Sagsbeskrivelse: Kørselsprojekterne befordring og transportoptimering

Transkript

1 Sagsbeskrivelse: Kørselsprojekterne befordring og transportoptimering Baggrund Kørselsprojekterne omfatter to analyser: Befordring og Transportoptimering. Befordring er den daglige kørsel med visiterede borgere til beskæftigelse, dagtilbud, dagcenter, skole mv., mens transportoptimering indeholder medarbejdernes transport i kommunens biler (tjenestekørsel) og transport af borgere i kommunes busser i forbindelse med for eksempel udflugter. Baggrunden for igangsættelse af kørselsprojekterne var andre kommuners erfaringer med optimering af kørselen. Grundlaget for befordringsanalysen var Deloitte rapporten, hvor Fredericia Kommune i december 2011 indgik en aftale med Deloitte om belysning af befordringsområdet. Grundlaget for transportoptimeringsprojektet var Etrans-rapporten, som blev fremlagt for Fredericia Kommune februar På befordring var resultatet af Deloittes analyse, at der i det vedtagne budget for blev indarbejdet en rammebesparelse på den samlede kørsel på 2,0 mio. kr. i 2012 stigende til 3,0 mio. kr. i 2013 og frem. På transportoptimering var resultatet af Etransrapporten, at der i det vedtagne budget for blev indarbejdet en besparelse på 1,9 mio. kr. i 2012, 2,5 mio. kr. i 2013, 2,0 mio. kr. i 2014 og 2,5 mio. kr. i Der har fra igangsættelsen af de to projekter været store interne uenigheder, og der er anvendt meget tid på at belyse kørsel ud fra forskellige vinkler. Uenighederne handler især om budgetter, aktivitetsdata og serviceniveauer. I nedenstående sagsbeskrivelser er forløb beskrevet, men udgangspunkt i politiske og administrative beslutninger. Beskrivelsen er udelukkende med for at give en baggrund for vurderingsafsnittet, hvor forskellige handlemuligheder belyses. Befordring - sagsbeskrivelse Baggrunden for besparelserne var en rapport fra Deloitte, som gennemgik Fredericia Kommunes samlede kørsel. Ifølge Deloitte var der et besparelsespotentiale på 9,6 mio. kr. ud af et budget på 22,6 mio. kr. (både direkte kørselsudgifter og kørselsgodtgørelse). Besparelsespotentiale kunne opnås ved i højere grad at samle kørsel for derved at få stordriftsfordele og samkørsel på tværs af afdelingerne. Deloittes rapport medførte desuden et internt arbejde i kommunen, hvor de enkelte afdelinger vurderede om, der var mulighed for at spare inden for nuværende serviceniveau eller ved at ændre på serviceniveauet. Der var altså tre håndtag til effektiviseringer af befordring: 1. Prisen nedbringes ved at øge samkørslen og transportere flere borgere i samme bus 2. Eksisterende praksis i visitation opstrammes indenfor nuværende serviceniveau 3. Serviceniveauet ændres Målet var en bestiller/udfører-model, hvor den visiterende afdeling bestilte kørslen ved Kørselskontoret. Derfor blev budgetterne tilført de visiterende afdelinger. Budgetterne bestod af de oprindelige budgetter fratrukket besparelsen. 1

2 I forbindelse med budgetforliget vedtog Byrådet en rammebesparelse på befordring, og 12. marts 2012 godkendte Fredericia Byråd enstemmigt nedenstående indstillinger om udmøntningen af rammebesparelsen: Der laves en 15 % besparelse på de kørsler, der i øjeblikket foretages af Brandvæsnet og taxa. Det sker ved at øge samkørslen og udvide kapaciteten hos Brandvæsnet. den maksimale ventetid for borgerne øges fra 15 til 30 minutter Fagafdelingerne og visitationen opstrammer praksis omkring nuværende serviceniveau Nyt service niveau på områderne læge og speciallæge, skolekørsel, varigt funktionsnedsættelse og Beskæftigelse og aktivering for ikke-forsikrede konkretiseres i fagudvalgene med virkning senest den 1/ Befordringsbudgetterne eksklusiv besparelse lægges i samme afdeling