Indholdsfortegnelse. By og Kulturforvaltningen Fritid og Eliteidræt

Transkript

1 By og Kulturforvaltningen Fritid og Eliteidræt Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Login... 2 Søg ny sæsontid... 3 Genansøg sæsontid Søg ledig tid Enkeltdatoer Søg Overnatning Vis bookinger - Få overblik over jeres bookinger og forespørgsler Afbooke tider... 22

2 Indledning Dette er en vejledning der beskriver, hvordan Folkeoplysende foreninger kan booker tider, både til sæsontider og enkelte arrangementer. Det er vigtigt, at I logger jer ind med jeres forenings brugernavn og password. Hvis I ikke er logget på, vil I få afslag på jeres forespørgsel. Side 1

3 Login Fritidsportalen finder I på Klik på Log på log ind med foreningens brugernavn og password. Hver forening har fået (eller kan få) udleveret brugernavn og password til Fritidsportalen. Kontakt Fritid og Eliteidræt hvis I har brug for hjælp (fritid.bkf@odense.dk eller ) Side 2

4 Søg ny sæsontid Vælg enten at søge et anlæg, aktivitet, bydel eller lokaletype. Hvad vil du booke: Viser en liste med hvad der kan bookes. I tekstfeltet ovenover listen kan man indskrive det/de første bogstaver i navnet på det man søger, så markeres dette i listen. Dette gøres i stedet for at scrolle i listen. Sæsonbooking: Viser en liste med forskellige typer af sæsonbookinger. Følgende tre booking typer er dem du skal gøre brug af. Enkelt booking: En almindelig booking med et tilfælde, det vil sige ingen skemabooking. Hver uge: Samme tid bookes på samme ugedag hver uge i den periode som angives. Ugedagen som bookes er den dag, som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. Hver anden uge: Samme tid bookes på samme ugedag hver anden uge i den periode som er angivet. Ugedagen som bookes er den dag som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. Ønsket tid: (fra klokken) Angiv fra hvilken tid ledige tider søges. Indskrives med formen ttmm. Som hovedregel kan; - Gymnastiksal bookes fra kl mandag til fredag og kl lørdag til søndag. - Haller bookes fra kl mandag til fredag og kl lørdag til søndag - Klasse/faglokaler bookes fra kl mandag til fredag og 8.00 lørdag til søndag. Til klokken: Angiv til hvilken tid ledige tider søges. Indskrives med formen ttmm. Som hovedregel kan; - Gymnastiksal bookes til kl mandag til søndag. - Haller bookes til kl mandag til søndag. - Klasse/faglokaler bookes til kl mandag til søndag. Mindst tilgængelig tid: Angiv mindste tid som skal være ledig i den angivne tidsperiode. Feltet udfyldes automatisk og kan ændres når Fra klokken/til klokken bliver udfyldt. Aktivitet: Viser en liste med aktiviteter. Vælg her for at finde lokaler som anvendelige for en bestemt type af aktivitet. Bydel: Gør det muligt at begrænse søgeresultaterne til et bestemt lokalområde/distrikt. Lokaletype: Hvis du ønsker et bestemt type lokale vælger du på denne liste. Kalenderen: Klik på den dato i kalenderen, hvor I vil søge en tid. I kan også skrive en dato i formatet dd-mm-åååå i feltet for dato eller uge i formen åååå-uu i feltet for uge, hvor I vil booke. Side 3

5 Antal uger: Vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Når man udfylder dette felt, flyttes til-dato frem med det antal uger, som man har udfyldt. Boks til at vælge ugedag: Vises kun, hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Vælg hvilke dage søgningen af ledige tider skal inkludere. Når felterne er udfyldt klik på Søg. Søgeresultaterne vises i en liste. Side 4

6 Klik til venstre på det lokale I ønsker (klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet). I får nu en liste frem med alle de datoer, der er i perioden I har søgt. Kender I allerede nu til datoer, hvor I ikke skal bruge træningstiden, kan I fjerne fluebenet vil venstre udfor den dato, I ønsker ikke skal medtages. Der vil ikke blive opkrævet gebyr for den/de datoer I fjerner. Klik på Gå videre Side 5

7 For at ændre tid på tilfældet, klik først i de ugedage som du vil ændre tiden på. Skriv derefter tiden i ruderne ved Vælg tid til at booke. Klik derefter på knappen Ændre tider. For at rense listen fra tilfælde som er blevet afmarkeret, klik på opdatere listen. I listen vises tiden som bliver booket på hvert tilfælde i rubrikken Tid som bookes. Hvis tilfældet ikke er tilgængeligt, vises ingen tid og afkrydsningsruden kan ikke markeres. Klik på Booke valgte tider Side 6

