Procedure for akkreditering af eksisterende uddannelser

Transkript

1 Procedure for akkreditering af eksisterende uddannelser Indtil KU bliver institutionsakkrediteret, skal fakultetets uddannelser fortsat turnusakkrediteres. Turnusakkreditering sker i overensstemmelse med gældende lovkrav på området. Ansøgning om akkreditering af fakultetets uddannelser foretages af rektoratet. Det praktiske arbejde i forbindelse med akkreditering finder sted på fag-, institut- og fakultetsniveau. Ansvaret for fagets og instituttets engagement i akkrediteringsprocessen fastlægges lokalt og offentliggøres på instituttets hjemmeside. U&S er ansvarlig for Fakultetsservices deltagelse i forbindelse med akkreditering. Procedure Turnusplan og opstart AI udarbejder turnusplaner, hvoraf det fremgår, hvilke uddannelser der skal akkrediteres i den gældende periode og hvornår. Turnusplanen sendes i høring på KU, herunder på Det Humanistiske Fakultet. U&S kontakter de berørte institutter med henblik på afgivelse af høringssvar til placeringen af uddannelserne i turnusplanen. Den aktuelle turnusplan kan ses på AI s hjemmeside. Fristen for upload er pt. 15. december (turnusrunde 1) eller 1. juli (turnusrunde 2). Falder fristen på en lørdag eller søndag, er fristen fredagen inden. Ca. ni måneder før fristen for upload af dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale kontakter U&S instituttet. U&S stiller en fast sagsbehandler til rådighed gennem hele forløbet. På mødet deltager U&S, studielederen og/eller studienævnsformanden og VIP er (som minimum fagkoordinator eller tilsvarende) fra uddannelsen. Øvrige relevante ressourcepersoner/interessenter kan deltage i mødet. På mødet drøftes, om der allerede på det givne tidspunkt skal fremskaffes dokumentation eller træffes andre foranstaltninger for på bedst mulig vis at opfylde kravene i forbindelse med akkreditering. Kravene fremgår af AI s vejledning til uddannelsesakkreditering, og det forudsættes, at alle deltagere på mødet er bekendt med indholdet af denne vejledning. På mødet drøftes desuden U&S s eventuelle deltagelse i udarbejdelsen af dokumentationsrapport og materiale. Eventuelle spørgsmål til AI s vejledning, akkrediteringsprocessen eller andre relaterede emner kan også drøftes på mødet. Instituttet udpeger en kontaktperson, som U&S i resten af processen kan henvende sig til. Kontaktpersonen videreformidler i resten af processen information fra U&S til relevante personer og instanser på instituttet. Navnet på kontaktpersonen oplyses til U&S s sagsbehandler senest på mødet. U&S udsender en opsummering af mødets resultater senest en uge efter mødet.

2 Som optakt til en ny turnusrunde afholder AI et informationsmøde for de implicerede uddannelser og institutter samt bl.a. U&S. Dette møde finder typisk sted ca. fem måneder inden deadline for upload af dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale. AI meddeler dato og sted for dette møde til U&S, som hurtigst muligt videresender informationerne til de pågældende institutter. Har instituttet i løbet af akkrediteringsprocessen behov for at kontakte AI, kan det enten ske gennem U&S eller direkte. I sidstnævnte tilfælde skal U&S s sagsbehandler være cc-modtager af s og orienteres om væsentlige relevante forhold, der måtte være drøftet mellem instituttet og AI telefonisk eller personligt. Dermed er sagsbehandleren forberedt på eventuel inddragelse i korrespondance om disse forhold. Dokumentationsrapport Instituttet udarbejder dokumentationsrapporten og koordinerer produktionen eller indsamlingen af dertilhørende materiale, og U&S understøtter efter aftale med instituttet arbejdet. Understøttelsen kan f.eks. bestå i fremskaffelse af data, produktion af eller feedback på tekstmateriale eller anden form for sparring undervejs i processen. Inden upload gennemlæser U&S rapporten og sikrer, at den overholder de formelle rammer og krav fra AI, og at indholdet stemmer overens med fakultets kvalitetssikringssystem, strategier og visioner. U&S skal modtage en samlet dokumentationsrapport, hvor alle spørgsmål er besvaret, senest 14 dage inden deadline for upload af rapporten og dertilhørende materiale. U&S returnerer en kommenteret udgave af dokumentationsrapporten til instituttet senest en uge inden deadline for upload, således at det er muligt for instituttet at tilpasse rapporten i henhold til eventuelle kommentarer. Instituttet uploader dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale til AI. AI sender U&S det link, der skal bruges i forbindelse med upload, og U&S sender hurtigst muligt linket videre til instituttet. Inden dokumentationsrapporten uploades til AI, skal studielederen, der er bemyndiget af dekanen, godkende, at indholdet er retvisende. Instituttet skal sætte dekanen cc på den mail, der sendes til Uddannelsesservice, der meddeler, at dokumentationsrapporten er klar til afsendelse. Skulle AI efter aflevering af dokumentationsrapporten have behov for supplerende dokumentation, leverer instituttet denne dokumentation. U&S kan efter aftale med instituttet bidrage til dette arbejde. Akkrediteringspanel AI kontakter U&S med forslag til sammensætning af akkrediteringspanelet for den givne uddannelse samt dato og klokkeslæt for akkrediteringspanelets møder på uddannelsen. U&S videresender hurtigst muligt disse forslag til instituttet. Eventuelle kommentarer fra instituttet til AI s forslag sker direkte til AI pr. med U&S s sagsbehandler som cc-modtager.

