Kom godt i gang med vagtplan

Transkript

1 Kom godt i gang med vagtplan februar

2 Indholdsfortegnelse Hvad er KMD Vagtplan?... 3 Vagtplanlægningsmodul. (VpMenu)... 3 Rapportmodul. (VpRapport)... 3 Overenskomstmodul Sådan starter du vagtplan op:... 5 Rulleplaner:... 6 Sådan indtaster du rulleplan:... 6 Rulleplan og lokalaftale tilknyttes: Udrul tjenesteplaner Ændre status fra udrullet til godkendt: Daglig drift: Indberetning af afvigelser: Afvigetyper: Sletning/ændring af indberettet afvigelse Normperiode: Tilknytning normperiode: Sådan læser du normdifference og afspadseringssaldi: Fravær: Nedsat tjeneste: Ændring af arbejdssted i åbentstående fraværsperiode: Fravær på grund af graviditet: Barselsorlov: Barselsorlov uden løn: Seniordage: Indberetning af omlagt af tjeneste: Regulering af normdifferencer: Diverse saldi Ønsker om tjenester eller fravær Simulering Udskrifter: Tjenesteplan med komme gå tider: Tjenesteopgørelse for den enkelte: Efter lønkørsel Tips og tricks: Øvrig information:

3 Hvad er KMD Vagtplan? KMD Vagtplan anvendes til planlægning af tjenesteforløb og registrering af faktisk arbejdstid. KMD Vagtplan består bl.a. af: Vagtplanlægningsmodul Rapportmodul Personale- og Lønintegration (central overførsel af data mellem vagtplan og lønsystem) Overenskomstmodul Vagtplanlægningsmodul. (VpMenu) KMD vagtplan indeholder de menupunkter, du skal benytte til nødvendig datavedligeholdelse i forbindelse med tjenesteplanlægningen, herunder bl.a. tjenesteplan, ønsker, rulleplan, tjenester, administration af lokalaftaler og normperioder, For at komme i gang med vagtplan skal der indberettes følgende oplysninger: 1. Administrativ enhed arbejdspladsen (evt. flere afdelinger) - (oprettes i Personale- og HR afdelingen efter decentral indberetning via Sign-flow) 2. Medarbejder overførsel til vagtplan sker fra lønsystemet (Medarbejderen skal være oprettet i løn, før overførsel kan finde sted) 3. Tjenestebrikker (mødetider), er oprettet centralt i Personale- og HR afdelingen. Hvis du får brug for nye tjenestebrikker skal du rette henvendelse til Personale- og HR afdelingen, gerne pr. mail. 4. Rulleplan mødeplan, skal oprettes for den enkelte medarbejder 5. Lokalaftale (normperiode), som oprettes centralt. Den enkelte medarbejder skal tilknyttes normperiode Rapportmodul. (VpRapport) VP Rapport er et standardmodul som består af et grundmodul og et rapportmodul. Grundmodulet er det modul du anvender, når du starter VP Rapport. Modulet indeholder de basisfunktioner, der skal til for, at du kan arbejde med rapporter og består af følgende: Opret / udsøg rapporter. Opret / udsøg Listekriterier. Funktion til at udskrive. Funktion til at eksportere. Funktion til at arkivere. 3

4 Administratorfunktion Rapportmodulet indeholder de enkelte rapporter, som du vælger via grundmodulets funktioner til oprettelse / udsøgning af rapporter og listekriterier. En rapport består af følgende: Rapporttype (Layout). Kriterier til udsøgning. I VP-rapport kan der bl.a. laves rapporter over timeforbrug af bl.a. ekstratimer, overarbejde, mistede fridage osv. Nærmere beskrivelse findes under hjælp i vp-rapport. Overenskomstmodul. Overenskomstmodulet danner grundlag for diverse beregninger af tjenester, frihed og fravær. Vedligehold sker centralt. KMD vedligeholder landsdækkende standardoverenskomster. 4

5 Sådan starter du vagtplan op: Vælg start/programmer/vagtplan/vp-menu Skriv dit brugernavn og kendeord Følgende billede fremkommer: Tekst under ikonerne kan sættes på eller fjernes ved at vælge: filer/værktøjslinie/vis tekst. 5

