DAGSORDEN. til bestyrelsesmøde i BOLIGSELSKABET SJÆLLAND kl på Parkvej 83, 4140 Borup

Transkript

1 DAGSORDEN til bestyrelsesmøde i BOLIGSELSKABET SJÆLLAND Tid og sted: Onsdag den 19. maj 2010 kl på Parkvej 83, 4140 Borup & Torsdag den 20. maj 2010 kl på Køgevej 46, 4000 Roskilde Afbud: Godkendelse af revisionsprotokollat Gennemgang af revisionsprotokollat ved Boligselskabet Sjællands revisor, Bent Jalving fra RIR Revision, Roskilde. Protokollatet var fremsendt som bilag 1 til dagsordenen. Udover Bent Jalving deltog også Thomas Lehmann fra RIR Revision. Revisionsprotokollatet blev godkendt med enkelte rettelser Opfølgning fra sidste møde Ingen punkter Orientering fra direktionen Der har været afholdt møde med Roskilde Kommune om den boligsociale indsats. Kommunen har gjort sine overvejelser til august, hvorefter vi sammen vil koncentrere vores indsats om få emner eller områder. Der har været møde i selskabets kreative tænketank. Som supplement hertil vil der på repræsentantskabsmødet blive søgt medlemmer til et nyt beboerpanel i selskabet. Til BL s bestyrelse efter 14 stk. 2 i BL s vedtægter blev Jørn Ravn, Domea, Niels Olsen, DAB; Christian Høgsbro, AAB, Jesper Nygaard KAB og Michael Demsitz fra Boligkontoret Danmark valgt. Selskabet har til dato haft 57 skimmelsvamp sager, svarende 143 for hele året. Det svarer til en stigning på 40 %.

2 I forbindelse med det blev muligt at forhøje indskuddet pr. 1/ har det betydet, at indskuddet på lejemål er sat op for nye lejere. Dette er bl.a. med til at sikre at tab ved fraflytning kan reduceres på sigt. Til orientering Godkendelse af Årsregnskab for afdelingerne og for Boligselskabet Sjælland, afdeling 260 samt kursusudvalgets regnskab. Herunder godkendelse af selskabets beretning Godkendelse af indhold i formandens beretning samt BJ s beretning om selskabets drift. Afdelingernes regnskaber ligger pr. 10. maj på selskabets hjemmeside til gennemsyn. Spørgsmål til regnskaberne bedes tilsendt selskabet hurtigst muligt. Regnskabet for Administrationen var fremsendt som bilag 2. Regnskabet blev gennemgået og indstillet til selskabsbestyrelsens godkendelse. Regnskabet blev godkendt og underskrevet på mødet. Regnskabet for den fælles drift blev udleveret som bilag 15 Regnskabet blev gennemgået og indstillet til selskabsbestyrelsens godkendelse. Regnskabet blev godkendt og underskrevet på mødet. Regnskabet for kursusudvalget var fremsendt som bilag 13. Regnskabet blev gennemgået og indstillet til selskabsbestyrelsens godkendelse. Regnskabet blev godkendt Herefter blev beretningen samt temaet for repræsentantskabsmødet gennemgået og diskuteret. Beretningen blev godkendt Budget for Boligselskabet Sjælland og den fælles drift for 2011, herunder fastsættelse af administrationsbidrag og fast afgift samt bidrag til Kursusudvalget. Budget for administrationen og den fælles drift var fremsendt som bilag 11 og bilag 12 Selskabets administrationsbidrag indstilles uforandret, dog reduceres det som følge af indførelse af det tidligere vedtagne grundbidrag på kr pr. afdeling. Budgettet for administrationen for 2011 blev godkendt. Den fælles drift indstilles som følger:

3 Anlægsservice består af have, park og miljø, som fra 2012 skal være selvfinansierende. Herudover er der en servicekonsulent. Det fastegebyr er i 2010 kr. 240 pr bolig og vil falde til kr. 100 pr. bolig i Ejendomsmestrenes løn er i 2009 og 2010 betalt af flyttegebyr. Det slettes og der skal fremover betales en timepris på kr Kundecentret, herunder de tre driftsassitenter, betales med en fast gebyr som i 2010 er kr. 570 og i 2011 stiger til kr Stigningen skyldes alene at omkostningen for fire mand i dag betales af selskabet. Ejendomsfunktionærerne og de samlede driftsudgifter betales med en timepris på kr. 316 hvilket er et fald i forhold til 2010 på kr. 4 selvom der bruges yderligere penge på de faste omkostninger. Budgettet for den fælles drift for 2011 blev godkendt. Kursusudvalgets afgift indstilles uændret, dog med henstilling om at overveje udgifter til overnatning/ forplejning i al almindelighed. Opbygning af egenkapital er ikke et mål i sig selv og ikke jf. gældende regler. Indstillingen blev fulgt. Takstblad og ydelseskatalog blev godkendt Åbent hus BL afholder åbent hus 11. og 12. september i forskellige afdelinger rundt om i landet og det indstilles, at selskabet bakker op om initiativet. Målet må være at alle boligtyper er repræsenteret ligesom selskabet skal holde åbent hus i de forskellige større kommuner. Det indstilles at selskabet dækker fornødne omkostninger til arrangementet. Til beslutning Der skal være mulighed for at beboerhuse står til rådighed. Blanketter til indmeldelse i Boligselskabet Sjælland skal være på stederne. Endvidere kan der laves PowerPoint præsentationer. Det blev besluttet, at de afdelinger, vi gerne vil promovere, f.eks. nogle af dem med kort eller ingen venteliste skal findes og at der skal sættes særligt fokus på disse. Det blev besluttet at Boligselskabet Sjælland deltager i arrangementet og dækker rimelige udgifter hertil Anmodning om UA til Bakkegården Bakkegården har anmodet om tilladelse til at trække på langtidsbudgettet på kr til udskiftning af varmevekslere. Da afdelingens henlæggelser giver mulighed herfor, indstilles anmodningen. Til beslutning: Frigivelsen til den uforudsete aktivitet blev godkendt.

4 Godkendelse af endeligt kursuskatalog Endeligt kursuskatalog var fremsendt som bilag 10. Kursuskataloget blev godkendt med en enkelt rettelse Ej godkendte regnskaber Som bilag 3 var oversigt over de ikke-godkendte regnskaber fremsendt. Regnskaberne blev godkendt under forudsætning af kommunens efterfølgende godkendelse Det ordinære Repræsentantskabsmøde Første indkaldelse er udsendt 11. maj Der er servering af morgenmad fra Der vil være stand fra Miljøudvalget og Kursusudvalget hertil kommer Anlægsservice og Beboerdemokrati Valg af revisor Bestyrelsen godkendte indkaldelse og stande mv. Indstilling til valg af revisor var fremsendt som bilag 5. På baggrund af licitation og efterfølgende møder indstilles det til selskabsbestyrelsen, at PWC vælges som ny revisor for selskabet. Til beslutning Bestyrelsen valgte at følge indstillingen og indstiller PWC til valg som selskabets revisor på det ordinære repræsentantskabsmøde den 12. juni Beslutninger vedr. udlejning Redegørelse for de regler bilag 7 Til beslutning Beslutninger, der træder i kraft med det samme Det blev besluttet at anvende 3 stk. stk. 6 i bekendtgørelse om udlejning. Det betyder, at personer der indgår en lejekontrakt, ikke skal have slettet deres opnotering, men kan beholde ancienniteten på ventelisten når de har fået en

5 bolig, hvis de ønsker det. Denne mulighed skal lejer informeres om skriftligt, senest ved lejeaftalens indgåelse. Lejer skal herefter, senest 8 dage efter lejeaftalens indgåelse, give besked til os. Overtages en bolig på anden måde end efter ventelisten, regnes ancienniteten fra overtagelsen af lejemålet. Vælger man at beholde sin anciennitet og dermed blive på ventelisten skal der betales et årligt ajourføringsgebyr jf. takstbladet. Det er besluttet at anvende 9 stk. 3 i bekendtgørelse om udlejning Det betyder, at lejere (dvs. beboere) kan få anciennitet på oprykningsventelisten, fra det tidspunkt de er opnoteret på den almindelige venteliste Beslutninger, der træder i kraft pr. 1. juni i bekendtgørelse om udlejning har bestyrelsen sagt nej til Det betyder, at husstande med børn ikke har fortrinsret til boliger med 3 eller flere beboelsesrum. 8 stk. 1 nr. 2. i bekendtgørelse om udlejning er ikke gældende i boligselskabet Boligsøgende som fraflytter på grund af skilsmisse, separation eller brudt parforhold, har ikke fortrinsret til en ledig bolig Emner til beboerbladet og eller information Ingen punkter! Orientering fra bestyrelsen Der blev givet en orientering om kontaktpersonernes deltagelse i diverse afdelingsmøder Indbetaling af stamkapital til skattepligtigt anpartsselskab Som besluttet af selskabsbestyrelsen den 17. marts 2010 og godkendt på ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 8. april 2010 skal der stiftes et skattepligtigt selskab. Til stiftelse af selskabet skal der indbetales, den i lovgivningen fastsatte anpartskapital, pt. kr Det indstilles at bestyrelsen godkender at denne trækkes fra Boligselskabet Sjællands arbejdskapital EVENTUELT Bestyrelsen besluttede at indskud til stamkapital kan trækkes på Boligselskabet Sjællands arbejdskapital.

6 Punkter til kommende bestyrelsesmøder blev besluttet. Mødet hævet