Brugervejledning til EG On Kultur & Fritid

Transkript

1 Brugervejledning til EG On Kultur & Fritid 1 Introduktion Support Anmod om adgang som forening Retningslinjer ved oprettelse af forening Anmod om adgang som bruger Log ind Foreningsforsiden Dine forenings oplysninger Sagsoverblik Kalenderoverblik Book lokaler Sæsonbooking Blokfordeling Enkeltbooking Særarrangement Find lokale Find forening Indberet børneattest erklæring Foreningskalender Tilskudsansøgning

2 2017 Brugervejledning til EG On Kultur & Fritid Funktion Vejledning 1 Introduktion Velkommen til EG On Kultur & Fritid. Denne brugervejledning er til dig, som skal bruge EG On kultur & Fritid med din forening. Her kan din forening bl.a. ansøge kommunen om leje af kommunens faciliteter eller administrere jeres hold, trænere eller undervisere. Der opereres med flere forskellige brugertyper i EG On Kultur & Fritid, som alle har forskellige rettigheder. Derfor bedes du bemærke, at nogle af funktionerne i denne vejledning er forbeholdt særlige brugertyper. Hvis du ønsker at anmode om adgang som en forening, så fortsæt til afsnit 3. Hvis din forening allerede er oprettet, og du søger adgang som bruger i foreningen, så fortsæt til afsnit 4. 2

3 2 Support Hvis du har spørgsmål til brugen af EG On Kultur & Fritid, kan du i første omgang se, om du kan finde hjælp i denne brugervejledning. Hvis du derudover har brug for hjælp, bedes du kontakte din kommune. Du finder kontaktinformation til din kommune, i bunden af EG On Kultur & Fritids log ind side, eller under Hjælp og support på din velkomstside. 3

4 3 Anmod om adgang som forening (administration) For at kunne anvende EG On Kultur & Fritid skal din forening først anmode kommunen om at blive oprettet. Nogle kommuner står selv for at oprette foreninger og foreningens brugere. Hvis du fra kommunen har fået besked om, at din forening er oprettet, og du har modtaget et brugernavn og kodeord, skal du blot gå direkte til afsnit 5 Log ind. Hvis din forening ikke er oprettet, skal du gøre følgende: Klik på "Anmod om adgang som forening". Angiv "nej", forudsat, at du ikke allerede er en oprettet bruger. Angiv dine oplysninger. Klik på Opret. Du får nu tilsendt en med en midlertidig adgangskode til den e- mailadresse, som du har angivet. Log ind med dit brugernavn og adgangskode se eventuelt afsnit 5. Udfyld alle relevante oplysninger se retningslinjer afsnit 3.1. Klik på Send og afslut, når alle relevante oplysninger er angivet. Din anmodning er nu sendt til kommunen, og de vil kontakte dig i forbindelse med behandling af din anmodning. Du skal derfor være opmærksom på, at der kan forekomme ventetid, inden du er godkendt. 4

