Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation

Transkript

1 Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING ACCELERERET KONFLIKTLØSNING MED BRUG AF SAGKYNDIG UDTALELSE OMFATTEDE TVISTER REGLERNE OM SAGKYNDIG UDTALELSE INDGIVELSE AF ANMODNING OM SAGKYNDIG UDTALELSE VALG AF SAGKYNDIG DEN SAGKYNDIGE UDTALELSES BINDENDE VIRKNING OMKOSTNINGER OG SIKKERHEDSSTILLELSE VIRKNING FOR FORÆLDELSE MEDIATION INDLEDNING AF MEDIATION FORPLIGTELSE TIL AT DELTAGE IMPLEMENTERING AF RESULTATER BILAG 14A Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 1 af 10 1

3 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 2 af 10 2

4 2 Indledning Dette bilag beskriver i forlængelse af Kontraktens punkt 64.3 regler og procedurer for henholdsvis den Accelererede Konfliktløsningsproces og mediation af tvister mellem Parterne, der måtte opstå i forbindelse med Kontrakten. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 3 af 10 3

5 3 Accelereret konfliktløsning med brug af sagkyndig udtalelse Såfremt der mellem Parterne opstår uenighed om et juridisk eller teknisk spørgsmål, der ikke kan løses ved forhandling, kan hver af Parterne anmode om, at der indhentes en udtalelse fra en uafhængig sagkyndig på grundlag af Voldgiftsinstituttets til enhver tid gældende regler for juridisk/teknisk udtalelse i ITsager (herefter benævnt "Reglerne om Sagkyndig Udtalelse") med de ændringer og tilføjelser der følger af dette bilag. 3.1 Omfattede Tvister Den Accelererede Konfliktløsningsproces kan kun anvendes, hvis tvisten mellem Parterne efter sin art er egnet til konfliktløsning ved brug af en sagkyndig udtalelse. Det gælder navnlig (men er ikke begrænset til) spørgsmål af teknisk karakter og spørgsmål om kontraktuelle forhold, der ikke kræver væsentlig bevisførelse Følgende typer af tvister anses ikke for egnede til behandling ved den Accelererede Konfliktløsningsproces: a) Afgørelser om erstatningsspørgsmål b) Vurdering af om der foreligger væsentlig misligholdelse fra en Part c) Tvister, hvor Parterne ikke indenfor de angivne tidsfrister kan opnå enighed om et spørgetema, jf. punkt nedenfor. (den ovenfor angivne opregning er ikke udtømmende.) Såfremt Parterne ikke er enige om, hvorvidt en tvist kan behandles ved den Accelererede Konfliktløsningsproces, er ATP's vurdering heraf afgørende Tvister, der i medfør af dette punkt 3.1 ikke kan behandles ved den Accelererede Konfliktløsningsproces, afgøres efter Kontraktens øvrige regler om konfliktløsning og lovvalg. 3.2 Reglerne om Sagkyndig Udtalelse Reglerne om Sagkyndig Udtalelse som er gældende på tidspunktet for Kontraktens indgåelse er vedlagt som bilag14a Henvisninger i Kontrakten til bestemmelser i Reglerne om Sagkyndig Udtalelse skal forstås som en henvisning til den nævnte bestemmelse i bilag 14A eller - hvis Reglerne om Sagkyndig Udtalelse senere er ændret - den tilsvarende Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 4 af 10 4

6 bestemmelse i de ændrede eller nye Regler om Sagkyndig Udtalelse. Hvis en tilsvarende bestemmelse ikke findes, skal sådanne henvisninger - og den eller de bestemmelser hvori de indgår - fortolkes således, at Parterne i videst muligt omfang opnår det samme resultat, som ville være opnået efter de Regler om Sagkyndig Udtalelse, der var gældende på tidspunktet for Kontraktens indgåelse, jf. bilag 14A. 3.3 Indgivelse af Anmodning om Sagkyndig Udtalelse Såfremt en Part ønsker at få afgjort en tvist ved den Accelererede Konfliktløsningsproces, skal Parten give den anden Part meddelelse herom. Udkast til anmodning og spørgetema Meddelelsen skal ledsages af et udkast til anmodning om sagkyndig udtalelse, inklusive udkast til fælles (objektiv) sagsfremstilling og fælles spørgetema, jf. Reglerne om Sagkyndig Udtalelse 2, stk Den anden Part skal hurtigst muligt og inden tre (3) Arbejdsdage fra modtagelsen af udkastet give meddelelse til den Part, der har udarbejdet udkastet, om: a) hvorvidt spørgetemaet kan godkendes, eller komme med sine bemærkninger hertil; og b) sin stillingtagen til udkastet til sagsfremstillingen, idet Parten skal meddele 1. enten, at Parten er indstillet på, at anmodningen indgives med en fælles sagsfremstilling og angivelse af Parternes anbringender, og i den forbindelse meddele sine bemærkninger (inklusive konkrete ændringsforslag) hertil; 2. eller, at Parten ønsker, at hver Part indgiver separate positionsdokumenter. Spørgetema Efter modtagelsen af den ikke-anmodende Parts bemærkninger (indenfor den angivne frist), skal Parterne i fællesskab færdiggøre spørgetemaet Spørgetemaet skal - udover de spørgsmål, som Parterne bliver enige om - altid indeholde følgende spørgsmål: Eksperten anmodes om at fastsætte fordelingen mellem parterne af omkostningerne til afgivelse af udtalelsen. Fordelingen af omkostningerne skal ske ud fra en billighedsbetragtning under hensyntagen til udtalelsens konklusion og Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 5 af 10 5