som visitationen til befordring De enkelte fagafdelinger indmeldte deres forventninger til effektiviseringer jævnfør nedenstående tabel. (i kr.) Besparelse Arbejdsmarked 150 Pleje og Sundhed 25 Børn & Kultur (ekskl. Skole) 100 Voksenservice 75 Voksne med handicap 74 Specialundervisning for unge/voksne 150 Proaktiv 722 I alt Effektiviseringerne svarede ikke til den budgetterede besparelse på 3,0 mio. kr., og man valgte derfor at placere differencen i en pulje under Økonomiudvalget. Ved Byrådets behandling 25. juni 2012 af fagudvalgenes indstillinger omkring serviceniveauet blev nedenstående ændringsforslag tiltrådt af alle Byrådets medlemmer: Der indføres ikke nogen ændring på serviceniveauet på omsorgskørsel nu. Til budgetseminaret i august fremlægges der en nærmere beregning af besparelsespotentialet vedrørende det nye serviceniveau for kørsel til Læge og Speciallæge (punkt D i indstillingen) samt et forslag fra Socialudvalget og Sundhedsudvalget om et nyt serviceniveau vedrørende Punkt A. Besparelsen blev ved behandlingen fastholdt. I budgetlægningen blev et yderligere spareforslag angående omsorgskørsel indarbejdet i budgettet med 0,4 mio. kr. i 2013, 0,5 i 2014 og herefter 0,7 mio. kr. På Direktionsmødet i august 2013 blev der fremlagt forskellige senarier med henblik på at opnå de politisk vedtagne besparelser. Direktionen besluttede, at indregne Kørselskontorets underskud fra 2012 i taksterne for Herudover vedtog Direktionen også en ny prisstruktur, som differentierede taksterne i forhold til tunge og lette borgere. Taksterne blev opdelt i individuelle og faste takster. De individuelle takster omfatter en pris pr. borger, mens de faste takster udregnes på baggrund af en pris pr. bus. De individuelle takster udgør 2

3 15 kr. i opstart og 15,75 kr. pr. km. Derudover betaler afdelingerne for en række tillæg, som fremgår af tabellen nedenfor: Servicepakker Hjælpemiddel Hentes og følges Trappemaskine og løft Solokørsel Ledsager Forgæves kørsel (dvs. ingen afbud) Afbud dagen før 40 kr. pr. borger pr. tur 40 kr. pr. borger pr. tur 100 kr. pr. borger pr. tur 15,75 kr. pr. km Opstartstakst og km. takst 100 kr. pr. borger pr. tur 40 kr. pr. borger pr. tur Den nye takststruktur medførte, at tunge borgere blev dyrere. For de områder, der har relativt mange tunge borgere, opstod der en ubalance mellem budget og forbrug. Af forlig om budgettet for 2013 og overslagsårene fremgår det, at kørsel med borgere skal konkurrenceudsættes i løbet af Det besluttes endvidere, at konkurrenceudsættelse fra 2014 og frem skal reduceres med -0,75 mio. kr. som et resultat af udbuddet. 3. budgetopfølgning viste udfordringer i forhold til overholdelse af kørselsbudgetterne for Kørselskontoret, Plejen og Voksenservice. Direktionen besluttede på den baggrund 21. november 2013 nedenstående i forhold til befordringsprojektet: "Der skal udarbejdes en sag til byrådet om en bevilling på 2,0 mio. kr samt 1,0 mio. i 2014 eller en forhøjelse af taksterne. Af sagen skal blandt andet fremgå, at den ændrede takststruktur også medfører et ændret forbrugsmønster. Det har betydet, at der er et merforbrug på Socialudvalgets område og et mindreforbrug på Børne- & Ungdomsudvalgets område. Der vil derfor for 2014 blive brug for en omplacering af midler mellem de to udvalg, mens der i 2013 vil der ske omplacering på baggrund af en konkret beregning. Udfordringen på 1,3 mio. kr. for kørselskontoret indregnes i taksterne i 2014". I spar/lån-sagen blev der i øvrigt anmodet om en tillægsbevilling i 2013 på 2,0 mio. kr. og på 1,0 mio. kr. i 2014, idet man forventede, at befordringen ville komme i udbud primo 2014, og Fredericia Kommune fra 1. juli 2014 ville have nye takster på området. Spar/lånsagen