VEJLEDNING og ARBEJDSPLAN for RÅDSSEKRETÆR

Transkript

1 R159, R160, R Læs Rådets forretningsorden og beslutninger gældende for Dansk Inner Wheel Råd, der udførligt beskriver det arbejde i Rådet, som skal varetages af Rådssekretæren (RS). Der findes selvstændige vejledninger for National Repræsentanten (NR), Rådskassereren (RK) og personer tilknyttet Rådet. 2. Det påhviler siddende RS at ajourføre denne arbejdsplan til hjælp for efterfølger. 3. DIWR består i alt af 13 personer: Nationalrepræsentant, rådskasserer, pastnationalrepræsentant, Pastdistriktspræsident og Distriktspræsident fra hvert af de 5 distrikter. Personer med tilknytning til DIWR: Vice National Repræsentant Rådssekretær Medlemsregistrator Landswebmaster Oversætter Landsmødekoordinator Redaktør af IWI (past nationalrepræsentant) 4. Korrespondance til RS besvares løbende. Overordnet korrespondance meddeles NR. 5. Materiale til upload på Inner Wheel Danmarks hjemmeside skal sendes til NR, som videresender til Landswebmaster. (NR har det overordnede ansvar for hvad der ligger på Inner Wheel Danmarks hjemmeside) RS kan, efter aftale og i samarbejde med NR, videre sende til Landswebmaster. 6. Rådsmøder afholdes centralt (R163). Oktober mødet afholdes på Hotel Nyborg Strand. Oktober mødet varetages af Landsmødekoordinator i samråd med RS, RK og NR. De øvrige møder varetages af RK i samråd med NR og RS. RK sørger for reservering af værelser, lokale, Av-udstyr og bestilling af forplejning. NR og RS holdes orienteret med kopi af ordrebekræftelse osv. Til alle måltider betaler Rådet 1 øl/vand og til middagen ½ fl. vin. Før mødet kontakter RS kursuscentret for endelig bekræftelse af deltagerantal og tidsplan. Rådet afholder alle ovennævnte udgifter. Faktura sendes til RK. Yderligere ønsker er for egen regning. 7. Rådsmøderne planlægges i samråd med National Repræsentanten. Alle dagsordener til rådsmøder udfærdiges i samarbejde med NR. RS indkalder forslag til dagsorden senest 4 uger før et rådsmøde. RS udsender indkaldelse til rådsmøde vedlagt dagsorden og alle tilhørende bilag senest 2 uger før et møde (R163). 8. Dagsorden og rådsreferater m.v. skrives og udsendes i Word-format (påført International IW og IW Danmark tekst og logo i brevhoved på første side). Indsæt sidetal i nederste højre hjørne. 9. Dagsordener m. bilag i word format samt godkendt referat mailes til samtlige deltagere i rådsmøder. Rådsmedlemmerne sørger selv for distribution af dagsorden til egen bestyrelse. Ligeledes sendes samme matr. til medlemmer med tilknytning til DIWR samt til Board Director (når DK har en sådan). Referater skal være godkendt af NR og Rådets øvrige medlemmer før offentliggørelse. 1

2 Dagsordener og referater opbevares i papirform samt elektronisk, sammen med bilag. RS sørger for, efter aftale med NR, at de kommer på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. 10. Referater (beslutningsreferater) af rådsmøder indledes med deltagernes navne og dagsorden i kort udgave. Sidst på dagsordenen tilføjes et punkt der hedder Punkter der ønskes behandlet på næste rådsmøde I referatet angives deadline for indsendelse af forslag til næste Rådsmødes dagsorden. Referatet i Udkast sendes til høring hos Rådets medlemmer med angivelse af senest dato for respons. RS udsender det godkendte referat pr. senest 3 uger efter et møde. Rådsreferater underskrives af NR og RS i 1 eksemplar, som opbevares hos RS. Essensen af rådsreferaterne oversættes til engelsk af oversætter og sendes pr. til Headquarters administrator Mrs. Elaine Hathaway admin@innerwheel.com 1 gang årligt. (NR) Dagsordener, referater sendes til landswebmaster til hjemmesiden. 11. RS gennemlæser referater fra distriktsbestyrelsesmøder og distriktsmøder. Bemærker RS, at der er deciderede fejl, underrettes NR. Det er frit for klubber og distrikter at beslutte deres arbejdsgange, så længe De Nationale Love overholdes. 12. Vedr. LANDSMØDER på Hotel Nyborg Strand a. RS sørger for, i samarbejde med Landskoordinator, at der altid er reserveret Landsmøder 3 år frem (skal ske senest 1. november) b. Landsmødekoordinator har i øvrigt al kommunikation med Hotel Nyborg Strand også vedr. alt det praktiske forud for Rådsmødet om fredagen før et Landsmøde. c. Dagsorden til Landsmødet udarbejdes af NR og RS. Udkast til Landsmødets dagsorden sendes som bilag til Rådsmødets dagsorden i april. Dagsorden tilrettes og godkendes endeligt ved Rådsmødet i august. På indsendte forslag skal stemmeflertal stå angivet. Frist for indsendelse af ændringsforslag skal stå nævnt på den godkendte dagsorden. Ved ændringsforslag skal stemmeflertal stå nævnt på det fremsatte forslag. Rådet vurderer om der er behov for skriftlig afstemning ved Landsmøder se tillige i De Danske Love om andre afstemninger. De første punkter på dagsorden er de samme som for distriktsmøderne (se nedenfor). Hvert andet år (ulige årstal) aflægger Pastnationalrepræsentanten rapport, dette sker før National Repræsentantens rapport. Forslag fra Råd, Distrikter og Klubber kommer lige efter ovenstående. d. Dirigent til Landsmødet På rådsmødet i april/august udpeger Rådet dirigenten (R163). RS sender pr. al matr. til Landsmødet til dirigenten, sammen med diverse vejledninger, i god tid. NR inviterer Dirigenten og adviserer om dirigentmødet. NR indkalder til Dirigentmøde lørdag (deltagere: NR, PNR, Dirigent, RK og RS (VNR når vi har en sådan). RS orienterer referenterne. Dirigentmødet kan evt. afholdes på et andet tidspunkt eller telefonisk. 2

