Referat af ordinær generalforsamling i EF Mølledammen

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling 2014 i EF Mølledammen afholdt tirsdag den 20. maj kl. 19:00 i Kokkedal Skole, Mødelokalet, Holmegårdsvej , 2980 Kokkedal Generalforsamlingen blev afholdt med følgende dagsorden: 1) Valg af dirigent og referent 2) Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år 3) Godkendelse af årsrapport 4) Godkendelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. Bestyrelsen stiller forslag om stigning i fællesudgifter på 10 kr. pr. fordelingstal pr. år med virkning pr. 1. juli ) Valg af formand, kasserer og øvrige medlemmer af bestyrelsen. På valg er Anne Nielsen, Jørgen Christiansen og Ina Hansen som alle genopstiller. 6) Valg af suppleanter til bestyrelsen. På valg er Mia Fabritius de Tengnagel og Henrik Søe som begge genopstiller. 7) Valg af revisor 8) Behandling af indkomne forslag 9) Eventuelt Formand Britta Gersner bød velkommen til de fremmødte. I alt 18 ejere ud af 59 ejere var repræsenteret på generalforsamlingen med et samlet fordelingstal på 1650 ud af 6068, svarende til hhv. 30,51% og 27,19%. Ad 1. Valg af dirigent Finn Träff og Daniel Harwith Nielsen fra Administrationshuset A/S blev valgt som hhv. dirigent og referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til den fremsendte dagsorden. Da der ikke var indsigelser imod formalias overholdelse fortsatte generalforsamlingen. Side 1 af 3

2 Nærværende referat er ikke en ordret gengivelse af det passerede, men alene en ekstrakt, der gengiver de væsentligste synspunkter og beslutninger. Ad 2. Bestyrelsens beretning Formand Britta Gersner aflagde på bestyrelsens vegne årets beretning, som er vedlagt dette referat. Efter enkelte spørgsmål til beretningen blev denne taget til efterretning. Ad 3. Fremlæggelse af årsrapport Heidi-Gry Jaqué kommenterede og gennemgik den med indkaldelsen fremsendte årsrapport for Efter afklaring af enkelte spørgsmål, blev årsrapporten sat til afstemning og enstemmigt godkendt med et årets positivt resultat på kr Ad 4. Fremlæggelse af budget Heidi-Gry Jaqué gennemgik og kommenterede årets budget for Efter en kort drøftelse af budgettet blev budgettet sat til afstemning og enstemmigt godkendt med et budgetteret årets resultat på kr. 0 og med en stigning i fællesbidraget på 10 kr. pr. fordelingstal med virkning pr. 1. Juli Ad 5. Valg af bestyrelse Følgende var på valg: - Anne Nielsen (Kasserer) - Jørgen Christiansen - Ina Hansen Til bestyrelsen blev valgt: - Anne Nielsen (Kasserer) - Jørgen Christiansen - Ina Hansen Som suppleanter blev valgt: - Mia Fabritius de Tengnagel - Henrik Søe Hermed består den samlede bestyrelse af: - Britta Gersner på valg i Ina Hansen på valg i Anne Nielsen (Kasserer) på valg i Jørgen Christiansen på valg i 2015 Side 2 af 3

3 Ad 6. Behandling af forslag Der blev foreslået at oprette en kassekredit på kr , så foreningen kan betale fakturaer vedr. driften herunder de kr. til Fredensborg Forsyning for vandefterslæbet for perioden Forslaget om oprettelse af kassekredit på kr blev enstemmigt vedtaget. Ad 7. Valg af revisor Redmark Statsautoriseret Revisorer blev genvalgt. Ad 9. Eventuelt På spørgsmål om stigende varmeforbrug i regnskabet fra 2012, kunne Heidi-Gry Jaqué oplyse, at der har været en længere dialog med Brunata, hvor der ikke var fundet nogle fejl i udregningen af varmeforbruget. En ejer ville høre om man kunne overveje hyppigere rensning af de indvendige kloakker. Bestyrelsen fortalte, at der er lagt en plan for, hvornår både kloakkerne og tankene under græsplænerne skal renses, men bestyrelsen vil undersøge behovet for rensning nærmere. Bestyrelsen appellerer til, at man undlader at hælde olie og andre fedtstoffer i køkkenvasken, da det risikerer at sætte sig som en prop i brøndene. En ejer spurgte, om man kunne sende husorden ud til nye beboere. Advokat Finn Träff fortalte, at vedtægter og husorden bliver sendt med ud, hver gang der bliver solgt lejligheder. Bestyrelsen vil i år udsende husordenen sammen med referatet, så ingen kan frasige sig, at have modtaget den. Der blev opfordret til, at folk samler deres hundes efterladenskaber op efter dem. En ejer ville høre, om der var andre der havde problemer med stoppede afløb i badeværelse og køkken. En anden ejer fortalte, at både badeværelsesafløb og køkkenafløb hurtigt bliver stoppede, men at en rensning fra VVS havde afhjulpet problemet hos ham. Da der ikke var flere punkter og emner til behandling, takkede dirigenten for god ro og orden og hævede generalforsamling kl. 20:00. Nærværende referat er underskrevet med digital underskriftsløsning fra Penneo. Side 3 af 3

