Vejledning om udarbejdelse af årsrapport for 2012 for statsfinansierede selvejende institutioner under Ministeriet for Børn og Undervisning

Transkript

1 Vejledning om udarbejdelse af årsrapport for 2012 for statsfinansierede selvejende institutioner under Ministeriet for Børn og Undervisning Institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen 20. februar 2013 Journalnummer: N.271

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Årsrapportens formål Regelsæt Årsrapportens struktur Ledelsesberetning Præsentation af institutionen...2 Mission...2 Vision...3 Opgaver Årets faglige resultater Årets økonomiske resultat...3 Tabel 1 Institutionens økonomiske hoved- og nøgletal...4 Hovedtal...4 Resultatopgørelse...4 Balance...4 Pengestrømsopgørelse...4 Nøgletal...4 Årselever Definitioner og opgørelsesmetoder, nøgletal Forventninger til det kommende år Målrapportering Institutioner for almengymnasiale uddannelser og voksenuddannelse...7 Gennemførelsesprocent...7 Tabel 2 Tabel til beregning af gennemførelsesprocent for 2-årige uddannelser...7 Tabel 3 Tabel til beregning af gennemførelsesprocent for 3-årige almengymnasiale uddannelser...8 Tabel 4 Tabel til beregning af fuldførelse for 4-årige almengymnasiale uddannelser...8 Bestand...8 Tabel 5 Årselever opgjort på finansår(kalenderår) Opgørelse af anden aktivitet...9 Tabel 6 Aktivitet udført for andre institutioner...9 Tabel 7 Aktivitet udlagt til andre institutioner (primært relevant for VUC) Regnskab Anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse Balancen Pengestrømsopgørelsen Noter til årsrapport Særlige specifikationer til årsrapport Påtegning af det samlede regnskab

3 1. Indledning 1.1 Årsrapportens formål Formålet med årsrapporten er at give et retvisende billede af institutionens økonomiske og faglige resultater. Det betyder, at institutionen i årsrapporten skal redegøre for indtægter, det medgåede ressourceforbrug, finansiering samt aktiver og passiver. 1.2 Regelsæt Det formelle grundlag for udarbejdelse af årsrapport er Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. (regnskabsbekendtgørelsen) og Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning ( 1.3 Årsrapportens struktur Årsrapporten skal indeholde følgende elementer: Ledelsesberetning Regnskabspraksis Resultatopgørelse Balance Pengestrømsopgørelse Noter Særlige specifikationer Ledelsespåtegning Revisionspåtegning For hvert af disse elementer er fastsat en række krav til hvilke oplysninger, der skal indgå. 1

4 2. Ledelsesberetning Formålet med ledelsesberetningen er at give en kortfattet introduktion til institutionen og til regnskabsåretsfaglige og finansielle resultater. Endvidere skal beretningen fremhæve væsentlige forhold, der har påvirket eller forventes at påvirke institutionens aktiviteter og forhold. Konklusionerne forklares og analyseres kort. Beretningen bør maksimalt fylde 10 sider. Der stilles følgende krav til beretningens indhold: Institutionsoplysninger Præsentation af institutionen, evt. i form af en kort beskrivelse af vision, mission og hovedopgaver Generel vurdering af de overordnede faglige resultater Generel vurdering af årets økonomiske resultat Vurdering og forventninger til det følgende år 2.1 Præsentation af institutionen Præsentation af institutionen skal være kort og kan indeholde følgende elementer: Hvad er institutionens mission og vision? Hvad er institutionens hovedopgaver? Mission En mission er en begrundelse for institutionens eksistens og giver den overordnede retning for institutionens udvikling. Missionen giver læseren svar på følgende: Hvilken opgave er institutionen sat i verden for at løse? Hvad er institutionens overordnede mål? Hvad er det for en rolle, institutionen varetager? 2