5 3.1 Retningslinjer ved oprettelse af forening Nedenfor er retningslinjer og gode råd til at udfylde foreningsoplysningerne i forbindelse med oprettelse af en ny forening: Under foreningsnavn oplyses foreningens formelle navn og det kaldenavn, som foreningen eventuelt er kendt under. Dette kan fx være en forkortelse eller et kælenavn. Herefter oplyses adresse og andre kontaktoplysninger på foreningen. Adressen skal være foreningens formelle adresse, hvor foreningen er registreret. Hvis nødvendigt, kan en anden adresse for kontakt angives. Under Andre oplysninger skal foreningens CVR-nummer angives. Hvis din forening er godkendt efter folkeoplysningsloven, er det vigtigt, du angiver CVR-nummer og godkendelsesdato for folkeoplysende forening, da kommunen ellers kan afvise din anmodning. Hvis du er i tvivl, så se erhvervsstyrelsens reglement ( CFR-nummeret benyttes kun af de foreninger, som indberetter medlemstal mv. til det centrale foreningsregister ( Det er typisk foreninger, som også er organiseret i DIF, DGI eller Firmaidrætten. I foreningstype skal du vælge din forenings type. Foreningstyperne er defineret på forhånd af din kommune. Som forening kan I skulle indsende børneattesterklæringer på jeres trænere/undervisere én gang om året. Bemærk, at kommunen kan vælge at lukke for jeres adgang til EG On Kultur & Fritid, hvis den ikke modtager børneattesterklæringer fra jer. I skal som forening selv vedligeholde oplysninger om, hvilke aktiviteter I tilbyder. Listen med aktiviteter benyttes bl.a., når borgerne vil finde en forening, som tilbyder en bestemt aktivitet (se afsnit 11). Bemærk, hvis du vil vælge flere eller alle aktiviteter, kan du blokmarkere ved at enten holde Cltr- eller Shift-knappen nede, mens der markeres med musen. I punktet Information om foreningen kan I som forening angive information, som borgeren kan læse på jeres offentlige side på EG On Kultur & Fritid. Det er en god idé at skrive lidt om de ting, som er særlige for jeres forening, eventuelt jeres målsætninger eller praktiske oplysninger, såsom hvordan man bliver medlem. 5

6 4 Anmod om adgang som bruger Før du kan begynde at anvende EG On Kultur & Fritid for foreninger, skal du være oprettet som bruger du skal derfor klikke på: Anmod om adgang som bruger i en forening. Hvis du allerede er oprettet, skal du blot logge ind se hvordan i afsnit 5. Angiv "nej", forudsat at du ikke allerede er oprettet. Angiv dine oplysninger. Klik på Opret. Du får nu tilsendt en med en midlertidig adgangskode til den e- mailadresse, du har angivet. Brug denne midlertidige adgangskode til at logge på første gang herefter vil du blive bedt om at ændre din adgangskode. Når du er logget på, skal du vælge, hvilken forening du ønsker at blive tilknyttet. Det gør du således: Vælg Foreningsnavnet på dropdown-menuen øverst. Vælg den relevante forening på listen. Bemærk, at du kan søge efter foreninger ved at søge på Foreningsnavn eller de aktiviteter, foreningen udbyder (det kan fx være håndbold, svømning, genoptræning eller lignende). Klik herefter på Søg. 6

7 Nedenfor vises relevante foreninger. Vælg en forening ved at klikke på Vælg. Udfyld eventuelle bemærkninger ved din oprettelse i foreningen. Læs og marker Erklæringsfeltet. Klik på Send og afslut. Anmodningen sendes nu til foreningens administrator, som tager stilling til, om du kan godkendes som bruger af portalen for den givne forening. Vær opmærksom på, at foreningens administrator aktivt skal godkende dig. Der kan derfor være ventetid, før du modtager mail om godkendelse, og du kan begynde at arbejde i portalen. 5 Log ind For at logge ind på EG On Kultur & Fritid gør du følgende: Indtast din og adgangskode. Første gang du logger ind, vil du blive bedt om at skifte din adgangskode. Du skal angive den nye adgangskode to gange husk, at koden skal indeholde minimum seks karakterer og en blanding af bogstaver og tegn. Af sikkerhedsmæssige årsager giver systemet dig automatisk besked om at skifte adgangskode hver tredje måned. Log ud: For at logge ud skal du klikke på Log ud-ikonet i øverste højre hjørne. Du kan til hver en tid logge ud, uanset hvor du befinder dig i systemet. Husk at gemme eventuelle ændringer, før du logger ud. 7

8 6 Foreningsforsiden Når du er logget ind som forening, vises foreningens forside. Øverst på foreningsforsiden kan du se og rette dine egne brugeroplysninger eller finde information om support. De 9 "fliser" på forsiden giver dig adgang til en række forskellige funktioner, som er beskrevet i de følgende kapitler. Husk, at du som bruger af portalen for den givne forening ikke har adgang til alle de funktioner, som administratoren har. 8

