Gribskov Kommune Indkaldelse af stedfortræder til møde i kommunalbestyrelsen 15, stk. 2, i den kommunale styrelseslov

Transkript

1 Gribskov Kommune Indkaldelse af stedfortræder til møde i kommunalbestyrelsen 15, stk. 2, i den kommunale styrelseslov Resüme: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at ferie er en årsag til fravær som er omfattet af 15, stk. 2, i den kommunale styrelseslov, og at indkaldelse af stedfortræder efter 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, er obligatorisk, når bestemmelsens betingelser for indkaldelsen er opfyldt Gribskov Kommune Byrådet Rådhusvej Helsinge STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /434 SAGSBEHANDLER:KBRKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR SE- NR hovedstaden@statsforvaltning.dk Sagsnr. i Gribskov Kommune: 2008/ På grundlag af en række artikler i Ugeposten, hvorefter der for et medlem af kommunalbestyrelsen i Gribskov Kommune havde været tale om et længere fravær ved kommunalbestyrelsesmøder og udvalgsmøder bad statsforvaltningen kommunalbestyrelsen om en udtalelse. Statsforvaltningen skal efter at have modtaget udtalelse fra kommunalbestyrelsen udtale, at indkaldelse af stedfortræder efter 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, er obligatorisk, når bestemmelsens betingelser for indkaldelsen er opfyldt. TELEFONTID: Torsdag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Torsdag Kommunalbestyrelsens formand skulle derfor have indkaldt stedfortræder efter 15, stk. 2, i det omhandlede tilfælde, hvor aftalt ferie strakte sig ud over en periode på 1 måned. Nedenfor følger en redegørelse for sagen og en nærmere

2 begrundelse for Statsforvaltningens udtalelse. Sagsfremstilling Gribskov Kommune har ved brev af 17. september 2008 udtalt følgende til statsforvaltningen: I brev af 7. august 2008 har Statsforvaltning Hovedstaden anmodet om en udtalelse i anledning af nogle artikler i Ugeposten om byrådsmedlemmers længerevarende fravær fra byrådsmøder og udvalgsmøder. Statsforvaltningens henvendelse har været behandlet i økonomiudvalget den 1. september og i byrådet den 15. september Byrådet afgiver hermed følgende udtalelse: 1. Indkaldte stedfortrædere (kommunestyrelseslovens 15, stk. 2). Der har i funktionsperioden været 3 tilfælde hvor borgmesteren har været bekendt med fravær af en forventet varighed på mindst 1 måned på grund af de i 15, stk. 2, nævnte grunde. I to tilfælde er der indkaldt stedfortrædere og byrådet har besluttet at betingelserne for stedfortræderens indtræden har været opfyldt. Et af tilfældene, som også fremgår af Ugepostens artikler, har haft et lidt andet forløb. Det pågældende byrådsmedlem har været fraværende fra alle møder i 2008 i såvel byråd som i udvalg, men medlemmet har varetaget øvrige opgaver i formandsposten. Baggrunden for fraværet fra møderne er alvorlig sygdom i nærmeste familie og dette har været kendt for borgmesteren, men betingelsen i 15, stk. 2, om fravær af mindst 1 måneds varighed har efter borgmesterens opfattelse ikke været til stede, idet medlemmet har tilkendegivet hensigt om at deltage i møderne, men har så, når mødedagen oprandt, alligevel set sig nødsaget til at melde afbud. Efter aftale med borgmesteren afholder byrådsmedlemmet ferie fra 8. april til 11. juni 2008 for henholdsvis ferieåret 07/08 og 08/09. Herefter anmoder byrådsmedlemmet om orlov med virkning fra 1. juli 2008 på grund af sygdom i nærmeste familie. Byrådet har i møde den 18. august 2008 besluttet at indkalde stedfortræder for byrådsmedlemmet (kommunestyrelseslovens 15, stk. 2 og stk. 4). 2. Tidligere indkaldelse af stedfortræder? Baggrunden for der ikke i første omgang er blevet indkaldt stedfortræder, skyldes det, som er nævnt ovenfor, om med- SIDE 2

3 lemmets hensigt om at møde til møderne. Set i bakspejlet og efter nærmere granskning af reglerne så opstår fejlen, da ferieaftalen indgås. Fraværet på grund af ferie er på mere end en måneds varighed. På dette tidspunkt var betingelserne i styrelseslovens 15, stk. 2, af den grund opfyldt og borgmesteren skulle i den anledning have foranlediget stedfortræder indkaldt. Borgmesteren beklager selvfølgelig at fejlen er sket. Byrådet er blevet orienteret nærmere om reglerne og kommunens forretningsgange m.v. vil blive gennemgået med henblik på at sikre, at reglerne overholdes. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov.1 Det fremgår af 15, stk. 2, i den kommunale styrelseslov, at når kommunalbestyrelsens formand får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sine kommunale hverv i en forventet periode af mindst 1 måned på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder formanden stedfortræderen til førstkommende møde i kommunalbestyrelsen. Af kommunens udtalelse fremgår bl.a., at der mellem kommunalbestyrelsens formand og det omhandlede kommunalbestyrelsesmedlem blev aftalt ferie for kommunalbestyrelsesmedlemmet for en periode af mere end 1 måneds varighed, nemlig perioden fra 8. april til 11. juni Statsforvaltningen finder, at ferie er en årsag til fravær som er omfattet af 15, stk. 2, i den kommunale styrelseslov. Endvidere finder statsforvaltningen, at indkaldelse af stedfortræder efter 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, er obligatorisk, når bestemmelsens betingelser for indkaldelsen er opfyldt. Der kan vedrørende ovennævnte spørgsmål i øvrigt henvises til den kommenterede lov om kommunernes styrelse af Hans B. Thomsen, Pernille Christensen og Christian Schønau, 1. udgave, side 85 til Lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse SIDE 3

4 Da betingelserne for indkaldelse af stedfortræder efter 15, stk. 2, efter de foreliggende oplysninger var opfyldt, skulle kommunalbestyrelsens formand således i det omhandlede tilfælde have indkaldt stedfortræder for det fraværende medlem af kommunalbestyrelsen. Under henvisning til det anførte i kommunens brev af 17. september 2008, hvorefter kommunen erkender, at der fejlagtigt ikke blev indkaldt stedfortræder i det omhandlede tilfælde, og at kommunens forretningsgange vil blive gennemgået med henblik på at sikre reglernes overholdelse fremover, finder statsforvaltningen imidlertid ikke anledning til at foretage sig videre i sagen. Udtalelsen vil blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside. Med venlig hilsen Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Bo Rasmussen Specialkonsulent SIDE 4

5 STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /434 SAGSBEHANDLER:KBRKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR SE- NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Torsdag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Torsdag