3 RS/NR udarbejder en dirigentvejledning med tidsplan for Landsmødet, som fremsendes til deltagerne inden dirigentmødet. e. Efter behov indkalder RK til Stemmetællermøde lørdag. RS er, sammen med RK, chefstemmetællere ved Landsmødet. RS medbringer oversigt over delegerede og div. optællingsark til distrikterne og til dirigent, som modtaget fra RK. f. Referent(er) til Landsmødet Værtsdistriktet medbringer forslag til referent til Rådsmødet i april/august. (Gerne distriktssekretæren). 2. referenten bør findes blandt distriktets medlemmer betales af distriktet (R.60 jan 1987). Det er uhensigtsmæssigt at 2. referenten er klubdelegeret (R159 jan.2014). Hvis vedkommende ikke i forvejen er på Nyborg Strand, skal udgifterne til rejse og ophold indgå i Landsmødets regnskab. g. Rådets gæster til Landsmødet NR udarbejder en plan for hvem der skal inviteres og hvornår de skal komme. På Rådsmødet i august besluttes endeligt hvem der skal inviteres, og NR sender invitationer ud til Rådets gæster umiddelbart efter Rådsmødet i august. NR tilmelder Rådets gæster til Landsmødekoordinator. Distrikternes rådsmedlemmer (10 stk.) tilmeldes via eget distrikt. h. Dagsordener til distriktsmøderne på Landsmødet skal alle indeholde 6 ens punkter (R.99 1/99): Valg af dirigent Godkendelse af nedenstående dagsorden Valg af referenter (R.112 maj 02) Valg af stemmetællere Godkendelse af referat fra forrige distriktsmøde Aflæggelse af regnskab a. Regnskab b. Orientering Distriktsmødernes dagsordener sendes pr. til RS og NR senest 5 dage før rådsmødet i august til godkendelse på mødet. Husk! Hvert andet år (ulige år): Godkendelse af opstilling af kandidat til Vice National Repræsentant. Er der flere kandidater i samme distrikt foretages valg i distriktet forud for Landsmødet. På lige år godkendes siddende NR. 3

