Dagsorden. Referat af ordinært afdelingsmøde i afd Sjællandsgade 22

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde i afd Sjællandsgade 22 Dato Mandag den 7. september 2015 Sted Mødestedet, Blågårds Plads 23 Deltagere Fra afdelingen: 11 lejemål Fra fsb: Anne Warrer Poulsen (ref) og Mona Bojko Dagsorden Simon Friis Wandall bød velkommen og foreslog driftschef Mona Bojko som dirigent. Ad 1 Valg af dirigent Mona Bojko vælges til dirigent og konstaterer herefter, at afdelingsmødet er lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Anne Warrer Poulsen, fsb s administration, vælges til referent. Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Mona Bojko gennemgår Sjællandsgade 22 s tillæg til vedtægter. Hun opfordrer til, at afdelingen til næste års afdelingsmøde stiller forslag om, at afdelingsbestyrelsen skal bestå af 3, ikke 5, medlemmer, da det kan være svært at finde hele 5 medlemmer til afdelingsbestyrelsen. I Sjællandsgade 22 er nedsat 2 beboergrupper: 1 udvalg til at undersøge mulighederne for cykelværksted, 1 udvalg til at udarbejde budget for udsmykning. Ingen af de 2 udvalg er siden afdelingsmødet i 2014 blevet nedsat. Mona Bojko opfordrer til, at arbejdet i de to udvalg går i gang, eftersom renoveringen af Sjællandsgade 22 nu er overstået. Ellers er det en god idé at stille ændringsforslag om at nedlægge udvalgene til næste års afdelingsmøde. Drift Rådhuspladsen København V Tel Fax driftbygogjura@fsb.dk Giro CVR Træffetider man-tors fre Åbningstider man-tors fre Afdelingsmødets forretningsorden gennemgås. Afdelingsmødet indgår i et forløb med afstemning via Sjællandsgade 22 s hjemmeside. Side 1 af 8

2 Forud for mødet kunne beboerne oprette og debattere forslag via hjemmesiden. De kunne desuden stille op til afdelingsbestyrelsen på hjemmesiden. På aftenens møde kan de fremmødte debattere det fremsendte materiale med regnskaber, budgetter og forslag, samt stille op til afdelingsbestyrelsen. Der stemmes ikke på afdelingsmødet den 7. september. Afstemningen foregår på hjemmesiden i dagene efter afdelingsmødet den 7. september. Den 8. september modtager alle beboere et brev og en , hvis de har oplyst deres til fsb, fra firmaet Assembly Voting. For at stemme på hjemmesiden skal man benytte den valgkoder, man modtager pr. brev eller . Der kan stemmes via hjemmesiden fra modtagelse af brevet til og med mandag den 14. september kl. 12. Alle lejemål har 2 stemmer, der begge kan afgives via hjemmesiden. Mødets forretningsorden godkendes. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v/ formand for afdelingsbestyrelsen Simon Friis-Wandall Ombygningen har fyldt meget i afdelingen både på Facebook og andre steder. Vi har alle været mærket af det. Nu er vi nogenlunde færdige med renoveringen. I sommer besluttede vi at gøre noget ved kælderrummene, så vi får en personlig boks. Det lovede vores tidligere driftsleder Frank Østergård at gå i gang med. Det regner vi med vil ske. Vi har holdt budgetmøde, hvor vi har sat penge af til forskellige udbedringer. Vi har sat penge af til møbler til de nye fælleskøkkener. Vi har kigget på forskellige møbler til både køkkener og tagterrasserne. Vi skal snakke med Mona Bojko om, hvordan kan gøre det. Vi har ikke i afdelingsbestyrelsen brugt af vores rådighedsbeløb. Spørgsmål til beretningen: En beboer spørger, om alle har et kælderrum. Simon Friis-Wandall orienterer om, at der kun et fælles kælderrum. Der er planer om at ændre dette, fx så hver beboer har en boks, som man kan låse af. Flere påpeger, at det ville være en god idé at rydde op i kælderrummet. Der står mange ting, så det kunne være godt at holde en arbejdsdag. Mona Bojko oplyser, at Sjællandsgade 22 s nye driftsleder hedder Jan Christoffersen. Han kan kontaktes på in@fsb.dk Beretningen godkendes. Side 2 af 8