behandles 18. marts Økonomiudvalget vælger 21. januar 2014 at udskyde udbuddet af befordring med borgere. I forbindelse med budgetlægningen for nulstilles alle usikre indtægtspuljer, og således også puljen til konkurrenceudsættelse. Beslutningen gælder også for puljen i På Direktionsmøde 4. juli blev det besluttet at Proaktiv overtager administrationen af befordringen for eget område. Ved omlægningen forventes Proaktiv at kunne nedbringe deres forventede kørselsudgifter for 2014 med 0,5 mio. kr. eksklusiv eget forbrug af personale. Transportoptimering - sagsfremstilling 3

4 Grundlaget for Transportoptimeringsprojektet var Etrans-rapporten, som blev fremlagt for Fredericia kommune i februar Formålet med rapporten var kortlægning af vognpark samt kørselsmønstre og vurdering af optimeringspotentiale. I forbindelse med budgetforliget vedtog Byrådet besparelser på 1,9 mio. kr. i 2012, 2,5 mio. kr. i 2013, 2,0 mio. kr. i 2014 og 2,5 mio. kr. i På baggrund af rapporten blev det vedtaget, at driften af kommunens biler skulle samles med henblik på at optimere driften af kommunens biler og minibusser blandt andet ved stordriftsfordele ved brug af eget værksted, indkøb af benzin mm. Ud over stordriftsfordelene var en forudsætning for at samle minibusserne et frikommuneforsøg, der gav mulighed for en bredere anvendelse af minibusserne på tværs af fagområderne i kommunen. Forsøget er først i juni 2014 blevet endeligt godkendt. Målet var at levere en besparelse på 2,0 mio. kr. årligt. Transportoptimeringens budgetter bestod af fagafdelingernes budgetter til drift, mens anlægsbudget til nye biler på Plejen indgik som en besparelse. Budgetterne til driften af minibusserne blev overført fra fagafdelingerne i 2012 og er baseret på de driftsudgifter, der var forbundet til driften af busserne. I Voksenservice og Plejen er budgetterne hentet fra deres ramme, da der ikke var afsat et særskilt udgiftsbudget til driften af busserne. I Fredericia Kommune har anskaffelse af busser oftest været forankret i et enkelt tilbud og anskaffelsen er enten taget af driften i forbindelse med opsparing eller der har været ansøgt fonde til finansieringen. Der har således ikke været afsat midler i budgettet til ny anskaffelser på den baggrund blev det besluttet, at Facility Management opkrævede en kørselstakst ved institutionernes brug af minibusser på 6,5 kr. pr. kørt km. (nuv. pris gældende fra 1/9-13). På baggrund af klager fra borgere over takststigning på kørsel med kommunens afgiftsfrie minibusser, som tidligere tilhørte de forskellige institutioner i Fredericia Kommune er lovgivningen blevet undersøgt. Reglerne om opkrævning af kørselstakst ved borgerne er, at kommunen højst må opkræve til de udgifter, der er forbundet med driften i forbindelse med køreturen dvs. benzin, olie og sprinklervæske. Udgifter som reparation og afskrivning af værdien på køretøjet må kommunen ikke opkræve ved borgerne, da det er omfattet af vederlagsfri kørsel. På Direktionsseminar i august 2013 besluttes det at ændre takststrukturen med henblik på at nå den budgetterede besparelse. Desuden blev der indført en kørselstakst for Plejen således at genanskaffelser af nye biler igen var muligt. Kørselstakst for Plejen var på 0,25 kr. pr. km. stigende til 1,0 kr. pr. km., hvilket svarer til 0,8 mio. kr. Direktionsmøde 27. juni 2014 besluttes det at tilbageføre minibusserne til fagområderne med virkning fra 1. juli Minibussernes andel af besparelse tilbageføres ikke, og det vurderes at det vil være yderst vanskeligt at nå besparelsen på 2,0 mio. kr. 4