5 Vision Missionen kan konkretiseres i en vision. Visionen beskriver, hvor institutionen ønsker at bevæge sig hen i løbet af de næste år (typisk 3-5 år) under hensyn til lovgivningen, missionen og de aktuelle og fremtidige udfordringer. Visionen sender et klart signal om, hvor institutionen er på vej hen, og hvad der er vigtigt at stræbe efter. Dermed giver visionen et godt grundlag for prioriteringer af aktiviteter og ressourcer i hverdagen. Opgaver Institutionens hovedopgaver skal præsenteres. Der skal ikke gives en udtømmende beskrivelse af de enkelte opgaver mange vil tale for sig selv, nogle kræver en kortfattet forklaring. Præsentation af institutionens hovedopgaver kan stå alene, hvis institutionen ikke arbejder med mission og vision, og kan vises i punktform. 2.2 Årets faglige resultater Beretningen formulerer årets faglige resultater i bred forstand. Institutionen kan efter egen vurdering af behovet vælge at inddrage oplysninger fra hhv. Opgaver og ressourcer og Mål og resultater. 2.3 Årets økonomiske resultat Beretningen om årets økonomiske resultat skal indeholde følgende elementer: Oversigt over institutionens økonomiske hoved- og nøgletal Vurdering af, hvordan årets økonomiske resultat er opnået, herunder særligt væsentlige begivenheder, der har haft indflydelse herpå Vurdering af årets resultat i forhold til det forventede, herunder forventningerne i årsrapporten fra sidste år, samt forventninger til det kommende år Til afsnittet knyttes en kort analyse og vurdering af årets resultat samt en forklaring af afvigelser mellem det forventede og realiserede resultat. Oversigt over de økonomiske hoved- og nøgletal opstilles som i tabel 1. 3

6 Tabel 1 Institutionens økonomiske hoved- og nøgletal Hovedtal (t.kr.) År År- 1 År- 2 År- 3 År- 4 Resultatopgørelse Omsætning Omkostninger Resultat før finansielle og ekstraordinære poster Finansielle poster Resultat før ekstraordinære poster Ekstraordinære poster Årets resultat Balance Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Balancesum Egenkapital ultimo Langfristede gældsforpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser Pengestrømsopgørelse Driftsaktivitet Investeringsaktivitet Finansieringsaktivitet Pengestrøm, netto Nøgletal Overskudsgrad 4

7 Likviditetsgrad Soliditetsgrad Finansieringsgrad Årselever Årselever excl. kostelever (Specificeret på hovedområder efter institutionens behov Årselever, kostafdeling Erhvervsakademi-årselever gennemført for andre Erhvervsuddannelses-årselever gennemført for andre Erhvervsakademi-årselever udlagt til andre Erhvervsuddannelses-årselever udlagt til andre 2.4 Definitioner og opgørelsesmetoder, nøgletal Overskudsgrad = Resultat før ekstraordinære poster x 100/ Omsætning i alt Likviditetsgrad = Omsætningsaktiver x 100/ Kortfristede gældsforpligtelser i alt Soliditetsgrad = Egenkapital ultimo x 100/ Samlede aktiver 5

8 Finansieringsgrad = Langfristede gældsforpligtelser x 100/ Materielle anlægsaktiver Årselever = Gennemsnitligt antal årselever inklusive kost- og deltidselever omregnet til årselever. En årselev modtager 40 ugers fuldtidsundervisning. Årsværk = Gennemsnitligt antal heltidsansatte medarbejdere inkl. deltidsansatte omregnet til heltidsansatte. Årsværksnormen er timer. 2.5 Forventninger til det kommende år Indholdet i beretningen om forventningerne til det kommende år har til formål kort og præcist at tegne et billede af de udfordringer, institutionen står overfor. Her kan institutionen bl.a. redegøre for tiltag, som følger på baggrund af den beskrivelse af institutionens økonomiske og faglige resultater, som det er beskrevet i årsrapportens øvrige afsnit. Det budgetterede økonomiske resultat for det kommende regnskabsår samt forventningerne til aktivitetsudviklingen skal fremgå af beretningen. 3. Målrapportering Målrapportering er en redegørelse og afrapportering omhandlende fastsatte mål af Ministeriet for Børn og Undervisning. De fastsatte mål vedrører resultatkrav. Med hensyn til frafald og gennemførsel er det frivilligt, hvor mange år institutionen vil opføre data for, dog skal der som minimum være data for to år. For 2012 har Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen fastsat, at institutionen skal afrapportere om resultater og om udvikling på følgende områder: 6