3 Ad 4 Forslag Forslag 1 Ny dørpumpe til hoveddøren Jeg foreslår, at der bliver gjort noget ved hoveddøren, så den ikke kan stå åben! Evt. ny fodpumpe eller hvad der ellers kunne gøre det :) Forslagsstiller: Eva Seerup Forslagsstiller uddyber sit forslag på afdelingsmødet: Hoveddøren lukker ikke ordentligt. Alle kan gå direkte ind, også til fælleskøkkenet, hvis ikke der er låst. Mona Bojko oplyser, at det er fsb's opgave at sikre, at hoveddøren lukker, som den skal. Døren bliver repareret. Det er ikke nødvendigt at stille forslag om dette. Forslaget sendes derfor ikke til afstemning. Forslag 2 Forslag til ordensregler for fælleskøkkenerne Husordenen gælder også for fælleskøkkenerne, rygning er dermed forbudt, og der skal vises hensyn efter 22 i hverdagene og efter 01 i weekenderne. Køkkenerne bookes vha. kalenderen/tavlen/hvad vi indbyrdes aftaler på afdelingsmødet. Hvad der tages ud i fælleskøkkenerne fjernes igen, når man er færdig med at bruge køkkenet. Har du behov for at benytte køkkenskab eller køleskab til opbevaring af madvarer eller køkkenudstyr, kan du gøre det i en kortere periode på eget ansvar, men HUSK at skrive navn og lejlighedsnummer på. Køkkenet er et fællesområde og der skal derfor vises hensyn og gøres plads til, at køkkenet kan bruges af alle. Lånes genstande fra fælleslokalerne skal de afleveres tilbage efter brug, og det noteres på whiteboard og FB, hvem der har lånt genstandene. Alle har ansvar for at rydde op og gøre rent efter sig i køkkenet herunder gælder at fjerne skrald, rengøre komfur, bageplader og bordplader samt evt. at støvsuge og vaske gulv, hvis der er behov for det. Forslagsstiller: A. K. Winding Forslaget diskuteres. Afdelingsmødet foreslår, at der stilles ændringsforslag om, at afsnittet 'Køkkenerne bookes vha. kalenderen/tavlen/hvad vi indbyrdes aftaler på afdelingsmødet' erstattes med følgende tekst: 'Man skriver på Facebook eller på whiteboards, hvis man gerne vil bruge fælleskøkkenet i et længere tidsrum til større arrangementer. Der skal ryddes op, støvsuges, vaskes guld, og bordene skal tørres af efter ethvert arrangement'. Afdelingsmødet foreslår desuden, at der stilles ændringsforslag om, at afsnittet Side 3 af 8

