Referat fra Hillerød Provstiudvalg Provstiudvalgsmødet 5. februar 2015.

Transkript

1 HILLERØD PROVSTI PROVSTEN: HILLERØDSHOLMSALLE HILLERØD PROVSTIKONTOR: ØSTERGADE 16, HILLERØD jfc@km.dk Hjemmeside: Hillerød den 17. februar ) Godkendelse af dagsorden Referat fra Hillerød Provstiudvalg Provstiudvalgsmødet 5. februar ) Godkendelse af referat fra Sag: Provstiudvalgsmøder 2014 (1250) 3) Sag: vedtægt Engholm skrivelse (1424) - Engholm Sogn Revideret kirkegårdsvedtægt fra Engholm kirke fremsendt til godkendelse. Provstiudvalget henstiller, at der tages udgangspunkt i standardvedtægten, som ligger på Den Digitale Arbejdsplads. Provstiudvalgets øvrige bemærkninger, til fremsendte vedtægt, sendes til Engholm menighedsråd. 4) Sag: Nedlæggelse af gravsteder (1469) Nørre Herlev Sogn Nørre Herlev menighedsråd ansøger om at nedlægge 3 gravsteder med 3 kistepladser i hver. Gravstederne ligger i forlængelse af hinanden og har været ledige i en årrække. Nørre Herlev menighedsråd ønsker at omdanne gravstederne til urnegrave, som der er mangel på. 5) Sag: 5 % midler 2015 Allerød kommune (1448) Blovstrød menighedsråd ansøger om kr af 5 % midlerne til dækning af merudgifter i forbindelse med gravers sygdom. Derudover anmoder menighedsrådet om konvertering af kr likviditetslån 2014 til medfinansiering af ovenstående. 6) Sag: 5 % midler 2015 Hillerød kommune (1445) Nr. Herlev menighedsråd ansøger om kr ,75 inkl. moms til udskiftning af ringeanlæg i Nr. Herlev kirke.

2 7) Sag: Honorartakster 2015 (1426) Honorartakster justeret til 2015 niveau, samt indarbejdet honorar for kasserer. Herluf Poulsen og Kirsten Aunstrup er uenige i beslutningen om tildeling af honorar til kasserer, jf. PUmødet den 4. december 2014, og undlod derfor at stemme. 8) Sag: Regnskab 2014 (1309) - Nørre Herlev Sogn Nr. Herlev menighedsråd ansøger om brug af kr fra uforbrugte anlægsmidler 2014 til brug for nyt vinduesparti i sognegård. Ansøgning godkendes under forudsætning af, at menighedsrådet tilkendegiver, at beslutning om ansøgning er behandlet og truffet på et menighedsrådsmøde. 9) Sag: Ansøgning vedr. storskærm i kirken (1447) - Uvelse Sogn Uvelse menighedsråd ansøger om 5 % midler kr til restfinansiering af storskærm i Uvelse kirke. Der er givet kr til dette projekt i anlægsmidler. Regnskab pr danner grundlag for oversigt udarbejdet af provstikontoret. Provstiudvalget ønsker, at der indhentes endnu et tilbud. Projektet sendes til høring i Helsingør Stift. Efterfølgende vil provstiudvalget tage stilling til finansieringen. 10) Sag: Ansøgning renovering kirkegårdsmur Alsønderup.doc (1423) - Alsønderup Sogn Tjæreby-Alsønderup menighedsråd ønsker at fastholde tidligere fremsendte ansøgning vedr. finansiering af istandsættelse af kirkemuren i Alsønderup. Menighedsrådet vil ikke bruge af opsparede midler til renovering af Altertavle. Provstiudvalget vil garantere, at nuværende indestående på opsparingskonto til altertavle i Tjæreby kirke kr , til hver en tid vil være til rådighed for Tjæreby-Alsønderup menighedsråd, når der foreligger et altertavleprojekt. Enten via 5 % midler eller via anlægsmidler. Da forrentning af indestående er meget lav p.t. er det uhensigtsmæssigt, at pengene bare står på opsparingskonto, hvorfor provstiudvalget, under ovenstående forudsætning, fastholder, at Tjæreby- Alsønderup menighedsråd bruger af disse midler til den nødvendige reparation af kirkegårdsmuren snarest mulig. Provsten sender skrivelse på vegne af provstiudvalget. 11) Sag: Det fælles kirke- og regnskabskontor 2014 (1260) Ansøgning fra Kontorlederen på det Fælles Kirke- og Regnskabskontor vedr. overførsel af kr af overskud fra regnskab ) Sag: Regnskab 2014 (1315) Nødebo-Gadevang Sogne Nødebo-Gadevang menighedsråd ansøger om overførsel af ikke forbrugte anlægsmidler 2014 til brug i ) Blovstrød kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1295) - Blovstrød Sogn Der er bemærkninger om kontantgaver og manglende lønindberetning af disse. Provstiudvalget sender skrivelse til Blovstrød menighedsråd vedr. lønindberetning af kontantgaver samt størrelsen på disse. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige

3 14) Slotssognet kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1352) Frederiksborg Slotssogn Problemer med attestation af bilag. Regnskabsinstruks skal følges og bilag skal attesteres jf. denne. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 15) Grønnevang kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1338) Grønnevang Sogn Problemer med attestation af bilag. Regnskabsinstruks skal følges og bilag skal attesteres jf. denne. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 16) Hillerød kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1341) - Hillerød Sogn Lav forrentning på indestående. Provstiudvalget erkender, at højere forrentning af indestående ikke er muligt p.t. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 17) Lillerød Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1297) - Lillerød Sogn Der er problemer med attestation og dokumentation for udlæg. Provstiudvalget sender skrivelse til Lillerød menighedsråd vedr. attestation og dokumentation for udlæg. 18) Lynge-Uggeløse Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1345) Lynge-Uggeløse Sogne Problemer med attestation af bilag. Regnskabsinstruks skal følges og bilag skal attesteres jf. denne. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 19) Nødebo-Gadevang Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1315) Nødebo-Gadevang Sogne Regnskabsinstruks skal opdateres. 20) Præstevang kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1298) Præstevang Sogn Problemer med attestation af bilag. Regnskabsinstruks skal følges og bilag skal attesteres jf. denne. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 21) Skævinge-Ll Lyngby Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1351) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Regnskabsinstruks skal opdateres.

4 22) Strø Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1343) - Strø Sogn Regnskabsinstruks skal opdateres. 23) Tjæreby-Alsønderup Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1337) Tjæreby-Alsønderup Sogne Regnskabsinstruks skal opdateres. 24) Ullerød Kasseeftersyn 2014 Sag: Regnskab 2014 (1336) - Ullerød Sogn Lav forrentning af indestående. Provstiudvalget erkender, at højere forrentning af indestående ikke er muligt p.t. Menighedsrådet skal besvare revisors bemærkninger overfor provstiudvalget og redegøre for fremtidige tiltag. Behandling af protokollat skal fremgå af menighedsrådsreferatet. 25) Kasseeftersyn Sag: PUK regnskab 2014 (1375) Lav forrentning af indestående. Helsingør Stift har fremsendt godkendelse af 3. kvartal 2014 Protokollatet blev behandlet på provstiudvalgsmødet med følgende kommentar: Provstiudvalget erkender, at højere forrentning af indestående ikke er muligt p.t. 26) Bilag regnskabsinstruks 2015 Sag: PUK Regnskab 2015 (1456) Ny regnskabsinstruks inkl. Skoletjenesten udarbejdet og skal underskrives. Regnskabsinstruks godkendt og underskrevet. Nyt budget for 2015 inkl. Skoletjenestens regnskab skal godkendes og underskrives. Budget for 2015 inklusive Skoletjenestens budget godkendt. 27) Sag: Aktivitetspulje 2015 Hillerød kommune (1422) Vedtægt for samarbejde vedr. aktivitetspulje Hillerød kommune. Den forelagte vedtægt godkendes med følgende tekst i 4: Tilsynet for ordningen ligger i Provstiudvalget. Såfremt et flertal af sognene, ved det årlige budgetsamråd, fremsætter ønsker om, at der nedsættes et "puljeudvalg" i stedet, vil dette imødekommes. Dette puljeudvalg" vil derefter arbejde under provstiudvalgets tilsyn." Puljestørrelse fastlægges for 2015: Der lægges kr i puljen for Beløbet dannes af overskud på minikonfirmandpuljen 2014 kr og overskud fra Det Fælles Kirke- og Regnskabskontor 2014 på kr Vedtægt og skrivelse vedr. ansøgninger til puljen udsendes til menighedsrådene snarest. Ansøgning fra Tjæreby-Alsønderup vedr. rytmisk kor behandles. Der ansøges om kr Ansøgning fra Tjæreby-Alsønderup menighedsråd tilbagesendes med forventet ny ansøgning, hvori projektets betydning, hensigt m.v. beskrives og ikke blot udgør en ansøgning om penge.

