m en mindre justering, når de øvrige hvedmråder inddrages Der udbydes/indgås rammeaftaler med flere leverandører, så der er et reelt leverandørvalg Leverandørstyringen styrkes g ansvarsfrhldet præciseres Der frmuleres plitik fr bygningsstandarden Øget fkus på strategi, plitik mv. 3.3 Finansieringsmdel Sm led i mlægningen af rganiseringen g tilrettelæggelsen af bygningsdriften er der truffet beslutning m: Budgetmæssig mlægning i frhld til 8000 C s hvedmråder Beslutning m en hel eller delvis øknmisk decentralisering af bygningsmrådet fra 1. januar Finansieringsmdellen sætter yderligere fkus på de ydelser, hvedmråderne mdtager. Finansieringsmdellen indebærer, at hvedmråderne belastes med den husleje, Aarhus Universitet pålægges fra Universitets- g Bygningsstyrelsen (UBST). Finansieringsmlægningen er et incitament til effektivisere bygningsudnyttelsen. Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 5/8

9 Men det er fx ikke muligt fr hvedmråderne af frigøre sig fra bygningerne g den dertil relaterede husleje. Ngle hvedmråder kan således hænge på en dyr husleje, sm hvedmrådet kan have et ønske m at frigøre sig fra. Det er således plevelsen, at finansieringsmlægningen ikke tilstrækkeligt understøttes af incitamentstrukturen. 3.4 Organiseringen af de blå mænd Bygningsdriften på 800C ( de blå mænd ) er rganiseret i 8 driftsmråder: Naturvidenskaberne I Omfattende Kemi, Bilgi, Mlekylærbilgi, Sten Musette g Naturhistrisk Museum g Gelgi Naturvidenskaberne II Omfattende Fysik, Astrnmi, Matematik g Bilgi Sundhedsvidenskaberne I Omfattende Barthlin bygningen, Bifysik, Fysilgi, Medicinsk Bikemi g Anatmi. Sundhedsvidenskaberne II Omfattende Søauditrierne, Flkesundhed, Victr Albeck-Bygningen, Tandlægesklen g Sygeplejevidenskab/Kllegium Driftsmråde Nrd Omfattende Statskundskab, Øknmi, Jura g Humanira Driftsmråde Øst Omfattende Humanira g Psyklgi i Nbelparken samt Gæstehuset Driftsmråde Nrdvest Omfattende Telgi, Administratinen, Stakladen, Studenternes Hus, Infrmatinscenter, Frederikshus, Æstetiske fag g Kasernescenen. Driftsmråde IT-Byen Omfattende IT-Byen, Regnskabskntret, Budget- g Planlægningskntret samt Humanira Hertil kmmer Gartnermrådet, sm er rganiseret under Teknisk Frvaltning. Aarhus Universitet, 8000C mfatter 5 hvedmråder. Sm det fremgår af venstående, frestår enkelte af driftsmråderne bygningsdriften fr flere hvedmråder. Rambøll Management finder, at de blå mænd bør være rganiseret efter følgende principper: Organiseringen af de blå mænd bør følge ledelsesstrukturen Snittet mellem Teknisk Frvaltning g de 9 hvedmråder bør sm udgangspunkt være ens Der skal frmulere en plitik fr serviceniveauet. Omvendt findes Rambøll Management ikke Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 6/8

10 At der er behv fr at etablere servicefællesskaber fr visse specielle ydelser fx i frhld til drift af ventilatinssystemer. Dels er disse systemer så frskellige, dels er den knkrete kendskab vigtigere fr en ptimal drift. På den baggrund anbefaler Rambøll Management: At de blå mænd rganiseres i 6 mråder svarende til de 5 hvedmråder g administratinen At finansieringen af bygningsdriften under de blå mænd mlægges så Omlægningen er udgiftsneutral fr Aarhus Universitet Hvert hvedmråde kan løse de nye pgaver inden fr det udmeldte budget. At servicemråderne beskrives. At hvedmråderne aftaler bilateralt den praktiske pgavevaretagelse At det undersøges m der kan være behv fr en indre justering af basisbudgettet. 3.5 Udbud, facilitity management mv. Den daglige bygningsdrift frestås af de blå mænd. Bygningsdriften mfatter rengøring, indre vedligehldelse samt drift af bygningerne. I det mfang de blå mænd er uddannet hertil, kan de i større eller mindre mfang selv frestå pgaven. Men i mange tilfælde løses pgaverne ved, at der rekvireres håndværkere. Bygningsdriften frestår pgaver, sm andre virksmheder vælger at udlicitere enten sm enkelt pgave eller ved at samtlige bygningsdriftspgaver i et bygningskmpleks udbydes i en samlet pakke til en facility management leverandør. På den baggrund anbefaler Rambøll Management At der frmuleres en plitik i frhld til udbud g facility management, hvr Fx 10 % af udbudsegnede mråder skal være udbudt Facility management skal være afprøvet på mindst en lkatin. Der rteres mellem udliciterede mråder g egenprduktin, således at pgavevaretagelse ikke sander til i hverken den ene eller den anden mdel, men således at Aarhus Universitet udnytter ptentialet i markedet. Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 7/8

11 4. Effekt Det er Rambøll Managements vurdering, at mlægningen af bygningsdriften, sm beskrevet i dette ntat, vil have en række psitive effekter fr Aarhus Universitet Når de blå mænd verflyttes til hvedmråderne g frventningerne til servicen samtidig præciseres, så vil pgaverne være underlagt hvedmrådernes ledelsespririteringer. Dette vil alt andet lige synliggøre servicen samt pririteringerne g dermed medvirke til en højere plevet service. Et it-system til styring af vedligehldelsespgaverne vil sikre et åbent g ensartet infrmatinsniveau mellem hvedmråderne g Teknisk Frvaltning, synliggøre pririteringerne samt understøtte behvet fr samtidighed mellem indre g ydre vedligehldelse. Ved udbud flere rammeaftaler med tilhørende brug af miniudbud, udnyttes knkurrencen blandt leverandørerne, både i frhld til rådgivere, håndværkere g entreprenører. Den større knkurrence bør alt andet lige have betydning fr prisen samt leverandørernes lyst til at løse pgaven ptimalt. Samtidig bør en øget knkurrenceudsættelse alt andet lige give både hvedmråderne g Teknisk Frvaltning en sikkerhed fr at pgaven løses øknmisk mest frdelagtig. Ved at igangsætte en udviklingsprces af bygningsdriften vil Aarhus Universitet Opnå en ptimal understøttelse af kerneydelser med fysiske ressurcer Sikre effektiv udnyttelse af faciliteter g ressurcer i bygningsmassen Øge prfessinalisering af bygningsdrift g service Synliggørelse af en samlet strategi fr administratin af bygninger g tilhørende service. En øget strategisk anvendelse af udbud g facility management vil sikre at pgaverne løses ptimalt i frhld til pris g kvalitet. Løbende udbud af pgaverne vil fasthlde knkurrencen g fkus på tilfredsheden med pgaveløsningen blandt leverandørerne. Aarhus Universitet: Organisering af bygningsdriften på 8000C 8/8