Introduktion Kursusmaterialet Hvad kan et regneark bruges til Excels opbygning Kolonner Rækker... 7

Transkript

1 Microsoft Excel 2013

2 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Introduktion... 4 Kursusmaterialet... 4 Hvad kan et regneark bruges til... 5 Excels opbygning... 6 Kolonner... 6 Rækker... 7 Celler og områder... 8 Indsæt eller slet kolonner og rækker Ark og projektmapper Visninger Zoom Markørbevægelser Markørbevægelser mellem ark Hvad kan der tastes ind Tekst Tal og talformater Slet indhold Formler Almindelige formler Regnearksfunktioner Fanebladet Formler Formelhjælp HVIS-formler Guiden Funktion Kopiering Almindelig kopiering Udfyldningsværktøjet Autoudførelse Hurtig udfyldning Absolutte referencer Cirkulære-referencer Faneblade og trykknapper i Excel Arbejde med filer Værktøjslinjen Hurtig adgang Beskyttelse Udskrifter Sideopsætning Margener Sidehoved/fod Target Gruppen marts 2014 i

3 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Overskrifter, område Diagrammer Diagramtyper Minidiagrammer Opgave Indtastning af data Gemme regneark Justere data Formler Rammer Udskriv Opgave Kopiering af data Ændring af skriftstørrelse Centrer over kolonner Ændre kolonnebredde Opgave Slette indhold/formaterer Indsætte ny kolonne Formler Formatering af tal Beskyttelse Lås celler op indtastningsceller Opgave Kopiere Ark Navngivning af Ark Formler på konsolideringsarket Opgave Oprettelse af "Stamdata" regneark Oprettelse af bonusmodel Sammenkædning af regnearksfiler Opdatering af kæder Navngivning af celler Indsætning af formler Hvis betingelser i formler Opgave Markering af data til graf Størrelse og placering Hvordan læser Excel data Target Gruppen marts 2014 ii

4 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Redigering af grafen Overskrifter Tilføjelse af ny dataserie Supplerende opgaver Absolutte referencer Udvidet opgave i absolutte referencer Privatbudget for dig selv Hvor lang tid er der til jul? Beregn din arbejdstid Repetitionsopgave Lille opgave i Hvis-funktionen Eksperimenter med talformater Liste over genvejstaster Target Gruppen marts 2014 iii

5 Introduktion Target Gruppens Excel 2013 kursus tager sigte på at give deltagere uden nogen forhåndsviden om Excel 2013, en basal viden om programmet, således at de efter kurset kan "gå hjem" og benytte programmet til løsning af regnearksopgaver. Kursusmaterialet Kursusmaterialet er udarbejdet dels til at blive benyttet under kurset, samt som "opslagsværk" efter kurset. Kommer instruktøren på kurset ind på emner som ikke er beskrevet i materialet, bliver der gjort opmærksom på dette, så deltagerne eventuelt kan tage notater. Target Gruppen marts 2014 Side 4

6 Hvad kan et regneark bruges til Regneark kan kort fortalt bruges til alt, hvor der indgår tal og beregninger. Og det er jo faktisk en del her er en liste, der langt fra er komplet. Du kan sikkert også komme på andre ting, du kan bruge et regneark til: Regnskaber og budgetter og det er alt fra det lille privatbudget til koncernens årsregnskab. Analyser af sammenhænge i tal udlæs f.eks. tendenser af salgstallene i din virksomhed (eller i privaten, hvis du har nerver til det!) Lav konsekvensanalyser hvis dit resultat går i en retning, sker der et, og går det i en anden retning, noget andet. Renteberegninger kig banken over skulderen ved investeringer eller lån Beregn tid arbejdstid, produktionstid osv. Træk data ud af databaser og analyser resultatet. Endelig kan du vise dine tal grafisk i form af diagrammer komplekse sammenhænge kan ofte gøres mere forståelige ved at blive vist i form af et søjle- eller kurvediagram. Target Gruppen marts 2014 Side 5

