Notat. Orientering. Aarhus Kommune. Den 19. december 2011

Transkript

1 Notat Til: Til: Kopi til: Byrådsmedlemmerne Thomas Medom og Jan Ravn Christensen Orientering Byrådets medlemmer Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Den 19. december 2011 Besvarelse af forespørgsel fra byrådsmedlemmerne Thomas Medom og Jan Ravn Christensen (SF) om administrative medarbejdere og antal medarbejdere pr. leder i magistratsafdelingerne Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer M0/2011/03115 Sagsbehandler Erling Guldborg Rasmussen Byrådsmedlemmerne Thomas Medum og Jan Ravn Christensen har med henvisning til 10-dages-reglen for skriftlige forespørgsler stillet to spørgsmål om medarbejdersammensætningen i Aarhus Kommune: 1. Hvor stor er andelen af administrative medarbejdere fordelt på de enkelte magistratsafdelinger? Telefon Direkte telefon Telefax E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte egr@aarhus.dk 2. Hvor mange medarbejdere (både fuldtidsmedarbejdere og medarbejdere på deltid) har den enkelte leder også fordelt på magistratsafdelinger? Spørgsmålene er affødt af en nylig offentliggjort rapport fra KREVI, som viser, at de administrative udgifter og andelen af ressourcer brugt på administration i forhold til andre opgaver er steget i årene 2006 til Indledning Et udkast til besvarelse af forespørgslen har været til høring i magistratsafdelingerne med henblik på kvalitetssikring af taloplysninger i besvarelsens to tabeller. Magistratsafdelingernes høringssvar er vedlagt som bilag.

2 1. Hvor stor er andelen af administrative medarbejdere fordelt på de enkelte magistratsafdelinger? Der er de sidste år blevet publiceret flere analyser af administrationsudgifterne i kommunerne heri blandt KREVI s. De forskellige analyser baserer sig på forskellige metoder, idet det ikke er muligt at foretage en entydig og retvisende opgørelse af kommunernes administrationsudgifter. Analyserne har givet forskellige resultater i forhold til kommunernes indbyrdes placering. I nogle undersøgelser ligger Aarhus Kommune over landsgennemsnittet, i andre under. KREVI s analyse baserer sig på den såkaldte personalemetode, der baserer sig på antal medarbejdere i administrative stillinger. KREVI har medtaget både decentrale og centrale medarbejdere og ledere. KREVI har valgt at medtage både ordinært og ekstraordinært ansatte, dvs. at eksempelvis også personer i løntilskud er medtaget. Styrken ved den valgte metode er, at den medtager den centrale såvel som decentrale administration. Hertil kommer, at den er robust i forhold til kommunernes konteringspraksis. Til gengæld er metoden følsom i forhold til udliciteringsgrad, varians i administrationsgraden for de enkelte stillingskategorier, forskelle i brug af overenskomster mv. Byrådet fik den 15/ rundsendt Borgmesterens Afdelings vurdering af KREVI s undersøgelse. På baggrund af fordele og ulemper ved KREVI s metode er det vurderingen, at opgørelsen hverken giver et retvisende billede af administrationsudgifterne i Aarhus Kommune eller af kommunens placering i forhold til landsgennemsnittet. For Aarhus Kommune er administrationsandelen eksklusiv socialrådigivere/-formidlere steget fra 15,17 procent i 2006 til 17,00 procent i I tabellen nedenfor er administrationsandelene pr. magistratsafdeling opgjort. Såvel niveauet for og udviklingen i administrationsandelene afviger på tværs af kommunen. Administrationsandelen er højest i Borgmesterens Afdeling ca. 98 procent i 2011 og lavest i Sundhed og Omsorg knap 9 procent i Side 2 af 6

3 Anm.: 2011 er opgjort pr. august De øvrige år baserer sig på alle månederne Magistratsafdelingerne løser meget forskellige typer af opgaver, der i sagens natur varetages af forskellige typer af stillingsgrupper nogle af KREVI defineret som administrative andre ikke. Det er derfor ikke meningsfyldt at sammenligne administrationsandele på tværs af magistratsafdelingerne. Inden for de faggrupper, der defineres som administrative stillinger, varierer det endvidere meget, hvor stor andel de administrative opgaver fylder både mellem magistratsafdelingerne og indenfor den enkelte magistratsafdeling. På Sociale Forhold og Beskæftigelses område sidder eksempelvis en stor del af medarbejderne under overenskomsten kontor- og it-personale med borgerrettede opgaver såsom anvisning af kontanthjælp, jobanvisning til ledige mv. Ligeledes er en del af medarbejderne i myndighedsområderne på Teknik og Miljøs område kommune- og lokalplanlægning, bygge- og miljøsagsbehandling mv. i følge KREVI defineret som administrative. Også på Kultur og Borgerservices område varetager en vis del af de medarbejdere, som KREVI definerer som administrative, borgerrettede opgaver. Dette gælder eksempelvis medarbejderne i Borgerservice, billetsælgere, bogopsættere mv. Tilsvarende elementer kan findes i Sundhed og Omsorg og Børn og Unge. Graden af udlicitering og køb hos eksterne leverandører varierer desuden over årene og mellem magistratsafdelingerne, hvilket påvirker administrationsandelene. Som eksempel kan nævnes socialområdet, hvor en stor del af budgettet bruges på eksterne leverandører såsom andre kommuner, opholdssteder, plejefamilier, handicaphjælpere mv., Side 3 af 6

