HR&O. Forenkling af VIP-rekruttering Præsentation af resultater, maj 2013

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "HR&O. Forenkling af VIP-rekruttering Præsentation af resultater, maj 2013"

Caspar Bjerregaard
8 år siden
Visninger:

1 Forenkling af VIP-rekruttering Præsentation af resultater, maj 2013 Dias 1

2 Baggrund og mål Baggrund Ny ansættelsesbekendtgørelse der gav mulighed for at ændre på bedømmelsesprocessen VIP erne og KU generelt oplever, at forskerrekrutterings-processen tager for lang tid samtidig med, at den er meget tidskrævende. Processen varierer på tværs af fakulteterne, og bedømmelsesdelen opleves som tung LT beslutning om at kigge på regelforenkling HR beslutning om at kombinere det med et LEAN blik på processen HR gruppe der har kigget på jura og vejledninger 7 konkrete ansættelsescases er analyseret Sund: Ph.d. & Lektor Science Professor & Adjunkt Hum: Lektor Samf: Ph.d. masseopslag Bric: Post doc international kandidat Blandet faglig gruppe har drøftet resultaterne (dekaner, bedømmelsesformænd, institutledere, HR) Projektmål Reducere VIP ernes procestid (effektiv arbejdstid) Øge værdien af VIP ernes tid i bedømmelsesfasen Reducere TAP ernes procestid (effektiv arbejdstid) Øge den administrative proceskvalitet Reducere den samlede gennemløbstid (kalendertid)

3 TAL Hvem Professor (ORD, MSO, Klinisk) Lektor KU ,7 4,7 3,8 Hvem Professor (ORD, MSO, Klinisk) Lektor I alt ,3 4,4 4,6 KU ,5 5,2 3,8 AU ,8 4,0 3,0 SDU ,1 5,0 5,6 RUC ,1 3,7 2,2 AAU ,0 3,6 4,4 DTU ,1 4,0 3,8 CBS ,0 5,8 4,8 ITU ,4 3,4 6,1 Adjunkt Adjunkt 2011/ VIP rekrutteringer Det tager kortere tid end i for professorer og lektorer, samme tid for adjunkter KU har længste tid for professorer, næstlængste tid for lektorer i , kort tid for adjunkter Hurtigste gennemsnit : Professor: 4,0 (AAU) * Lektor: 3,6 (AAU) Adjunkt: 2,2 (RUC) Gennemsnitligt antal måneder fra ansøgningsfrist udløber til beslutning taget. Kilde: Forskerpersonale og forskerrekruttering af Bertel Ståhle, udgivet af UNI-C

4 De primære problemstillinger Konsekvens Symptomer Symptomer Høj gennemløbstid og procestid VIP + TAP bruger ikke tiden rigtigt Adfærd Vi sender mails, venter, og rykker Mange små bump Processen styrer os Årsager Årsager Forskelligt syn på opgave og regler Samlet proces ikke synlig og uden mål Fundament ikke robust Seriel proces med mange procestrin Manglende standarder Skiftende roller / ansvar i processen Årsager

5 Potentiale og principper for en ny rekrutteringsproces Potentiale Symptomer Symptomer Procestid Gennemløbstid KU professionelt omdømme VIP + TAP skaber optimal værdi Ny adfærd Vi mødes og lukker Flow Vi planlægge r og styrer processen Årsager Virkemidler Samme forståelse af opgave og regler Forstå og sæt mål for processen Robust fundament Parallelle processer og færre procestrin Standarder til det hele Tydelige roller / ansvar Årsager