9 3.1 Institutioner for almengymnasiale uddannelser og voksenuddannelse Gennemførte elever i regnskabsåret/gennemførelsesprocent Gennemførelsesprocent Gennemførelsesprocenten beregnes som: Antal elever, der har udløst færdiggørelsestakst * 100% Tilgang på første tælledag efter påbegyndt uddannelse Tilgang defineres som det antal elever, der har udløst tilskud 1. gang eleven tælles. Tilgang/fuldførelsekorrigeres for elever, der er modtaget fra, flyttet til en anden gymnasial uddannelse eller som tidligere har været indskrevet på en gymnasial uddannelse (primært relevant for VUC). Omgængere henføres i tilgangen på den årgang, hvor de går om. En elev der blev optaget i 2010/2011 og som går et år om henføres til den næste årgang 2011/2012 Elever, der er modtaget fra anden institution kan opgøres i skolens elevadministrative systemers rapporteringsmodul, ved at vælge indmeldelsesdato og som var aktive på aktuel dato og udvalgt efter uddannelse. Eksempel: 300 elever gennemførte stx i 2011/12. Antal optagne på første tælledato for 3 år siden var 350 Skolen har modtaget 10 stx elever fra andre institutioner. Skolen har afgivet 20 stx elever til stx på andre institutioner eller andre gymnasiale uddannelser (hf fuldtid, hhx, htx, IB, studenterkursus). Gennemførselsprocenter beregnes som: (300, der har udløst færdiggørelsestakst)*100 % / (350 optagne på første tælledato -20 afgivne inklusiv omgængere til de næste årgange +10 modtagne inklusiv omgængere fra tidligere årgange) = 88,2 % Tabel 2 Tabel til beregning af gennemførelsesprocentfor 2-årige uddannelser Uddannelse Antal elever Procent 2 årig hf Årgang Tilgang 1) Modtagne 2) Afgivne 3) Gennemførelse 4) Gennemførelsesprocent 5) Start slut 2010 Start slut 2011 Start slut 2012 Start 2011 Start ) Tilgang defineres som det antal 1.g/1.hf/pre ib, der har udløst tilskud 1. tælledag i året 2) Modtagne defineres som det antal elever, skolen har modtaget fra andre institutioner efter 1. tælledag siden årgangen var 1.g/1.hf/pre ib samt omgængere 7

10 3) Afgivne defineres som det antal elever, skolen har afgivet til stx på andre institutioner eller andre gymnasiale uddannelser (hf, hhx, ib, htx, studenterkursus) efter 1. tælledag siden årgangen var 1.g/1.hf/pre ib samt omgængere. 4) Gennemførelse svarer til det antal elever, der har udløst færdiggørelsestaxameter 5) Se definition under afsnit 3.1 Tabel 3 Tabel til beregning af gennemførelsesprocent for 3-årige almengymnasiale uddannelser Uddannelse Antal elever Procent stx mv. Årgang Tilgang 1) Modtagne 2) Afgivne 3) Gennemførelse 4) Gennemførelsesprocent Start slut 2011 Start slut 2012 Start 2010 Start 2011 Start 2012 Tabel 4 Tabel til beregning af fuldførelse for 4-årige almengymnasiale uddannelser Uddannelse stx mv. Antal elever Procent Årgang Tilgang 1) Modtagne 2) Afgivne 3) Gennemførelse 4) Gennemførelsesprocent 5) Start slut 2012 Start 2009 Start 2010 Start 2011 Start 2012 Bestand Tabel 5 Årselever opgjort på finansår(kalenderår) Uddannelse Antal årselever i finansåråret 1) 1)Opgøres for hver uddannelse 8

