FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S. Global Transport and Logistics

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S Glbal Transprt and Lgistics

2 Indhldsfrtegnelse Nr. Kapitel Side 1 FORMÅL, MÅLSÆTNING OG KONSTITUERING 3 2 REVISIONSKOMITEENS OPGAVER 3 3 MØDER 4 4 DAGSORDEN 5 5 BESLUTNINGSDYGTIGHED 5 6 RAPPORTERING TIL REVISIONSKOMITEEN 5 7 REVISIONSKOMITEENS RAPPORTERING TIL BESTYRELSEN 6 8 REVISIONSKOMITEENS SELVEVALUERING 6 9 OPDATERING AF FORRETNINGSORDEN 6 FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 2

3 FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN DSV A/S (CVR-nr.: ) 1 Frmål, målsætning g knstituering 1.1 I verensstemmelse med anbefalinger m gd selskabsledelse har bestyrelsen fr DSV A/S nedsat en Revisinskmite. Revisinskmiteen er et bestyrelsesudvalg, der alene skal frberede beslutninger, der træffes af den samlede bestyrelse. 1.2 Det præciseres, at Revisinskmiteens rlle er at vervåge. Revisinskmiteen vertager ikke de pgaver g det ansvar, der påhviler direktinen eller bestyrelsen efter selskabslven, årsregnskabslven g anden relevant lvgivning. Revisinskmiteens fkus i frhld til varetagelse af den vervågende rlle retter sig derfr primært md sikring af velfungerende prcesser g prcedurer fr regnskabsaflæggelse, risikstyring, interne kntrller mv. indenfr det finansielle mråde. 1.3 Bestyrelsens frmandskab udpeger en frmand g t rdinære medlemmer til Revisinskmiteen blandt bestyrelsens egne medlemmer i henhld til retningslinjer beskrevet i Frretningsrdenen fr bestyrelsen g direktinen i DSV A/S. 1.4 Øvrige retningslinjer anført i Frretningsrdenen fr bestyrelsen g direktinen i DSV A/S er gså gældende fr Revisinskmiteen fr så vidt angår regler mkring afhldelse af møder, sted, frhandlingsprtkl etc. 1.5 Selskabets direktin bistår med g varetager sekretariatsfunktinen fr Revisinskmiteen. 2 Revisinskmiteens pgaver 2.1 Revisinskmiteens pgaver består verrdnet i jævnfør Frretningsrden fr bestyrelsen g direktinen i DSV A/S pkt. 3.2: - at vervåge regnskabsaflæggelsesprcessen, herunder vervåge verhldelse af gældende lvgivning, standarder g andre frskrifter fr børsnterede selskaber vedrørende regnskabsaflæggelse g ffentliggørelse af finansiel rapprtering, - at vervåge m Selskabets interne kntrlsystem, eventuelle interne revisin samt revisins- g risikstyringssystemer fungerer effektivt, - at vervåge at Selskabets kapitalberedskab g likviditet til enhver tid er frsvarligt i frhld til Selskabets drift, - at vervåge den lvpligtige revisin af årsregnskabet, m.v. - at vervåge g kntrllere revisrs uafhængighed, herunder særlig leveringen af yderligere tjenesteydelser, - at indstille til bestyrelsen m valg af revisr. FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 3

4 2.2 Fr at varetage disse pgaver skal Revisinskmiteen etablere en åben dialg mellem selskabets bestyrelse, ledelse g eksterne revisrer, ligesm Revisinskmiteen løbende vurderer behvet fr infrmatin m Revisinskmiteens arbejde til g kmmunikatin med selskabets medarbejdere. 3 Møder 3.1 Kun medlemmer af Revisinskmiteen har krav på at være til stede på kmiteens møder. Selskabets direktin vil samtidig være repræsenteret ved selskabets finansdirektør. 3.2 Selskabets administrerende direktør, Selskabets finansdirektør, Selskabets Grup Cmpliance Directr, Selskabets Grup Finance Directr g ekstern revisin kan kun g er frpligtede til at deltage i Revisinskmiteens møder, hvis de er blevet inviteret af Revisinskmiteen. 3.3 Selskabets Grup Cmpliance Directr, Grup Finance Directr samt ekstern revisin kan minimum en gang årligt mødes med frmanden fr Revisinskmiteen uden tilstedeværelse af Selskabets direktin, hvis frmanden fr Revisinskmiteen anser det fr relevant. 3.4 Revisinskmiteen skal årligt udarbejde en plan fr det kmmende års møder g minimumsindhldet heraf, sm indarbejdes i et årshjul. 3.5 Revisinskmiteen skal afhlde minimum tre møder årligt. Disse følger den nrmale cyklus fr revisinen med: 1. Planlægning af revisinen i fråret. 2. Afrapprtering af løbende revisin i efteråret. 3. Afrapprtering af status revisin i frbindelse med aflæggelse af årsrapprt. 3.6 I øvrigt påhviler det frmanden at indkalde til øvrige møder, når dette efter hans skøn påkræves, eller når det begæres af et medlem af kmiteen, et medlem af bestyrelsen eller et medlem af direktinen. 3.7 Møderne ledes af frmanden fr revisinskmiteen, sm samtidig gdkender dagsrden til møderne. FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 4