7 Excels opbygning Når du åbner Microsoft Excel, ser det nogenlunde ud som her det kan se lidt forskelligt ud, alt efter om du har brugt det før eller ej: Lad os koncentrere os om det vigtigste nemlig regnearket: Regnearket er som omtalt tidligere opdelt i kolonner og rækker. Og du indtaster data i celler. Cellerne er de små firkantede felter, du ser på arket de udgør skæringspunktet mellem kolonner og rækker. Kolonner Kolonner er nummereret med bogstaver: Hvis du bevæger dig helt ud i enden prøv at trykke Ctrl + Pil til højre og du ender i den sidste kolonne: XFD. Target Gruppen marts 2014 Side 6

8 Altså er kolonnerne nummereret fra A, B, C over Z, AA, AB osv. lige indtil XFD. Det giver i alt kolonner at gøre godt med nok til de fleste. Rækker Rækker er nummereret med tal: Hvis du går helt ned i bunden af arket, kan du se, at der er væsentlig flere rækker at gøre godt med end kolonner: Tryk først på Home med den tast kommer du altid ind i kolonne A. Tryk dernæst Ctrl + Pil ned - og du ender nederst i arket. Tryk Ctrl + Pil opad eller bedre: Ctrl + Home for at komme op øverst i arket igen Ctrl + Home flytter altid den aktive celle til A1. Target Gruppen marts 2014 Side 7

9 NB! Du skal være opmærksom på, at de nye store regneark kun kan bruges i Excel 2007, 2010 og Hvis du opgraderer fra en tidligere version end det, man du stadig arbejde med dine gamle ark, der stadig kun indeholder 256 kolonner og rækker. Gamle regneark åbnes i såkaldt Kompabilitetstilstand som det kan aflæses af titelbjælken: Og når du gemmer, vil du ofte blive gjort opmærksom på, at der er kompatibilitetsproblemer imellem version 2003 og Celler og områder Kolonner og rækker er sådan set kun hjemsted for celler. Det er i cellen, at du indtaster dine data. NB! Intet kan være uden for en celle. Undtagen dog objekter først og fremmest diagrammer, der ligger som rammer ovenpå arket eller optaget et helt selvstændigt ark. NB!! I version kan du nu også få lagt små diagrammer i celler. De kaldes minidiagrammer herom senere under omtalen af diagrammer. Target Gruppen marts 2014 Side 8

10 Hver celle har sin egen adresse den hentes fra først kolonnen og dernæst rækken. Den første celle hedder således A1 og den sidste XFD Du kan altid orientere dig om, hvilken celle du er i, ved at se efter den fede ramme på arket den omgiver den aktive celle og i den såkaldte navneboks oven over kolonnebogstaverne: Du kan således altid huske på en celle ved dens adresse normalt taler man også om cellens navn. Det vil vi også gøre ind imellem her. NB! Du skal dog være opmærksom på, at en celle også kan navngives, så den f.eks. i stedet for B19 hedder Moms, hvis den henviser til momsprocenten. Det vil vi vende tilbage til på et senere tidspunkt. Det geniale ved at kalde cellerne efter deres adresse er, at man kan bruge disse celleadresser i formler. Henvises der til cellen selv i stedet for indholdet i cellen, sikrer man sig, at formlen stadig regnes rigtigt ud, når indholdet i cellen ændres. Bruger du flere celler på en gang, taler man om et område på engelsk Range. Når du markerer flere celler er der således tale om et område. Man henviser til et område ved først at angive startcellen, sætte et kolon og derefter angive slutcellen som i følgende område: A1:C10 det betyder alle celler fra og med A1 til og med C10. A1:C10;E1:E10 her betyder semikolonet, at der er to områder først A1:C10 og dernæst E1:E10 Her er nogle metoder til at markere områder: Træk med musen fra startcellen til slutcellen startcellen er altid den aktive celle. Den ser måske ikke markeret ud, men den er det. Target Gruppen marts 2014 Side 9

