Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henriksen, formand Poul Rasmussen, næstformand - afbud Dorte Sejerø - afbud Jens Klokhøj

Transkript

1 Boligselskabet Domea Vordingborg Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 26. august 2013 kl i Strandgårdens bestyrelseslokale beliggende Strandgade 2, 4760 Vordingborg. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Garantbeviser Havnefronten fejl og mangeludbedring Lejeledighed Markedsføringsplan for Bevilling til indkøb af brochurer Fastsættelse af dato for ekstraordinært beboermøde på 1808 Havnefronten samt drøftelse af dagsorden Etablering af lokalt servicecenter og driftsfællesskab Evt Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henriksen, formand Poul Rasmussen, næstformand - afbud Dorte Sejerø - afbud Jens Klokhøj Jens Gormsen Carsten Olsen - afbud Bent Maigaard Øvrige deltagere: Dorte Jørgensen, Domea Domea Boligcenter Nykøbing F, den 27. august 2013

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordnen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 29. maj Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrives ved førstkommende lejlighed. 3 Garantbeviser Organisationsbestyrelsen har forespurgt til muligheden for, at købe garantbeviser i Domea. Domea er et garantiselskab, hvor det er bestemt, at de administrerede almene boligorganisationer kan købe garantibeviser, og på den måde blive medejere af Domea s.m.b.a. Et garantibevis koster kr ,-, og almene boligorganisationer administreret af Domea bliver tilbudt at købe garantibeviser i forhold til boligorganisationens størrelse efter følgende tabel: Lejemålsenheder: garantibevis garantibevis garantibevis garantibevis garantibevis garantibevis Som garant hæfter man kun med det beløb, der svarer til summen af købte garantibeviser. Det bemærkes at Domea har en egenkapital på mill, og derfor er meget solid. Der kan udbetales afkast af garantibeviserne til garanterne, dog maksimalt 5 % af garantikapitalen. Almene boligorganisationer har lov til at bruge dispositionsfondsmidler til køb ag garantibeviser. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om køb af garantbeviser. Bestyrelsen besluttede, at købe 3 stk. garantbeviser Havnefronten fejl og mangeludbedring Der er i forbindelse med den igangværende fejl og mangeludbedring på Havnefronten, indgået klager fra beboerne primært gående på støj og støvgener, samt krav om kompensation. Side 2 af 5

3 Ved bestyrelsens besigtigelse primo juli 2013, blev det drøftet i hvilket omfang det er bestyrelsens opfattelse der bør kompenseres. Administrationen har rådgivet omkring gældende lovgivning for kompensationsgivende gener. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter omfang og størrelse af kompensationerne. Domea har særligt anbefalet og vurderet, at der ikke er grundlag for juridisk set at komme efter boligselskabet med krav om et forholdsmæssigt afslag i lejen for de midlertidige manglende anvendelsesmuligheder af altanerne / terrasserne. Henset til de store økonomiske vanskeligheder i afdeling 1808 Havnefronten, så har Domea ligeledes anbefalet, at boligselskabet ikke imødekommer krav om afslag i lejen pr. kulance. Besluttes det alligevel, at der pr. kulance bør indrømmes beboerne med tagterrasse et afslag i lejen, svarende til den merleje de pågældende betaler, så er bestyrelsen blevet anbefalet også at kompensere de pågældende beboere, der har altan, for den periode, hvor beboerne ikke har kunnet anvende deres altaner. Således at lige behandles lige. For så vidt angår de modtagne klager omkring støjgener, så har Domea gjort opmærksom på, at støj i et vist omfang kan udgøre en mangel og dermed forringe brugsværdien. En forringelse af brugsværdien kan herefter danne grundlag for et krav om forholdsmæssigt afslag i lejen. Hvis disse sager ender i beboerklagenævnet, da vil være tale om en konkret vurdering for hvert enkelt lejemål. I praksis ses op til % reduktion i lejen i sager omkring støjgener. Organisationsbestyrelsen har besigtiget forholdene i afdeling 1808 Havnefronten d. 2. juli Bestyrelsen har i forlængelse af besigtigelsen besluttet, at man ønsker at kompensere lejerne i penthouselejlighederne mod syd for at have været udelukket fra brug af deres tagterrasser, grundet optransport, opmagasinering af byggematerialer samt håndværkeraktiviteter. Øvrige beboeres gener kompenseres ikke. Dette gælder ligeledes de lejer, der oplever støjgener. Bestyrelsen fastholdt, trods Domeas anbefaling om det modsatte, at kompensere de to lejere af penthouselejelighederne og bad Domea om at udarbejde et udkast til svarskrivelse/orientering til samtlige lejere, som underskrives af organisationsbestyrelsen. Jens Gormsen ønsker referatsført, at han ikke er enig i organisationsbestyrelsens afgørelse om kompensation til enkelte lejere for gener påført i forbindelse med reparation af bygningerne på Askøvej og Femøvej. 5 Lejeledighed Generel drøftelse af lejeledigheden. Der er pr. 21. august følgende tomgangslejemål: 1806 Kirsebærplantagen 4 ledige lejemål. Side 3 af 5