7 parternes anbringender. Fordelingen af omkostningerne bedes angivet som den forholdsmæssige andel (eksempelvis i procent), der skal betales af hver part Hvis Parterne ikke inden fem (5) Arbejdsdage fra modtagelsen af den ovennævnte meddelelse har opnået enighed om et endeligt spørgetema, anses tvisten ikke for at være egnet til at blive behandlet ved den Accelererede Konfliktløsningsproces. Herefter finder punkt ovenfor anvendelse. Sagsfremstilling eller positionsdokumenter Såfremt den ikke-anmodende Part er indstillet på, at der skal indgives en fælles sagsfremstilling, skal Parterne i fællesskab udarbejde den endelige sagsfremstilling på baggrund af den anmodende Parts udkast og den anden Parts bemærkninger. Hvis Parterne ikke inden tre (3) Arbejdsdage efter der er opnået enighed om spørgetemaet er nået til enighed om den endelige sagsfremstilling, skal Parterne i stedet indgive separate positionsdokumenter, medmindre Parterne er enige om at udsætte fristen Såfremt Parterne skal indgive separate positionsdokumenter, skal hver Part sende sit endelige positionsdokument til den anden Part senest tre (3) Arbejdsdage fra det tidspunkt, hvor det - i henhold til bestemmelserne ovenfor - ligger fast, at der ikke kan opnås enighed om en fælles sagsfremstilling (hvilket principielt kan besluttes ensidigt af den ikke-anmodende Part) Når spørgetemaet og den fælles sagsfremstilling eller de separate positionsdokumenter er endelige, indgiver den anmodende Part anmodningen til Voldgiftsinstituttet Gebyret for anmodning om udtalelse, jf. Regler om Sagkyndig Udtalelse 2, stk. 6, betales til Voldgiftsinstituttet af den Part, der anmoder om udtalelsen. Hvis Parterne i fællesskab anmoder om udtalelsen, betaler Leverandøren gebyret til Voldgiftsinstituttet. Afgørelsen af, hvordan betalingen af gebyret endeligt skal fordeles mellem Parterne, træffes efter punkt 3.6 nedenfor. Gennemførelse af processen Efter indgivelse af anmodningen følger processen for afgivelse af udtalelsen Reglerne om Sagkyndig Udtalelse med de tilføjelser og ændringer, der følger af dette bilag. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 6 af 10 6

8 3.4 Valg af Sagkyndig Den Sagkyndige udpeges i overensstemmelse med Reglerne om Sagkyndig Udtalelse Parterne kan kun komme med forslag til udpegning af (den) Sagkyndig(e), jf. Reglerne om Sagkyndig Udtalelse 2, stk. 2, nr. 6, hvis Parterne er enige herom. En Part kan ikke ensidigt komme med forslag til udpegning af (den) Sagkyndig(e). 3.5 Den Sagkyndige Udtalelses Bindende Virkning Den sagkyndige udtalelse har bindende virkning for Parterne som angivet i dette punkt 3.5. Reglerne om Sagkyndig Udtalelse 14, stk. 1 finder således ikke anvendelse Den Accelererede Konfliktløsningsproces er ikke - og træder ikke i stedet for - retlig behandling eller voldgift. Den sagkyndige udtalelse er således ikke en rets- eller voldgiftsafgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes (afgørelsen er ikke eksigibel), men afgørelsen er aftaleretligt bindende mellem Parterne, jf. dog nedenfor Hvis en Part ikke ønsker at være bundet af konklusionen i udtalelsen fra (den) Sagkyndig(e), skal Parten skriftligt meddele dette til den anden Part og Voldgiftsinstituttet inden ti (10) Arbejdsdage fra modtagelsen af udtalelsen. Hvis Parten ikke kan dokumentere en senere modtagelsesdag, anses udtalelsen for at være modtaget to (2) Arbejdsdage efter udtalelsens datering. Den Part, der ikke ønsker at være bundet af udtalelsen, skal desuden inden tre (3) måneder efter afsendelse af meddelelsen om at Parten ikke vil være bundet, indlede voldgift i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom. Afgiver Parten ikke rettidigt meddelelse om ikke at ville være bundet, eller indleder Parten ikke rettidigt voldgift derefter, er (den) Sagkyndig(e)s udtalelse bindende fra udløbet af den første frist, der overskrides Hvis (den) Sagkyndig(e)s udtalelse er blevet bindende, jf ovenfor, kan Parterne fremlægge udtalelsen og støtte ret på den i efterfølgende rets- eller voldgiftssager. I så fald finder Reglerne om Sagkyndig Udtalelse 15, stk. 2 ikke anvendelse, og afgørelsen har både positiv og negativ retskraft for efterfølgende tvister. Hvis afgørelsen ikke er blevet bindende for Parterne, gælder Reglerne om Sagkyndig Udtalelse 15, stk. 2 fortsat. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 7 af 10 7