11 Hold Ctrl nede samtidig med at du trækker så kan du markere flere forskellige områder Hold Shift på dit tastatur nede og brug tastaturet først og fremmest piletasterne. Du har ofte bedre kontrol over, hvad du markerer, på denne måde. Klik på et kolonnebogstav eller et rækkenummer og kolonnen eller rækken er valgt brug evt. tastaturet: Ctrl + Mellemrum for kolonnen og Shift + Mellemrum for rækken. Klik på firkanten mellem kolonnebogstaverne og rækkenumrene og du markerer hele arket. Brug evt. i stedet Ctrl + A (for alt) så markerer du det område, du er indenfor eller hvis du står i en tom celle hele arket. Indsæt eller slet kolonner og rækker Du kan sagtens få brug for at indsætte eller slette kolonner. I praksis flyttes de øvrige kolonner eller rækker så på arket for enten at gøre plads til eller slette de pågældende rækker og kolonner. Sådan gør du: For at indsætte en kolonne eller række, gør du sådan: Marker kolonnen/rækken og vælg fanebladet Hjem og knappen Indsæt: Højreklik på kolonnebogstavet eller rækkenummeret og vælg Indsæt. Marker kolonnen eller rækken og tryk på Ctrl og + - (Ctrl + Plus). Target Gruppen marts 2014 Side 10

12 For at slette en kolonne eller række, gør du nærmest det modsatte: Marker kolonnen/rækken og vælg Hjem og knappen Slet Højreklik på kolonnebogstavet eller rækkenummeret og vælg Slet Marker kolonnen eller rækken og tryk på Ctrl og (Ctrl + minus). Hvis du ikke har markeret noget, før du gør det ene eller andet, vil Excel lige vide, hvad det er, du har gang i: Ark og projektmapper NB! Bemærk her, at du her kan nøjes med at indsætte henholdsvis slette celler med de to øverste valg, hvor cellerne rykkes den ene eller anden vej. Vi mangler endnu nogle byggestene i Excel. Nederst på skærmen ser du et eller flere faneblade. De har også navne indtil videre Ark1, Ark2 osv. Target Gruppen marts 2014 Side 11

13 Knapperne helt til venstre bruges til at bladre mellem arkene, hvis du ikke kan se dem alle sammen. Ved at klikke på dem en for en, finder du ud af, at de hver dækker endnu et ark med nøjagtig de samme dimensioner som det første ark. Du kan tilføje alle de regneark, du har lyst til kun computerens ressourcer sætter grænser for, hvor mange du kan have. Det gør du ved at klikke på plusset til højre for arkene eller evt. ved at trykke Shift+F11. Hop evt. mellem dem med Ctrl+PgUp eller Ctrl+PgDn. Du giver dem rigtige navne ved at dobbeltklikke på dem og kalde dem noget andet: Det betyder, at du kan arbejde med meget komplekse og store regneark, hvor du trækker på data i mange forskellige ark. Det hele hører sammen. Når du arbejder med en samlet regnearksfil, bruger Excel udtrykket en projektmappe. Du skal altså betragte dit samlede arbejde som et projekt, der består af flere forskellige ark. Hermed ikke sagt at du ikke bare kan nøjes med at arbejde med et ark ad gangen. Men når du kommer lidt længere ind i programmet, så er det rigtig praktisk, at du kan dele det hele op mellem mange forskellige ark. Så kan du f.eks. nøjes med at udskrive enkelte ark eller du kan udskrive hele projektmappen alt efter hvad du har behov for. Du indsætter som sagt et nyt ark foran det aktive ark ved at vælge Klik på knappen med plusset til højre for det sidste ark Klikker nederst på Indsæt ark på fanebladet Hjem Genvejstasten Shift + F11 Target Gruppen marts 2014 Side 12

14 Højreklikke på et ark og vælge Indsæt det er dog lidt mere omstændeligt, da du får en række yderligere, mere avancerede muligheder på den måde. Du sletter ark ved at Klikker nederst på Slet ark på fanebladet Home Højreklikke på fanebladet og vælge Delete Du kan også arbejde med flere forskellige projektmapper på en gang. Det gør du ved at oprette links eller filkæder, som det hedder i den danske version af programmet mellem flere projektmapper. På den måde kan du trække på data i andre filer. Visninger Du kan arbejde i flere forskellige visninger ud over den normale visning, vi har befundet os i hidtil, kan du skifte til to andre nederst til højre på skærmen: Normal Sidelayout Vis sideskift Her ser du et lille regneark i Sidelayout, hvor du arbejder på egentlige sider, så du med det samme kan tilpasse dine regneark til din udskrift. Og bemærk at du også direkte kan indtaste sidehoved og sidefod. Fanerne for oven suppleres af redskaber til udfyldning af sidehoved og sidefod. Target Gruppen marts 2014 Side 13

