Punkter vedrørende regnskabsgennemgang for 2012 og særlige forhold vedrørende 2013 er vedlagt som bilag.

Transkript

1 Til bestyrelsen for efterskoler, hus- og håndarbejdsskoler, folkehøjskoler, produktionsskoler, frie grundskoler, private gymnasier, private studenter og hf-kurser og kombinerede skole Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K Tlf Fax ktst@ktst.dk CVR nr Indberetning af årsrapport og revisionsprotokollat marts 2014 Sags nr.: M.271 Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen anmoder institutionens bestyrelse om at foranledige, at følgende materiale vedrørende regnskabsåret 2013 indberettes elektronisk i ministeriets regnskabsportal med digital signatur. Materiale der indsendes til styrelsen i papir, vil blive returneret. Punkter vedrørende regnskabsgennemgang for 2012 og særlige forhold vedrørende 2013 er vedlagt som bilag. Fristen for indberetning er torsdag den 1. maj 2014 Bestyrelsen skal bemyndige en person til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår for, på bestyrelsens vegne, at det indberettede materiale er fuldstændigt med underskrifter og forefindes på skolen. Vi anbefaler, at bestyrelsen bemyndiger den daglige leder eller en anden person fra institutionens ledelse. Vi anbefaler også, at der ikke er personsammenfald imellem den person, som indtaster og den bemyndigede person, der efterfølgende signerer og indestår for det indberettede materiale. Indberetningen sker via ministeriets regnskabsportal, hvor følgende materiale skal vedhæftes: Årsrapporten for 2013, der er udarbejdet i overensstemmelse med gældende regnskabsbekendtgørelse på området.

2 2 Revisors revisionsprotokollat, der er afgivet i tilknytning til revisionen af skolens årsregnskab for Eventuelle revisionsprotokollater, som er afgivet af revisor ved tiltrædelse eller i løbet af regnskabsåret (Valgbart) Bestyrelsens stillingtagen til revisors anbefalinger og eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet. (Se bilag) Vi forventer at kunne åbne regnskabsportalen i anden halvdel af marts. Brugernavn og kodeord er det samme som tidligere år. Skolen vil modtage mail med brugernavn og kodeord, når portalen er åbnet for indberetning. Vi gør opmærksom på, at vi ikke imødekommer eventuelle anmodninger om udsættelse af indberetningsfristen. Hvis fristen ikke overholdes igangsættes en rykkerproces, hvoraf det vil fremgå, at styrelsen agter at tilbageholde institutionens tilskud indtil indberetningen er afsluttet. Hvis der er spørgsmål til ovenstående er man velkommen til at sende en mail til: OAC-support@ktst.dk Kopi af dette brev sendes samtidigt til skolens revisor. Med venlig hilsen Økonomisk Administrativt Center Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen OAC-support@ktst.dk

3 3 Bilag til: Indberetning af årsrapport og revisionsprotokollat 2013 Punkter vedrørende regnskabsgennemgang for 2012 og særlige forhold vedrørende 2013: Funktionsadskillelse: Styrelsen henviser til Orienteringsbrev om regnskabsaflæggelsen m.v. for 2011 af 20. december 2012, hvoraf det fremgår: Funktionsadskillelse og enefuldmagt En overvejende del af skolerne har ikke etableret adskillelse mellem kasse- og bogholderifunktionen. Styrelsen er bekendt med, at skolernes personalesammensætning ofte medfører, at funktionsadskillelse ikke umiddelbart er muligt eller hensigtsmæssigt. For at sikre at risikoen for svig minimeres, henstiller styrelsen, at skolen i samarbejde med skolens revisor beskriver og etablerer interne kontroller, der i videst mulig omfang kompenserer for de risici, som er forbundet med den manglende funktionsadskillelse. Det fremgår desuden ofte af revisionsprotokollaterne for friskoler og frie grundskoler, at en person kan registrere og frigive betalinger. Styrelsen henstiller, at fuldmagtsforholdene ændres, så ingen som udgangspunkt alene kan disponere over skolens midler. For at sikre funktionalitet i hverdagen, anbefaler styrelsen, at bestyrelsen fastsætter et maksimum beløb, som eventuelt skolelederen kan disponere over, således at for eksempel skolelederen bemyndiges til alene at foretage betalinger med skolens Dankort/MasterCard under denne beløbsgrænse. Er nedenstående betingelse opfyldt afkrydses under Ja i tjeklistens spørgsmål 9: Er der den fornødne personelle adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner på institutionen?: 1. at revisor i revisionsprotokollatet har beskrevet og konkluderet, at de etablerede interne kontroller i videst mulig omfang kompenserer for den manglende adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner. 2. at revisor i revisionsprotokollatet har beskrevet at der ikke er enefuldmagt således, at ingen personer alene kan disponere over skolens midler. Bestyrelsens stillingtagen: Vi gør opmærksom på at: Bestyrelsen tager stilling til revisors bemærkninger, anvisninger og konklusioner i revisionsprotokollatet. Bestyrelsen indberetter sin stillingtagen og sine kommentarer til revisionsprotokollatet til ministeriet sammen med årsrapporten, Jf. 8, stk. 4, i Bekendtgørelse nr af 16. december 2013 om regnskab for folkehøjskoler, efterskoler, husholdningsskoler og håndarbejdsskoler (frie kostskoler), frie grundskoler, private skoler for gymnasiale uddannelser m.v. og produktionsskoler. Dette indebærer, at såfremt revisor i revisionsprotokollatet til årsrapporten eller revisionsprotokollater i årets løb har bemærkninger, anbefalin-

