TIL BEBOERNE I AFDELING 67 VÆRSGO

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 67 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Beretning Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 8. september 2015

2 Dato 8. september 2015 Afdeling 67 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset mandag den 21. september 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Udvidelse af køkkenet i fælleshuset 6. Valg a. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Grethe Rasmussen, Mogens Carlsen og Poul Nøthen) b. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 67 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Bestyrelsens beretning til beboermødet 21. september Perioden siden sidste beboermøde er gået stille og roligt. Der har været en del problemer med nøgler. Det lader til, de har en svaghed, som betyder, at de knækker nemt. Vi opfordrer alle til at have en reservenøgle liggende et andet sted end i lejligheden. Bortset fra at det er dyrt at få en låsesmed herud, og at det kan tage lang tid, inden han kommer, så kan det være koldt at stå og vente på ham midt om natten. Ambulancefolkene har klaget over, at de skal lede efter husnumrene på vores postkasser, så bestyrelsen har besluttet, at der skal sættes husnumre på gavlen af husene, så de hurtigt kan komme frem. Det har været nødvendigt at klippe fællesarealernes buske langs gavlene i Vest. Vi fik i denne omgang ikke klippet alle arealer i Øst med, da den store container, vi havde lejet, var fyldt helt op. Resten af fællesarealerne i Øst vil blive klippet, på et senere tidspunkt. Der skal lyde en stor tak til de beboere, som hjalp med at klippe og læsse i containeren. I anledningen af klipningen af disse arealer er der blevet indkøbt en batteridreven hækkeklipper samt et kraftigt ørnenæb. Begge værktøjer kan lånes hos Mogens i nr Fælleshusets kaffemaskine, der har tjent os trofast i mange år, har en defekt, så der er indkøbt en ny. En maskine, der kan brygge 180 kopper kaffe - i timen. Tagrenderne har også vist sig at have nogle svagheder ved samlingerne, som bliver utætte. Konstaterer du/i utætheder, så markèr stedet, og giv Mogens besked på tlf , og han vil sørge for, det bliver repareret. Det samme gælder utætheder på udluftningstaghætterne, der vil også blive foretaget et eftersyn/evt. reparation. Altanerne skal have et eftersyn/evt. reparation, da der også der er konstateret utætheder, hvor vand kan løbe igennem og med tiden nedbryde konstruktionen. Udvidelsen af køkkenet, som vi skulle gå videre med, kommer der noget om senere. Der har været inspektørskifte, Ole KLeis holdt op,og den nye har haft meget travlt. Skraldeøerne trænger til reparationer og bestyrelsen er ved at indhente tilbud på hvad det vil koste at forny/reparere dem. Der er fuld fart på alle aktiviteter, som alle kører ved hjælp af frivillige beboere, der lægger et stort stykke arbejde i det, og det er bl.a. en af årsagerne til, at vores afdeling blev valgt til årets afdeling Der er startet en ny aktivitet op - en læsekreds - og Sonja Jensen fra nr. 379 er tovholder. Vi kan ikke takke disse beboere nok for deres store indsats år efter år. Øst har fået et flagudvalg, og det hilses meget velkommen. Udnævnelsen til årets afdeling 2015 blev fejret på behørig vis med helstegt pattegris i fælleshuset. Ole Nørskov kom og spillede på guitar, og der blev sunget igennem til nogle af hans numre. Igen kan vi takke vores aktivitetsudvalg for, at det hele klappede. Bestyrelsen vil gerne takke alle beboere for et godt år.

5 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 67 Hørretløkken Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2016 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (60 m2) kr kr. 0 kr. 3-rumsbolig (77 m2) kr kr. 0 kr. 4-rumsbolig (90 m2) kr kr. 0 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 119 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 376 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

6 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Ændring (betyd.) Drift af fællesfaciliteter % Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Afvikling af underskud m.v Andre udgifter Ydelser på prioritetslån Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 4% 1% 1% 3% 15% 6% 10% 60% Du kan få det fulde budget for afdeling 67 Hørretløkken på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 67 2 af 2

