Muligheden for generering af bogmærkedokumenter i Word slås til på denne måde:

Transkript

1 GENERERING AF WORD-DOKUMENTER I MILJØMODULER Ved behandlingen af miljøsager i GeoEnviron kan I lave dokumenter (til enkeltpersoner), der skrives i Word med udvalgte data fra GeoEnviron. Disse data bliver ført over til Word via bogmærker, som er sat ind i en Word-skabelon. I opretter selv de Word-skabeloner, som I ønsker at bruge. Når I genererer et nyt dokument, oprettes en kopi af Word-skabelonen med et filnavn, der er løbenummeret for dokumentposten på fanen Dokument, fx doc. Filen gemmes i en defineret hovedmappe for lagring af sagsdokumenter i en undermappe for året og en undermappe for sagstypen. Det forudsættes, at disse mapper er oprettet. Fælles opsætning Muligheden for generering af bogmærkedokumenter i Word slås til på denne måde: Åbn GeoEnviron-programmet, og log på databasen med administrator-login. Vælg menupunktet 'System adm. Opsætning Systemopsætning'. Gå til fanen 'Fælles opsætning'. Angiv word i feltet værdi for gruppe = Generelt og overskrift = Tekstbehandlingssystem. Tryk på Gem-knappen. Afslut GeoEnviron-programmet. Åbn GeoEnviron-programmet, og log på databasen under eget brugernavn. Opsætning af stamdata Før der trækkes oplysninger ud i bogmærkedokumenter, skal disse stamdata tilpasses: Parametre og Brevmasker. Parametre I 'Stamdata Fælles stamdata Sag og Journal' på fanen Parametre skal der være angivet definitioner af stier til eksterne filer. I feltet 'Sti til dokumenter' defineres hovedmappen for lagring af dokumenter. Når der klikkes på knappen 'Opret ny mappestruktur for året', oprettes der i denne hovedmappe en mappe for indeværende år, og under denne mappe oprettes der undermapper for september

2 hver sagstype, defineret på stamdata fanen Sagstyper, med sagstypernes kode som navn. Alle dokumenter, der genereres/registreres under en sag på underfanen Dokument, gemmes i mappen for den pågældende sagstype. NB! Første dag i et nyt år (og før modulet tages i brug) skal der klikkes på knappen 'Opret ny mappestruktur for året' her på denne fane, så der tilføjes en dokumentmappe for det nye år med underliggende sagstypemapper. Glemmes dette vil der opstå fejl ved dokumentgenerering, når programmet ikke kan finde en eller flere krævede mapper. Brevmasker I 'Stamdata Fælles stamdata Sag og Journal' på fanen Brevmasker angives hvilke Word-skabeloner, der kan bruges ved sagsbehandlingen af miljøsager i GeoEnviron. Programmets brevmaske-funktionalitet virker kun sammen med Microsoft Word. Alle dokumentskabeloner der registreres skal være gemt med filtypen.doc eller docx. Start med at lægge alle Word-skabeloner i en bestemt servermappe, og tilknyt dem herefter en for en til nye brevmaskeposter her på fanen. For hver Word-skabelon (brevmaske) indsættes en række, hvor følgende angives: Brevmaskens navn Beskrivelse af brevmasken Evt. sagsbehandlerinitialer (bruges til sortering i liste for valg af brevmaske) Evt. afdeling (bruges til sortering i liste for valg af brevmaske) Brevmaskens modul-systemtype: Miljø Fuld filsti til brevmasken inkl. filnavn, fx X:\Skabeloner\Svarbrev.doc En fil tilføjes ved at klikke på mappeknappen og herefter vælge drev i rullelisten øverst i filudvælgelsesboksen, der kommer frem på skærmen. Klik ned igennem mappestrukturen og vælg filen. Filhenvisningen bliver nu indsat i dokumentfeltet. Når fanens data er gemt, kan man åbne den brevmaske, der har markørfokus på fanen, ved at klikke på knappen til højre for feltet 'Sti til brevmaske'. september

