Referat åben dagsorden Folkeoplysningsudvalget Fritid og Kultur

Transkript

1 Referat åben dagsorden Folkeoplysningsudvalget Fritid og Kultur Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 16:00 Mødet afsluttet: kl. 17:30 Mødested: Fraværende: Mødelokale Rådhuset Jens-Erik Bonné, Henrik Kudahl, Anders Weirum. I stedet for Birgitte Pedersen deltog Knud Larsen Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Opgørelse af regnskab 2016 for folkeoplysende voksenundervisning 2 2 Vedtægtsændring "Lille Skole for voksne i Hjørring" 5 3 Tilrettelæggelse af stikprøvekontrol som led i tilsynsvirksomhed. 8 4 Orienteringssager 13

2 Side Ø Opgørelse af regnskab 2016 for folkeoplysende voksenundervisning Resumé Opgørelse af regnskab 2016 for folkeoplysende voksenundervisning I den forbindelse skal der blandt andet tages stilling til fordeling af ikke-udnyttede forskudstilsagn for foreningerne til Lønudgifter til voksenundervisning Udgifter til debatskabende aktiviteter Sagsfremstilling Der foreligger en opgørelse af indkomne tilskudsregnskaber for de 18 foreninger, der har etableret folkeoplysende voksenundervisning i Der er foretaget en endelig opgørelse af Foreningernes afholdte lønudgifter 1) Almen undervisning, studiekredse og foredrag, hvor det kommunale tilskud maks. kan udgøre 1/3. 2) Handicapundervisning, hvor det kommunale tilskud maks. kan udgøre 5/7. 3) Instrumentalundervisning, hvor det kommunale tilskud maks. kan udgøre 5/7. For meget udbetalt tilskud skal tilbagebetales. Regler i retningslinjerne: Fordeling af ekstra midler til den folkeoplysende voksenundervisning, herunder også fordeling af tilbagebetalinger fra tidligere år, sker efter den fastsatte fordelingsnøgle for det pågældende år, dog kun til foreninger, som har opfyldt deres tilskudstilsagn. Foreningernes udgifter til debatskabende aktiviteter. Foreningerne får tildelt et beløb på 10% af forskudstilsagnet til debatskabende aktiviteter.

3 Regler i retningslinjerne: Tilbagebetalinger anvendes som ekstra tilskud til de foreninger, som har afholdt udgifter til debatskabende aktiviteter udover 10% af tilskudstilsagnet. Tilbagebetalingen fordeles forholdsvist i forhold til merforbruget til debatskabende aktiviteter. Side 3. Foreningernes lokaleudgifter En del af foreningerne har fået tilskud på 75% af lokaleudgifterne. Der ydes tilskud til leje af private lokaler, hvis det ikke er muligt at anvise egnede offentlige lokaler. Folkeoplysningsudvalget har vurderet de enkelte ansøgninger. Ikke-udnyttede lokaletilskudsbevillinger indgår ved opgørelse af det samlede lokaletilskudsbudget for hele folkeoplysningsområdet Regnskabsopgørelse viser følgende: Ikke-udnyttede tilskud vedr. udgifter i 2016 (Tilbagebetales i 2017) Løn voksenundervisning Tilbagebetaling regnskab 2016: Ikke udnyttede forskudstilsagn 2016 (foreningernes regnskabsopgørelse 2015) Ikke udnyttet forskudstilsagn 2016 (forening med kommunal lønudbetaling) Debatskabende aktiviteter Lokaletilskud Ialt: kr kr kr kr kr kr. Forvaltningen har udarbejdet forslag til ny fordeling af de ikke-udnyttede tilskud for løn og debatskabende aktiviteter. Når de ikke-udnyttede tilskud skal fordeles, tages der højde for, hvilke af foreningerne, der har igangsat hold uden kommunalt tilskud. De foreninger som har igangsat hold for egne midler bliver tilgodeset. Når denne vægtning er foretaget, er der brugt kr. Der er efter denne fordeling stadig kr. i uudnyttede midler. Restbeløbet på kr. fordeles til alle foreningerne efter fordelingsmodel for 2017.