8 Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler : her kan I skrive en besked til Fritid og Eliteidræt. Det kan også være oplysning om hvilket hold tiden bookes til. I har mulighed for, at lægge jeres forespørgsel i Indkøbskurv for så, at søge flere tider. Når I har søgt de tider I ønsker, kan I klikke Gem og forespørgslen sendes til Fritid og Eliteidræt. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 7

9 Hvis I har lagt forespørgsler i Indkøbskurv, vises nu et faneblad Indkøbskurv. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. Klik på Send. Forespørgslerne sendes nu til Fritid og Eliteidræt til godkendelse. Kvittering for, at Fritid og Eliteidræt har modtaget jeres forespørgsel, vises nu på skærmen. Side 8

10 Side 9

11 Genansøg sæsontid Ønsker I at genansøge foreningens sæsontiderne fra sidste sæson, så har I mulighed for at gøre det. Klik på menupunktet i venstre side af skærmen Vis bookinger. Vælg fanebladet Bookinger. Klik på S i venstre siden ud for den tid I ønsker at genansøge. Side 10

12 Systemet har udfyldt de felter der svare til den tid I klikkede på. I skal nu udfylde dato/uge hvornår I starter og hvornår I slutter jeres sæson. Kalenderen: Klik på den dato i kalenderen, hvor I vil søge en tid. I kan også skrive en dato i formatet dd-mm-åååå i feltet for dato eller uge i formen åååå-uu i feltet for uge, hvor I vil booke. Når felterne er udfyldt klik på Søg (Alt+Z). Søgeresultaterne vises i en liste. Klik til venstre på det lokale I ønsker. (klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet) Side 11

13 I får nu en liste frem med alle de datoer, der er i perioden I har søgt. Kender I allerede nu til datoer, hvor I ikke skal bruge træningstiden, kan I fjerne fluebenet vil venstre udfor den dato, I ønsker ikke skal medtages. Der vil ikke blive opkrævet gebyr for den/de datoer I fjerner. Klik på Gå videre Side 12

14 For at ændre tid på tilfældet, klik først i de ugedage som du vil ændre tiden på. Skriv derefter tiden i ruderne ved Vælg tid til at booke. Klik derefter på knappen Ændre tider. For at rense listen fra tilfælde som er blevet afmarkeret, klik på opdatere listen. I listen vises tiden som bliver booket på hvert tilfælde i rubrikken Tid som bookes. Hvis tilfældet ikke er tilgængeligt, vises ingen tid og afkrydsningsruden kan ikke markeres. Klik på Booke valgte tider Side 13

15 Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler : her kan I skrive en besked til Fritid og Eliteidræt. Det kan også være oplysning om hvilket hold tiden bookes til. I har muligheden for at lægge jeres forespørgsel i Indkøbskurv for så at søge flere tider. Når I har søgt de tider I ønsker, kan I klikke Gem og forespørgslen sendes til Fritid og Eliteidræt. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 14

16 Hvis I har lagt forespørgsler i Indkøbskurv, vises nu et faneblad Indkøbskurv. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. Klik på Send. Forespørgslerne sendes nu til Fritid og Eliteidræt til godkendelse. Kvittering for at Fritid og Eliteidræt har modtaget jeres forespørgsel vises nu på skærmen. Side 15

17 Søg ledig tid Enkeltdatoer Denne funktion bruges når I skal søge en enkelt dato til træning, kamp, opvisning m.m. Hvad vil du booke? : Vælg den skole/anlæg I ønsker at søge et lokal på. Aktivitet : I kan vælge at søge bredt, ved udelukkende at søge på aktivitet. Så får I alle de muligheder op hvor jeres valgte aktivitet kan foregå. På kalenderen til højre vælger I hvilken dato I ønsker. Klik på Søg Klik til venstre på det lokale I ønsker. (klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet) I skemaet klikker I på den dag og tid I ønsker. Side 16