9 6.1 Dine forenings oplysninger (administrator) Hvis du er administrator af jeres forening, kan du under menupunktet Værktøjer og derefter Indstillinger vedligeholde foreningens oplysninger, herunder brugere og hold. Funktionen kan også tilgås ved at klikke på "flisen" Dine foreningsoplysninger. Du vil automatisk starte med at befinde dig under "Foreningsoplysninger" i venstremenuen. Du ændrer i oplysningerne på følgende måde: Klik på Rediger. Tilføj eller rediger information i de relevante felter. Klik på Gem nederst på siden Husk retningslinjer og gode råd til at udfylde foreningsoplysninger, som er angivet i afsnit 3.1 i denne brugervejledning. Foreningsoplysninger 9

10 Supplerende oplysninger Næste punkt i venstre menuen er en udvidelse af ovenstående "Supplerende oplysninger". På samme måde er det muligt at redigere, ved at klikke på Rediger. Brugere (administrator) Under foreningsoplysninger findes menuen Brugere. Foreningens administrator har her mulighed for at godkende eller afvise andres anmodninger om at blive oprettet som bruger i foreningen. Administratoren kan også selv oprette andre brugere. 10

11 Godkend bruger Godkendelse af brugeranmodninger foregår således: Brugere, som har anmodet om at blive bruger i foreningen, er markeret med rødt ud for Brugernavn. Klik på Åbn ud for brugeren og derefter på Rediger. Hvis brugeren skal afvises klik på Afvis, og der sendes en afvisnings til brugeren. Angiv brugerens rolle(r). Hvis brugeren er træner/underviser, kan du også tildele dem deres hold. Angiv, om brugeren skal have tilladelse til at aflyse holdbookinger. Klik på Godkend der sendes nu en mail til brugeren om, at denne er godkendt som bruger i foreningen. Nedenstående billede viser, hvordan det ser ud når man åbner en bruger, der allerede er godkendt. Det er her muligt at se en trænerkalender, for at fået overblik over brugerens kalender. 11

12 Opret bruger Du har som foreningens administrator også mulighed for at oprette andre brugere. Det foregår således: Klik på Opret ny bruger. Angiv oplysninger om brugeren. Angiv brugerens rolle(r). Hvis brugeren er træner/underviser, kan du også tildele dem deres tilhørende hold. Angiv, om brugeren skal have tilladelse til at aflyse holdbookinger. Angiv evt., om brugeren skal være kontaktperson for foreningen. Bemærk, at der kun er én kontaktperson pr. forening. Hvis du angiver en person som kontaktperson for foreningen, vil en anden person miste denne rolle. Klik på Gem. Der sendes nu en mail til brugeren med en midlertidig adgangskode. 12

13 Hold (administrator) Under menupunktet brugere findes menuen Hold. Foreningens hold kan oprettes og vedligeholdes under dette punkt. De benyttes i forbindelse med bookinger således, at foreningens enkelte hold har deres egen kalender, hvor de kan se, hvor og hvornår de skal træne/undervises. Aktiviteten, som knyttes til holdet, gør det mere enkelt at foretage bookinger og vil på sigt kunne benyttes i forbindelse med, at borgerne søger efter ønskede aktiviteter. Holdet indeholder desuden Holdkategori(er), som oftest vil være opdelt i alderskategorier. Listerne over Aktiviteter og Holdkategorier vedligeholdes af kommunen og benyttes til at understøtte de politiske målsætninger, som kommunen har. Dette kan fx være alderskategorier eller sportsgrene, hvormed kommunen ønsker at understøtte særlige tiltag over for børn og derfor ønsker at give dette hold en højere prioritet, når de fastlægger sæsonbookingerne. 13

14 Du opretter hold således: Klik på Opret nyt hold. Navngiv holdet, og tildel relevante Aktiviteter og Holdkategorier. Tildel holdet én eller flere trænere/undervisere. Klik på Gem. Det er helt frivilligt, om I vil udfylde disse informationer og tildele trænere/undervisere. Men selv om opgaven med at oprette hold som udgangspunkt vil være forholdsvis stor vil det efterfølgende blive lettere at indsende og overskue bookinganmodningerne, da de informationer, du tildeler nu, automatisk bliver overført til bookingoverblikket. 14