6 Rulleplaner: Den enkelte medarbejders rulleplan (mødeplan) oprettes, vælg rulleplan Følgende billede fremkommer: Vælg administrativ enhed Sådan indtaster du rulleplan: 1. Klik på feltet "Rulleplan", og vælg et nyt rulleplannummer. 2. Indtast dato for, hvornår rulleplanen skal gælde fra. 3. Klik på kommandoknappen "Opret ny...".du får nu Vinduet Rulleplan frem. 4. Markøren er anbragt i feltet "Rulleplan" efter rulleplannummeret. Indtast et rulleplannavn, du selv vælger. Navnet vil blive vist i Dialogboksen Vælg rulleplan, næste gang du vælger rulleplannummeret. Med Rulleplan har du mulighed for at fastlægge et tjenestemønster, der strækker sig over én eller flere uger (maksimalt 99 uger). Tjenestemønstret indeholder beskrivelse af planlagte tjenester, 6

7 fravær og fri, bl.a. afspadsering. Rulleplanen kan kontrolleres for, om den er i overensstemmelse med de gældende fridøgnsbestemmelser og 11-timersregel. Du kan oprette en rulleplan, når du har udført opgaven Nyopret rulleplan. Sådan opretter du en rulleplan: 1. Udfør opgaven Indtast en ny rulleplan eller Kopier en tidligere oprettet rulleplan som grundlag for at danne en ny. 2. Klik på kommandoknappen "Ny linje". Du får nu Dialogboksen Opret ny linje frem. 3. Indtast ugenummer ved at dobbeltklikke i feltet "Ugenr." Og overskrive ugenummeret i dette felt med et nyt. Rulleplanen er opdelt i ugedage, og for hver ugedag i en uge kan du angive flere tjenesteforløb og styre dette ved hjælp af løbenummer. Du kan indtaste løbenummer ved at dobbeltklikke i feltet "Løbenr." Og overskriv løbenummeret i dette felt med et nyt. 4. Klik på OK. 5. Gentag punkt 3, 4 og 5 for de uge numre og løbenumre, du ønsker at oprette i rulleplanen. 6. Dobbeltklik i tjenestefeltet under en ugedag. Du kan nu vælge en tjeneste fra listen. 7. Klik på den tjeneste, du ønsker oprettet på rulleplanen, og derefter på OK. 8. Dobbeltklik i afvigelseskodefeltet (til højre for tjenestefeltet) under en ugedag. Du kan nu vælge en afvigelse. Afvigelse kan være enten afspadsering eller, for rådighedsvagter, påregnelige opkald. 9. Klik på den afvigelseskode, du ønsker for tjenesten, og derefter på OK. Der fremkommer nu et billede, hvor du kan angive start- og sluttid for afspadseringen/opkaldet. 10. Gem oplysningerne i rulleplanen ved at klikke på kommandoknappen Gem. Du kan nu foretage kontrol og konsekvensberegning på rulleplanen med kommandoknapperne "Kontrol" og "Konsekvens". Se også elektronisk hjælp i vp-menu følgende punkter: Kontrollér rulleplan Konsekvensberegning af rulleplan Vinduet Rulleplan Sådan ser billederne ud, når du opretter en rulleplan: 7

8 Indtast det antal uger rulleplanen skal løbe over og vælg ok Følgende billede fremkommer: Skriv navn på medarbejder i det hvide felt Vælg mandag i uge 1 (her markeret med blåt) og vælg vælg tjeneste, følgende billede fremkommer: Her skal du vælge tjenestebrikker (mødetider) ved at markere den ønskede tjenestebrik og vælg ok 8

9 Herefter udfyldes resten af rulleplanen. Kan f.eks. se sådan ud: Nu vises rulleplan ved hjælp af symboler, og timer ialt, antal uger og timer pr. uge vises. For at se mødetid for den enkelte tjenestebrik, stå på tjenestebrikken og vælg detajler Følgende billede fremkommer: 9

10 Er rulleplanen korrekt, vælg gem. Inden man knytter rulleplan og medarbejder sammen bør der laves kontrol af rulleplanen for at sikre, at rulleplanen overholder bestemmelserne om fridøgn og hviletid. Hvis kontrollen viser, at der er brud på reglerne, skal man forholde sig og evt. rette, indtil rulleplanen er korrekt. Bemærk at kun for 7 7 nattevagter vil det være i orden at arbejde mere end 6 døgn uden fridøgn. Rulleplan og lokalaftale tilknyttes: Vælg Vælg administrativ enhed Vælg dato (Her vil altid stå dags dato, hvis medarbejder først er tilknyttet vagtplan på en fremadrettet dato skrives denne dato, f.eks ) Vælg initialer, her fremkommer alle medarbejdere, som er oprettet i vagtplan gennem lønsystemet. Vælg en medarbejder. Følgende billede fremkommer: Vælg aftaler Vælg indsæt linie Skriv dato for hvornår medarbejderen starter i rulleplanen 10

