Løbende revision på de sociale områder med statsrefusion

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Thors Bakke 3, 2. DK-8900 Randers SYDDJURS KOMMUNE Beretning nr. 20 (side ) Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger til den løbende revision Personsager på det sociale område Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager FORVALTNINGSREVISION

3 Til Syddjurs Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder på de sociale områder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrig til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 18) Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 445

4 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014 Den udførte revision af givet anledning til følgende bemærkning: Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontanthjælp Uddannelseshjælp Sygedagpenge De konstaterede fejl og mangler har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. For det nærmere indhold henvises til afsnit 3.3. Sammenfattende er det vores vurdering, at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til Vi skal anbefale, at der på ovennævnte områder forsat er ledelsesmæssige fokus på en forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 18 (side 395): Personsager og forretningsgange på det sociale område Vi afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2013: På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontanthjælp Forsikrede ledige Sygedagpenge Ledighedsydelse Revalidering Flekslønstilskud Merudgifter til børn 446

5 Tabt arbejdsfortjeneste Merudgifter til voksne De konstaterede fejl og mangler har i overvejende grad umiddelbart ingen udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning. For det nærmere indhold henvises til afsnit 4.3. Sammenfattende er det vores vurdering, at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forringet i forhold til tidligere år, idet der nu ligeledes er konstateret fejl og mangler på områderne sygedagpenge, fleksløntilskud, merudgifter til børn, tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter til voksne. Vi skal anbefale, at der på ovennævnte områder tages ledelsesmæssige skridt til en nødvendig forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Det ovenfor anførte afsnit indgår i revisionsberetning nr. 18. Byrådets besvarelse Syddjurs Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i møde den 27. august Det fremgår af administrationens besvarelse, at ledelsen har igangsat tiltag med henblik på en yderligere indsats på ledelsestilsynet og med særlig fokus på de områder, hvor der er konstateret generelle og gentagne fejl. Konklusion Vi har i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2014 konstateret, at følgende områder fortsat ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler jfr. afsnit 3.3 i denne revisionsberetning: Kontanthjælp Sygedagpenge Sammenfattende er det vores vurdering, at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til Revision af de sociale områder med statsrefusion 3.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. 447

6 Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig og principiel karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 3.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger 448

7 Vi har foretaget test af kontroller af 106 personsager, fordelt på de forskellige fagområder, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion I forbindelse med vores revision for 2013 konstaterede vi række områder, hvor kommunens forretningsgange og rutiner kunne forbedres og vi afgav en række anbefalinger herom (for det nærmere indhold henvises til revisionsberetning nr. 18.). Vi har ved dette besøg konstateret, at kommunen har forbedret de tilrettelagte forretningsgange og rutiner. Det er således vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Vi skal dog gøre opmærksom på nedenstående områder, hvor kommunens forretningsgange og rutiner fortsat kan forbedres: Kontering af løntilskud arbejdsmarkedsydelse Vi har konstateret, at der ikke foretages korrekt kontering af løntilskud til personer, som er omfattet af reglerne vedrørende arbejdsmarkedsydelse. Vi har aftalt, at forholdet vil blive undersøgt af Økonomi og de fornødne rettelser vil blive foretaget. Vi vil foretage opfølgning herpå ved den afsluttende revision for Tabt arbejdsfortjeneste I henhold til 14 i bekendtgørelse 1548 af 16. december 2013 skal der foretages udbetaling af ophørstillæg med 12,5 %. Vi har konstateret, at der i nogle tilfælde ikke er sket beregning og udbetaling i overensstemmelse med reglerne eller at beregning og udbetaling ikke er sket på korrekt tidspunkt. Vi har fået oplyst, at der nu er foretaget beregning og udbetaling i de sager, hvor reglerne ikke har været fulgt. Herudover er der beskrevet ny forretningsgang, således at reglerne fremadrettet vil blive fulgt. 3.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger 449

8 Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet mindre, ubetydelige fejl uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning eller ingen fejl: Forsikrede ledige Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Flekslønstilskud Revalidering Ledighedsydelse Fleksydelse Beboerindskudslån Merudgifter til voksne Merudgifter til børn Sammenfattende er det vores vurdering, at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Kontanthjælp Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret fejl og mangler i 6 sager. Fejlene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Manglende rettidig afholdelse af jobsamtaler - konstateret i 3 sager Indholdet i jobsamtalerne er ikke i overensstemmelse med bekendtgørelsens 31 konstateret i 4 sager Manglende vurdering af om tilbud om læse-, skrive og regnetest skal gives - konstateret i 6 sager Manglende rettidig afholdelse af CV-samtale - konstateret i 3 sager Manglende jobplan - konstateret i 1 sag Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Uddannelseshjælp Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret fejl og mangler i 5 sager. Fejlene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: 450

9 Manglende læse-, skrive- og regnetest konstateret i 2 sager og manglede opfølgning herpå - konstateret i 1 sag Manglende uddannelsespålæg konstateret i 1 sag og manglende opfølgning herpå - konstateret i 1 sag Manglende rettidige jobsamtaler - konstateret i 4 sager Manglende rettidigt jobtilbud - konstateret i 1 sag Vi gør opmærksom på, at området er nyt og kommunen har således skullet implementere ny lovgivning i Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Sygedagpenge Der er foretaget gennemgang af 6 sager og der er konstateret fejl og mangler i 4 sager. Fejlene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til manglende rettidig opfølgning. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Tabt arbejdsfortjeneste Der er foretaget gennemgang af 6 sager og der er konstateret fejl og mangler i 5 sager. Fejlene kan have udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Der er ikke taget stilling til eventuelt sparede udgifter jfr. 10 i bekendtgørelse nr af 16. december konstateret i 5 sager Der er ikke foretaget korrekt beregning af tabt arbejdsfortjeneste konstateret i 2 sager Vi har noteret os, at administrationen af området udover ovenstående er forbedret i forhold til Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. 4 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om Byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. 451

10 Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit 3.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Randers, den 15. januar 2015 BDO Kommunernes Revision Ole Nielsen Chefrevisor 452