3 Akkrediteringspanelet skal møde ledelsen for den pågældende uddannelse (et indledende og et afsluttende møde), uddannelsens videnskabelige personale samt studerende. Disse grupper omfatter mere specifikt: Ledelsen Studieleder og/eller institutleder og/eller studienævnsformand Fagkoordinator eller tilsvarende for den pågældende uddannelse (deltager ikke i det afsluttende møde med ledelsen) Minimum én repræsentant for fakultetets ledelse Uddannelsesadministrationens sagsbehandler (deltager som observatør) Videnskabeligt personale HVIP er, herunder ph.d.-stipendiater DVIP er AI har ingen kriterier for antal deltagere fra det videnskabelige personale. Studerende AI opstiller følgende krav til udvælgelse af studerende til panelmøderne: Der skal sikres en retvisende spredning af de studerende på f.eks. semestre og specialiseringer/valgfag. Hvis besøget omhandler både en BA- og en KA-uddannelse, skal der indgå studerende fra begge uddannelser. Der skal sikres tilfældig udvælgelse af de studerende. Der skal udvælges minimum otte studerende (med mindre uddannelsens samlede bestand er tæt på eller under otte). Blandt de deltagende studerende må højst to være studienævnsmedlemmer, studentermedhjælpere eller studievejledere. I praksis kan det være umuligt for en række af fakultetets uddannelser at opfylde visse af disse krav. Dette meddeler instituttet i så fald AI direkte pr. med U&S s sagsbehandler som ccmodtager. Når det endelige program for panelmøderne foreligger, sender AI det til U&S, som hurtigst muligt videresender det til instituttet. Instituttet informerer AI om mødedeltagere fra institut og fakultet. Deltageroversigten skal suppleres af en redegørelse for, hvordan de studerende er udvalgt, hvilke semestre/uddannelser de repræsenterer, og om de er ansat på universitetet eller sidder i det studienævn, den pågældende uddannelse hører under. U&S meddeler instituttet, hvem der deltager fra fakultetet. Dette skal ske senest en uge efter, at programmet for panelmøderne er modtaget fra AI. Fristen for indsendelse af deltagerliste fastsættes af AI eller aftales mellem AI og instituttet.

4 Som forberedelse til panelmøderne tilbyder U&S at afholde et formøde for det videnskabelige personale, de studerende og de medlemmer af institutledelsen, som vil deltage i panelmøderne. Det præcise indhold af det forberedende møde aftales mellem instituttet og U&S, men vil typisk som minimum omfatte U&S deling af erfaringer fra tidligere panelmøder samt besvarelse af spørgsmål. Panelmøderne afholdes i lokaler på eller i tilknytning til den pågældende uddannelse. Afholdelsen af panelmøderne, herunder lokalereservation og forplejning, er instituttets ansvar. Det forudsættes, at deltagerne i panelmøderne er bekendt med dokumentationsrapportens indhold. Det forudsættes desuden, at panelmødedeltagerne er bekendt med indholdet af AI s Vejledning til uddannelsesakkreditering. Akkrediteringsrapport og afgørelse En foreløbig akkrediteringsrapport, herunder AI s indstilling til Akkrediteringsrådet om akkreditering af den pågældende uddannelse, sendes i høring på fakultetet. U&S videresender hurtigst muligt akkrediteringsrapporten til instituttet. Koordinering og indsendelse af eventuelt høringssvar aftales på det givne tidspunkt mellem instituttet og U&S. Når der foreligger en endelig afgørelse fra Akkrediteringsrådet, videresender Uddannelseskvalitet hurtigst muligt denne til instituttet. U&S informerer Uddannelsesservice om relevante forhold i forbindelse med akkreditering og godkendelse af eksisterende uddannelser. Opfølgning Efter akkrediteringsprocessen er afsluttet, tager U&S initiativ til evaluering af processen med henblik på optimering af fakultetets procedurer i forbindelse med akkreditering af eksisterende uddannelser. Formen for evalueringen aftales mellem U&S og instituttet. Genakkreditering Hvis en uddannelse akkrediteres betinget, skal den genakkrediteres, når den betingede akkreditering udløber. I forbindelse med genakkrediteringen skal der redegøres for, hvordan de forhold, der ved den oprindelige akkrediteringsafgørelse blev vurderet som utilfredsstillende, i mellemtiden er blevet forbedret. Til dette formål udarbejder instituttet en dokumentationsrapport, der som udgangspunkt kun behandler de utilfredsstillende punkter. Frister for upload af denne rapport er de samme som for almindelig turnusakkreditering. Ca. fem måneder inden fristen for upload modtager U&S brev fra AI, hvoraf det fremgår, hvilke punkter der skal indgå i rapporten. Hvis universitetet i arbejdet med at imødekomme og løse et eller flere af de nævnte punkter har valgt løsninger, der i væsentlig grad ændrer grundlaget for vurderingen af andre forhold på uddannelsen, skal universitetet også dokumentere disse forhold. I forbindelse med udarbejdelsen af en dokumentationsrapport for

5 genakkreditering spiller U&S en mere aktiv og understøttende rolle i arbejdet med de forhold, der ligger til grund for den betingede akkreditering. Genakkreditering kan ikke føre til endnu en betinget akkreditering kun enten positiv akkreditering eller afslag på akkreditering. Ud over ovennævnte forskelle er processen for genakkreditering den samme som for almindelig turnusakkreditering, hvorfor der for mere detaljerede procedurer henvises til ovenfor. Afslag på akkreditering Såfremt en uddannelse får afslag på akkreditering lukkes uddannelsen i overensstemmelse med Procedure for lukning af uddannelser.