15 Vis Sideskift er en gammel klassiker i Excel sammenhæng. Her kan du se dit ark inddelt i udskrifts områder. Og ved at trække i den blå ramme kan du så vidt muligt tilpasse dine sideskift. Target Gruppen marts 2014 Side 14

16 Zoom Helt nederst til højre ser du en glider, hvor du kan tilpasse størrelsen af regnearket på skærmen. Du ser umiddelbart resultatet på skærmen og kan arbejde lige med den zoom-grad, du skal bruge. NB! Husk at du også, at du hvis du har en mus med et hjul på kan holde Ctrl nede og rulle op eller ned med hjulet for at zoome i hver sin retning. Target Gruppen marts 2014 Side 15

17 Markørbevægelser Markøren er den "kasse" du bruger til at pege på den celle du vil indtaste i. Du flytter markøren rundt på det enkelte regneark med følgende taster: En celle ned En celle op En celle til højre En celle til venstre Et skærmbillede op Et skærmbillede ned Til celle A1 Til nederste højre hjørne i aktivt område Til næste aktive celle i række Til forrige aktive celle i række Til næste aktive celle i kolonne Til forrige aktive celle i kolonne Til sidste aktive celle i markeret område PIL NED PIL OP HØJREPIL VENSTREPIL PAGEUP PAGEDOWN CTRL +HOME CTRL+END CTRL+HØJREPIL CTRL+VENSTREPIL CTRL + PIL NED CTRL + PIL OP CTRL + PIL Du kan bevæge dig til en hvilken som helst celle på regnearket ved at taste F5 eller CTRL+G (Gå til), skrive adressen du ønsker at gå til efterfulgt af ENTER. Target Gruppen marts 2014 Side 16

18 Endvidere kan du bruge musemarkøren til at pege på en celle eller bruge gliderne til højre eller nederst til at bevæge dig gennem arket. Markørbevægelser mellem ark Når markøren skal bevæges mellem flere regneark i den samme projektmappe, får du endvidere brug for nogle taster for at bevæge dig "op og ned" i bunken af ark. Du flytter markøren "op og ned" mellem flere regneark med følgende taster: Til næste ark (Ark1 til Ark2) CTRL + PAGEDOWN Til forrige ark (Ark2 til Ark1) CTRL + PAGEUP Du kan også i her bruge F5 (gå-til) tasten til at bevæge markøren til en hvilken som helst celle. Tast F5, angiv cellen du vil til (f.eks. Ark2!K47) efterfulgt af ENTER. Bevægelser mellem ark kan også ske med musemarkøren. Du kan klikke på fanebladene nederst. Target Gruppen marts 2014 Side 17

19 Hvad kan der tastes ind Som sagt er der tre typer indhold, du kan taste ind i dit regneark: Tekst Tal Formler Tekst Tekst bruges som sagt til at skrive forklarende tekst, kolonneog rækkeoverskrifter mm. Prøv at skrive dit navn i celle A1 NB! Når du vælger A1, så husk at du både kan klikke på cellen og bruge dine piletaster til at finde den. Væn dig til at bruge tastaturet mest muligt det er både det mest effektive og ikke mindst sunde! Læg mærke til, at cellen åbnes i det øjeblik, du begynder og taste ind. Og at du rent faktisk skriver to steder på samme tid: Du skriver selvfølgelig i cellen. Men du skriver også i et felt for oven til højre for navneboksen feltet kaldes for formellinjen. Her kan du altid aflæse det reelle indhold af din celle også efter at du har skrevet færdig. Det er som navnet antyder vigtigst, når du skriver formler. For her ser du resultatet i cellen, medens du ser den formel, du har konstrueret, i formellinjen. Så kan du lige tjekke efter. NB! Når du skriver ind i en celle, så husk altid at afslutte indskrivningen og det er som regel absolut det bedste at Target Gruppen marts 2014 Side 18