9 3.6 Omkostninger og sikkerhedsstillelse Gebyret for anmodning om udtalelse betales til Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med punkt ovenfor Sikkerhedsstillelse til Voldgiftsinstituttet, jf. Regler om Sagkyndig Udtalelse 5, stk. 1, skal stilles af den Part, der anmoder om udtalelsen. Hvis Parterne i fællesskab anmoder om udtalelsen, skal Parterne i fællesskab stille sikkerheden, idet Parterne hæfter solidarisk for den stillede sikkerhed Betaler en Part ikke gebyr til Voldgiftsinstituttet eller stiller Parten ikke sikkerhed til Voldgiftsinstituttet, som Parten er forpligtet til i henhold til nærværende bilag, kan den anden Part betale gebyret eller stille sikkerheden. Den Part, der betaler eller stiller sikkerhed for den anden Part i henhold til denne bestemmelse, kan efterfølgende opkræve eller modregne det betalte (og/eller eventuelle yderligere omkostninger som følge af den manglende betaling eller sikkerhedsstillelse) ved næste fakturering i henhold til Kontrakten. Hvis den manglende betaling eller sikkerhedsstillelse medfører, at sagen afvises af Voldgiftsinstituttet, kan den anden Part indgive anmodningen (uændret) igen, og kræve omkostningerne herved dækket på samme måde Uanset hvilken Part, der har betalt gebyr eller stillet sikkerhed, fordeles omkostningerne endeligt mellem Parterne i det forhold, som den Sagkyndige har angivet i sin udtalelse (som svar på det spørgsmål der stilles i henhold til punkt ovenfor). Har Parterne ikke stillet spørgsmål om omkostninger, eller har den Sagkyndige ikke besvaret spørgsmålet, fordeles omkostninger ligeligt mellem Parterne. Afregningen mellem Parterne sker ved, at den Part der har penge til gode opkræver eller modregner beløbet ved næste fakturering i henhold til Kontrakten Parterne afholder selv deres egne omkostninger til den Accelererede Konfliktløsningsproces. 3.7 Virkning for Forældelse Parterne er enige om, at forældelseslovens 21, stk. 5 finder anvendelse på den Accelererede Konfliktløsningsproces som beskrevet i dette bilag. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 8 af 10 8

10 4 Mediation Såfremt der mellem Parterne opstår uenighed om et juridisk eller teknisk spørgsmål, der ikke kan løses ved forhandling, kan hver af Parterne anmode om, at tvisten søges løst ved mediation i overensstemmelse med Danske ITadvokaters ("DITA") til enhver tid gældende mediationsprocedure. 4.1 Indledning af Mediation Mediation indledes ved, at en af Parterne sender et skriftligt påkrav om mediation til den anden Part med kopi til DITA. Mediator skal udpeges af DITA senest otte (8) Arbejdsdage efter DITA s modtagelse af påkravet om mediation. 4.2 Forpligtelse til at Deltage En Part er uberettiget til at søge tvisten løst retsligt eller ved voldgift (i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom) før Parterne har søgt tvisten løst ved den Accelererede Konfliktløsningsproces eller mediation. Som minimum har en Part pligt til at deltage i det første møde, som mediator indkalder til En Part er dog berettiget til at indlede retssag eller voldgiftssag (i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom), såfremt en udsættelse deraf kan føre til retsfortabelse, eksempelvis på grund af forældelse. 4.3 Implementering af Resultater I det omfang, Parterne er i stand til at løse tvisten gennem mediation, skal eventuelle ændringer i Kontrakten gennemføres hurtigst muligt. Ændringer gennemføres i overensstemmelse med vilkårene for ændringshåndtering som fastlagt i bilag 11 (Ændringshåndtering), idet eventuelle ændringer dog ikke kan medføre ændringer i pris, andre vederlag og omkostninger, Servicemål eller Ydelserne, medmindre det er aftalt eller udtrykkeligt forudsat under mediationen. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 9 af 10 9

11 5 Bilag 14A Som underbilag til nærværende bilag er vedlagt bilag 14A Voldgiftsinstituttets Regler for juridisk/teknisk udtalelse i IT-sager som gældende ved Kontraktens indgåelse. Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og Mediation Side 10 af 10 1