11 Følgende billede fremkommer: Vælg rulleplannr. for den pågældende medarbejder og skriv hvilket ugenummer den pågældende medarbejder er i, pr. den dato du har valgt for rulleplanens start Vælg lokalaftaler /tilføj/vælg i rullegardin det antal uger, som rulleplanen løber over Følgende billede fremkommer: Vælg ok 11

12 Følgende billede fremkommer: Vælg datoen for førstkommende mandag i ugesekvens 1 i rulleplanen og skriv den i fra og tryk på tabulatortasten. Herved ændres datoen første opgørelse til sidste søndag i sidste ugesekvens i rulleplanen. Vælg luk gem - luk Tilknyt rulleplan og lokalaftale på hver enkelt medarbejder. Se endvidere afsnittet om normperioder på side 18, under daglig drift. 12

13 Udrul tjenesteplaner. Vælg Følgende billede fremkommer: Sæt flueben ved 4 ugers plan (Hvis du ikke har mulighed for at vælge 4 ugers plan er det fordi din skærmopløsning skal ændres til 1024 x 768) Vælg opret ny(e) Vælg det antal uger du vil udrulle tjenesteplaner, minimum 4 uger. Følgende billede fremkommer: Vælg startdato for tjenesteplan, og vælg ok Ved næste billede fjernes flueben ved vis planlægningsoversigt, vælg ok Tjenesteplanerne udrulles for det valgte antal uger 13

14 Følgende billede fremkommer: Vælg vis/ navne i tjenesteplan og fravælg evt. vis ad brikker (hvis f.eks. timelønnede og arbejdsfrie dage skal være blanke) Bemærk: Hvis der fremkommer ene ad brikker / blanke felter på en månedslønnet medarbejder, er det fordi man ikke har tilknyttet rulleplan, og man skal således gå tilbage under medarbejder, og tilknytte rulleplanen og lokalaftalen. Herefter åbnes tjenesteplanen igen, og medarbejderen genudrulles ved at højreklikke på medarbejderen (på navnet), og vælg genudrul person. Ændre status fra udrullet til godkendt: Tjenesteplanen skal stå med status godkendt inden der sker overførsler fra vagtplan til lønsystemet og fraværssystemet. Personalet har krav på at kende den godkendte tjenesteplan 4 uger frem i tiden, og derfor er det en god rutine altid at have tjenesteplanen godkendt mindst 4 uger frem i tiden. Hvis tjenesteplanen ikke står med status godkendt, vil der ikke ske overførsler til fraværssystemet eller lønsystemet, og hvis det f.eks. drejer sig om aktuel uge, og en medarbejder bliver syg, og arbejdsstedet ville have ret til refusion, så vil det ikke blive søgt hjem, da data ikke kommer videre før tjenesteplanen står med status godkendt. Arbejdsbestemte tillæg vil heller ikke blive udbetalt, hvis tjenesteplanen ikke står med status godkendt. For at ændre fra status udrullet til status godkendt vælg funktioner/godkend 14

15 Følgende billede fremkommer: Vagtplan foreslår altid, at man godkender 1 uge. For at oplysningerne går videre til lønsystemet og fraværssystemet, skal tjenesteplanen være godkendt. Vælg godkend Når man godkender, vil vagtplan lave kontrol i forhold til brud på overenskomster. Hvis der fremkommer brud, skal man forholde sig til meddelelsen, inden man godkender. Evt. ved at rette i tjenesteplanen. Som udgangspunkt bør den tjenesteplan, der offentliggøres være godkendt. En rutine kunne være, at man hver mandag godkender den uge, der ligger 5 uger fremme i tiden. 15