15 Ansøgningshistorik Det sidste punkt i venstremenuen omhandler Ansøgningshistorik. Herinde er det muligt at se, hvad der er sket på sagen lidt som en journal. Alt, der foregår på sagen bliver stemplet herinde. Journalpunkterne er delt op i Tid, Emne, Overskrift og Ansvarlig. Ved at klikke på den lille trekant folder menupunktet sig ud og en nærmere beskrivelse vil fremgå. Opret et journalpunkt Du kan oprette et journalpunkt manuelt hvis der er behov for det. Dette gøres ved at klikke på "Opret journalpunkt". Ansvarlig, Dato og Vedrører bliver automatisk udfyldt. Du skal tage stilling til om journalpunktet skal vises for foreningen, samt udfylde Emne, Overskrift, Indhold og eventuelt vedhæfte bilag efter behov. Afslut ved at klikke på Gem. 15

16 7 Sagsoverblik På foreningsforsiden finder du også "flisen" Sagsoverblik. Ved at klikke på denne får du adgang til alle foreningens sager. På overblikket kan du se, om sagen er igangværende eller afsluttet, og hvem der har oprettet sagen og hvornår. De to menuer Sagstype og Sagsstatus kan specificeres for at begrænse visningen af sager. Hvis du fx ønsker at se igangværende sæsonbookninger, vælger du "Sæsonbookninger" som Sagstype, og "Igangværende" som Sagstatus. Ved at klikke på Åbn på den ønskede sag åbnes Kalenderoverblikket med den relevante kalender åben. Det vil sige, at kalenderoverblikket viser den relevante tidsperiode, og hvornår den relevante lokation er ledig. Kalenderoverblikket er yderligere forklaret i kapitel 8 nedenfor. 16

17 8 Kalenderoverblik Kalenderoverblikket tilgås på foreningsforsiden ved at klikke på "flisen" af samme navn. Man kan som ovenfor nævnt også tilgå kalenderoverblikket ved at åbne en konkret sag af typen sæsonbooking. I kalenderoverblikket får du det totale overblik over alle de bookninger, som jeres forening har foretaget på kommunens lokationer. Kalenderen er agil, dvs. at kalendervisningen ændrer sig med det samme, når du foretager ændringer i kalenderfiltrene. Du kan bruge filtrene til at tilpasse, hvilke Lokationer, Aktiviteter, Bookingtyper og Bookingstatus du ønsker at medtage i visningen. Derudover kan du vælge mellem at se jeres egne bookinger, se alle andre foreningers bookinger eller begge dele. Når du har indstillet kalendervisningen til det, du søger, vises kalenderen på følgende måde, se næste side: Du kan vælge mellem Uge- og Dagsvisning. De grå felter viser, hvor kommunen har sat bookinglås ift. åbningstider, specielle arrangementer og lignende. Bookingsager vises i kalenderen med aktivitet og foreningens navn. Bookingsagernes status er angivet i samme farver, som de ses i kalenderfiltret for Bookingstatus. Hvis du ønsker at se hele døgnet, kan du klikke på Vis hele dagen nederst i kalenderen. Bemærk, at filtre og visninger kan variere afhængigt af din brugertype. Hvordan du booker i kalenderen, vil blive uddybet i det efterfølgende afsnit. 17

18 18

19 9 Book lokaler Til Kalenderoverblikket hører Bookingprocessen til. Den finder du ligesom de øvrige funktioner på foreningsforsiden ved "flisen" Book lokaler. Bookingprocessen er opdelt i sæsonbooking, enkeltbooking og særarrangement, som er forklaret i de tre følgende afsnit. OBS! Enkeltbooking skal ikke forstås som kun at være en enkelt tidsenhed, der bookes. Du kan sagtens bruge enkeltbooking til at booke en længere serie af enheder ad gangen. Forskellen mellem de to bookingtyper er, at det kun er jer i foreningerne, som har adgang til den tidligere periode af sæsonbooking. Derved kan I få førsteret (i forhold til de enkelte borgere) til at booke en fast underlokation. 19