11 3.2 Opgørelse af anden aktivitet Der skal medtages aktivitet, som indgår i aktivitetsopgørelsen i skolens årsrapport. Primært relevant for VUC. Tabel 6 Aktivitet udført for andre institutioner Årselever Antal årselever i finansår 1) 1)Opgøres for hver uddannelse eksempelvis fvu- og ordblinde Tabel 7 Aktivitet udlagt til andre institutioner (primært relevant for VUC) Årselever Anden aktivitet1) 1)Opgøres for hver uddannelse eksempelvis fvu- og ordblinde 4. Regnskab Formålet med regnskabsafsnittet er at redegøre for institutionens ressourceforbrug i finansåret udtrykt ved en resultatopgørelse, og vise institutionens finansielle status på balancen. Regnskabsafsnittet skal indeholde: En beskrivelse af anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse Balance Pengestrømsopgørelse Noter Særlige specifikationer 9

12 4.1. Anvendt regnskabspraksis Beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis skal kort og præcist beskrive den anvendte regnskabspraksis, der er anvendt ved indregning og måling af de væsentligste poster i resultatopgørelsen og balancen. Afsnittet om anvendt regnskabspraksis skal tage udgangspunktet i de regnskabsregler og principper, som fremgår af Regnskabsbekendtgørelsen og de nærmere retningslinjer i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning ( Beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis skal omfatte følgende punkter: Indledningsvis henvises der til statens regnskabsregler. Herefter redegøres der for områder, hvor institutionen har opnået dispensation fra eller afviger fra gældende regler. Disse områder bør indgå i rapporten hvert år, så der altid foreligger en samlet beskrivelse heraf. Første gang en dispensation/afvigelse forekommer skal årsrapporten indeholde en beskrivelse heraf sammen med en vurdering af den regnskabsmæssige effekt. Der redegøres for områder, hvor institutionen har foretaget skøn. I det omfang regnskabspraksis snævert følger retningslinjerne i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning, er det tilstrækkeligt at henvise til denne. De anvendte regnskabsmæssige skøn, som er nødvendige for at forstå regnskabet, skal fremgå klart, herunder usikkerheder i forbindelse med skøn. Særlige forhold for den enkelte post skal altid forklares. For de statsfinansierede selvejende institutioner er der aftalt en række særbestemmelser med Moderniseringsstyrelsen, jf. ovenstående. Særbestemmelser: Særbestemmelser for statsfinansierede selvejende institutioner under Ministeriet for Børn og Undervisning For bygninger og grunde anskaffet før 1. januar 2011, og hvor afskrivningshorisonten afviger fra 50 år fastholdes den hidtil anvendte afskrivningsprofil indtil aktivet er afskrevet. Eventuelle om- og tilbygninger til tidligere aktiveret ejendom, afskrives maksimalt over 50 år. Der kan anvendes scrapværdi ved nybyggeri og ved erhvervelse af brugte ejendomme. 10

13 Der kan i ekstraordinære tilfælde og efter særskilt aftale med Moderniseringsstyrelsen foretages opskrivninger på materielle anlægsaktiver i situationer, hvor der er et åbenlyst misforhold mellem den reelle værdi af et aktiv og den bogførte værdi. Tilskuddene forudbetales i rater, der som udgangspunkt udbetales månedsvis og indtægtsføres ved modtagelsen. Eventuelle kvartalsvise forudbetalinger vedrørende det kommende finansår, som sker umiddelbart før årsskiftet, optages på balancekonti ved modtagelsen og indtægtsføres i det finansår tilskuddene vedrører. Der stilles ikke krav om, at der foretages bevillingsmæssige reservationer i den enkelte institution. Uregulerede områder m.v. Opstår der regnskabsmæssige tvivlsspørgsmål eller problemstillinger, som ikke eksplicit er beskrevet i det regnskabsmæssige regelsæt eller som institutionen anmoder om dispensation for, så forelægges sagen ifølge aftale mellem Moderniseringsstyrelsen og Kvalitets-og Tilsynsstyrelsen for sidstnævnte styrelse. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen træffer herefter afgørelse i sagen. Som udgangspunkt skal den anvendte regnskabspraksis, der var gældende før 1. januar 2011videreføres indtil andet besluttes. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen orienterer efter behov Moderniseringsstyrelsen om, på hvilke regnskabsmæssige områder, der er givet dispensationer. For uddybning i forhold til aftalte særbestemmeler henvises til Økonomistyrelsens notat vedrørende. Tilpasning af regelsæt i ØAV som følge af selvejereformen: /Ændringer%20i%20ØAV%20som%20følge%20af%20selvejereform%2021%202% ashx 4.2 Resultatopgørelse Resultatopgørelsen viser institutionens indtægter og omkostninger i regnskabsåret og opstilles i overensstemmelse med paradigmet for årsrapporten. 4.3 Balancen Balancen viser institutionens samlede aktiver og passiver ultimo regnskabsåret og opstilles i overensstemmelse med paradigmet for årsrapporten. 11