4 'Lånes genstande fra fælleslokalerne, skal de afleveres tilbage efter brug, og det noteres på bookingkalenderen, hvem der har lånt genstandene' erstattes med følgende tekst: Lånes genstande fra fælleslokalerne, skal de afleveres tilbage efter brug, og det noteres på Facebook og på whiteboards, hvem der har lånt genstandene.' Afdelingsmødet vedtager de to ændringsforslag og sender herefter forslaget til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekst: Skal forslaget om ordensregler for fælleskøkkener tilføjes husordenen? Forslaget blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 25 Nej: 0 Blank: 1 Forslag 3 Indkøb af borde og stole til fælleskøkkener Jeg foreslår, at der på afdelingsmødet sættes midler af til at indkøbe borde og stole til fællesløkkenet. Det vil gøre det nemmere at bruge køkkenerne til både fælles og private arrangementer. Forslagsstiller: A. K. Winding Forslaget diskuteres på afdelingsmødet. Simon Friis-Wandall oplyser, at det er sat penge af til dette. Spørgsmålet er, hvem der varetager indkøbene? Afdelingsbestyrelsen er ved at kortlægge, hvilke møbler og inventar, der er brug for. Afdelingsmødet foreslår, at der stilles ændringsforslag om, at afdelingsbestyrelsen skal have mandat til at indkøb møbler og inventar til fælleskøkkenerne, tagterrasserne og altaner. Afdelingsmødet vedtager ændringsforslaget. Forslaget sendes til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekst: Skal afdelingsbestyrelsen have mandat til at udvælge og indkøbe borde, stole og inventar til fælleskøkkener, altaner og tagterrasser? Forslaget blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 22 Nej: 3 Blank: 1 Forslag 4 Afdelingens hjemmeside Side 4 af 8

5 Det foreslås, at afdelingen anvender den hjemmeside, fsb stiller til rådighed på Det foreslås desuden, at der blandt de tilstedeværende på afdelingsmødet vælges en redaktion for hjemmesiden. Begrundelse: fsb's organisationsbestyrelse har besluttet, at alle afdelinger i fsb skal have en hjemmeside, så der er endnu en kommunikationsmulighed til, fra og mellem beboerne. fsb stiller derfor en hjemmeside til rådighed for afdelingen. Udgiften til denne betales af fsb, og der skal derfor ikke betales særskilt for at benytte denne hjemmeside. Har afdelingen særlige ønsker til udvikling af siden, skal der betales for dette. Den hjemmeside, fsb stiller til rådighed, indeholder blandt andet kontaktinformation til ejendomskontoret, nyt fra fsb og ejendomskontoret, oversigt over hvem der sidder i afdelingsbestyrelsen samt en kort beskrivelse af afdelingen, se demoafdelingsside.fsb.dk Ejendomskontoret vil løbende lægge information til beboerne på hjemmesiden, fx information om at der skal lukkes for vandet, eller at det er tid for afhentning af storskrald. Er der en renovering eller en helhedsplan i gang i afdelingen, vil der også fra fsb s side blive kommunikeret om dette på hjemmesiden, men det erstatter ikke anden kommunikation. Redaktøren/redaktionen i afdelingen har mulighed for at oprette menupunkter og lægge information og billeder på hjemmesiden. Ønsker afdelingen ikke at bruge denne mulighed, vil hjemmesiden eksistere med ovennævnte indhold og vil blive brugt til kommunikation fra ejendomskontoret og fsb s administration til beboerne. Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Forslaget diskuteres på afdelingsmødet. Afdelingsmødet er enige om at sende forslaget til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekst: Skal Sjællandsgade 22 anvende den hjemmeside, som fsb stiller til rådighed på sg22.fsb.dk? Forslaget blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 19 Nej: 1 Blank: 4 Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Punktet udgår, da der ikke er udbetalt rådighedsbeløb eller aktivitetsmidler i Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Det foreslås, at der i 2016 afsættes til Side 5 af 8

6 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb: Kr Midler til aktivitetsmidler: Kr Afdelingsmødet sender de to forslag til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekster: Godkender du budget for rådighedsbeløb? Godkender du budget for aktivtetsmidler? Budgettet for rådighedsbeløb blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 19 Nej: 0 Blank: 4 Budgettet for aktivitetsmidler blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 17 Nej: 1 Blank: 5 Ad 7 - Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Mona Bojko gennemgår Sjællandsgade 22 s budget for Afdelingsmødet diskuterer budgettet. Flere beboere gør opmærksom på, at mange køkkener er meget slidte. Flere mener, at det må være vigtigere at prioritere nye køkkener end udskiftning af gulve. Afdelingsmødet stiller derfor følgende ændringsforslag til Sjællandsgade 22's budget. Det foreslås, at der trækkes kr. fra afdelingens opsparing til udskiftning af køkkener. Det vil ikke give stigning i huslejen. Afdelingen bruger allerede penge på at udskifte 4 køkkener om året. De vil gøre det muligt at udskifte flere køkkener om året Afdelingsmødet sender ændringsforslaget til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekst: Skal der afsættes yderligere kr. til udskiftning af køkkenelementer og køkkener? Ændringsforslaget blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 22 Nej: 1 Blank: 2 Afdelingsmødet sender forslaget til budget 2016 til afstemning via hjemmesiden med følgende afstemningstekst: Godkender du budget 2016? Side 6 af 8