4 1808 Havnefronten 12 ledige lejemål. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter situationen og træffer beslutning omkring det videre forløb. Der ligger en ansøgning i Landsbyggefonden omkring renoveringsstøtte til afdeling 1806 Kirsebærplantagen. Der er en tendens til, at 1. sals lejligheder oftere rammes af tomgang, hvorfor tilgængelighed er et vigtigt tema i forbindelse med renovering. Det skal undersøges om der kan etableres liftsystemer eller andre løsninger der øger tilgængeligheden. Derudover blev det drøftet, at markedsføring er en vigtig parameter, for at tiltrække nye lejere og undgå tomgang. 6 Markedsføringsplan for 1808 I forbindelse med forventet LBF kapitaltilførsel samt bestyrelsesseminaret d. 17. august 2013, er der udarbejdet en markedsføringsplan for Det indstilles, at bestyrelsen godkender planen. Bestyrelsen godkendte planen, dog med forbehold for, at huslejerabatten differentieres på følgende måde. Kr ,- for 3 rums pr. måned og Kr ,- for 4 rums pr. måned. Derudover skal tilføjes Vordingborg messen, som løber af stablen i uge 7. Som i 2013 ønskes en stand med gratis opnotering. 7 Bevilling til indkøb af brochurer Reserverne af Domea Vordingborg brochurer er næsten opbrugt og det vil være formålstjentligt, at få trykt 500 stk til ca. kr ,- Det indstilles, at bestyrelsen godkender trykning og indkøb af brochurer. Bestyrelsen bevilligede trykning af stk. brochurer. 8 Fastsættelse af dato for ekstraordinært beboermøde på 1808 Havnefronten samt drøftelse af dagsorden I forbindelse med den forventede kapitaltilførsel på 1808 Havnefronten, er det besluttet, at holde et ekstraordinært afdelingsmøde. Det indstilles til bestyrelsen at fastsætte dato samt dagsorden. Dato er fastsat til onsdag d. 18. september, hvor organisationsbestyrelsen vil være repræsenteret. Side 4 af 5

5 Mødet skal give beboerne en orientering om fejl og mangleudbedringen. Boligselskabets/afdelingens økonomiske struktur samt kapitalstøttesagen, herunder markedsføring. Husdyrtilladelse skal fremsættes som forslag for at fremme udlejningen. Domea udarbejder dagsorden i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. 9 Etablering af lokalt servicecenter og driftsfællesskab Der har i forbindelse med Domea 2015 været afholdt fællesmøder med de øvrige boligorganisationer på Sydsjælland med henblik på fastlæggelse af lokalt servicecenter. Der gives en kort status på projektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter særlige ønsker eller krav. Lars Henriksen berettede om status på etablering af servicecenteret på Sydsjælland i forbindelse med strategiplan Domea Der har været afholdt 2 fællesmøder for organisationsbestyrelserne på Sydsjælland, hvor der er blevet drøftet rammer, muligheder, krav og ønsker til placering af servicecenter. Rønnede Boligselskab og Domea Faxe ønskede at bibeholde deres ejendomsfunktionærer i afdelingerne og Trollebo i Næstved samt Domea Vordingborg ønskede samdrift etableret internt i selskaberne og i den forbindelse nåede bestyrelserne til enighed om, at placere servicenteret i Vordingborg. Det blev ligeledes besluttet, at indgå lejeaftale med udlejer af lokalet pr. 1. september, så opstart kan finde sted hurtigst muligt. 10 Evt. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde samt repræsentantskabsmøde er fastlagt til tirsdag d. 10. december 2013 kl samt spisning kl og efterfølgende repræsentantskabsmøde. Efter forrige uges brand på Askøvej, har politiet afsluttet de tekniske undersøgelser og meddelt ejendomsmesteren, at brandårsagen er uopklaret. Skaderne er meldt til forsikringsselskabet og vi afventer en snarlig oprydning samt afslutning af sagen. Der har været en række uheldige oplevelser med en beboer på Femøvej, som medførte en opsigelse af lejer. Det er oplyst fra lejers repræsentant, at lejer vil finde et andet sted at bo. Dato: Formand Lars Henriksen: Side 5 af 5