Referat Haludvalget's møde Torsdag den Kl. 18:00 Rantzausmindehallen

Transkript

1 Referat Haludvalget's møde Torsdag den Kl. 18:00 Rantzausmindehallen Deltagere: Frank Müller-Bøgh, Bjarne Egeberg, Bo Madsen, Bo Tune, Ejner Larsen, Niels Thrysøe, Anne Strømkjær, Carsten Kallesøe, Ulrik Banke, Birgit Sørensen, Erik Jørgensen Afbud: Kim Larsen, Kim Nielsen, Susanne Jensen, Finn Olsen Indholdsfortegnelse Sag Tekst Sidenr. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra 12. maj Konstituering af Haludvalget Cafeteriadrift i idrætshallerne Haludvalgets dispositionskonto Haludvalgets renoveringspulje Status på anlægspuljen Økonomistyring ved anlægsprojekter Budget Procedure for timefordelingen i hallerne Orientering Evt...6

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt med udsættelse af punkt 3 Konstituering af Haludvalget og punkt 4 Cafeteriadrift i idrætshallerne. Punkterne behandles på næste møde. 2. Godkendelse af referat fra 12. maj 2014 Godkendt. 3. Konstituering af Haludvalget Haludvalget konstituerer sig hvert år med valg af formand og næstformand samt suppleanter for disse. Konstitueringen finder sted på første møde i 2. halvår. Formand og næstformand samt byrådsmedlem udgør forretningsudvalget ( 4, stk.2 i vedtægterne for Haludvalget). Udsat 4. Cafeteriadrift i idrætshallerne Opfølgning fra sidste møde. Udsat 1

3 5. Haludvalgets dispositionskonto 14/2836 Bilag: Åben - Oversigt 2014 Oversigten taget til efterretning. 6. Haludvalgets renoveringspulje 14/2835 Status pr Bilag: Åben - Oversigt 2014 Oversigten taget til efterretning. 7. Status på anlægspuljen Status og tilbagemeldinger på projekterne. Der blev orienteret om status for de forskellige projekter, som er igangsat ud fra den prioriterede liste. Tag på Vester Skerningehallen: Licitation gennemført Tag på Badmintonhallen: Forundersøgelse gennemført. Projekt i Varmesystem i Vester Skerninge Hallen: Forventes færdig uge 41. Fliser og armatur i Rantzausmindehallen: Igangsættes i uge 40. Rørføring og CTS: Gennemført El- og vvs installationer i Ridehuset: Gennemført. 2

4 Idrætshallens CTS: Afventer, da omfang/økonomi ikke er kendt. Fuger i Svømmehallen: Igangsættes september/oktober Flugtveje og energiopdeling i Midtbyhallen: Gennemført. 8. Økonomistyring ved anlægsprojekter Økonomiudvalget har i forbindelse med udvidelse af låneramme til Skårup Kultur- og Idrætscenter på mødet den 17. juni 2014 udtrykt ønske om en dialog med Haludvalget, således lignende situationer kan undgås. Økonomiudvalget udtrykker i forbindelse med udvidelse af lånerammen til Skårup Kultur- og Idrætscenter et ønske om dialog med Haludvalget, således det i fremtiden sikres, at anlægsprojekter ikke nødvendiggør yderligere tilførsel af midler. Haludvalget har hidtil alene udtalt sig principielt om byggeprojekterne inden for halområdet, men har ikke været inddraget yderligere i processerne. Derfor kan udvalget umiddelbart ikke pålægges ansvaret for projekternes gennemførelse og økonomi. Haludvalgets formandskab stiller sig dog gerne til rådighed for en dialog med Økonomiudvalget. 9. Budget 2015 Opstart på drøftelser af hallernes budgetter. Idrætshallernes budget 2015 sendes ud til alle hallerne, som frem til oktobermødet i Haludvalget kan komme med bemærkninger, herunder evt. udvidelsesønsker. Budgetterne drøftes på mødet, hvorefter Haludvalgets forretningsudvalg godkender. 3

5 10. Procedure for timefordelingen i hallerne Drøftelse af procedure for timefordelingen i hallerne. I dag foretages timefordelingen i hallerne efter følgende procedure: 1. Klubber/foreninger indsender pr. 15. marts ansøgning om timer i hallerne for kommende sæson. 2. Haludvalgets forretningsudvalg foretager en overordnet fordeling af 20 x 40 halrum og sender til hallernes bestyrelser. 3. Hallerne foretager den detaljerede timefordeling af både halrum og birum. 4. Klubber/foreninger kan påklage timefordelingen til Haludvalgets forretningsudvalg. 5. Forretningsudvalget inddrager de involverede parter og fastholder/ændrer timefordelingen. 6. Forretningsudvalgets afgørelse kan påklages i Folkeoplysningsudvalget til endelig beslutning. Der ønskes en drøftelse af, hvorvidt ordningen fungerer eller om der er behov for ændring. Med udgangspunkt i arbejdsgangsbeskrivelsen, er det besluttet at alle ansøgninger tilgår de enkelte haller direkte. Med andre ord udgår punkt 2. Hallerne skal ved timefordeling gøre opmærksom på, at timefordelingen kan påklages til Haludvalget. 11. Orientering Orientering fra administrationen I forbindelse med lov om obligatorisk digital selvbetjening bliver hallerne berørt på området vedr. lokalebooking. Pr. 1. december 2014 er det et krav, at alle ledige tider (til folkeoplysende aktiviteter) i haller, på skoler og i kommunale foreningshuse, kan ses og ansøges digitalt. 4