16 Daglig drift: Sygdom SKAL indberettes samme dag, som en medarbejder bliver syge- eller raskmeldt. Øvrige ændringer i tjenestplanen skal der laves en rutine for. Eksempelvis at man hver mandag indberetter ændringer til den foregående uge. Af hensyn til timelønnende, er det VIGTIGT, at indberetning sker snarest efter præsteret tjeneste, se også tidsplan for overførsel til løn. Indberetning af afvigelser: Åbn tjenesteplanen. Vælg medarbejder/dato, og sæt cursor i feltet til højre for tjenestebrikken. Vælg registrer afvigelse, eller dobbeltklik Følgende billede fremkommer: 16

17 Vælg afvigetype i rullegardinet Afvigetyper: Oftest anvendte afvigetyper: Afvigetype Skal indberettes Vær opmærksom på A9 (afspadsering) dagligt + tidspunkt EX (ekstratimer) dagligt + tidspunkt varsling, udbetales/afspadseres OA (overarbejde) dagligt + tidspunkt varsling, udbetales/afspadseres FK (feriekoloni) periode start- og slutdato brug tid fra tjeneste/ påvirker normtid KU (kursus) dagligt + tidspunkt eller særydelser og med løn periode TJ (tjenestefri) dagligt + tidspunkt eller særydelser og med løn periode FE (ferie) Dagligt eller periode evt. fra ønsker med løn og med særydelser, saldo FF (6. ferieuge) dagligt eller periode saldo AP (adoption) periode forventet og faktisk hjemtagelsesdato BA (barsel) periode forventet og faktisk fødselsdato HJ (hjemmeboende barns 1. sygedag) OS (omsorgsdag) SY (sygdom) TT (tilskadekomst i tjenesten) GG (graviditestsgener) NS (nedsat tjeneste) dato eller tidspunkt periode eller dato og tidspunkt barnets fødselsdato Periode eller dag og evt. 56 og delvis syg og sygetidspunkt /fraværserklæring Periode eller dag og evt. tidspunkt Periode eller dag og evt. forventet fødselstidspunkt tidspunkt aftale om periode laves, der Der må IKKE være slip i kodes dagligt med tidspunkt periode mellem sygdom og for fravær nedsat tjeneste. Spørg Personale- og HR afdelingen Sletning/ændring af indberettet afvigelse Stå på feltet med afvigelsen/dobbeltklik på musen eller vælg registrer afvigelse Vælg slet linje eller rediger linje 17

18 Normperiode: En normperiode svarer normalt til en rulleplans * længde (antal uger). Bruges primært til at holde øje med at pgl. præsterer det timetal pgl. er ansat til over en given periode. F.eks. 37 t pr. uge over 4 uger = 148 timer normperiode. Overskud eller underskud kører videre til næste normperiode- men man har mulighed for at planlægge længere eller kortere normale arbejdsdage for at få normperioden til at gå i nul uden at skulle bruge tid på selv at regne det ud, fordi man får præsenteret saldo efter hver periode. Perioden skal være på mindst 4 uger i de fleste overenskomster. Undtagelse * er hvis man har en ansat på f.eks. 8 timer pr. uge uden fast rulleplan der kan man f.eks. sætte pgl. På en 4 ugers normperiode og så holde styr på at pgl. Præsterer den normtid pgl. Får løn for og også hvornår man er nødt til at kode ex-timer eller oa-timer. En ikke uvæsentlig sidegevinst ved at bruge normperiode er, at man også får et regnskab over FO-dage/timer, derved sikrer man også, at man får planlagt og afviklet FO dage senest 3 måneder efter dagen er forekommet. Tilknytning normperiode: 18

19 Find medarbejderen, klik på ok. Følgende billede fremkommer: Vælg fanebladet aftaler, følgende billede fremkommer: 19

20 Vælg det antal uger normperioden/rulleplanen er på, tilføj (indsæt linje) - startdato for hvornår man vil starte med at køre normperioder (SKAL være en mandag bedst i uge 01 i en rulleplan (men hvis det ikke er uge 01 må man tage højde for at der kan blive en normdifference som man skal tage stilling til og/eller evt. skal nulstille)-brug tabulatoren hen til første beregningsdato, så regner maskinen selv datoen ud LUK GEM. Følgende billede fremkommer: Så er normperioden tilsluttet og når man åbner tjenesteplanen kan man nu se beregning af normperioder normdiff. Og evt. tilgodehavende Fo-timer/dage + selvfølgelig afspadseringsregnskab. 20