4 Side 4. Lovgrundlag Folkeoplysningslovens kap. 4 vedr. voksenundervisning og kap. 7 vedr. tilskud til private lokaler. Økonomi Udgifterne afholdes af det samlede budget til voksenundervisningsområdet. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at ikke-udnyttede forskudstilsagn for 2016 for løn og debatskabende aktiviteter fordeles i henhold til forvaltningens forslag (jf. bilag) at ikke-udnyttede lokaletilskud indgår i den samlede opgørelse af lokaletilskudsområdet. Beslutning Indstillingen godkendes. Bilag Fordeling af tilbageførte midler på Voksenundervisning

5 Side P Vedtægtsændring "Lille Skole for voksne i Hjørring" Resumé Stillingtagen til godkendelse af vedtægtsændringer for foreningen Lille Skole i Hjørring Sagsfremstilling Der foreligger ændrede vedtægter for foreningen Lille Skole i Hjørring. Baggrund: Foreningen Lille Skole i Hjørring blev godkendt som folkeoplysende forening på Folkeoplysningsudvalgets møde den 25. oktober Ved godkendelse af foreningen blev der ikke taget stilling tilskuddets størrelse. Foreningens formålsparagraf: 2 - Formål: 2.1 Foreningens primære formål er at forestå almennyttig virksomhed med folkeoplysende voksenundervisning og kulturelle og debatskabende arrangementer inden for folkeoplysningslovens rammer. Der arbejdes med særligt fokus på psykisk sårbares behov for undervisningstilbud. 2.2 Foreningen er uafhængig af partipolitik Fordeling af midler til folkeoplysende voksenundervisning i 2017 blev behandlet på Folkeoplysningsudvalgets møde den. 28. februar Lille Skole i Hjørring ansøgte om tilskud på ialt kr. svarende til timer. I fordeling 2017 godkendte Folkeoplysningsudvalget et tilskud til Lille Skole til opstart af 1 hold á 60 timer svarende til kr. Ansøgning om vedtægtsændringer: Lille Skole i Hjørring ansøger den. 9. maj 2017 om godkendelse af vedtægtsændringer: 1. Navn og hjemsted 1.1 Foreningens navn er Lille Skole for Voksne Hjørring, forkortet LSfV Hjørring.

6 Ændres til: Foreningens navn er Lille Skole for Voksne i Nordjylland. Side Foreningens hjemsted er. Ændres til: Foreningen er hjemmehørende i Aalborg Kommune, men har også aktiviteter i Jammerbugt, Hjørring, Brønderslev, Vesthimmerland, Rebild og Mariagerfjord kommuner. Begrundelse for vedtægtsændringerne er erkendelsen af, at driften af 7 selvstændige aftenskoler med selvstændige CVR-numre og selvstændige bankkonti er omkostnings- og tidskrævende. Derfor har bestyrelserne for Lille Skolerne for Voksne besluttet at sammenlægge de 7 skoler til en skole, men med aktiviteter i de 7 nævnte kommuner. Lille Skole for Voksne i Hjørring lægges således ind under Lille Skole for Voksne i Nordjylland. Modeller for godkendelse: Model 1 Det er en forudsætning for godkendelse af ansøgningen, at vedtægterne ændres, så det fremgår, at foreningen er hjemmehørende i. Det forudsættes, at der foretages følgende ændringer i vedtægterne: Det skal fremgår, at foreningen er hjemmehørende i og øvrige kommuner (Foreningen kan dog fortsat vælge at have adresse i Aalborg Kommune): Det skal fremgå, at der til bestyrelsen vælges repræsentanter, der er bosiddende i. Herudover anbefales, at der i vedtægterne indføjes bestemmelser om, at foreningen profilerer tilbuddene i de enkelte kommuner. Der skal aflægges regnskab, der alene vedrører aktiviteterne i for det pågældende regnskabsår. Model 2

7 De fremsendte vedtægter godkendes iht. Folkeoplysningsloven 5, stk. 7, hvor man i særlige tilfælde kan yde tilskud og anvise ledige lokaler til en forening der ikke er hjemmehørende i kommunen. Bestemmelsen tilsigter at tilskynde til samarbejde imellem kommunerne. Kommunalbestyrelsen kan f.eks. på områder, hvor deltagergrundlaget er spinkelt, og ved folkeoplysende virksomhed for handicappede, yde tilskud og anvise ledige offentlige lokaler til foreninger, som er hjemmehørende i en anden kommune, for at kommunens borgere kan få et folkeoplysende tilbud i egen kommune. Det forudsættes, at der foretages følgende ændringer i vedtægterne, således at flg. fremgår: Side 7. Det skal tilstræbes, at der vælges en repræsentant fra hver kommune til bestyrelsen. Der skal aflægges regnskab, der alene vedrører aktiviteterne i for det pågældende regnskabsår. Lovgrundlag Folkeoplysningslovens 4, stk. 2, nr. 6, hvoraf fremgår: Foreningen skal være hjemmehørende i tilskudskommunen. Folkeoplysningslovens 5, stk. 7 giver dog følgende mulighed: Kommunalbestyrelsen kan i særlige tilfælde yde tilskud og anvise ledige lokaler til en forening der ikke er hjemmehørende i kommunen. Økonomi Ingen bemærkninger Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at model 2 godkendes.