5 4 Dagsrden 4.1 Dagsrden fr møderne skal mindst indehlde følgende punkter, idet bestyrelsens årshjul dg vil indehlde specifikke g detaljerede dagsrdener fr hvert enkelt møde: 1. Prtkl fr fregående møde. 2. Meddelelser fra frmanden. 3. Meddelelser fra direktinen. 4. Evt. sager m besvigelser 4.2 Frslag til særskilt beslutning herudver skal så vidt muligt ptages sm et punkt på dagsrdenen. 5 Beslutningsdygtighed 5.1 Frmanden leder møderne. Kmiteen er beslutningsdygtig, når ver halvdelen af samtlige medlemmer er til stede. Kmiteens beslutninger træffes ved flertal blandt de mødende medlemmer. I tilfælde af stemmelighed er frmandens stemme afgørende. Medmindre en beslutning skønnes af Kmiteen sm upsættelig, må den ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. 6 Rapprtering til Revisinskmiteen 6.1 Fr effektivt at kunne varetage sine pgaver, skal der løbende rapprteres til Revisinskmiteen mkring relevante frhld fr kmiteens pgaver. 6.2 Denne rapprtering mfatter, men er ikke begrænset til: 1. Materiale fra revisinen, herunder: a. Revisinsprtkller b. Management letter c. Revisinsplan d. Revisinshnrar e. Aftalebrev f. Revisrs redegørelse fr prcedurer fr prethldelse af uafhængighed 2. Udkast til relevant eksternt materiale, herunder: a. Årsrapprt b. Selskabsmeddelelser 3. Årlig pdatering vedrørende selskabets prcedurer fr risikstyring, herunder IT-risici g IT-sikkerhed, interne kntrller samt væsentlige regnskabsmæssige skøn g praksis 4. Øvrig rapprtering sm angivet i Frretningsrden fr bestyrelsen g direktinen fr DSV A/S FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 5

6 6.3 Alt væsentligt infrmatin, sm tilgår Revisinskmiteen, skal hvis relevant gså tilgå bestyrelsen. 7 Revisinskmiteens rapprtering til bestyrelsen 7.1 Prtkl fra alle møder udarbejdes hurtigst muligt efter møder g gdkendes herefter af Revisinskmiteens medlemmer. Kpi fremsendes herefter til den samlede bestyrelse. Prtkllens indhld skal have et mfang sm sikrer et passende g fair grundlag fr, at den samlede bestyrelse kan træffe beslutninger. Såfremt et bestyrelsesmøde afhldes uden at bestyrelsens medlemmer har mdtaget referat fra det senest afhldte revisinskmitemøde giver frmanden fr Revisinskmiteen eller ved dennes frfald ét af de øvrige medlemmer et freløbigt mundtligt referat på bestyrelsesmødet, sm kan danne grundlag fr bestyrelsens eventuelle beslutninger. 8 Revisinskmiteens selvevaluering 8.1 Revisinskmiteen gennemfører årligt en selvevaluering af dennes egen generelle præstatin, ressurcer g materialer samt kvaliteten af afrapprtering til bestyrelsen. Endvidere vurderes årligt revisinskmiteens sammensætning, uafhængighed g kmpetencer samt eventuelt behv fr pdatering af medlemmernes kmpetencer. 8.2 Selvevalueringen frestås af frmanden fr revisinskmiteen. Resultaterne af selvevalueringsprcessen, herunder eventuelle anbefalinger drøftes i revisinskmiteen. 9 Opdatering af frretningsrden 9.1 Frretningsrdenen fr Revisinskmiteen i DSV A/S gennemgås g pdateres årligt med henblik på at sikre, at den er dækkende g tilpasset Selskabets virksmhed g behv. FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 6

7 Vedtaget på bestyrelsesmøde den 20. juni 2013 Bestyrelsen: Kurt K. Larsen Erik B. Pedersen Kaj Christiansen Annette Sadlin Birgit W. Nørgaard Thmas Plenbrg Direktinen: Jens Bjørn Andersen Jens Lund Bilag 1: Årshjul fr revisinskmiteen FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S 7

8