14 Bemærk, at det, jf. reglerne herom i Finansministeriets Budgetvejledning 2011, ikke er tilladt at indgå finansielle leasingkontrakter, hvorfor Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen indskærper, at nye aftaler om leasing sker efter reglerne om operationel leasing. 4.4 Pengestrømsopgørelsen Til årsrapporten udarbejdes en pengestrømsopgørelse. Pengestrømsopgørelsen indeholder oplysninger om institutionens pengestrømme og er væsentlig ved vurdering af institutionens evne til at frembringe likviditet, afvikle forpligtelser, mv. Pengestrømsopgørelsen opstilles i overensstemmelse med paradigmet for årsrapporten. 4.5 Noter til årsrapport Årsrapporten skal indeholde noter til de enkelte poster i årsrapporten i det omfang, det fremgår af paradigmet til årsrapporten. Opmærksomheden henledes på, at der i tilknytning til note 14 om immaterielle og materielle anlægsaktiver skal gives oplysning om seneste kontantvurdering af institutionens grunde og bygninger 4.6 Særlige specifikationer til årsrapport Årsrapporten skal indeholde de særlige specifikationer, som fremgår af paradigmet til årsrapporten. Indtægtsdækket virksomhed Særligt vedrørende indtægtsdækket virksomhed skal det bemærkes, at opgørelsen skal omfatte indtægter, omkostninger og resultat for de seneste 4 regnskabsår. Desuden oplyses det akkumulerede resultat (egenkapitalen) i den indtægtsdækkede virksomhed ultimo regnskabsåret i de enkelte år, idet år 2000 er fastsat til første optjenings år. Det akkumulerede resultat (egenkapitalen) må ikke være negativt 4 år i træk. Praktikpladsopsøgende arbejde Fra og med regnskabsåret 2012 skal institutioner, der har haft omkostninger til praktikpladsopsøgende arbejde, afgive særlige specifikationer over forbruget til denne indsats i overensstemmelse med de krav, der fremgår af paradigmet til årsrapporten. 12

15 5. Påtegning af det samlede regnskab Årsrapporten sluttes af med en påtegning. Påtegningen består af 2 elementer: Ledelsespåtegning inklusive ledelsens underskrifter og bestyrelsens habilitetserklæring samt Den uafhængige revisors påtegning. Ledelsespåtegning, ledelsens underskrifter og bestyrelsens habilitetserklæring Bestyrelse og direktion har dags dato behandlet og godkendt årsrapporten for regnskabsåret XXXX for institutionsnavn. Årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med lov om statens regnskab m.v. samt bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. I henhold til 39, stk. 4 i regnskabsbekendtgørelsen tilkendegives det hermed: At årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende. At de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. At der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler og ved driften af de institutioner, der er omfattet af årsrapporten 13

16 Bynavn, den xx. marts XXXX Daglig ledelse Hvis institutionens ledelse ikke kan erklære sig om ovenstående uden forbehold, dvs. hvis den er vidende om væsentlige fejl og mangler, må ledelsen i sin erklæring oplyse om dette. Endvidere erklærer bestyrelsen på tro og love, at opfylde habilitetskravene i xx i lov om institutioner for xx. Bynavn, den xx. marts XXXX Bestyrelse Den uafhængige revisors påtegning Her indsættes revisionspåtegningen, der afgives i overensstemmelse med den til enhver tid gældende standard, som er aftalt mellem Rigsrevisionen og FSR danske revisorer. 14