8 Beslutning Indstillingen godkendes. Side 8. Bilag Ansøgning fra Lille Skole P Tilrettelæggelse af stikprøvekontrol som led i tilsynsvirksomhed. Resumé Godkendelse af forslag til principper for stikprøvekontrol af tilskudsregnskaber og aktiviteter som led i kommunens tilsynsvirksomhed. Sagsfremstilling Tilskudsberegninger-/udbetalinger til foreninger bygger som udgangspunkt på tillid til foreningerne. Foreningerne indsender hvert år tilskudsregnskab, herunder indberetningsskemaer med opgørelse af blandt andet antal medlemmer, kontingentopkrævning, kursusudgifter, kørselsudgifter, lokaleudgifter og timeforbrug. Der medsendes ikke kvitteringer, timetalsopgørelser mv. som dokumentation. Efter Folkeoplysningslovens regler skal foreningen påse, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler, og den skal sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende måde. Bestyrelsen er ansvarlig over for kommunen for anvendelse af det modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden. Der foretages følgende kontrol af tilskudsregnskaberne og aktiviteterne. De enkelte foreningers revisor (er) skal i henhold til reglerne i Folkeoplysningsloven/Folkeoplysningsbekendtgørelsen kontrollere foreningens oplysninger, og at regnskabet er i overensstemmelse med folkeoplysningsloven og de regler, der er fastsat i medfør af loven. s stikprøvekontrol.

9 Forvaltningen har udarbejdet følgende forslag til principper for kommunens stikprøvekontrol. Side 9. Antal foreninger: Der udtages hvert år minimum 10 foreninger inden for det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde og 2 foreninger inden for voksenundervisningsområdet til stikprøvekontrol. Forvaltningen har bemyndigelse til at udtage yderlige foreninger til kontrol, hvis forvaltningen finder, at der er grundlag for yderligere kontrol. Der udtages minimum 3 foreninger til risikobaseret tilsyn. De resterende stikprøvekontroller udtages ved lodtrækning (dog altid minimum 3 foreninger ved stikprøvekontrol). Udvælgelse: Udvælgelse sker efter følgende principper: 1. Risikobaseret tilsyn. 2. Ved lodtrækning. 1. Risikobaseret tilsyn: Ved valg af foreninger sker udvælgelsen efter forvaltningens vurdering af følgende: Risiko for sammenfald af interesser og aktiviteter: Foreninger, hvor der er personsammenfald mellem udlejer og foreningen som lejer (undtagelsesbestemmelse i Folkeoplysningslovens 5, stk. 5) Foreninger, der har lokalefællesskab/tilknytning til ikke-folkeoplysende foreninger/organisationer el. andet, der falder uden for formålsbestemmelserne i Folkeoplysningsloven. Opmærksomhedspunkter i forhold til regnskab: Foreninger, hvor et enkelt eller flere bestyrelsesmedlemmer ikke ønsker at godkende og underskrive foreningsregnskabet.

10 Foreninger, hvor der er bemærkninger og/eller taget forbehold i revisionspåtegning. Foreninger, hvor der er indberettet et højt timeforbrug, høje lokaleudgifter eller andet, der umiddelbart kan give anledning til spørgsmål fra forvaltningen. Side 10. Opmærksomhedspunkter i forhold til lovændringen i Folkeoplysningsloven af 13. december 2016 vedr. tilsyn. Af kompendium vedr. lovændringen fremgår, at der ved risikobaseret tilsyn efter omstændighederne også kan lægges vægt på foreningernes formål. Det fremgår, at Tilsyn med religiøse formål kan prioriteres fremfor f.eks. idrætsforeninger eller aftenskoler, idet disse foreninger i højere grad vil beskæftige sig med emner, der på forskellig vis relaterer sig til demokrati og grundlægende rettigheder frem for en forening med et idrætsfremmende formål. 2. Lodtrækning. Der foretages en vilkårlig lodtrækning blandt alle folkeoplysende foreninger. Stikprøvekontrollen omfatter: Gennemgang af foreningens tilskudsregnskab, inkl. årsberetning og/eller Tilsynsbesøg i forhold til aktiviteterne uanmeldt og anmeldt besøg. Ved gennemgang af foreningens tilskudsregnskab skal foreningen aflevere dokumentation i form af medlemslister, kontingentopkrævning, kvitteringer for afholdte udgifter til lokaler, kørsel og kursus samt dokumentation for timeforbrug i lokaler, hvortil foreningen har modtaget lokaletilskud. Reaktion