20 9.1 Sæsonbooking Processen for sæsonbookinger er opdelt i 3 trin, og du kan altid øverst på siden se, hvilket trin du befinder dig på. Trin 1 Første trin er valg af lokation. Her bliver du bedt om at vælge generelle søgekriterier. Det gør du således: Din kommune har defineret tidsperioder for forskellige bookingsæsoner vælg, hvilken af disse sæsoner du ønsker at booke i. Du kan herefter vælge at præcisere din tidsperiode inden for sæsonen. På listen af lokationer vælger du én eller flere lokationer, som du ønsker at booke. Som alternativ til at vælge lokationer kan du vælge den aktivitet, du ønsker at booke til. I så fald vil du kun se de lokationer, som har mulighed for denne aktivitet. Hvis du vælger at søge efter aktivitet, kan du vælge at se flere søgekriterier. Disse kriterier er fastsat af din kommune og bruges, hvis man søger en lokation, der har særlige forhold. Det kan fx være direkte offentlig trafik, internettilgængelighed eller handicapvenlig adgang. Når du har gennemgået overstående trin, klikker du på Vis kalender(e). Trin 2 Du er nu på trin 2 'Find ledige tider'. Kalenderen vises efter samme regler som i Kalenderoverblik (afsnit 8), dog er kalenderfilterene begrænset til kun at vise de relevante filtrer i forbindelse med bookingen. Brug kalenderfilteret til at indsnævre lokation og aktiviteter. Start fx med at vælge én eller flere af lokationerne i det første kalenderfilter. 20

21 For at anmode om en sæsonbooking skal du gøre følgende: Dobbeltklik på den dag og tid, du ønsker at booke. I pop op-vinduet kan du se den relevante sæson, jeres foreningsnavn og lokationens navn. Brug dropdown-menuerne Foreningens hold, Holdkategori, Aktivitet, Aktivitetskategori, Start- og Slutklokkeslæt til at specificere din bookinganmodning. Hvis du ønsker at din booking skal være gentagende, kan du bruge Gentages og Slutdato, til at specificere hvor ofte bookingen skal gentages og hvor længe perioden skal vare. Klik på Næste, når du er færdig. 21

22 Bemærk, at ikke alle specifikationerne er obligatoriske. Kun Aktivitet, Startog Slutklokkeslæt, Gentagelseskvotient og slutdato er obligatoriske og markeret med *. Kalenderen viser nu en oversigt over din sæsonbookinganmodning, med eventelle bemærkninger om lokationen. Du kan ligeledes tilføje dine bemærkninger eller specielle ønsker til de ansvarlige sagsbehandlere i kommunen. Klik på Gem, når du er færdig. Bemærk, at du endnu ikke har sendt bookinganmodningen. 22

23 Du kan nu se din sæsonbookinganmodning i kalenderen med status 'Ikke afsendte bookinganmodninger'. Du kan gentage det sidste trin ved at klikke på en ny dato og tidspunkt, hvis du ønsker at booke yderligere lokationer. Når du er færdig og har oprettet alle dine ønskede anmodninger, klikker du på Næste. Når du har klikket OK til bekræftelsen, er din anmodning afsendt. Du vil få en besked sendt til din adresse, når din bookinganmodning er blevet godkendt eller afvist. 23

24 Trin 3 Du befinder dig nu på trin 3 'Send og afslut', hvor du kan se en liste over alle dine bookinganmodninger. Hvis du er i tvivl om en anmodning eller ønsker at ændre/slette den, kan du åbne anmodningen igen ved at klikke på Åbn. Når du er færdig, klikker du på Send og afslut. Bemærk, at der kan forekomme ventetid, da kommunen behandler flere sager og aktivt skal behandle sæsonbookinganmodninger. 24