6 Rekruttering af lektorer og professorer Vejledende procesoversigt Vejledende tidsplan I alt: 24 uger Annoncering Ansøgningsfrist Frist for bedømmelse Beslutning om ansættelse 4 uger 4 uger 10 uger 4 uger 2 uger Tiltrædelse Forudsætning Forberedelse Ansøgning Bedømmelse Samtaler Ansættelse Intro Inden opslag: Afklaring af finansiering Fastlæggelse af stillingsindhold Udarbejdelse af tids- og procesplan for hele rekrutteringsprocessen, herunder Udarbejdelse af opslag, herunder overvejelser om annoncering Kontakt til potentielle bedømmere Sammensætning af ansættelsesudvalg og planlægning af ansættelsessamtaler Initiativer til sikring af stort kvalificeret ansøgerfelt. Fakulteter/institutter fastlægger rekrutteringsstrategier og planer (professor-, lektorplaner etc.) med budgetter, der muliggør konkrete rekrutteringer. Ansøgere, som ikke opfylder de formelle krav i stillingsopslaget, gives afslag. AR indstiller til bedømmelsesudvalg Ansøgerne orienteres om bedømmelsesudvalgets sammensætning og tidsplan for rekrutteringen. Bedømmelsesudvalget igangsættes. Bedømmelserne skal fastslå, om ansøgerne er kvalificerede eller ikkekvalificerede til stillingen. Der foretages legalitetskontrol og de individuelle bedømmelser sendes i høring hos ansøgere. Et antal kvalificerede kandidater indkaldes til samtale/ prøveforelæsning. Ansættelsesudvalge t indstiller, hvem der skal tilbydes ansættelse. Kandidaten tilbydes ansættelse og lønforhandling igangsættes. Øvrige ansøgere sendes afslag. HRO udformer ansættelseskontrakt. Sagen er afsluttet endeligt, når lønforhandling er afsluttet og ansættelseskontrakt er udarbejdet.

7 Nye mål og målopfølgning KU har effektive og professionelle rekrutteringsprocesser, der sikrer at vi får de bedst kvalificerede kandidater. Kortere gennemløbstid dels for at formindske ressourceforbrug for VIP og TAP der er involveret i processen, og dels for at sikre at interessante kandidater ikke går til anden side. Tid fra udløb af ansøgningsfrist til valgt kandidat. Tal fra PXS Tid fra valgt kandidat til fremsendt ansættelseskontrakt. Årlig manuel måling Professionel og proaktiv HR rådgivning for ledere og ansatte der deltager i rekrutteringsforløb skal understøtte både tempo og kvalitet i processen Årlig end-user måling blandt KU ansatte der har deltaget i ansættelsesforløb Manuel HR-FAK opfølgning ved afslutning af rekrutteringsforløb. Gennemskueligt og professionelt håndteret ansættelsesforløb for ansøgere Hændelsesbaseret måling udvalgte rekrutteringer hvor vi sender kort spørgeskema til alle ansøgere. Måling blandt nyansatte (1 måned efter ansættelse kort spørgeskema) Bredde og kvalitet i ansøgerfeltet Forskerrekrutteringsdatabasen antal internt rekrutterede Forskerrekrutteringsdatabasen antal ansøgere til stillingerne Forskerrekrutteringsdatabasen antal kvalificerede ansøgere til stillingerne Opfølgning fra øvrige mål Antal internationale ansættelser Antal kvinder i ansættelse Dias 7

8 Nye standarder / vejledninger Ny procesoversigt Ny minimumsregel for sammensætning af ansættelsesudvalg Ny minimumsregel for sammensætning af bedømmelsesudvalg Ny bedømmelsesvejledning Ny standard for bedømmelser Ny stillingsstrukturoversigt Ny inhabilitetsvurderingsoversigt Dias 8