20 gøre det ved at trykke Enter (eller Retur). Hvis du ikke afslutter cellen, kan du ikke gøre meget med indholdet i cellen bagefter. Bemærk at du automatisk rykker ned i næste celle i kolonnen. Du kunne også have afsluttet indtastningen ved at trykke på tabulatortasten eller en piletast f.eks. til højre. Så var du endt i cellen til højre for den, du skrev i. Læg mærke til fluebenet og krydset i formellinjen. De er kun valgbare, når du enten skriver ind i eller redigerer i en celle og farven får de først, når du peger på dem for enten at acceptere eller fortryde din indtastning. Hvis du allerede har afsluttet din indtastning, så vælg cellen igen og tryk på tasten F2 for igen at redigere i cellens indhold. NB! F2 er den absolut vigtigste genvejstast i hele Excel. Husk den! Du bør altid bruge den for at redigere i en celle, du allerede har skrevet i. Fluebenet svarer til tasten Enter du kan altså bruge det til at afslutte cellen i stedet for at bruge Enter. Forskellen er, at du så bliver i cellen. Krydset bruger du, hvis du vil fortryde og lukke cellen uden at skrive eller redigere i den. Her vil jeg i stedet anbefale, at du bruger tasten Esc øverst til venstre på dit tastatur. NB! I det hele taget er det bedst og også hurtigst at bruge tastaturet. Lad os vende tilbage til dit navn. Kan det overhovedet stå i cellen. Hvis det ikke kan, skrives der ind over den næste celle. Det kan være meget godt, men hvis du så efterfølgende skriver noget i cellen ved siden af, bliver din tekst skåret til, så du kun ser det, der kan være i cellen. Så kan du vælge at gøre kolonnen bredere. Det gør du nemmest ved at finde kanten mellem kolonnebogstaverne for oven og når du ser en vandret pil Target Gruppen marts 2014 Side 19

21 Trække mod højre for at gøre kolonnen bredere eller til venstre for at gøre den smallere Dobbeltklikke for automatisk at tilpasse kolonnens bredde til den bredeste indtastning. Markerer du først flere kolonner ændrer du på bredden af dem alle på en gang. Bemærk i øvrigt, hvis du gør kolonnen lidt for stor, at teksten er venstrestillet i cellen. Det er standard for tekst. Tal højrestilles. NB! Hvis du ser nogle tal, der er venstrestillet, så bør du lige undersøge, om de er sat ind som tekst. Du kan i formellinjen kontrollere det. Hvis der står et apostrof foran cellens indhold som i dette skærmbillede, er der tale om tekst: Bemærk også at Excel placerer et grønt mærke øverst til venstre i cellen. Når du peger på den, kan du åbne en menu, der gør dig opmærksom på miseren. Mærket med menuen kaldes for et info-mærke : Omvendt kan det også være meningen, at tallet skal stå som tekst. Så sætter du selv en apostrof ( ) foran tallet, når du indtaster det. Sådan kan du f.eks. hindre et årstal i at indgå i en formel. Her er der dobbeltklikket for at få kolonnen til at tilpasse sig til tekstens bredde: Target Gruppen marts 2014 Side 20

22 Du kan gøre det samme for at ændre rækkehøjden. Du skal dog her være opmærksom på, at rækkehøjden normalt automatisk tilpasser sig det, du har skrevet, hvis ikke du piller ved noget. Hvad kan man så gøre ved tekst? Det korte svar på det spørgsmål, vil være, at man kan gøre alt det almindelige, du også kan gøre i et tekstbehandlingsprogram som Word. Du kan ændre skrifttypen, gøre teksten større, fed og kursiv (væn dig til at bruge streger under celler i stedet for understregning), du kan centrere, højrestille osv. Du ser valgmulighederne på fanebladene for oven også kaldet the Båndet først og fremmest på fanebladet Hjem, der indeholder de mest almindelige valg til formatering af celler: Hvis du vil gå dybere i detaljer, kan du vælge at klikke på de små ikoner i hjørnet af værktøjslinjens rammer: eller bedre: trykke på genvejstasten Ctrl + 1 og vælge fanebladene Justering og Skrifttype her er det sidstnævnte: Target Gruppen marts 2014 Side 21