25 9.2 Blokfordeling Når man som forening, har fået tildelt en sæsonbooking, som strækker sig fra f.eks. kl til kl , så kan man med brugeren "Bookingansvarlig" opdele denne booking i flere bookinger. Når man så har opdelt blokken i flere bookinger, kan man åbne den nye booking og tilføje foreningens hold mv. Opdelingen foretages ved at gøre følgende: Dobbeltklik på din booking: Vælg "Åbn serie" (Man kan også åbne den enkelte forekomst, og opdele denne, men dette bør man kun gøre i enkelte tilfælde). Tryk på knappen "Opdel bookingen i flere bookinger" 25

26 Man får nu vist dette billede: Du kan nu opdele denne bookinger i flere. Ret slutklokkeslettet fra 09:00 til f.eks. 08:15 Tryk på knappen "Nyt interval" Ret igen slutklokkeslettet til f.eks. 08:30 Og tryk på knappen "Nyt interval" Hvis man fortryder den sidste blok, så kan man trykke på "Fjern sidste", så slettes det nederste interval. 26

27 VIGTIGT: Tryk IKKE på knappen "Gem" med mindre du er helt sikker på at de nye bookinger skal se således ud Man kan nemlig ikke fortryde, når man først har trykket Gem. Vil man helt fortryde sin fordeling, så trykker man på "EG On kultur & Fritid", øverst på skærmen! Hvis man ikke bruger hele tiden, eller efterlader huller, så kan tiderne efterfølgende bookes af andre foreninger. Når man har trykket på "Gem", så betragtes bookingerne som helt nye bookinger man sendes derfor tilbage til Kalenderoverblik. Den endelige fordeling af de nye bookinger, ser nu således ud: 27

28 9.3 Enkeltbooking Processen for enkeltbookinger minder meget om sæsonbooking. Selv om I som forening har adgang til sæsonbooking, kommer I også til at anvende enkeltbookingmetoden. Oftest vil perioden, hvor det er muligt at booke sæsoner, slutte, når selve perioden påbegyndes. Derefter booker både foreninger og borgere via enkeltbooking. I modsætning til sæsonbooking kan der ved enkeltbooking forekomme betaling, hvis kommunen har defineret en pris til lokationen. Betalingen foregår direkte på EG On Kultur & Fritid med betalingskort. Hvis der ikke forekommer en pris, er det fordi, lokationen er gratis at enkeltbooke for foreninger. Enkeltbookingen er også opdelt i 3 trin. Trin 1 På første trin bliver du bedt om at vælge generelle søgekriterier. Det gør du således: Vælg dato for enkeltbooking. Vælg, om du selv vil søge efter en særlig lokation, eller om du vil søge efter en lokation ud fra en særlig aktivitet. Vælg en eller flere lokationer, eller vælg din aktivitet. Hvis du har valgt at søge efter aktivitet, kan du vælge at se flere søgekriterier. Disse kriterier er fastsat af din kommune og bruges, hvis man søger en lokation, der har særlige forhold. Det kan fx være direkte offentlig trafik, internettilgængelighed eller handicapvenlig adgang. Når du er færdig, klikker du på Vis kalender(e). Trin 2 På 2. trin 'Find ledige tider' vises kalenderen efter samme regler som i Kalenderoverblik (afsnit 8), dog er kalenderfiltrene begrænset til kun at vise de relevante filtrer i forbindelse med bookingen. Brug kalenderfilteret til at indsnævre lokation og aktiviteter. For at anmode om en enkeltbooking skal du gøre følgende: Dobbeltklik på den dag og tid, du ønsker at booke. Bemærk, hvis du modtager beskeden "Der er ingen enkeltbookingperiode tilgængelig for det aktuelle tidspunkt", betyder det, at kommunen har valgt, at denne tid er reserveret til sæsonbookinger. I pop op-vinduet kan du se den relevante sæson, jeres foreningsnavn og lokationen. Brug dropdown-menuerne Foreningens hold, Holdkategori, Aktivitet, Aktivitetskategori, Start- og Slutklokkeslæt til at specificere din bookinganmodning. 28