4 Bestyrelsens beretning til generalforsamlingen den Bestyrelsen har afholdt 10 møder i det forløbne foreningsår. Der er i perioden foretaget følgende vedligeholdelses arbejder: 1. Oliering af svalegange og trapper 2. Rensning af tagrender og nedløbsrør, samt nødvendige reparationer 3. Reparation af tagskader efter stormene I efteråret konstaterede bestyrelsen, at belysningen i E/F (elevatorer, trapper, ventilation og fyr) hidtil har været betalt af G/F og tilsvarende har rensning og vedligeholdelse af kloakpumperne, som ligger ude i vejen været betalt af E/F. Der blev derfor afholdt et møde mellem bestyrelserne E/F og G/F og AH, hvor det blev besluttet, hvordan snittet mellem E/F og G/F fremover skal lægges. Hovedkloakken i vejen tilhører G/F, og de mindre brønde i haverne tilhører E/F hhv. den enkelte ejer i rækkehusene. Justeringen fremgår af årsregnskabet for Der var indkaldt til oprydning i november Der var desværre et meget ringe fremmøde, hvilket har givet anledning til diskussion i bestyrelsen om evt. at lade professionelle foretage oprydningen. Vi prøver en gang til, og hvis fremmødet ikke bliver langt bedre, vil dette blive overvejet fremover. Den alvorligste og tungeste byrde har bestyrelsen haft i forbindelse med vandsagen. Bestyrelsen blev kontaktet af AH omkring 20. januar og bedt om at aflæse hovedvandmålerne i blokkene. Henvendelsen kom alt for sent, da aflæsningen skal ske inden midten af januar. Jørgen Christiansen foretog aflæsningen og indberettede via nettet. Indberetningen gik ikke igennem, og der var forskellige besværligheder i denne forbindelse, men til sidst lykkedes det via telefon. Herefter hører bestyrelsen ikke noget, før der i slutningen af marts kommer en mail fra AH, hvori der spørges, om der er aflæst forkert, eller der har været et vandspild i blok 1,3, 5, da aflæsningen for 2013 viser et voldsomt overforbrug i blok 1, 3 og 5.

5 Jørgen aflæser målerne igen sidst i marts, og alle målerne udviser et forbrug, der vil give et årsforbrug på ca m3. Bestyrelsen har siden sidst i marts haft adskillige møder med Brunata, som aflæser målerne i lejlighederne og udarbejder det endelige vand- og varmeregnskab. Vi har haft møde med Fredensborg Forsyning og med AH. Det er desværre ikke lykkedes for os at placere et entydigt ansvar for fejlen, men set fra bestyrelsens side, er der flere instanser der har svigtet. 1. Tidligere bestyrelser har ikke sikret kontrol af indberetningerne til FF og gemt disse indberetninger 2. AH har ikke udsendt aflæsningsskema rettidigt til bestyrelsen, og har ikke reageret på opkrævet gebyr for forsent aflæsning. AH har ikke reageret på, at forbruget har været det samme lave i blok 1, 3, 5 i årene fra 2008 til 2012 incl. 3. Brunata har ikke foretaget en sammenligning af det aflæste forbrug i de enkelte blokke med det registrerede forbrug hos FF Det er bestyrelsens intension at arbejde videre med nogle kontrolfunktioner, som kan hindre en gentagelse af dette forløb. 1. Fremsendelse af aflæsningskort direkte til E/F 2. Aflæsning af hovedmålerne hver måned De øvrige tiltag er endnu på tankeplanet. Hovedkonklusionen er, at E/F skylder FF ca kr., hvorfor bestyrelsen anmoder om tilladelse til at optage en kassekredit på ½ mil. Bestyrelsen ønsker en buffer i forhold til de løbende udgifter, selvom vi har foreslået en forhøjelse af det faste bidrag. Det færdige vand/varme regnskab foreligger endnu ikke, hvorfor det ikke er muligt at vurdere, hvor meget den enkelte ejer skal betale.