4 ÅRETS GANG Juli I lige årstal udfærdiges dagsorden og mødeindkaldelse til Rådsmødet i august i samråd med NR. I ulige årstal varetages dette af tiltrædende NR og RS. RS indkalder forslag til dagsorden senest 4 uger før rådsmødet og selve indkaldelsen til Rådsmødet m. dagsorden og bilag udsendes senest 2 uger før. Adresseliste udarbejdes og udsendes til Rådets medlemmer og til personer med tilknytning til DIWR med opfordring til at læse korrektur på egne data. Af hensyn til ferieperioden bør RS være opmærksom på om alle har modtaget materialet. RS udarbejder særskilte lister over distriktsbestyrelsesmedlemmer og opretter distributionslister i mailadressekartoteket til udsendelse af materiale fra Rådet. August Deltagere ved Rådsmødet i august er Nationalrepræsentanten, Pastnationalrepræsentant, Vice NR og de 10 distriktsmedlemmer af Rådet + Rådskasserer, Landswebmaster og Rådssekretær. Før Rådsmødet gennemgår RS og NR udkast til dagsorden til distriktsmøderne i oktober (modtages fra distriktssekretærerne ca. 5 dage før Rådsmødet). Straks efter Rådsmødet i august renskrives dagsorden til Landsmødet, følgebrev og evt. bilag samles og nummereres. Dette sendes til distriktssekretæren i arrangerende distrikt. Herfra udsendes materialet pr. mail til de øvrige distrikter. September Dagsorden m.v. til Rådsmødet i oktober udfærdiges og udsendes i samråd med NR (som Oktober Rådsmødet fredag før Landsmødet deltager NR, 10 distriktsmedlemmer af Rådet, RK, Landswebmaster og RS samt Past NR, Vice NR. RS medbringer alt relevant materiale (som Senest 1. november reserveres Nyborg Strand for 3 år frem. November Dagsorden m.v. til Rådsmødet i januar påbegyndes i samråd med NR (som Til Årsindsamlingen sendes skabelon til distriktssekretærerne til brug for klubbernes forslag til projekter. December Senest 15. december modtager RS fra distriktssekretærerne, den samlede udfyldte skabelon med forslag til kommende årsindsamlingsprojekt. RS udarbejder en samlet oversigt over foreslåede projekter (udsendes til rådsmødedeltagerne senest primo januar). Dagsorden m.v. til Rådsmødet i januar udfærdiges og udsendes i samråd med NR (som Januar Før Rådsmødet gennemgår RS og NR udkast til dagsordenerne til distriktsmøderne i marts (modtages fra distriktssekretærerne ca. 5 dage før Rådsmødet). Rådsmødets deltagere er NR, 10 distriktsmedlemmer af Rådet, RK, Landswebmaster og RS samt Past NR og Vice NR. Efter rådsmødet sender RS resultatet af Rådets valg af Årsindsamlingens 3 projekter til distrikterne (Valgseddel til klubberne udarbejdes med en kort beskrivelse af de 3 udvalgte projekter og med plads til 3 afkrydsningsfelter). 4

5 Februar I året forud for afholdelse af Convention modtages lovændringsforslag til Constitution fra Headquarters. Disse oversættes til dansk og udleveres til klubberne så hurtigt som muligt. Hvert distrikt sørger selv for mangfoldiggørelse og udsendelse til distriktsbestyrelser og klubber. Marts RS, RK og NR gennemgår klubbernes huskelister (fremsendt af hvert distrikt), så de ligger klar til godkendelse på rådsmødet i april/maj. Udkast til kommende Landsmødes dagsorden udarbejdes af NR og RS. RS opdaterer databasen hos IIW for rådets område. Nærmere orientering modtages fra IIW. RS/NR formidler navne, adresser, telefonnumre og mailadresser på National Repræsentant, distriktspræsidenter til Rotarys sekretariat rds@rotary.dk ultimo marts. NR rekvirer oversigt over Rotary s 5 Guvernører til medlemsbogen - marts. Dagsorden m.v. til Rådsmødet i april/maj udfærdiges og udsendes i samråd med NR (som April Rådsmødets deltagere er NR, 10 distriktsmedlemmer af Rådet, RK, Landswebmaster og RS samt Past NR og Vice NR. Såfremt der er nyvalgt VNR og RS deltager de i april-rådsmødet som gæst (R160). Foreløbigt materiale vedr. det kommende Landsmøde behandles/godkendes. Klubbernes huskelister nærlæses forud for rådsmødet. Distrikternes huskelister er tilsendt RS, RK og NR til orientering. I samråd med Medlemsregistrator udarbejder RS oplysninger til de første sider i Medlemsbogen efter oplysninger fra Distrikterne samt fra IIW. Samme oplysninger sendes via NR til Landswebmaster. Forslag fra klubber til Landsmødets dagsorden skal være Distriktspræsidenten i hænde senest 1. maj. Når distriktet har behandlet klubbens forslag (kontrol af formalia, såsom motivering og evt. økonomisk beregning samt dato og underskrifter af præsident og sekretær) sendes det til NR og RS. Materialet skal være fremme hos NR og RS senest 4 uger før Rådsmødet i august. Lovændringsforslag fra klubber skal være indsendt til Distriktspræsidenten senest 1. maj. Når distriktet har behandlet klubbens lovændringsforslag (kontrol af formalia, såsom motivering og evt. økonomisk beregning samt dato og underskrifter af præsident og sekretær) sendes forslaget til NR og RS. Materialet skal være fremme hos NR og RS senest 4 uger før rådsmødet i august. Husk, at der på alle indsendte forslag skal være påført dato samt underskrifter af præsident og sekretær. Ovennævnte gælder tillige for forslag indsendt af distrikterne. April/Maj Rådsmøde afholdes i slutningen af april eller begyndelsen af maj. Rapport om årets hændelser udarbejdes af NR i samråd med RS - og oversætter sender det til Headquarters pr. . Juni Ved fratrædelse som Rådssekretær er alle mapper ajourført. Ved tiltrædelse som Rådssekretær følges ovenstående månedsoversigt. 5