5 28) Sag: Aktivitetspulje 2015 Allerød kommune (1457) Vedtægt for aktivitetspulje Allerød kommune samt overvejelser i forbindelse med etablering af pulje og puljestørrelse. Vedtægt godkendt som under punkt 27. Der er ikke umiddelbart et beløb til puljen for Provstiudvalget henstiller til menighedsrådene, at ønskes et projekt igangsat i 2015, så kan der i indeværende år søges 5 % midler til dette. Vedtægt og skrivelse vedr. ansøgninger til puljen udsendes til menighedsrådene snarest. 29) Sag: Anmodning om brug af frie midler 2014 (1437) - Engholm Sogn Engholm menighedsråd anmoder om brug af frie midler forventet kr De frie midler skal dække en formodet overskridelse af driftsrammen i Provstikontoret har anmodet om en opdateret kvartalsrapport for at behandle ansøgningen. En sådan er endnu ikke fremsendt, hvorfor punktet udskydes. 30) Sag: Orgelreparation (1427) - Gørløse Sogn Kontrakt vedr. orgelreparation i Gørløse kirke er sendt til Helsingør Stift for godkendelse. 31) Sag: SV: Låge mellem kirkegård og have i Lille Lyngby (1358) - Lille Lyngby Sogn Helsingør Stift har sendt afgørelse om låge til høring hos menighedsrådet. Skævinge-Ll. Lyngby menighedsråd har fremsendt svar på høringsforslag. Provstiudvalget støtter menighedsrådets svar til Helsingør Stift. 32) Sag: Nødebo Kirke Nationalmuseets besigtigelsesrapport vedr. indvendige kalkede overflader (1143) - Nødebo Sogn Indvendig kalkning og mindre reparationsarbejder i Nødebo Kirke sendt til høring i Helsingør Stift. 33) Sag: Nordea investeringer (1373) Anlægsmidlers anbringelse. Vedtægt fra Høje Tåstrup provsti vedr. samarbejde om fælles anlægskonto vedlægges. Ændringer i anlægsmidlernes anbringelse er ikke aktuelt for nuværende. 34) Sag: Syn 2014 (1428) - Hillerød Sogn Svar fra Hillerød vedr. rykkerskrivelse synsprotokol ) Sag: Syn 2014 (1411) - Ullerød Sogn Svar fra Ullerød vedr. skrivelse om ikke udførte synsopgaver. 36) Sag: Varmeanlæg Strø (1113) - Strø Sogn Restudbetaling af 5 % midler til Strø.

6 37) Sag: valgforsamling Tjæreby-Alsønderup 2014 (1376) Anmodning om beslutning vedr. antallet af menighedsrådsmedlemmer i rådet. 38) Sag: Valg Præstevang (1418) Præstevang Sogn Godkendelse af reduceret råd (8 valgte medlemmer). 39) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1460) - Blovstrød Sogn Referat fra mødet den 22. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1230) - Engholm Sogn Referat fra mødet den 19. november Samt afklaring af eventuel suppleants indtrædelse i rådet. 41) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1454) - Engholm Sogn Referat fra mødet den 15. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1255) - Frederiksborg Slotssogn Referat af menighedsrådsmøde 25. november ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1467) - Frederiksborg Slotssogn Referat af menighedsrådsmøde 27. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1455) - Grønnevang Sogn Referat fra mødet den 22. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1451) - Hillerød Sogn Referat fra mødet den 20. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1444) - Lillerød Sogn Referat fra mødet den 19. januar ) Sag: Menighedsrådet i Lynge-Uggeløse 2014 (1218) Lynge-Uggeløse Sogne Referat fra mødet den 9. december 2014.