9 Principper for forenkling af VIP rekruttering Processen kan optimeres ved at Aftale tidsplan og roller/ansvar i starten af rekrutteringen. F.eks. kan tidspunktet for ansættelsessamtalerne fremgå af stillingsopslaget og dermed danne en klar bagkant for forløbet. Starte på nedsættelse af bedømmelsesudvalg og ansættelsesudvalg tidligt i processen. Derudover kan fakultet have en aftale med akademisk råd om kort skriftlig høring inden de afgiver deres indstilling. I forhold til tilrettelæggelsen af bedømmelsesarbejdet kan institutlederen holde møde med bedømmelsesformanden vedrørende tilrettelæggelse af forløbet (særligt ved nye og eksterne bedømmelsesformænd). Overordnet kan fælles synlige mål om overholdelse af tidsfrister og aftale om håndtering af eventuelle overskridelser gøre forløbet kortere. Bedømmelsesarbejdet kan forenkles ved i højere grad at Tænke stillingsopslag, bedømmelse og ansættelsessamtaler sammen. Stillingsopslaget beskriver de kvalifikationskrav, der danner baggrund for bedømmelse og ansættelsesforløb. Bedømmelsen skal være kort, max 3 sider. Bedømmelsen skal have vægt på vurderinger og konklusioner i forhold til stillingsopslaget, og bedømmelsen tager udgangspunkt i et overblik over den samlede produktion frem for enkeltværker. Principperne gengives i procesoversigt og vejledning. Principperne implementeres dog ikke med regler og vejledninger, men skal primært indarbejdes i de praktiske procedurer på fakulteterne. Dias 9

10 Sammensætning af bedømmelsesudvalg Mindst 2 medlemmer i bedømmelsesudvalget til faste VIP stillinger, heraf en ekstern kan udvides efter behov til 5 medlemmer Mindst 1 intern fagkyndig bedømmer til de øvrige stillingskategorier Stillingsbetegnelse Professor (ordinær, mso) Lektor/seniorforsker, seniorrådgiver, tenure adjunkt Antal medlemmer af bedømmelsesudvalg/fagkyndige bedømmere Mindst 2 fagkyndige bedømmere på niveau med den ledige stilling og mindst på lektorniveau, heraf mindst 1 ekstern. Udvalget kan udvides til 5 ved mange ansøgere eller for at sikre faglig bredde. Post.doc.,/adjunkt,/ forsker Mindst 1 intern fagkyndig bedømmer på mindst på lektorniveau. Hvis der er flere fagkyndige bedømmere i udvalget, skal en så vidt muligt være ansat på instituttet og en skal så vidt muligt være ekstern, dvs. ikke ansat på KU. Ph.d.-stipendiat Mindst 1 intern fagkyndig bedømmer på mindst lektorniveau. Ansøgeren kan bedømmes samtidigt med indskrivningsbedømmelsen. Ekstern lektor Videnskabelig assistent Undervisningsassistent Dias 10 Mindst 1 intern fagkyndig bedømmer på mindst lektorniveau.

11 Studerende i ansættelsesudvalg De studerende har pr. 1. april 2013 via studienævnene mulighed for at udpege en repræsentant til ansættelsesudvalget ved rekruttering til faste VIP stillinger og D VIP stillinger. Den ansættende leder fastlægger tidspunktet for ansættelsessamtaler og kontakter næstformanden i det relevante studienævn med oplysning om hvornår samtalerne forventes gennemført. Næstformanden meddeler navnet på repræsentanten senest en uge (5 arbejdsdage) efter. Dias 11

12 Rekrutteringsportal Ny rekrutteringsportal er lanceret d. 2 maj på KUnet Portalen indeholder vejledninger og de nye regler for bedømmelse af ansøgere til videnskabelige medarbejdere Materialet er udarbejdet i samarbejde med det videnskabelige personale og HR-søjlen det er en proces, der er sat i gang og portalen vil løbende blive udviklet. Væsentlige dele af materialet til VIP rekrutteringer findes også på engelsk Portalen er HR-søjlens nye værktøj til udveksling af viden og erfaring. Men alle er velkomne til at tage del i materialet Dias 12

Relaterede dokumenter

VEJLEDNING TIL ANSÆTTELSESUDVALG

AU AARHUS UNIVERSITET HEALTH VEJLEDNING TIL ANSÆTTELSESUDVALG PÅ HEALTH, AARHUS UNIVERSITET Udarbejdet af Fakultetsledelsen, Health gældende fra 15. september 2018 Revideret 15. september 2018 Indholdsfortegnelse