Afvigelse HJØRRING KOMMUNE MILJØ- & NATURKONTORET MAIN HJØRRING KOMMUNE MILJØ- & NATURKONTORET

Transkript

1 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/1 Kravelement: 12 Procedurer for opfølgning på Ledende auditor: Behrndt, Klaus interne målinger Proces Ledelse Auditor Behrndt, Klaus Det kan ses, at administrationen har fremsendt forslag til Plan- og Miljøudvalget til løsning af en meget stor pukkel af sager vedrørende 3 områder, som ikke bliver behandlet og som snart kan blive til ulovlige administrative forhold, da de falder for forældelsesfristen. Det kan ikke ses dokumenteret, hvordan kommunalbestyrelsen har opstillet en detaljeret kvalitetsplan for at løse dette problem og hvordan de vil sikre sig en tæt opfølgning for at sikre kvalitet i udførelsen med opsatte succeskriterier Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 1-9

2 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/2 Kravelement: bek. 12 stk Ledende auditor: Behrndt, Klaus evaluering Proces Ledelse Auditor Behrndt, Klaus Ledelsesevalueringerne. Evalueringen på teamniveau lever generelt ikke op til følgende forhold for at siges at være en effektiv og tilstrækkelig evaluering af kvalitetsstyringssystemet. - Har det været konstateret ulovlige drift, og hvordan er det forestillet sig løst - Har det været konstateret lange sagsbehandlingstider for visse områder, hvor der vil være et berettiget krav om hurtigere sagsbehandlinger, og hvordan forestiller man sig det løst - Har der været problemer med opfyldelse af indberetningsforpligtigelser, og hvordan er det forestillet sig løst - Har det været sager, hvor sagsbehandlingen har været underkendt af klageinstansen, og hvordan er det forestillet sig løst - En konkret evaluering af målopfyldelse med en kort årsagsanalyse og en opstilling af mål for næste periode - Evaluering af forbedringsprojekter med mål og plan Evaluering på den fælles ledelsesevaluering lever generelt ikke op til følgende forhold for at siges at være en effektiv og tilstrækkelig evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Et indholdsmæssigt resumé af ovenstående, dog så detaljeret, at alle problemområder og tilhørende løsningsforslag fremgår. Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 2-9

3 Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 3-9

4 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/3 Kravelement: 12 Procedurer for opfølgning på Ledende auditor: Behrndt, Klaus interne målinger Proces Plan Auditor Behrndt, Klaus Det kan ses udfra dokumentation i Plan, at der er en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 22 uger på landzonesager. Det svarer til, at en ansøger først kan starte sit byggeri 6 måneder efter, at ansøgningen har været indsendt til Hjørring Kommune. Det kan ikke ses dokumenteret, hvordan kommunalbestyrelsen har opstillet en detaljeret kvalitetsplan for at løse dette problem og hvordan de vil sikre sig en tæt opfølgning for at sikre kvalitet i udførelsen med opsatte succeskriterier Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 4-9

5 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/4 Kravelement: 12 Procedurer for opfølgning på Ledende auditor: Behrndt, Klaus interne målinger Proces Plan Auditor Behrndt, Klaus Det kan ikke ses dokumenteret, hvordan Plan har forestillet sig at afhjælpe de kompetencevilkår med enten kurser eller lign., hvor der i jeres kompetenceskema er angivet "nødvendig opgradering og forbedring" Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 5-9

6 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/5 Kravelement: bek. 13 stk Konstateret mangel, afhjælpende- og korrigerende handling Ledende auditor: Behrndt, Klaus Proces Ledelse Auditor Behrndt, Klaus Det kan ikke ses dokumenteret, hvordan I I jeres teamlister over fejl og afvigelser og potentielle forbedringer reelt kan efterleve kravene i både 13 og 14 i bekendtgørelsen. Der mangler i proceduren, hvordan en effektiv korrigerende handling skal dokumenteres, så den svarer til afvigelsen/ forbedringsforslaget, og hvornår grænsen er for, at afvigelserne kun skal opfattes som registreringer, når det er under en bagatelgrænse. Endvidere vil det være nødvendigt med en afklaring af lister overfor behandlingen i Basal Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 6-9

7 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/6 Kravelement: 8 stk.1 Kompetencestyring Ledende auditor: Behrndt, Klaus Proces Ledelse Auditor Behrndt, Klaus Det kan ikke dokumenteres, at der har været foretaget en tilstrækkelig kortlægning af, hvilke medarbejderkompetencer, der skal til for at løse natur og miljøopgaverne, herunder plan for oplæring og kompetencestyring af nye medarbejder og kompetenceplaner for nye opgaver. Der mangler følgende: En konkret sammenhæng for, hvordan MUS samtaler dokumenterer den konkret vurdering af kompetence i forhold til sagsopgaver og hvordan linket er til sammenhængen mellem MUS og kompetencematricen hvordan kompetencesmatricen bruges i forhold til budget og rammestyring af ressourcer til sagsområderne Nye opgaver: Hvordan kompetencer opdateres med planer med angivelse af ansvar, tidsramme og indhold Nye medarbejdere: Hvordan kompetencer opdateres med planer med angivelse af ansvar, tidsramme og indhold Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 7-9

8 Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 8-9

9 Dato: Afv Nr: MAIN/KAB/7 Kravelement: 5 stk. 3 Kvalitetsmål Ledende auditor: Behrndt, Klaus Proces Vand og affald Auditor Behrndt, Klaus Målet lever ikke op til de forhold, der gør at det kan evalueres på en fornuftig måde for spildevandsplaner i det åbne land Aktuel Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 9-9