29 Hvis du ønsker at din booking skal være gentagende, kan du bruge Gentages og Slutdato, til at specificere hvor ofte bookingen skal gentages og hvor længe perioden skal vare. Klik på Næste, når du er færdig. Kalenderen viser nu en oversigt over din sæsonbookinganmodning med eventuelle bemærkninger om lokationen. Du kan ligeledes tilføje dine bemærkninger eller specielle ønsker til de ansvarlige sagsbehandlere i kommunen. Klik på Gem, når du er færdig. Du kan nu se din bookinganmodning i kalenderen. Du kan gentage det sidste trin ved at klikke på en ny dato og tidspunkt, hvis du ønsker at booke yderligere lokationer. Når du er færdig og har oprettet alle dine ønskede anmodninger, klikker du på Næste. Trin 3 Du befinder dig nu på 3. trin 'Send og afslut', hvor du kan se en liste over alle dine bookinganmodninger. Hvis du er i tvivl om en anmodning eller ønsker at ændre eller slette den, kan du åbne anmodningen igen ved at klikke på Åbn. Når du er helt færdig, klikker du på Send og afslut. Bemærk, at der ved en enkeltbooking, som ikke indeholder betaling, ligesom ved sæsonbooking kan forekomme ventetid, da kommunen også aktivt skal behandle disse anmodninger. Eventuel betaling I tilfælde af at kommunen har tildelt lokationen en pris, vil du på sidste trin (3) kunne se prisen på listen over alle dine bookinganmodninger. Inden det er muligt at fortsætte til betaling, skal du erklære, at du har læst og accepterer betalingsbetingelserne, som du finder i linket nederst på siden. Klik herefter på Betal og afslut. I betalingsvinduet indtaster du kortnummer, udløbsdato og kontrolcifre, som du finder på dit betalingskort. Klik herefter på Gennemfør betaling. Vent til betalingen er gennemført, og klik OK til afsendelsen af bookinger. Du vil nu se din betalingsbekræftelse, og der er sendt en med bekræftelse på din booking. Bemærk, at du kan ved bekræftelse af betalingen betragte bookingen som gennemført, da kommunen ikke aktivt skal behandle ansøgninger, som der er modtaget betaling for. 29

30 9.4 Særarrangement Foreningens bookingansvarlige har med bookingtypen "Særarrangement" nu muligheden for at ansøge kommunen om at booke én eller flere lokationer, ud fra yderligere parametrer end normalt. Denne bookingtype skal bruges ved arrangementer, såsom idræts-turneringer, stævner mv. Som foreningsbruger med brugerrollen "bookingansvarlig" kan man ansøge om et særarrangement på sagsoverblikket under "Book lokaler" - "Særarrangement". Bookingen foregår som de øvrige bookingtyper i 3 trin (se evt. afsnit 9). I første trin angiver brugeren standardoplysninger på arrangementet Oplysningerne omkring brugeren indsættes automatisk i felterne for kontaktpersonen, for den der er logget på. Den bookingansvarlige som ansøger om særarrangementet, kan ændre kontaktpersonen og i stedet oplyse en anden person som den ansvarlige kontaktperson for arrangementet. I dette trin oplyses også hvilket tidsrum og lokationer arrangementet skal foregå i. Bemærk at brugeren her kan angive om arrangementet indeholder overnatning, og kan vælge så mange forskellige lokationer, som der er brug for. Tidsrummet behøver ikke være det samme for hver lokation, og tidsrummet er ubegrænset i anmodninger om særarrangementer. I det andet trin angiver brugeren hvad, der skal foregå i de enkelte lokationer under "Aktivitet". I det sidste trin kan brugeren angive en særlig bemærkning til kommunen i forbindelse med anmodningen. Det er også muligt for brugeren at se kommunens kommentarer til særarrangementer. 30