7 Budgettet for 2016 blev efterfølgende på hjemmesiden vedtaget med stemmerne: Ja: 19 Nej: 0 Blank: 4 Ad 8 Valg På afdelingsmødet melder 3 kandidater sig til afdelingsbestyrelsen. Der er plads i bestyrelsen til alle tre. Det er derfor ikke nødvendigt at stemme om valg til afdelingsbestyrelsen. Bestyrelsen i Sjællandsgade 22 består nu af: Simon Friis-Wandall ( ) Rebecca Grüner Hansen ( ) Dennis Pedersen ( ) Tobias Sørensen ( ) Cecilie Dumanski ( ) Suppleanter: Emma Mynster Andersen ( ) Camilla Lundgreen Duus ( ) Kritisk revisor: Stephanie Malmgren ( ) Revisorsuppleant: Anne Kirstine Winding ( ) Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efterfølgende afdelingsmødet. Ad 9 Eventuelt En beboer spørger, om hvorfor facaden på Sjællandsgade 22 skal rengøres for graffiti. Mona Bojko oplyser, at det er fsb s bygning, og fsb har besluttet, at der ikke skal være graffiti på facaden. Afdelingsmødet kan ikke beslutte det anderledes. Simon Friis-Wandall oplyser, at der er planer om at plante rosenbuske langs facaden. Det vil muligvis dæmme op for grafitti. En beboer spørger, om der skal laves cykelstativer på pladsen, hvor der nu er sået græs. Mona Bojko undersøger og vender tilbage til afdelingsbestyrelsen. Side 7 af 8

8 En beboer fortæller, at lejlighederne under renoveringen var stort set ubeboelige. Det ville derfor være hensigtsmæssigt med en evaluering af forløbet, så det undgås ved fremtidige renoveringer. En beboer spørger, om navneskiltene på dørene kommer op igen. Mona undersøger og vender tilbage til afdelingen. Flere beboere påpeget, at rengøringen af gange og i vaskerum er meget dårlig. Mona Bojko orienterer den nye driftsleder om, at rengøringen er mangelfuld. En beboer spørger, om det er en ide at lave introduktion til nye beboere om ting, der ikke står i husordenen? Simon Friis-Wandall oplyser, at afdelingsbestyrelsen har bedt om at få besked, når en ny beboer flytter ind, så afdelingsbestyrelsen kan sige velkommen. Mona undersøger hvorfor dette ikke sket og vender tilbage til afdelingsbestyrelsen. Simon Friis-Wandall oplyser, at der kommer nyt telefonanlæg. En beboer opfordrer til at huske dørtelefoner til fælleskøkkenerne. En beboer spørger, om man kan indstillingen på, hvornår lyset på tagterrassen tænder. Mona Bojko undersøger og vender tilbage til afdelingen. En beboer fortæller, at der er åbent til loftet, og det ser ud, som er der er nogle, der sover der. Mona Bojko undersøger og vender tilbage til afdelingen. En beboer spørger, om det er muligt at lave bevægelsessensorer på lys på gangene? Mona Bojko undersøger og vender tilbage til afdelingen. Dirigenten Mona Bojko takkede herefter for et godt møde og erklærede mødet for hævet kl Side 8 af 8