Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg PU møde 18. marts Kl. 13:00 Mødested: Bjergby Præstebolig/Hjørring Nordre Provsti

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg PU møde 18. marts Kl. 13:00 Mødested: Bjergby Præstebolig/Hjørring Nordre Provsti Deltagere: Ingen afbud, Lars-Erich Stephansen, Mogens Sørensen og Lisbeth Waaentz forlod mødet kl. 16:00 Mødet sluttede kl. 17:30 Mødepunkt 1 Årsregnskab Hjørring Søndre Provsti 2013 godkendes Regnskabet uddelt på mødet. Beslutning Regnskabet godkendt. De resterende midler, der oprindeligt er hensat til ungdomspræst, kan benyttes til undervisningsformål i forbindelse med den nye skolelov.. Regnskabet er afleveret og er blevet påført stempel: Hjørring Søndre Provstiudvalg, CVR-nr , Regnskab 2013, afleveret d :07 2 Drøftelse af Skolereform Drøftelse af vilkår for kirkens arbejde i forhold til den nye skolereform. 3 Stiftets svar på forespørgsel Sag: Præsters betaling af vand - fejl i opkrævning fra MR (1071) Aalborg Stift er blevet forespurgt om forældelsesfristen på tilbagebetaling af uberettiget opkrævede afgifter vedr. præsters betaling af vand. PU er jfr. pkt 1 indstillet på at styrke skolekirketjenesten, Lars-Erich, Ole og Line er inhabile i dette spørgsmål. Der skal ske tilbagebetaling i op til 10 år i henhold til hvad præsten kan dokumentere. Stiftets svar på forespørgsel 17/ : Helle Hindsholm svarer på spørgsmål om forældelsesfrist af krav på tilbagebetaling. 4 Plus Regnskab - kassereløn På lukket dagsorden Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 5 Hjørring Sognegård - råd og svamp i kvistkonstruktion Sag: Hjørring Sognegård - tagrenovering (1026) - Sankt Catharinæ Sogn 27/ : Der er omfattende angreb af råd i kvistkontruktionen på Hjørring Sognegård. Beslutning Hjørring Sognegård - råd og svamp i kvistkonstruktion 24/ : ODY har besigtiget tagrenoveringen på Hjørring sognegård og informerer om de omfattende angreb af råd. Der er indkaldt repræsentant fra Brøgger til besigtigelse af skaderne. Foto vedhæftet. Udtalelse fra Per Lønborg iforb. m. besigtigelse 27/ : Per Lønborg har besigtiget taget og fremsender sin konklusion til orientering. Billedemateriale vedlagt. 6 Ansøgning 5% midler - Sct. Catharinæ - skimmelsvamp Lien 2 (kr ,88) Sag: 5% midler - Sct. Catharinæ - skimmelsvamp Lien 2 (1078) - Sankt Catharinæ Sogn Godkendt administrativt 18/2 Ansøgning 5% midler - Sct. Catharinæ - skimmelsvamp Lien 2 (kr ,88) 26/ : Der er konstateret skimmelsvampangreb i præsteboligen, Lien 2. MR søger om 5% midler til de udgifter, der har været i forbindelse med dette. 7 5% midler ansøgning - Omlægning af korgulv i Skallerup Kirke (kr ,10) Sag: SV: Gulvet synker i Skallerup kirke (807) - Skallerup Sogn Godkendt 5% midler ansøgning - Omlægning af korgulv i Skallerup Kirke (kr ,10) 06/ : Skallerup Vennebjerg MR ansøger om 5% midler til dækning af udgifter i forbindelse med omlægning af korgulv. Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 8 Tilbud om regnskabssyn fra revisor Sag: Hjørring Nordre & Søndre provsti - Tilmelding regnskabssyn (1056) Alle MR er blevet tilbudt et regnsskabssyn af regnskab 2013, inden de afleverer dette. Formålet med dette regnskabssyn er at eliminere fejl og forglemmelser, inden regnskabsaflevering. PU skal godkende vedlagte liste over MR, der har taget imod tilbuddet. Beslutning Godkendt og videresendt til Aalborg Stift Tilbud om regnskabssyn fra revisor Hjørring Nordre & Søndre provsti - Tilmelding regnskabssyn 03/ : Oversigt over tilmeldinger fra MR til regnsskabssyn, sendt til revisor. SV: Regnskabssyn for Hjørring Søndre og Nordre Provsti 24/ : LMSO svarer at PU skal godkende tilmeldingerne og hun skal have tilsendt pågældende referat, hvori godkendelsen figurerer. VS: Regnskabssyn - enkelt ting 9 Kvartalsrapport 4. kvt Sag: Kvartalsrapporter 2014 (1066) - Vrå Sogn Vrå MR forespørger på om evt. overskud kan/må henlægges til projekt vedr. ny klokke. Godkendt Kvartalsrapport 4. kvt / : Vrå MR fremsender kvartalsrapport for 4. kvt MR forventer et resultat på ca og har drøftet om dette beløb kan/må henlægges til projekt med ny klokke/automatisk ringning. 10 Forespørgsel om nulstilling af likviditet stillet til rådighed af provstiet Sag: Nulstilling af likviditet stillet til rådighed af provstiet (1089) - Em Sogn PU anbefaler, at MR ikke nulstiller, men gør beløbet positivt, så der er kr ,- stillet til rådighed af provstiet. Dvs der overføres kr ,13 fra de frie midler. Forespørgsel om nulstilling af likviditet stillet til rådighed af provstiet 11/ : Em MR i samråd med provstirevisoren, anmoder PU om tilladelse til nulstilling af midler stillet til rådighed af provstiet. Referat, Side: 3