11 Hvis stikprøvekontrollen giver anledning hertil, kan Folkeoplysningsudvalget/Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget beslutte: Side 11. Foreningen skal helt eller delvis tilbagebetale udbetalt tilskud. Standse udbetaling af tilskud til foreningen. Tilbageholde udbetaling af tilskud til foreningen helt eller delvist. Fratage foreninger retten til at benytte allerede anviste lokaler. Reaktion skal stå i rimeligt forhold til karakteren af den manglende overholdelse af betingelserne i lovgivningen og retningslinjerne for tilskud. Resultat af stikprøvekontrol skal forelægges for Folkeoplysningsudvalget til orientering. Lovgrundlag Folkeoplysningsloven af 13. december Stk. 3. Aktiviteter for børn og unge af idébestemt, politisk og religiøs art skal sidestilles med anden folkeoplysende aktivitet for børn og unge. Stk. 4. Der kan ikke ydes tilskud til aktiviteter, som har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. Stk. 5. Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med, at foreninger, der modtager tilskud eller anvises lokaler efter denne lov, overholder loven eller regler fastsat i medfør heraf. Kommunalbestyrelsen kan forlange hel eller delvis tilbagebetaling af udbetalt tilskud, standse udbetaling af tilskud eller tilbageholde udbetaling af tilskud helt eller delvis og fratage foreninger retten til at benytte allerede anviste lokaler, hvis foreningerne ikke overholder loven eller regler fastsat i medfør heraf, jf. dog stk. 7 Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger.

12 Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Side 12. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at principperne godkendes. Desuden indstilles, at der på et senere møde tages stilling til øvrige krav som følge af, at der er vedtaget ændringer til Folkeoplysningsloven, der blandt andet omfatter tilsyn ved godkendelse af nye foreninger, offentliggørelse af foreningers tilskudsregnskaber og offentliggørelse af afslag på anvisning af lokaler. Beslutning Indstillingen godkendes.

13 Side G Orienteringssager Sagsfremstilling Orientering fra formanden Orientering om afholdt møde om den stille inklusion i Idrætscenter Vendsyssel. Mødet var arrangeret i samarbejde mellem Handicaprådet og Folkeoplysningsudvalget. Der var stort fremmøde til arrangementet, som formanden roste. Der forestår nu arbejde med opfølgning, herunder også mulighed for at søge midler af Folkeoplysningsudvalgets pulje til børn og unge med særlige behov. Orientering fra medlemmerne Afbud fra Claus Mørkbak Højrup til næste møde i Folkeoplysningsudvalget den 20. juni Ib Rævdal gjorde opmærksom på, at en spejdergruppe har en ubehandlet ansøgning om godtgørelse for lån, der har lagt ved forvaltningen i ca. 2½ år.. Orientering fra forvaltningen Det er aftalt med Torben Stenstrup, at der afholdes møde vedr. foreningsudvikling onsdag den 13. september Program følger snarest. Nyt udspil fra beskæftigelsesministeren og socialministeren, der vil gøre det nemmere at være frivillig. Efter udspillet skal det være nemmere for efterlønnere og dagpengemodtagere at udføre frivilligt arbejde. Henvendelse fra Skattesagsadvokater, der på baggrund af afgørelse i Ankestyrelsen opfordrer kommunen til at forholde sig aktivt til problemstillingen i forhold til vurdering af, om en forening er støtteberettiget efter folkeoplysningsloven. Drøftelse af Udviklingspuljen, hvor næste frist er 1. juni. Der indkom forslag fra medlemmerne om - udarbejdelse af brochure om bevilgede projekter til udviklingspuljen - bedre muligheder for tilskud til rekvisitter, hvis der tale om et nyt projekt - bedre synliggørelse af, hvad der gives tilskud til - Ib Rævdal tilbød at medvirke til at udarbejde forslag til kommunikation/markedsføring. Der foretages en videre drøftelse på næste møde Drøftelse af skøjtebane.

14 Underskrifter Side 14. Børge Bech Claus Mørkbak Højrup Kirsten Højrup Knud Larsen Ib Rævdal Henning Sigsgaard Klaus isager Lasse Kristensen Jette Andersen Heidi Villadsen