4 ger, henstillinger eller konklusioner hvor revisor gør opmærksom på, at der er forhold der skal følges op på, skal skolens bestyrelse redegøre for hvilke tiltag der er foretaget eller besluttet, for at rette op på de beskrevne forhold. Denne redegørelse vedhæftes under Bestyrelsens stillingtagen i den elektroniske indberetning. 4 Har revisor ingen bemærkninger mv. i revisionsprotokollatet jf. ovenstående, skal bestyrelsen i Bestyrelsens stillingtagen notere, at de ikke finder der er bemærkninger mv. fra revisor og derfor ikke har tiltag at beskrive. Revisortjekliste: Styrelsen har bemærket, at flere revisorer benytter forkert revisortjeklist. Dette medfører flere afkrydsningsfejl når skolen indberetter. Vi anmoder derfor om, at bestyrelsen foranlediger, at revisor sikrer sig det er gældende revisortjekliste der benyttes i revisionsprotokollatet for årsrapporten. Påtegning: Styrelsen henstiller til, at skolen ved indberetning af regnskabsdata udfylder felterne korrekt i forhold til revisors påtegning af årsrapporten; omkring hvorvidt der er Blank påtegning, Forbehold eller Supplerende oplysninger. Ligeledes henstiller vi, at personen som digital signerer, sikrer sig, at skolen har afkrydset korrekt i forhold til revisors påtegning af årsrapporten jf. ovenstående. Fejl i den nye regnskabsbekendtgørelse: BEK nr af 16/12/2013 Omkring spørgsmålet om Hoved- og nøgletallene i årsrapporten skal være i hele kr. eller i t.kr., er der en fejl i bekendtgørelsen. De rigtige oplysninger fremgår af Bilag 2.2 (Frie grundskoler og private skoler for gymnasiale uddannelser m.v.) i bekendtgørelsen. Det vil sige, at Alle hoved- og nøgletal fra regnskabsåret og de 4 foregående regnskabsår skal være i t.kr. (Enhedsomkostningerne skal være i hele kr. jf. bilag 2.2) OBS For frie grundskoler og kombinerede skoler jf. friskolelovens 36 a og 36 b - LBK nr. 166 af 25/02/ a forudsætter at skolen har børnehave og 36 b heltidsskolefritidsordning (vippeordning). Styrelsen henstiller, at skolen kun indberetter tal vedr. børnehave og/eller heltidsskolefritidsordning, hvis og såfremt skolen har en børnehave og/eller heltidsskolefritidsordning. Styrelsen har oplevet flere eksempler på, at skoler uden en 36 a og/eller 36 b aftale har udfyldt tal i disse rubrikker.

5 5 Ligeledes oplever vi, at skoler der har 36 a og/eller 36 b aftale ikke har udfyldt i rubrikker for de særlige specifikationer fra årsrapporten samt, at nogle skoler ej heller har den/de særlige specifikationer for 36 a og 36 b i årsrapporten. Vi henstiller, at skolen sikrer der i årsrapporten er anført den/de særlige specifikation(er) for lovens 36 a børnehave og 36 b heltidsskolefritidsordning (vippeordning), hvis skolen har en eller begge af disse aftaler samt, at de aktuelle beløb er indtastes i regnskabsportalen ved den elektroniske indberetning. Der henvises til bilag 2.7, i Bekendtgørelse nr af 16. december 2013 om regnskab for folkehøjskoler, efterskoler, husholdningsskoler og håndarbejdsskoler (frie kostskoler), frie grundskoler, private skoler for gymnasiale uddannelser m.v. og produktionsskoler