18 Tider der er markeret med blå er tider der allerede er booket til en anden forening, og I kan derfor ikke søge tiden via Fritidsportalen, men skal kontakte Fritid og Eliteidræt pr mail. Hvis den tid I ønsker er lilla, betyder det, at der er en anden forening der har forespurgt på tiden. Flere foreninger kan sagtens forespørge på den samme tid. Er tiden I ønsker grå kan det betyde, at I forespørger på en tid i en ferie eller, at der er 8 dage eller minder til den dato I forespørger på. I kan derfor ikke booke tiden via Fritidsportalen. Ønsker jeres forening at booke en tid i en ferie, skal I kontakte Fritid og Eliteidræt pr mail senest 6 uger før. Side 17

19 Som standart vælger systemet en time. I kan nu udvide tiden så den passer til dit ønske. Vær dog opmærksom på at det er inden for åbningstiderne (se side 3). Alle felter med * skal udfyldes. Kan I ikke finde den aktivitet I skal udøve, så vælg den er kommer nærmest og skriv i Meddelelse til behandler hvad den rigtigt aktivitet er. Meddelelse til behandler : her kan I skrive, hvad det er I booker til (kamp, turnering, opvisning m.m.) Hvis I ikke skriver noget, går vi ud fra, at tiden er til en form for træning og der vil derfor opkræves gebyr for tiden. I har muligheden for at lægge jeres forespørgsel i Indkøbskurv for så at søge flere tider. Når I har søgt de tider I ønsker, kan I klikke Gem og forespørgslen sendes til Fritid og Eliteidræt. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 18

20 Hvis I har lagt forespørgsler i Indkøbskurv, vises nu et faneblad Indkøbskurv. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. Klik på Send. Forespørgslerne sendes nu til Fritid og Eliteidræt til godkendelse. Kvittering for at Fritid og Eliteidræt har modtaget jeres forespørgsel vises nu på skærmen. Side 19

21 Søg Overnatning Overnatninger skal søges min. 6 uger før. Skal I bruge hal eller gymnastiksal i forbindelse med overnatning skal det bookes via Fritidsportalen. Husk at skrive i feltet Besked til behandler, at bookingen vedrører en overnatning og mail er sendt med detaljer. Se vejledning om booking af hal/gymnastiksal til enkeltarrangement Søg ledig tid Enkeltdatoer side 16. Send en mail til fritid.bkf@odense.dk med følgende oplysninger: Ansvarlig leder: navn, adresse, og telefon nr. Kontaktperson (er tilstede under overnatningen). Navn, og tlf. nr. Skolen I ønsker overnatning på. Start dato og tid. Slut dato og tid. Antal personer der overnatter (der skelnes ikke mellem deltager og træner). Behov i forbindelse med overnatningen. I tilfælde af, at I søger om overnatning i et lokale, hvor Beredskab Fyn kræver, at der er en belægningsplan, er det foreningen selv, der skal stå for at få udarbejdet en sådan plan. Fritid og Eliteidræt vil oplyse jer om, hvis dette er nødvendigt. Fritid og Eliteidræt sørger for, at indhente tilladelsen fra Beredskab Fyn. Først når I får mail fra Fritid og Eliteidræt med overnatningsbrev, retningslinier fra Beredskab Fyn og evt. belægningsplan, så er jeres ansøgning om overnatning godkendt. Side 20

22 Vis bookinger - Få overblik over jeres bookinger og forespørgsler I venstre siden af skærmen finder I menupunkt Vis bookinger. Vis bookinger, giver et overblik over foreningens aktuelle forespørgsler og bookinger. Det betyder, at I let og hurtigt kan se om jeres forening har booket til sæsonen og enkelte arrangementer. Yderst til højre ud for hver linie står der et S, E eller V. Disse bogstaver står for S = sæson tid, E = enkelt tid, V= hver anden uge. Fanebladet Forespørgsler viser de forespørgsler jeres forening har foretaget, men endnu ikke har fået svar på. Når foreningen går ind og forespørger på en tid, skal Fritid og Eliteidræt godkende forespørgslen. Fanebladet Bookinger viser alt hvad der er booket til jeres forening. Side 21

23 Afbooke tider Klikker I på det røde kryds i højre side, kan I afbooke de tider I ikke har behov for. I sletter IKKE hele sæsonen ved at klikke på det røde kryds ud for en sæsontid. Side 22

24 Her har I mulighed for at afbooke hele sæsonen Afbook alle bookinger. I har også mulighed for at afbooke enkelte dage i løbet af sæsonen Afbooke hele tiden Ønsker I af afbooke noget af tiden. Klikker I i boksen Afbook del af tiden ud for den dato I ønsker at ændre. I skal være opmærksom på at det tidsrum I skriver, er det der bliver afbooket. Klik på Afbook Side 23