4 11 Stormskader Vennebjerg Kirke Sag: Stormskader Vennebjerg Kirke (1057) - Vennebjerg Sogn VS: Stormskader Vennebjerg Kirke 05/ : Helmer Møller sender til orientering fakturaer vedr. stormskader på Vennebjerg Kirke - skaden er sendt til forsikringsenheden. 12 Evt. maling af knæfald og prædikestol Sag: lyngby kirke 100 års jubilæum (841) - Lyngby Sogn Evt. maling af knæfald og prædikestol 21/ : ODY har besøgt Lyngby kirke og foreslår at knæfald og prædikestol også males, så de ikke står i så stor kontrast til resten af kirken. Arbejdet anslåes til at beløbe ,- kr som MR kan finansiere meget af selv. Lyseholdere Lyngby kirke - foto 13 Mail til MR+gravere ang. indsendelse af takster til provstiet. Sag: Kirkegårdstakster - tjek af GIAS kontra Brandsoft hos de enkelte sogne. (1070) Det blev på sidste PU møde besluttet at indsamle print af takster fra kirkegårdenes Brandsoftsystemer. De indkomne lister skal sammeholdes med gældende prisliste fra GIAS. Stort set er der sammenhæng mellem Brandsoft og GIAS. Der vil ske direkte henvendelse til de kirkegårde, hvor der skal ske små tilrettelser. Mail til MR+gravere ang. indsendelse af takster til provstiet. 13/ : Der er sendt mail rundt til alle MR+gravere, med anmodning om indsendelse af takster fra deres Brandsoft system. Print af disse skal sendes til provstiet senest d. 28/ Referat, Side: 4

5 14 Kirkegårdstakster Sag: Kirkegårdstakster - tjek af GIAS kontra Brandsoft hos de enkelte sogne. (1070) Indkomne lister fra kirkegårdene, som beskrevet i foregående punkt. Se pkt. 13 Kirkegårdstakster 10/ : Indkomne lister fra kirkegårde sendt til gennemsyn hos PU formand. Print af prisliste fra Brandsoft - Sct. Hans Prisliste Sindal 15 Effekter fra Blågårds kirke Sag: Effekter fra Blågårds kirke (1058) Der kan rettes henvendelse til Provstiet, hvis man er interesseret. VS: Effekter fra Blågårds kirke 05/ : Blågårds kirke lukkes og efterlyser arvtager til deres døbefont. 16 Referat af Info-tjenestens bestyrelsesmøde 22/ Sag: Info-tjenesten bilag (808) Referat af bestyrelsesmøde 22/ / : Info-tjenesten sender referat fra bestyrelsesmøde d. 22/ Inkaldelse til bestyrelsesmøde vedr. personalekonsulent Sag: Personalekonsulent (1080) Inkaldelse til bestyrelsesmøde vedr. personalekonsulent 04/ : LES indkalder til bestyrelsesmøde vedr. personalekonsulent. Referat, Side: 5