21 Eksempel, når man åbner tjenesteplanen efter tilknytning: Sådan læser du normdifference og afspadseringssaldi: På tjenesteplanen skal man være opmærksom på i hvilken uge cursoren står og det vil så være slutdatoen for den normperiode som står helt til højre som saldoen henviser til. Man læser afspadseringssaldoen ved at være opmærksom på hvilken dato man står på med cursoren og det er så den første dato ovenfor afspadseringsregnskabet som saldo henviser til. Vær opmærksom på at hvis man går tilbage i en uge som ER BEREGNET og retter noget der vil det ikke vise sig på saldi i afspadseringsregnskabet eller på normdifferencen straks da saldokorrektionen først bliver beregnet og overført EN gang hver uge. Tjenesteplanerne skal altid være udrullet og GODKENDT 4 uger frem i tiden, jfr. Tidligere om rulleplaner. 21

22 Fravær: Fravær kodes umiddelbart efter fraværet konstateres, hvis fravær kodes for sent eller forkert, således der mistes refusion, vil det være arbejdsstedets udgift. Hvis der laves korrektion i en afsluttet fraværsperiode på. f.eks. sidste fraværsdag, skal fraværsperioden først slettes og afsluttes ved gem. Lav dernæst korrekt indberetning og gem. Hvis den korrigerede fraværsperiode er en periode, hvor der skal søges refusion, skal Personaleog HR afdelingen kontaktes, således vi sikrer, at fraværet går korrekt videre til kommunernes dagpengeafdelinger. Ved alt fravær, hvor der skal modtages refusion, vil Personale- og HR afdelingen anbefale, at man sideløbende følger fraværet på DH01, og hvis man har spørgsmål retter henvendelse til Personale- og HR afdelingen. Ved længerevarende fravær er det vigtigt, at det aftales at FO dage afvikles i fraværsperioden, og ligeledes er det vigtigt at FO dagene indberettes som afviklet. Ved sygdom på en enkelt dag må man ikke bruge periode, men kun skrive sy for syg, og lade dato stå. Vedkommende vil så kun være registreret for denne ene sygedag. 22

23 Hvis fravær varer udover en dag, så er det en periode, og kodes som åbentstående fravær: Når sygdomsperiode er slut, går man ind på sidste sygedag, rediger linje og anfør sidste sygedag ok luk - gem og luk. 23

24 Hvis man koder en enkelt dags fravær som periode så vil det ikke blive registreret korrekt i fraværsmodulet, og der vil blive blokeret for fremtidige fraværsoverførsler indtil fejlen er rettet. Hvis man koder en periodes fravær dag for dag og ikke som samlet periode, så vil der aldrig blive udløst evt. refusion, idet fraværet betragtes som nyt fravær hver dag. Nedsat tjeneste: En fraværsperiode skal altid være sammenhængende. Hvis det i forlængelse af en sygdomsperiode aftales, at den ansatte starter op på deltid, så er det vigtigt, at opstart på nedsat tid kodes i umiddelbar forlængelse af sygdomsperioden, da det ellers vil blive betragtet som 2 perioder, og dermed ny arbejdsgiverperiode mht. refusion. Man indgår en skriftlig aftale om aftalt arbejdstid og varighed af den nedsatte tjeneste. Se vejledning og blanketten på Broen, under Personale Fravær - Sygefravær _- Start på nedsat tid. Blanketten indsendes efter udfyldelse til Personale- og HR afdelingen. Fraværet under nedsat tjeneste kodes på følgende måde: 24

25 Den åbentstående sygeperiode afsluttes: Dagen efter, her vælges afvigelse detaljer, vælg kode NS for nedsat tjeneste. 25

