1 Hirtshals Menighedsråd Kirkegade Hirtshals

Transkript

1 1 Dagsorden til menighedsrådsmødet Tirsdag, den 21. oktober 2014 kl I Emmersbæk kirkes menighedslokale Fraværende medlemmer: Aksel Lindy Toft og Annemette Nørgaard Høgsbro. DER ER MØDEPLIGT 1. Revisionsprotokollat til regnskabsåret 2013 Revisionsfirmaet PWC fremsender revisionsprotokollat for regnskabsåret Protokollatet gennemgås kort på mødet. Der er kun givet én bemærkning til regnskab Denne vedrører en pålagt fremadrettet udfærdigelse af biregnskaber i f.m. afholdte anlægsarbejder. Revisionsprotokollatet er vedhæftet som bilag. Inden mødet er man velkommen til, at kontakte administrationen såfremt der er afklarende spørgsmål til protokollatet. Godkendt. 2. Kvartalsrapport. Der foreligger kvartalsrapport for juli kvartal Der er udarbejdet miniøkonomirapport over forbruget pr. 30/ fordelt på løn og øvrig drift. Kvartalsrapport og miniøkonomirapporten er vedhæftet som bilag. Inden mødet er man velkommen til at kontakte administrationen såfremt der er afklarende spørgsmål til rapporterne. Godkendt 3. Forespørgsel om overnatningsmulighed i menighedslokalerne i Emmersbæk. I 2015 er der arrangeret en pilgrimsvandring fra Trondhjem til Jerusalem. Vandringen skal gå gennem Danmark (start Hirtshals) den 30. maj Kontoret har modtaget en forespørgsel om overnatningsmulighed fra den 29. maj til den 30. maj 2015 i Emmersbæk kirkes menighedslokaler. Der kan blive tale om 20 deltagere. Forespørgslen kommer fra menighedsrådsformanden fra Abildgård sogn i Frederikshavn Ernst Hansen. Menighedsrådet gav tilladelse til den ansøgte overnatning i menighedslokalerne i Emmersbæk.

2 2 4. Godkendelse af kirkegårdsvedtægter. Godkendelse af Kirkegårdsvedtægterne for 2014 vedrørende Emmersbæk og Hirtshals kirkegårde. Ændringerne kan ses i følgende paragraffer: 2 stk.3 3 stk. 1,2 og stk. 5 og stk stk. 1 og 2 14 stk stk. 2, 4, 5 og 6 17 stk. 2, 3, 4 og 5 22 stk stk. 1 og nyt punkt 16 og stk. 3 Vedtægterne er vedhæftet som bilag. 3 stk. 1 her ændres teksten vedrørende kirkegårdskort til: Kirkegårdene er digitalt opmålte. De digitale kort opbevares i Brandsoft kirkegårdssystem. Herfra kan kirkeværgen og graveren til en hver tid udskrive opdaterede kirkegårdskort. Øvrige ændringer blev godkendt. 5. Godkendelse af regler for Plænebegravelser og urnenedsættelse. 1. Til godkendelse foreligger regler for plænebegravelser og urnenedsættelser på Hirtshals og Emmersbæk kirkegårde. Reglerne er vedhæftet som bilag. 2. Stillingtagen til betaling for vedligeholdelse af urnenedsættelser i skoven på Emmersbæk kirkegård. De vedtagen priser i GIAS er vedtaget til kr. 335,69 pr. år i 15 år. Udgift i alt kr ,35. Graver Lone Andersen og administrationen indstiller, at vedligeholdelsesprisen for et urnested i skoven på Emmersbæk kirkegård sættes til kr. 170,00 pr. år i 15 år. Udgift i alt kr ,00. Denne pris er sat under hensyntagen til det minimale vedligeholdelsesarbejde der pågår over årene. Prisen er ca. en halvering af den udmeldte GIAS pris. Såfremt menighedsrådet vedtager den indstillede pris på kr. 170,00 pr. år i 15 år, skal Provstiet ansøges om en prisændring i GIAS systemet. 1. Godkendt dog således at reglerne for Urnenedsættelse på Emmersbæk Skovkirkegård ændres i punkt 1. Ordet gravkastning ændres til urnenedsættelse. 2. Menighedsrådet vedtog at opkræve kr. 170,00 pr. år i 15 år. Provstiet ansøges om den ønskede prisændring i GIAS