23 Tal og talformater Tal er det råstof, et regneark er gjort af. Hvis du taster et tal ind i en celle, vil du bemærke, at tallet højrestilles som i alle almindelige regnskabsopstillinger. Hvis du skriver et tal, der er for langt til cellen, ser det ud som om Excel opfører sig underligt: Grunden er imidlertid, at Excel forsøger at få tallet til at stå i cellen og så formateres tallet til det såkaldte videnskabelige talformat. Ser du en sådan størrelse, betyder det som regel blot, at kolonnen skal gøres bredere. NB! Vær dog opmærksom på, at uformaterede tal på over 12 cifre under alle omstændigheder vil blive vist sådan, ligesom mere end 16 decimaler. OK, jeg ved godt, at vi her er ude på overdrevet. Excel kan også opføre sig underligt på andre måder. Tallet i cellen kunne f.eks. også indeholde havelåger : Target Gruppen marts 2014 Side 22

24 Det betyder også, at tallet ikke kan stå i cellen men denne gang er det et formateret tal, der er tale om. Her kan tallet, der er forsynet med et talformat, ikke stå der og Excel kan ikke oversætte det til det videnskabelige format. NB! Bemærk dog, at kolonnen faktisk som regel selv udvider sig, hvis du angiver et talformat til et eksisterende tal. For almindelige brugere er det videnskabelige nok noget nær det mindst anvendelige talformat. Det betyder ikke, at du ikke skal bruge talformater. Det skal du hele tiden. Det normale Standard - talformat gør ikke andet med tallet end at højrestille det. Men det er faktisk bedst at formatere tallet, så det bliver nemmere at læse og opstillingen i det hele taget bliver pænere. På Hjem kan du vælge talformat i følgende ramme: Sammenlign således to tal og vurder hvilket, der er nemmest at læse: , ,00 Der er faktisk tale om det samme tal, og Excel er bedøvende ligeglad med, hvilket af dem, du vil bruge. Men det er altså nemmere at overskue og læse, hvis du bruger tusindeadskiller. At bruge tusindeadskiller, er det mest elementære og nyttige talformat - og det nemmeste at bruge. For du skal blot markere tallet eller de celler, hvor du vil have tusindeadskiller og klikke på denne knap på den nederste værktøjslinje når du peger får du teksten Separatortegn frem: Target Gruppen marts 2014 Side 23

25 Knappen ovenfor ændrer tallet til ,00. Den sætter altså tusindeadskiller på tallet samt tilføjer to decimaler. Det er ikke sikkert, at du har brug for decimalerne. Dem kan du forøge eller formindske antallet af med disse to knapper du formindsker med den sidste: NB! Husk at du ikke ændrer selve tallet ved at ændre på decimalerne. Excel runder op eller ned men regner stadig med det samme tal. Du opnår blot det, at tallet bliver nemmere at læse. Du kan vælge andre talformater bl.a.: Denne knap sætter dit tal som Valuta og det betyder blot, at der sættes kr. foran tallet, der ellers opfører sig som ved Separator-tegnet. Du kan her vælge Euro og Dollar direkte. Du kan dog også vælge en anden valuta med Formater Celler og på første faneblad under kategorierne Revision eller Valuta: Target Gruppen marts 2014 Side 24

26 Endelig er der formatet Procent: Når du klikker på denne knap, vises dine tal i procenter og det giver som regel ikke mening, undtagen hvor dine tal er mindre end tallet 1. Tallet 0,5 bliver da til 50 %, da det hele tager udgangspunkt i tallet 1, der er lige med 100 %. Det fungerer med andre ord på den måde, at dine tal ganges med 100, hvorefter der sættes et procenttegn bag det hele. Omvendt så er der divideret med 100, når du ser et procenttal. NB! Det betyder, at du ikke behøver at dividere med 100, når du regner med procenter. Det er indbygget i formatet i forvejen. Skal du f.eks. lægge moms på en vare til 100 kr., så ganger du varens pris med momssatsen 25 % - for at finde momsens andel: =100*25% Du kan finde andre nyttige talformater under Formater celler på første faneblad eller på rullelisten øverst i rammen på Hjem. Target Gruppen marts 2014 Side 25

27 Nogle af dem vil vi vende tilbage til senere på kurset. Target Gruppen marts 2014 Side 26