26 Følgende billede fremkommer: Der spørges, om der skal oprettes en aftale om nedsat tjeneste, her skal man ALTID vælge JA Udfyld start og slutdato for aftalen, tryk ok luk gem og luk. Aftalen er nu indgået i vagtplan. Herefter koder man for hver enkelt tjeneste i perioden om nedsat tjeneste *. Det, der skal kodes er den del af tjenesten, hvor den ansatte er fraværende på grund af nedsat tjeneste, og denne kodes som NS. Når man vælges NS kommer perioden for den indgående aftale, man har kodet i vagtplan frem. Herefter koder man for den enkelte tjeneste. Her er pgl. fraværende på grund af nedsat tjeneste fra kl Tryk ok luk gem og luk. *Vær Obs! på ovennævnte gælder hvor det er den ansattes normale rulleplan/tjenesteplan man har aftalt nedsat. Hvis man omlægger den normale tjenesteplan så den ansatte ikke følger sin egen rulleplan under den nedsatte tjeneste men man f.eks. lader en aftenvagt 28 t pr. uge arbejde nedsat på 20 t pr. uge hverdage fra 8-12 uden weekendvagt i så tilfælde må man IKKE ændre tjenesteplanen i Vagtplan og kode NS dag for dag men skal blot registrere den nedsatte periode i Vagtplan og sende aftalen om nedsat tjeneste til Personale - og HR afdelingen. Den ansatte skal have sædvanlig løn under fraværet og det vil pgl. ikke kunne få hvis tjenesten omlægges fra aftenvagt til dagvagt og/eller uden weekender. Man kan evt. registrere den reelle arbejdstid på de udskrevne ophængte tjenesteplaner, som de ansatte selv noterer dagligt fravær og ændringer på. 26

27 Hvis det aftales, at der f.eks. afholdes ferie, og nedsat tjeneste skal startes op igen efter ferie, må der igen overhovedet ingen slip være mellem datoerne. Kontakt venligst Personale- og HR afdelingen for nærmere rådgivning. Ændring af arbejdssted i åbentstående fraværsperiode: Hvis en ansat under en fraværsperiode ændrer arbejdssted, skal fravær afsluttes på sidste dag på den afgående administrative enhed og startes op dagen efter på den nye administrative enhed. Når kodningen er sket, skal der rettes henvendelse til Personale- og HR afdelingen, således det sikres, at fraværet ikke kommer til at stå som 2 perioder, og man derved risikerer at miste refusion ved at der startes en ny arbejdsgiverperiode op. 27

28 Fravær på grund af graviditet: Såfremt en ansat er syg på grund af graviditets gener, er det vigtigt, at det kodes som gg, Hvis fravær skyldes graviditets gener, og dette er lægeligt dokumenteret, vil arbejdsstedet modtage dagpengerefusion fra 1. sygedag. Hvis fravær på grund af graviditet strækker sig frem til den ansatte skal gå på barsel, så er det vigtigt, at man først afslutter kodningen graviditets gener 4 uge før forventet fødsel, da man som offentlig arbejdsgiver ikke modtager refusion for fravær i et almindeligt barselsforløb mellem den 4. og 8. Fraværs uge før forventet fødsel. Barselsorlov: Barsel kodes med afvigetype BA og forventet fødselstidspunkt. Når fødsel er sket ændres forventet fødsel til faktisk fødselsdato, og senest 8 uge efter fødsel skal aftale om barselsperioden være indgået og indsendt til Personale- og HR afdelingen. Det er vigtigt, at det forud for en barselsperiode aftales, at FO dage afvikles under barselsperioden, og at FO dagene ligeledes indberettes i perioden. 28

29 Barselsorlov uden løn: Når en ansat går på barsel UDEN løn skal man stoppe rulleplantilknytningen, så udbetaling/ optjening af arbejdstidsbestemte tillæg (særydelser) stoppes. Herefter er der 2 muligheder for at håndtere perioden for barsel uden løn: 1. Man kan sætte slutdato (= dato for sidste dag i barsel med løn) ved rulleplantilknytning under MEDARBEJDER AFTALER. Medarbejderen skal igen tilknyttes når barsel uden løn er slut. Medarbejderen vil så stå uden rulleplantilknytning i perioden, med AD brikker, disse kan dog fjernes under VIS, fjern flueben ved Vid AD brikker. 2. Man kan vælge at sætte slut ved den ansattes rulleplantilknytning under MEDARBEJ - DER/AFTALER og derefter fra 1. dag i barsel UDEN løn tilknytte den ansatte til en rulleplan hvor tjenestebrikken BAR er sat på hele ugen, så vil det tydeligt fremgå af tjenesteplanen at den ansatte er på barsel uden løn og der vil ikke blive udbetalt særydelser i perioden. Den ansatte skal når barsel uden løn er slut, igen tilknyttes sin egen rulleplan.. Efter barsel UDEN løn skal normdifferencen tilrettes til det den var sidste dag i barsel med løn (vejledning i regulering af normdifferencer side 31). Gælder uanset om mulighed 1 eller 2 bruges. Efter barsel UDEN løn skal evt. optjente FO-dage i perioden slettes. Gælder uanset om der vælges mulighed 1 eller 2. Det er således op til den enkelte tjenesteplanlægger at vælge den løsning, som man på arbejdsstedet finder bedst at bruge. Fra vagtplan kan man ikke selv kode barsel uden løn i fraværssystemet, så det kodes fra Personale- og HR afdelingen, når aftale om perioden modtages skriftligt fra arbejdsstedet. Hvis man ændrer i en allerede indgået og indsendt aftale om barsel, kontakt venligst Personaleog HR afdelingen for vejledning. Seniordage: Seniordage indberettes som tjenestefri med løn og særydelser, der er desværre pt. ingen elektronisk løsning, hvor man kan indberette anderledes. Der henvises til materiale på Broen under fanebladet Personale, og ligeledes direkte udsendt til det enkelte arbejdssted fra Personaleog HR afdelingen i januar