5 Økonomiske konsekvenser Vurdering Vurderingsafsnittet forholder sig udelukkende til hvad der vurderes hensigtsmæssigt i forbindelse med budgetlægningen Det vurderes således som hensigtsmæssig, at der er i forbindelse med 3. budgetopfølgning laves en samlet indstilling vedrørende 2014 begge kørselsprojekter. Indstillingen for 2014 skal naturligvis afspejle hvilke handlemuligheder der vælges for Befordring Det blev besluttet på Direktionsmøde i november 2013, at Kørselskontorets underskud fra 2012 og 2013 (der overvejende skyldes den budgetterede effektivisering) samt effektiviseringen på 1,0 mio. kr. i 2014 skulle indarbejdes i taksterne som kørselskontoret afregner fagafdelingerne med. Det har betydet en høj takt i og 2. budgetopfølgning 2014 viser, at der især på to fagområder er et merforbrug på befordring. Plejen forventer således, at 2014 vil vise et estimeret merforbrug på 1,3 mio. kr., mens Voksenservice forventer et merforbrug på 3,1 mio. kr. For taksberegningen for 2015 forventes det, at taksten vil falde væsentligt, idet underskuddet fra 2012 og 2013 ikke indberegnes i taksten for Det giver forskellige handle muligheder: 1) Fastholdelse af befordringsprojektet og afvente, hvilke konsekvenser takstnedsættelserne har på fagområderne. 2) Nedskrivning af effektiviseringskravet med 1,0 mio. kr., og afvente hvilken yderligere effekt det får for forbruget i ) Tilbageførsel af besparelsen på fagområderne jævnfør tabel i 2015 og frem 1,3 mio. kr., og herefter afvente hvilke yderligere konsekvenser takstnedsættelsen får. 4) Tilbageførsel af besparelsen på fagområderne jævnfør tabel i 2015 og frem 1,3 mio. og nedskrivelse af effektiviseringskravet på 1,0 mio. kr. Samlet udgift 2,3 mio. kr. 5) Annullering af hele projektet og den budgetterede besparelse/effektivisering på 3,0 mio. kr. For handlemulighederne 1 til 4 gælder, at uafhængigt af hvilken der vælges indebærer takststrukturen dog, at der forsat vil være forskel på fagafdelingernes udgifter, og det vurderes derfor som hensigtsmæssigt, at der i forbindelse med 2. budgetopfølgning 2015 tages stilling til omfordeling mellem udvalgene såfremt det på det tidspunkt vurderes nødvendigt. På Direktionsmøde 4. juli blev det besluttet, at Proaktiv skulle overtage administrationen af busser til en fast pris på 2,2 mio. kr. årligt. Det betyder, at Proaktiv ikke får effekt af ovenstående takstnedsættelser, men såfremt handlemulighed 3 vælges får de tilført budget. Proaktiv har et kørselsbudget på 1,0 mio. kr. Det bør derfor indgå i overvejelserne hvorvidt en af følgende handle muligheder fremadrettet skal vælges: 1) Aftalen fortsætter. Der skal tages stilling til, hvordan det forventede underskud på 1,2 mio. kr. håndteres. 2) Aftalen annulleres og Proaktiv indgår i ovenstående handlemuligheder. 5

6 Det vurderes, at handlingsmulighed 4, tilbageførsel af besparelsen på fagområderne og nedskrivelse af effektiviseringskravet (i alt 2,3 mio. kr.), kombineret med en annullering af aftalen omkring Proaktiv vil være den bedste løsning på nuværende tidspunkt. Det anbefales dog, at der sker en opfølgning på området og det følges tæt i budgetopfølgningerne i Vurderingen er foretaget i et samarbejde mellem fagafdelingerne og Økonomi. Det vurderes endvidere, at befordring bør konkurrenceudsættes snarest muligt, og at der i den sammenhæng skal ske en gennemgang af serviceniveauerne, hvor klare standarder fastsættes. Det skal dog præciseres, at serviceniveauer nogle steder er fastsat i lovgivningen. Transportoptimering Plejens anlægsbudget til genanskaffelser indgik i budgetlægningen som en besparelse. Da der forsat er behov for udskiftning af biler på området blev der indført en kørselstakst med henblik på at finansiere dette. Denne udgift er tages ud af Plejens budget. Minibusserne blev tilbageført til områderne i juli 2014 sammen med budgettet. Det giver udfordringer