3 3 6. Digital opmåling af kirkegårdene. Den digitale opmåling af Hirtshals og Emmersbæk kirkegårde er nu afsluttet. Kortene fremlægges til gennemsyn. Graver Lone Andersen orienterer om sagen. Fa. Birk og Boe har videregivet den digitale opmåling til Brandsoft. Brandsoft foranledig at de digitale kort bliver tilgængelige i Kirkegårdssystemet og efterfølgende ønsker menighedsrådet at kirkegårdskortene bliver tilgængelige for borgerne på sognets hjemmeside. 7. Nedlæggelse af tomme gravsteder på Hirtshals kirkegård. Grave Lone Andersen indstiller at der - 5 steder på Hirtshals kirkegård - nedlægges tomme gravsteder. Lone Andersen vil redegøre for de alternative planer med arealerne. Kort over Hirtshals kirkegård, med arealerne anmærket, er vedhæftet som bilag. Godkendt 8. Til- og ombygningen af Hirtshals kirkekontor. Orientering fra byggemøderne. Status på indflytning/færdigmelding af byggeriet. Status på tilbudsgivningen i f.m. inventar til kirkecentret. Status på logistikplan for tilbageflytningen fra Emmersbæk kirke til Hirtshals Kirkecentret Indvielsesudvalget vil orientere om status på programmet for den 30. november De menighedsrådsmedlemmer, der vil være behjælpelig med tilbageflytning, opstilling og rengøring i uge 47 og 48 i kirkecentret, bedes tilkendegive dette på mødet. Der er brug for hjælp til følgende: tilbageflytning af inventar fra missionshuset til kirkecentret mandag den 17/ i uge 47. Hjælp med rengøring af kirkecentret samt hjælp til opstilling og forberedelserne af åbent hus arrangementet den 30. november 2014 (uge 48). Der ønskes en drøftelse vedrørende bortskaffelsen af overskydende inventar fra kirkekontoret. Til orientering. Skydedørene, som opbevares i Hirtshals Missionshus sættes til salg for kr Ole Valsson, Poul Moltsen og Jan Riisager hjælper med tilbageflytningen af inventaret til kirkecentret den 17/ mødetidspunkt kl ved kirkecentret. Rengøringen og oprydning i kirkecentret foretages i uge 48. Leif Axberg melder ud til menighedsrådet medlemmer, hvilke dage der afsættes til rengøring og oprydning. Overskydende inventar bortloddes på auktion i januar måned Klokkestablen ved Emmersbæk kirke Der ønskes en kort afklarende drøftelse af klokkestablen ved Emmersbæk kirke. Der foreligger tegningsforslag og tilbud på opførelse af ny klokkestabel fra Dansk Klokketeknik, Løkken. Alternativt tegningsforslag og tilbud er bestilt hos Fa. Kirkeklokken Aps, Nykøbing Mors. Sagen genbehandles på menighedsrådets møde den 13. november Fundamentet skal genbruges. Krydsaftivningerne skal udformes således at regnvand bortledes. Der ønskes hjemtaget alternativt tilbud til Dansk Klokketeknik, Løkken.

4 4 10. Orienteringspunkter: Orientering fra præsterne. Orientering fra Formanden. Der er fremlagt brochurer og tidskrifter til fri afbenyttelse Orientering ved kontaktpersonen. Orientering fra graveren. Granlægningen er påbegyndt. Der ønskes fældet træ der er placeret på kirkegådens areal. Træet fælles. 11. Eventuelt På vegne af Hyggecafeen orienterede Maiken Buddig om programmet for menighedsmødet den 12. marts Her har man lavet aftale med journalist Jørgen Pyndt, der vil holde foredrag over emnet Fra bondedreng på Lolland til journalist i Nordjylland. Prisen for foredraget er kr incl. kørsel. Der opkræves kr. 50,00 for kaffe og foredrag. Menighedsrådet vedtog at dække et evt. underskud. Ole Valsson orienterede om foredrag arrangeret af aktivitetsudvalgene i de samarbejdende sogne den 22. november 2014 kl i Borgernes Hus i Uggerby

5 5 Underskrift: _ Grethe Bork Kristoffersen Eva Gad Rasmussen Maiken Buddig Flemming Flindt Nielsen Leif Stensgaard Møller Gitte Pallesgaard Grønkjær _ Jan Kiel Riisager Ole Valsson _ Poul Moltsen Evald Helmer Kristensen _ Bjarne Hougaard