30 Indberetning af omlagt af tjeneste: Åbn tjenesteplanen. Vælg medarbejder/dato, og sæt cursor i feltet med tjenestebrikken. Vælg omlæg tjeneste Følgende billede fremkommer: Vær opmærksom på om der under ny er markeret ændring eller omlægning, og ret evt. Hvis man vælger ændring, vil det den nye tjeneste fremkomme uden der står omlagt fra og til. Hvis man vælger omlægning, vil den nye tjeneste fremgå som omlagt tjeneste. Husk omlagte tjeneste skal være af samme varighed som den oprindelige ellers vil der opstå en normdifference. Hvis den nye tjeneste er længere end den oprindelige og der ikke skal være en normdifference, skal overskydende timer indberettes som i afvigelser som ekstratimer. 30

31 Regulering af normdifferencer: Hvis man vil lave en oprydning i normdifferencer, skal man sikre sig: At normdifferencen er opgjort At man er sikker på, at differencen ikke skyldes, at den ansatte enten skylder timer eller har timer til gode At der er ledelsesmæssig opbakning til f.eks. at 0- stille en normdifference At man orienterer den ansatte om ændringen At man ikke retter noget, som man ikke har undersøgt baggrunden for At man altid retter på den sidste dag i en normperiode Sådan gør man: Eksempel på normdifference: Ovenstående illustrerer en normdifference på Dorte Bang på -28:45, men da der er ikke afholdte FO dage, så må normdifference ikke 0-stilles, da der vil ske udligning når FO dage afvikles. 31

32 I dette tilfælde, skal man vente til FO dage er afviklet, så forholder man sig til saldoen, og her vil det som udgangspunkt bero i, at den ansatte. enten har normtimer til gode eller skylder normtimer, og det skal arbejdsplanlægges. Andet eksempel er Maren Jensen. Maren har et tilgodehavende på 2:12. Man har sikret sig, at det ikke er en reel saldo, og aftalt, at den skal 0 stilles. Så gør man følgende: Luk tjenesteplanen Åbn medarbejderbilledet, (den løbende mand), og find den pågældende medarbejder, her Maren. Vælg fanebladet fix-punkt og klik på det Sæt cursor ved normtid, som her: Klik på fanebladet ny linje 32

33 Følgende billede fremkommer: I feltet startdato skriver man den dato, hvor man ønsker ændringen skal laves. 33

34 Under FIXPUNKT skrives det antal timer der skal reguleres for og med modsat fortegn. Dvs. hvis en plus saldo skal ændres til 0, (i eksemplet 2 timer og 12 min). så skrives - 2 og efter kolon 12: Tryk på fanebladet luk. Du kommer tilbage til medarbejderbilledet, hvor du trykker på fanebladet gem, og dernæst på fanebladet luk. 34

35 Åbn tjenesteplanen, og tjek, at dine rettelser er lavet korrekt: Hvis saldoen havde været i minus, og den skulle 0 stilles, så skal der IKKE være noget fortegn, idet systemet selv tager det som +. Eksempelvis ønskes Karsten Rasmussens saldo 0 stillet, Karstens saldo er 98,30 35

36 Rettes således: Luk, du kommer tilbage til medarbejdet billedet, tryk på fanebladet gem og tryk på fanebladet luk. 36

37 Åbn tjenesteplanen for at se, at rettelsen er korrekt. Diverse saldi Ferie m/løn, ferie u/løn 6. ferieuge og omsorgsdage styres under Diverse saldi. Vælg Vis/diverse saldi, følgende billede fremkommer: 37