3 Indsætte bogmærker i Word-skabeloner Du kan finde en oversigt over de bogmærker der kan anvendes i Miljø/Kvalitetsstyring under Materiale på GeoEnviron ERFA Service hjemmesiden på internettet, der åbnes med ERFA-knappen i GeoEnvirons værkstøjslinje eller med menupunktet Filer ERFA. Bogmærker indsættes i brevmaskedokumenter på denne måde: Åbn brevmasken i Word. I Word : Vælg menupunktet Funktioner Indstillinger. Marker feltet Bogmærker på fanen Vis. Klik OK. I Word 2007: Tryk på Microsoft Office-knappen, der er placeret i øverste venstre hjørne af Word-vinduet og åbner en menu. Tryk på knappen Word-indstillinger nederst i menuen. Klik på Avanceret i venstre side af vinduet Word-indstillinger. Sæt flueben ved 'Vis bogmærker' under 'Vis dokumentindhold'. Klik OK. I Word 2010: Vælg menupunktet Filer Hjælp Indstillinger Avanceret i Word. Under 'Vis dokumentindhold' vælges 'Vis bogmærker'. Klik OK. Placer markøren det sted i brevmasken, hvor du vil indsætte data for et bogmærke (lav altid mindst et mellemrum efter anden tekst). Vælg menupunktet Indsæt Bogmærke. Skriv navnet på bogmærket øverst i vinduet (se listen med brugbare bogmærker herunder), og klik Tilføj. Gentag de foregående 3 punkter for hvert bogmærke du vil tilføje i brevmaskedokumentet. NB! Hvert bogmærke kan kun indsættes én gang i dokumentet. Slå visningen af bogmærker fra under samme menupunkt, hvor den slås til. Gem og luk dokumentet. september

4 Generering af et bogmærkedokument Et bogmærkedokument (til en enkelt person) kan genereres fra underfanen Dokument, der er placeret under fanen Sagsoplysninger/Sag i miljømoduler med sagsregistrering. Når man vil oprette et bogmærkedokument, skal man gøre følgende: 1. Hent den aktuelle sag for miljølokaliteten frem på sagsfanen. 2. Hav markørfokus på underfanen Dokument. 3. Tryk på Indsæt-knappen for at indsætte en ny post på dokumentfanen. 4. Angiv dokumentets registreringsdato i feltet Reg.dato. 5. Angiv sagsbehandler initialer i feltet Initialer (kan vælges fra listboks). 6. Angiv dokumentets modtager i Afsender/Modtager felterne på en af disse måder: Ved klik på knappen kopieres data til Afsender/Modtager-felterne fra felterne Navn, Adresse og Postnr. i modulets hoveddata vindue. Ved klik på Afsender/Modtager-knappen åbnes en listboks med en oversigt over alle adresser i det centrale person-/adresseregister. Ved valg af en person/ virksomhed/myndighed i listboksen, kopieres adressedata til dokumentfanen. Person/adressedata kan tilføjes i det centrale adresseregister via denne knap. Ved klik på knappen åbnes dette vindue: september

5 Her tilføjer du oplysninger om personen/virksomheden/myndigheden, og klikker på knappen 'Gem adresse'. Oplysningerne bliver også indsat på dokumentfanen. NB! Uanset om person-/adresseoplysningerne hentes fra hoveddata vinduet eller fra det centrale person-/adresseregister sker der en kopiering af oplysningerne. Det betyder, at oplysningerne ikke opdateres automatisk, hvis kildeoplysningerne ændres. Men de indsatte person-/adresseoplysninger kan dog ændres manuelt. Person-/adresseoplysningerne kan dog også indtastes direkte i felterne på fanen, hvis man fx ikke ønsker at tilføje dem i det centrale person- og adresseregister. 7. Angiv evt. attention person, når modtageren ikke er en privatperson. 8. Angiv en beskrivelse af dokumentet i feltet Beskrivelse. 9. Vælg dokumenttypen Ud eller Notat i feltet Type (vælges fra rulleliste). 10. Angiv evt. dokumentets egen dato i feltet Dok.dato. 11. Klik på Gem-knappen, så dokumentoplysningerne gemmes i databasen. 12. Klik herefter på knappen Dok.navn nederst på fanen. 13. Vælg en brevmaske i dialogboksen der åbnes, og klik OK. Listen med brevmasker kan sorteres ud fra sagsbehandler initialer og afdeling på brevmaskedefinitionerne ved at klikke på overskriften for en af disse kolonner. 14. Nu oprettes bogmærkedokumentet automatisk i Word. Samtidig bliver filhenvisningen indsat i dokumentfeltet på dokumentfanen. 15. Tilret evt. teksten i dokumentet, før du gemmer, udskriver og lukker det i Word. 16. Ved klik på knappen til højre for dokumentfeltet åbnes dokumentet i Word. 17. Når dokumentet er afsendt, kan det låses for yderligere redigering ved at sætte markering i checkfeltet 'Dok. Afsluttet/Beskyttet' på dokumentfanen, og gemme. NB! Hvis I har integration mellem et ESDH-system og GeoEnviron, kan I læse mere om journalisering af et dokument i GeoEnviron og ESDH-systemet i en kort vejledning til integration mellem Acadre/eDoc og GeoEnviron (miljø og byggesag). september