6 Administrationen har gennem en længere periode arbejdet med opgaven, og har blandet andet besøgt messer via KL, talt med andre kommuner og haft drøftelser med mulige leverandører. Valget er faldet på KMD Booking, som ud fra en helhedsbetragtning har det stærkeste produkt. Programmet benyttes i ca 1/3 del af landets kommuner, hvilket giver en tryghed i forhold til driftssikkerhed, løbende tilpasninger og fremtidig udvikling. Halinspektørerne kommer på kursus primo Orientering fra formanden Høringssvar til budget 2015 blev afgivet som aftalt: - Stigning i halleje - Kompensation for lejeindtægtsfremskrivning - Renoveringsmidler på 5,0 mio. kr. i 4 år. På Folkeoplysningsudvalgets område er de senere års besparelser for alvor begyndt at kunne mærkes, hvilket blandt andet nu betyder, at foreninger ikke kan forvente at kunne få tilskud til ekstra timer, ligesom nye foreninger ikke kan forvente at kunne få lokaletilskud. Orientering fra hallerne Idrætshallen Udskiftning af medlemmer i koordinationsudvalget (Idrætshallen, SG Huset og Svendborg Kommune) Rantzausmindehallen Scoringstavle skal udskiftes. SG Huset Er ved at afslutte anlægsprojektet, der er netop afholdt 1 års gennemgang. Anlægsbudgettet går i 0, da der betales et merforbrug via driften. Der er en god udlejning af lokalerne, blandet andet har der været landsholdsophold i alle uger henover sommeren. Klatrevæggen er nu klar til indvielse. Der er søgt fondsmidler og ansøgt om låneramme til et nyt køkkenprojekt. SIS Elise Hansen er blevet præsenteret som ny fritidskonsulent i Svendborg Kommune. Har i SIS haft en længere drøftelse om fremtidens Sportslørdag på Fyn. SIS ønsker deltagelse i styregruppen. SIS ønsker behovsanalyse for en ekstra hal i Rantzausminde. 5

7 Skårup Kultur- og Idrætscenter Har ansat ny centerleder som skal udvikle centret, herunder have fokus på udlejning i weekender. Svendborg Svømmehal Forsøger med nye aktiviteter til sæsonen. Svømmeskolen starter op i næste uge. Har fået kr. fra initiativpuljen til indkøb af elektronisk tidtagning. Tåsingehallen Har fået ny scoringstavle. Der er fuld belægning i hallen, håndbold er gået lidt frem og badminton lidt tilbage. Vester Skerninge Hallen Der er indledt drøftelser om muligheden for at tilknytte Egebjerg Fodbold til hallen. De arbejdes i hallen med de 2 store renoveringsopgaver Evt - 6

8 Underskriftsblad: Mødet sluttede kl.: 20:30 Frank Müller-Bøgh Kim Larsen Kim Nielsen Bjarne Egeberg Bo Madsen Bo Tune Ejner Larsen Niels Thrysøe Anne Strømkjær Carsten Kallesøe Susanne Jensen Ulrik Banke Birgit Sørensen Erik Jørgensen Finn Olsen 7

9 Bilag: 5.1. Oversigt 2014 Udvalg: Haludvalget Mødedato: 28. august Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17663/14

10 Haludvalgets dispositionskonto 2014 Budget Budget til låneydelse Overførsler fra /+ vedtagne budgetreguleringer for 2014 og frem ( ) = Budget i alt Disponeret Planbook, afsat beløb Leasing af IT-udstyr * Netværk og mobilbredbånd Møder m.m., afsat beløb Ydelse på lån Ipads og cover Gulvvaskemaskine, Skåruphallen Restbudget * Leasing af IT-udstyr udløb i Der er ikke taget beslutning om ny investering. Beløbet afsættes dog forløbig til formålet.

11 Bilag: 6.1. Oversigt 2014 Udvalg: Haludvalget Mødedato: 28. august Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17662/14

12 Idrætshallernes renoveringspulje 2014 Budget Overførsel fra = Budget i alt Disponeret Overføres til anlægsprojekterne Reparation af loft i Midtbyhallen Restbudget