7 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 67 Hørretløkken Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold kloakanlæg * Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold varmeanlægget * Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep./vedligehold udvendig belysning * 500 Vandsystem (samlet) Rep. udskift blandingsbatterier * Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep./vedligehold udhuse * Buske Rep./vedligehold beplantning/træhegn * Altan Sikring mod vand alle altaner Dør Rep./vedligehold af indvendige døre/vinduer * Gulv Slibning og lakering i flyttelejligheder * Gulv Rep./vedligehold gulvklinker og fuger * Overflader Maling træværk i flyttelejligheder * Overflader Rep./vedligehold vægge, fliser og fuger Tagkonstruktion Maling af limtræsbjælke Tagkonstruktion Rep. tag / taghætter Vindue Rep./vedligehold ruder, tætningslister, fuger, justering og * Opsamling Rep./vedligehold tagrender/nedløb * Opsamling Udskiftning 62 stk toiletter * Opsamling Rep./vedligehold sanitet, afløb m.m. * Belysningsanlæg Rep./vedligehold indv./udv. belysningsanlæg * Elforsyningsanlæg (samlet) Rep./vedligehold afbrydere/kontakter * Vandsystem (samlet) Rep./vedligehold udvendige vandhaner * Vandsystem (samlet) Rep./vedligehold vandinstallation * Varmeanlæg (samlet) Rep./vedligehold varmeinstallation * Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af emfang 18 stk Affaldscontainer, -beholder og -stativ Renovering af skraldeskure (kun materialer) Hårde hvidevarer Nye komfurer løbende max afd. udgift Hårde hvidevarer Udskiftning af 43stk emhætter Køkkeninventar Rep./vedligehold borde, komfurer, emhætter Møbler Udskifte stole og border i fælleshus Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 67 Hørretløkken er vedlagt til orientering.

8 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 67 Hørretløkken Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Bygningsdel Aktivitet Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold kloakanlæg Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold varmeanlægget Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep./vedligehold udvendig belysning Vandsystem (samlet) Rep. udskift blandingsbatterier Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep./vedligehold udhuse Småbygninger ikke reg. som bygninger Maling af udhus døre Buske Rep./vedligehold beplantning/træhegn Altan Sikring mod vand alle altaner Dør Rep./vedligehold af indvendige døre/vinduer Gulv Slibning og lakering i flyttelejligheder Gulv Rep./vedligehold gulvklinker og fuger Overflader Maling træværk i flyttelejligheder Overflader Rep./vedligehold vægge, fliser og fuger Overflader Rep./vedligehold vægge, fliser og fuger Tagkonstruktion Maling af limtræsbjælke Tagkonstruktion Rep. tag / taghætter Tagkonstruktion Rep. tag / taghætter Trappe Rep./vedligehold af ståltrapper/gelænder/altaner Vindue Rep./vedligehold ruder, tætningslister, fuger, justering og Vindue Rep./vedligehold sålbænke Væg Rep./vedligehold af ydervægge Opsamling Rep./vedligehold tagrender/nedløb Opsamling Udskiftning 62 stk toiletter Opsamling Udskiftning toiletskabe/borde Opsamling Udskiftning blandingsbatterier 184 stk Opsamling Udskiftning køkkenvaske 61 stk Opsamling Rep./vedligehold sanitet, afløb m.m Belysningsanlæg Rep./vedligehold indv./udv. belysningsanlæg Elforsyningsanlæg (samlet) Rep./vedligehold afbrydere/kontakter Vandsystem (samlet) Rep./vedligehold udvendige vandhaner Vandsystem (samlet) Rep./vedligehold vandinstallation Varmeanlæg (samlet) Rep./vedligehold varmeinstallation Ventilationsanlæg (samlet) Rensning af rør til udsugningsanlæg Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af emfang 18 stk Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning udsugningsanlæg incl. styring (2023) Affaldscontainer, -beholder og -stativrenovering af skraldeskure (kun materialer) Badeværelse inventar Udskiftning skab/bordplade I bad Hårde hvidevarer Nye komfurer løbende max afd. udgift Hårde hvidevarer Udskiftning af 43stk emhætter Køkkeninventar Rep./vedligehold borde, komfurer, emhætter Køkkeninventar Total køkken udskiftning ( 2028 ) Møbler Rep./vedligehold inventar og udstyr i fælleshus Møbler Udskifte stole og border i fælleshus Total Boligkontoret Århus afdeling 67

9 Tekst Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 67

10 Regnskab 2014 Afdeling 67 Hørretløkken Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

11 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 67 Dato 6. september 2015 Vi har i Hørretløkken et dejligt fælleshus, som vi bruger rigtig meget. Det har dog den fejl, at køkkenet er alt for lille, hvis man skal lave mad til mange mennesker. Ovnen er for lille til at klare en større middag, køle-fryseskabet er også i underkanten, og to mennesker kan dårligt komme om ved hinanden. Derfor ville det være dejligt, om der var mulighed for en udvidelse af køkkenet. eg vil foreslå, at bestyrelsen undersøger, om der er mulighed for det og hvad økonomien i det er. Mvh Sonja Jensen Hørretløkken 379