4 men hvor myndighedsopgaven fortsat varetages af Aarhus Kommune. Dette vil alt andet lige betyde en højere administratinsandel. Den generelle udvikling i administrationsandelen påvirkes endvidere af udviklingen i antallet af medarbejdere i løntilskud. Beskæftigelsesministeren fastsætter én gang årligt en løntilskudskvote, som kommunerne har pligt til at opfylde. Antallet og andelen af medarbejdere i løntilskud har været stigende i perioden. Da administrationsandelen for denne medarbejdergruppe er markant højere end gennemsnittet for de øvrige medarbejdergrupper, vil dette alt andet lige medføre en stigning i den generelle administrationsandel. Ændringer i brug af overenskomster og stillingskategorier kan gøre det vanskeligt at sammenligne ressourceforbruget over tid. Denne problematik ses eksempelvis på Børn- og Ungeområdet. I KREVI s opgørelse er ikke medtaget souschefer og afdelingsledere på dagtilbudsområdet i 2006 og 2007, mens de (i øvrigt færre) pædagogiske ledere, som erstatter disse i forbindelse med strukturomlægningen i Børn og Unge, medregnes fra og med 2008 som følge af den specifikke overenskomstmæssige afgrænsning. En lignende problematik ses også i Sundhed og Omsorg i forhold til områdecheferne. I forhold til den konkrete udvælgelse af administrative stillinger er opgørelsesmetoden ikke helt konsistent. På eksempelvis området for Sundhed og Omsorg er teamlederne kategoriseret som administrative medarbejde, men deres overordnede ledere ikke er. I de vedlagte høringssvar fra de enkelte magistratsafdelinger er der redegjort nærmere for niveau for og udvikling i administrationsandelen. 2. Hvor mange medarbejdere (både fuldtidsmedarbejdere og medarbejdere på deltid) har den enkelte leder også fordelt på magistratsafdelinger? Det fremgår af nedenstående tabel, at en leder i Aarhus Kommune i gennemsnit er leder for 17,5 medarbejdere. Gennemsnittet dækker over betydelige variationer imellem magistratsafdelingerne. Det højeste gennemsnit findes i Sundhed og Omsorg, hvor lederne i gennemsnit er leder for 26,4 medarbejdere. Det laveste gennemsnit findes i Borgmesterens Afdeling, hvor hver leder i gennemsnit er leder for 9,3 medarbejdere. Side 4 af 6

5 Tabel 2: Medarbejdere og ledere i Aarhus Kommune (medarbejder/leder ratio) - august 2011 Magistratsafdeling Antal medarbejdere* Lederniveau 1 Lederniveau 2 Lederniveau 3 Ledere i alt Sociale Forhold og Beskæftigelse ,6 Teknik og Miljø ,4 Sundhed og Omsorg ,4 Kultur og Borgerservice ,6 Børn og Unge ,0 Borgmesterens Afdeling ,3 Aarhus Kommune ,5 * Inkl. selvejende institutioner, alle ansættelses- og aflønningsformer Antal ledere Kilde: FLD Lokale Løndata (antal medarbejdere) og Lønhuset/magistratsafdelingerne (antal ledere) Antal medarbejdere pr. leder Til afgrænsning af lederne i Aarhus Kommune er brugt den samme definition, som bl.a. anvendes i kommunens ligestillingsredegørelse og som også findes i den årlige personaleredegørelse. Til forklaring af denne definition kan oplyses følgende: Lederniveau 1 omfatter magistratsdirektører og forvaltningschefer. Lederniveau 2 omfatter den gruppe af chefer, som typisk refererer direkte til den øverste ledelse. Der er tale om en gruppe af chefer, som udgøres af f.eks. afdelingsledere, kontorchefer og afdelingsingeniører. Lederniveau 3 omfatter alle øvrige ledere, der ikke er omfattet af niveau 1 eller 2. Der vil ofte være tale om decentrale ledere. Lederniveau 3 udgøres af f.eks. skoleledere, institutions-, hold- og gruppeledere, formænd og daglige ledere. Det vil primært ledere, der ikke refererer til den øverste ledelse, men som har ledelsesansvar lokalt. Høringsrunden i magistratsafdelingerne har vist, at det ikke umiddelbart er muligt at hente data fra det nuværende lønsystem, som viser antallet af ledere med personaleledelse i magistratsafdelingerne. Problemstillingen vil indgå i arbejdet med kommunens nye lønsystem med henblik på, at det nye system kommer til at indeholde en sådan udtræksmulighed. Generelt i forhold til vurdering af ledelsesstrukturen i Aarhus Kommune kan henvises til notatet Generisk model for vurdering af referenceforhold fra 28. september Notatet er udarbejdet som baggrundsmateriale til budgetforlig 2011 og er her vedlagt som bilag. Side 5 af 6

6 I notatet redegøres for en række organisatoriske og ledelsesmæssige kendetegn, som har betydning for den ledelsesmæssige organisering i store organisationer. Det fremhæves i notatet, at ledelsesopgaven navnlig i en politisk ledet organisation peger både opad/udad og indad/nedad i organisationen. Jo mere strategisk ledelse, sparring og rådgivning af det politiske niveau fylder som personligt dedikeret ledelsesopgave, jo mindre kan de øvrige ledelsesopgaver fylde. Det er derfor en særligt afgørende faktor i forhold til fastlæggelse af span of control. Det kan begrunde, hvorfor ledere tæt på det politiske niveau bør have et forholdsvis snævert span of control i forhold til mere driftsprægede dele af organisationen. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag: Magistratsafdelingernes høringssvar vedr. udkast til besvarelse af forespørgsel om administrative medarbejdere og antal medarbejdere pr. leder Generisk model for vurdering af referenceforhold, notat af 28. september 2010 Side 6 af 6