7 48) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1465) Lynge-Uggeløse Sogne Referat fra mødet den 28. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1287) Nødebo-Gadevang Sogne Referat fra mødet den 13. november og mødet den 11. december ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1440) Nødebo-Gadevang Sogne Referat fra mødet den 14. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1441) - Nørre Herlev Sogn Referat fra mødet den 8. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1452) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Referat fra mødet den 21. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1434) Tjæreby-Alsønderup Sogne Referat fra mødet den 6. januar 2015 I referatet omtales et erstatningskrav, som provstiudvalget ønsker undersøgt nærmere. 54) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1453) - Ullerød Sogn Referat fra mødet den 21. januar ) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1221) - Uvelse Sogn Referat fra mødet den 9. december ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1463) - Uvelse Sogn Referat fra mødet den 13. januar ) Sag: Regnskab 2014 (1312) - Uvelse Sogn Kvartalsrapport pr til brug for behandling af ansøgning om midler til storskærm. 58) Kirkernes regnskab 2014 Allerød Kommune Sag: Budget 2015 (1306) Opgørelse fra Allerød Kommune.

8 59) Sag: Offentliggørelse af regnskab, vejledning (1450) Offentliggørelse af regnskab, vejledning. Alle sognes regnskab er frigivet. 60) Sag: PUK Regnskab 2013 (1272) PUK regnskab frigives af Helsingør Stift til offentliggørelse - er godkendt af Stiftet. 61) Nyhedsmail december Sag: Informationer fra Hillerød kommune (1044) Nyhedsmail december 62) Nyt fra provstiet Kristine Krarup Ravn sognepræst i Blovstrød skal på barsel. Vikar ansættes i perioden. Kirsten Darø Jensen Engholm har søgt om pension. Menighedsrådet har fremsendt anmodning om den fremtidige præstebetjening i sognet til Helsingør Stift. Minikonfirmandundervisningen er blevet obligatorisk. 63) Indbydelse til formandsmøde 5. februar 2015 Blovstrød Sag: Formandsmøder 2015 (1461) Indbydelse til formandsmøde 5. februar 2015 Blovstrød. 64) Sag: Undersøgelse vedr. menighedsrådenes praksis om at opkræve særskilt betaling fra de pårørende i forbindelse med begravelse og bisættelse. (1459) Undersøgelse vedr. menighedsrådenes praksis om at opkræve særskilt betaling fra de pårørende i forbindelse med begravelse og bisættelse. Der spørges ind til dette på formandsmødet senere. 65) Diverse informationer Helsingør Stift: Julebrev fra biskop Lise-Lotte Rebel. Brev om kirketælling Månedsnyhedsbrev fra forsikringsenheden. Stiftskursus: Folkekirkens Grafiske værksted Valg af begravelsesmåde, sted og afholdelse af udgifterne særligt med fokus på ubemidlede. Kirkeministeriet: Opdateret cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget og regnskab Kontrol af brugeradgang til DAP OK15: Løntilbageholdenhed og de lokale kerneopgaver i fokus. Ekstrabladet har fået indsigt i priser på begravelser Ansøgningsfrist for kirkeistandsættelsesordningen. Ny lokalløn for tjenestemandsansatte på vej. Ændring af bekendtgørelse om bestyrelse af kirkernes og præsteembedernes kapitaler

9 Øvrige: Folketingets Ombudsmand vedr. friststyring af myndighederne i sager hos Folketingets Ombudsmand. 66) Eventuelt Provstiudvalgsmødet den 12. marts og mødet den 9. april flyttes fra kl til kl Jens Christian Christiansen ønsker nye GSK-opgørelser fra Helsingør Stift rundsendt til menighedsrådene. Der er ændringer i legatindtægterne for 1. kvartal for 2015.