38 Her kan du se en oversigt over samtlige medarbejdere der er tilknyttet den valgte administrative enhed. Under fanen Ferie får du en oversigt over medarbejdernes saldi for ferie og 6. ferieuge, samt pr. hvilken dato saldiene er beregnet. Ved at dobbelt klikke på et navn, fremkommer følgende billede: Detailvinduet viser medarbejderens fixpunkt og alle dage vedrørende ferie og den 6. ferieuge fra tjenesteplanen, som er planlagt efter fix-punktet og frem til og med Slutdato for beregning som er anført på det første billede. Hvis medarbejderen ikke har et fixpunkt, vil feltet blive vist med røde tal. Ved at klikke på fanen Omsorgsdage fremkommer følgende billede: Her får du en oversigt over medarbejdernes resterende omsorgdage fordelt pr. barn samt pr. hvilken dato dagene er beregnet. Feltet Barn viser barnets fødeseldato. Hvis medarbejderen ikke har fået overført resterende Omsorgsdage fra KMD Fravær, vil feltet blive vist med rødt. 38

39 Feltet Saldo viser hvor mange omsorgsdage der er til rådighed. Hvis medarbejderen ikke har fået overført resterende Omsorgsdage fra KMD Fravær, vil feltet blive vist med rødt. Ved at dobbeltklikke på et navn, fremkommer følgende billede: Detailvinduet viser medarbejderens fixpunkt og de omsorgsdage fra tjenesteplanen, som er planlagt efter fixpunktet og frem til og med Slutdato for beregning som er anført på det første billede. 39

40 Ønsker om tjenester eller fravær Ønsker om tjeneste/fravær er en registrering af tjenester, fri og fravær, som du ønsker at planlægge. Ønskerne er engangsønsker, som afviger fra det, du planlægger via rulleplanen. Vælg følgende ikon: Følgende billede fremkommer: Vælg administrativ enhed. Følgende billede fremkommer: 40

41 Vælg nu Tjenesteønske eller Fraværsønske. Følgende billede viser Fraværsønske : Udfyld alle aktuelle felter. Start- og slutdato skrives. Initialer og type vælges fra rullegardin. Der tages stilling til med eller uden løn, med eller uden særydelser og om tjenestens tid skal anvendes. Når der er lagt fraværs- og tjenesteønsker ind i vagtplan, kan der udrulles en simuleret tjenesteplan frem i tiden, for at se om en eventuel ferieplanlægning passer. Man skal være opmærksom på, at hvis man har lagt ferieønsker ind, og den ansatte IKKE skal holde ferie, f.eks. på grund af sygdom, så skal man slette ferieønskerne, da systemet ellers vil konflikte når datoen nås, da an ikke kan stå som både at have ferie og være syg. 41

42 Simulering Vælg ikonet og vælg Simulering. Følgende billede fremkommer: Skriv den uge du ønsker at simulere. Herefter fremkommer en simuleret tjenesteplan over den valgte uge, hvor du kan se de fraværs- og tjenesteønsker der er lagt ind under Palmen. 42

43 Udskrifter: Der mulighed for mange forskellige udskrifter. Vælg udskrifter og den type udskrift du har brug for. Vælger du tjenesteplan har du selv mulighed for at designe udskrifter, vælge feltet til og fra og vælge udskrift i farver og evt. ændre format fra A4 til A3. 43

44 Tjenesteplan med komme gå tider: Udskrives mindst 4 uger frem og offentliggøres for medarbejderne. Tjenesteopgørelse for den enkelte: Udskrives for en 4 eller 5 ugers periode, som svarer til KMD-udbetalingsperioden. (Se plan fra KMD) Tjenesteopgørelsen udleveres til medarbejderen straks ved periodens udløb. Nederst på tjenesteopgørelsen er et felt til underskrift leder og medarbejder. Medarbejderen underskriver skemaet som dokumentation for at det indberettede herunder sygdom og ferie er korrekt. Skemaet afleveres til leder. Har medarbejderen korrektioner til tjenesteopgørelsen påføres de inden skemaet afleveres retur. Såfremt der er rettelser, korrigeres i systemet, og der udskrives og underskrives ny tjenesteopgørelse, således datagrundlaget er i orden inden overførsel til lønkørsel. Tjenesteopgørelserne opbevares decentralt efter gældende arkiv og kassationsregler. 44