i forhold til at nå den budgetterede besparelse. For transportoptimeringsprojektet er der følgende handlemuligheder: 1) Nedskrivelse af besparelsen med 1,0 mio. kr. som konsekvens af tilbageflytningen af minibusserne. Herudover fjernes startgebyret på 50 kr. for kørsel i kommunen biler fjernes og Plejens takst fastsættes til 0,5 kr. pr. km. 2) Nedskrivelse af besparelsen med 1,0 mio. kr. som konsekvens af tilbageflytningen af minibusserne, og tilførsel af et anlægsbudget på 0,5 mio. kr. til genanskaffelser af biler til Plejen. Herudover fjernes startgebyret på 50 kr. for kørsel i kommunen biler fjernes og Plejens takst fastsættes til 0 kr. pr. km. I alt 1,5 mio. kr. 3) Annullering af projektet og tilbageførsel af både drifts og anlægsbudget. I alt 2,5 mio. kr. Det vurderes, at handlemulighed 2, nedskrivelse af besparelsen og tildeling af anlægsbudget (i alt 1,5 mio. kr.) vil være den bedste løsning på nuværende tidspunkt. Vurderingen er foretaget i et samarbejde mellem fagafdelingerne og Økonomi. Indstilling at der for befordring vælges en fremadrettet handlemulighed at befordring konkurrenceudsættes at der fastsættes klare serviceniveauer i forbindelse med befordring at der for transportoptimering vælges en fremadrettet handlemulighed at der er i forbindelse med 3. budgetopfølgning laves en samlet indstilling vedrørende 2014 begge kørselsprojekter 6

7 Oversigt økonomi kørselsprojekterne budget Kørselsprojekter Befordring Vedtaget besparelse budget ,000-3,000-3,000-3,000 Budgetforliget : Konkurrenceudsættelse af kørsel. -0,750-0,750 Budgetforliget : Omsorgskørsel (sparekatalog) -0,360-0,510-0,660 Spar/lån 2013/14 2,000 1,000 Budgetlægning : nulstilling af usikre indtægter/konkurrenceudsættelse af kørsel med borgere 0,750 0,750 I alt -2,000-1,360-2,510-3,660 Transportoptimering Vedtaget besparelse budget ,960-2,540-1,990-2,540 Anlæg budget : Udskiftning af biler Plejen -0,542-0,542 I alt -2,502-2,540-2,532-2,540 Befordring Handlemulighed 1: Fastholdelse af befordringsprojektet og afvente, hvilke konsekvenser takstnedsættelserne har på fagområderne Handlemulighed 2: Nedskrivning af effektiviseringskravet med 1,0 mio. kr., og afvente hvilken yderligere effekt det får for forbruget i 2015 Handlemulighed 3: Tilbageførsel af besparelsen på fagområderne jævnfør tabel i 2015 og frem 1,3 mio. kr., og herefter afvente hvilke yderligere konsekvenser takstnedsættelsen får. Handlemulighed 4: Tilbageførsel af besparelsen på fagområderne jævnfør tabel i 2015 og frem 1,3 mio. og nedskrivelse af effektiviseringskravet på 1,0 mio. kr. Samlet udgift 2,3 mio. kr. Handlemulighed 5: Annullering af hele projektet og den budgetterede besparelse/effektivisering på 3,0 mio. kr. Proaktiv: Aftalen fortsætter. Der skal tages stilling til, hvordan det forventede underskud på 1,2 mio. kr. håndteres. Proaktiv: Aftalen annulleres og Proaktiv indgår i ovenstående handlemuligheder Transportoptimering Handlemulighed 1: Nedskrivelse af besparelsen med 1,0 mio. kr. som konsekvens af tilbageflytningen af minibusserne. Herudover fjernes startgebyret på 50 kr. for kørsel i kommunen biler fjernes og Plejens takst fastsættes til 0,5 kr. pr. km. Handlemulighed 2: Nedskrivelse af besparelsen med 1,0 mio. kr. som konsekvens af tilbageflytningen af minibusserne, og tilførsel af et anlægsbudget på 0,5 mio. kr. til genanskaffelser af biler til Plejen. Herudover fjernes startgebyret på 50 kr. for kørsel i kommunen biler fjernes og Plejens takst fastsættes til 0 kr. pr. km. I alt 1,5 mio. kr. Handlemulighed 3: Annullering af projektet og tilbageførsel af både drifts og anlægsbudget. I alt 2,5 mio. kr. Udgift i 2015 og frem/mio. kr. 0 1,0 1,3 2,3 3,0 1,2 Udgift i 2015 og frem/mio. kr. 1,0 1,5 2,5 7