6 18 Klage over kapelleje - PU kommentarer til sagen Sag: Klage vedr. kapelleje (1030) - Sankt Catharinæ Sogn Anmodning om provstiets bemærkninger til sagen 25/ : Stiftet anmoder om provstiets bemærkninger til sagen, inden der træffes afgørelse. Vedr. Klage over betaling for brug af Hjørring kirkegårdskapel - Jette Ellesgaard Kostprisberegning_af_kapel / : Kirkegårdsleder Allan West sender kostprisbergning, som anmodet. Kostprisberegning_af_kapel 2013 u.bygning 12/ : Kirkegårdsleder Allan West sender kostprisberegning, som anmodet. Denne u. bygninger. Vedr. Klage over betaling for brug af Hjørring kirkegårdskapel - Jette Ellesgaard 19 Fremsendelse af Aalborg Stifts afgørelse til orientering Sag: Gravstedssag Rubjerg (1029) - Rubjerg Sogn Fremsendelse af afgørelsen til orientering 27/ : Aalborg Stift sender deres afgørelse til orientering. De fastholder MR afgørelse vedr. gravstedet. 20 Forespørgsel vedr. stigning af kirkegårdstakster Sag: Forespørgsel vedr. stigning på vedligeholdelse af gravsted på Jelstrup Kirkegård (1046) - Jelstrup Sogn LES svarer gravstedsejer på tilsendte spørgsmål. SV: Grandækning. Referat, Side: 6

7 21 Ansøgning om tilladelse til omlægning af del af kirkegård Sag: Anlæg af urnegravsteder, lapidarium m.m. på kirkegård (1073) - Em Sogn PU afventer Kirkegårdskonsulentens kommentarer. Ansøgning om tilladelse til omlægning af del af kirkegård 19/ : Em MR ansøger om tilladelse til omlægning af del af kirkegård til urnegravsteder og lapidarium. De anslår at projektet kommer til at koste ca ,- kr. Oversigtskort over ændring på kirkegård 19/ : Em MR sender oversigtskort, der viser hvordan det er tænkt, at ændringerne kommer til at se ud. Anmodning til Kirkegårdskonsulent - Em kirkegård 12/ : Sagsakterne er sendt til kirkegårdskonsulenten 22 5% midler - Annullering Sag: Sct. Hans - Velfærdsbygning (905) - Sankt Hans Sogn 5% midler 10/ : Sct. Hans annullerer ansøgning om 5% midler til tilsynsudgifter vedr. byggeriet af velfærdsbygning. 23 Påmindelse om frist for aflevering af regnskab Sag: Regnskab 2013 (1087) Der er udsendt påmindelse om afleveringsfrist af regnskab 2013 til alle MR. MR gøres særligt opmærksom på den ændrede fremgangsmåde for aflevering af regnskabet. Der henvises til Dataarkivet på Den Digitale Arbejdsplads. Påmindelse om frist for aflevering af regnskab 07/ : LES sender påmindelse til MR om fristen for aflevering af regnskaber (01/ ) Referat, Side: 7

8 24 VS: Orgel Sag: Orglet-Vejby Kirke (917) - Vejby Sogn Erklæring fra orgelkonsulent, samt tilbud på opstilling af orglet. VS: Orgel 26/ : Frede Jensen videresender tilbud fra Svend Hjort på opstilling af orgel. VS: Orgel - Vejby Kirke 26/ : Frede Jensen videresender erklæring fra orgelkonsulent Jens Chr. Hansen. SV: Orgel - Vejby Kirke 04/ : ODY videresender til orientering mailkorrespondance ml. orgelkonsulent og Frede Jensen. 25 Løkken kirke - Kass.afd. - anv. 3. og sidste rate kr ,00 Sag: Orgel - Løkken Kirke (837) - Løkken- Furreby Sogn Løkken kirke - Kass.afd. - anv. 3. og sidste rate kr ,00 11/ : Stiftet anviser sidste rate af lån 26 Lyngby kirke - Til Rubjerg-Lyngby sognes mr. - frigiv. af kr ,02 - til rest kr ,12 Sag: Lyngby kirke - udv. kalkning og understrygning af tag (se også 832) (951) - Lyngby Sogn Lyngby kirke - Til Rubjerg-Lyngby sognes mr. - frigiv. af kr ,02 - til rest kr ,12 10/ : Aalborg Stift frigiver kr ,02 af midler fra salg af præstebolig. 27 Tårs kirke - Kass.afd. - anv. 1. rate kr ,00 - til rest kr ,00 Sag: Graverfaciliteter - byggesag (913) - Tårs Sogn Tårs kirke - Kass.afd. - anv. 1. rate kr ,00 - til rest kr ,00 10/ : Aalborg Stift anviser 1. rate af lån, kr til rest kr Referat, Side: 8

9 28 Befolkning i sogne pr. 1. januar 2014 Sag: Befolkning i sogne pr. 1. januar 2014 (1079) Befolkning i sogne pr. 1. januar / : Knud Toftegaard fremsender oversigt over befolkningstal fordelt på sogne pr. 01/ Referatet godkendt den: Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat, Side: 9