31 9.5 Find lokale På foreningens velkomstside finder du også "flisen" Find lokale. Herunder kan du få et overblik over tilgængelige lokationer i kommunen og se, hvilke aktiviteter der kan afvikles på lokationen. Brug én eller flere af søgekriterierne Hovedlokation, Aktiviteter og Lokaletype til at indsnævre, hvilke kriterier du søger efter i lokationerne. Ligesom ved kalendervisningen ændrer søgeresultaterne sig med det samme, når der ændres i søgekriterierne. Bemærk, at du nederst på siden kan udvide antallet af søgeresultater per side. Klik på Åbn, når du har fundet en relevant lokation. Derefter vises en oversigt over lokationen, som indeholder standardinformationer, såsom kontaktoplysninger, adresse og åbningstider. Derudover vises underlokationer (fx en bane, undervisningslokale eller svømmebassin), hvilke aktiviteter der kan udføres på lokationen samt praktiske oplysninger (fx handicapvenlig adgang). 31

32 32

33 10 Find forening Du kan også finde andre foreninger ved at klikke på "flisen" Find Forening på foreningens velkomstside. Brug søgekriterierne Foreningsnavn, Aktiviteter og Foreningstype til at indsnævre, hvilke kriterier du søger efter i foreningerne. Bemærk her, at det både er muligt at bruge dropdown menuen, men også at skrive direkte i feltet. Bemærk, at du på samme måde som ved Find lokale, nederst på siden kan udvide antallet af søgeresultater per side. Hvis du klikker på Åbn på den ønskede forening, kan du se generelle oplysninger og kontaktinformationer. Bemærk, at jeres forening fremstår på samme måde, og at de oplysninger, I har angivet ved oprettelsen af en ny forening, fremgår på denne måde (afsnit 3.1, punkt 1, 2, 7 og 8). 33

34 11 Indberet børneattest erklæring En anden mulighed er at indberette børneattesterklæringer. Link til vejledning indeholder et link til KL's vejledning på området. Dette forgår i et selvbetjeningsforløb, der ikke vil blive gjort mere ud af i denne vejledning. 34

35 12 Foreningskalender Foreningskalenderen viser kalenderen for jeres forening og dennes bookinger. Det er muligt at vælge Uge- eller Dagsvisning. 35

36 13 Tilskudsansøgning Det er muligt at ansøge om tilskud i løsningen. Dette gøres på forsiden i flisen i nederste højre hjørne 'Ansøg om tilskud'. Billederne, der er indsat i det følgende er blot eksempler. Tilskudstyperne og oplysningerne kan variere. Kommunen afgør hvilke typer tilskud, der kan ansøges om. Der kan f.eks. være tale om ansøgning til et lokaletilskud. Den ønskede type vælges, ved at klikke på flisen. På nedenstående billede, er der eksempelvis mulighed for at søge om lokale- og medlemstilskud. 36

37 Når der er valgt en tilskudstype fremkommer en ansøgningsformular. Løsningen indhenter selv informationer omkring foreningen, da du er logget på med den pågældende forening. Er der oplysninger, der ønskes ændret i ansøgningen bruges "Vis Foreningsoplysninger" i venstre menuen. Du bliver herefter ført over til Foreningsoplysningerne, hvor det er muligt at ændre på oplysningerne. Nederst på siden er der mulighed for at klikke på "Gem", hvis I er i gang med at udfylde en tilskudsansøgning men opdager, at I mangler oplysninger. På denne måde slipper I for at starte forfra, men har muligheden for at genoptage tilskudsansøgningen senere. 37

38 Når alle oplysninger er korrekte fortsættes der til ansøgningen, på samme side. Her varierer det alt afhængigt af ansøgningstypen, hvilke informationer der herefter skal udfyldes. Et eksempel kunne være dette: Når alle oplysninger i ansøgningen er udfyldt, bekræftes der nederst på siden. Du vil nu blive ført over til NemID signering, hvor der skal signeres med nøglekort. Når dette er gjort korrekt, bliver du automatisk ført retur til EG On Kultur & Fritid. 38