Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Kursus for ressourcepersoner Trin 3 og 4

Transkript

1 Dansk kvalitetsmodel på det sociale område Kursus for ressourcepersoner Trin 3 og 4 Dias 1 Formålet med i dag Klæde jer på til at varetage opgaven som ressourcepersoner i forbindelse med kvalitetsovervågning og forbedring (trin 3 og 4) Gennemføre en praktisk øvelse med audit Gennemgå punkterne i de to manualer til audit samt de udarbejdede vurderingsskemaer Præsentere værktøjskasse Dias 2 1

2 Kursusforløb for ressourcepersoner trin 3 og 4 Formiddagens program Velkomst og introduktion til dagens program Kort om kvalitetsmodellen (særligt fokus på krav for trin 3 og 4) Pause undervejs Introduktion til audit Om auditmødet (Hvem skal deltage? Roller og struktur) Praktisk auditøvelse (Individuel forberedelse og auditmøde) Frokost Dias 3 Kursusforløb for ressourcepersoner Kvalitetsovervågning Eftermiddagens program Pause undervejs Opsamling fra auditøvelse Arbejde med vurderingsskemaerne Udvælgelse af dokumentationsmateriale Fra audit til plan (trin 4) Afrunding Dias 4 2

3 Introduktion til trin 3 og 4 Dansk kvalitetsmodel på det sociale område Ressourcepersonkursus Dias 5 Kvalitetsmodellens overordnede formål Kvalitetsmodellen sigter mod at integrere et systematisk arbejde med kvalitetsforbedringer i den daglige praksis: En lokal proces Dias 6 3

4 Beskrivelse og implementering Trin 1 Udarbejdelse af Kommunale/lokale retningsgivende dokumenter Trin 4 Udarbejdelse af en plan for, hvordan evt. ændringer foretages eller eksisterende god praksis fastholdes Trin 2 Personalet kender og arbejder efter anvisningerne i retningsgivende dokumenter Undersøgelse, læring og handling Trin 3 Faglig vurdering af om arbejdet faktisk fører til de ønskede formål eller skal noget ændres/justeres (retningslinjer? implementering?) Dias 7 Krav til opfyldelse af trin 3 Der gennemføres som minimum årligt en audit i overensstemmelse med manual for kvalitetsovervågning For hver standard er der angivet et antal spørgsmål, som skal vurderes (indikatorer) Dias 8 4

5 Trin 3 Audit gennemføres på det niveau i organisationen, hvor det giver mening De ydelsesspecifikke standarder kan vurderes på samme møde. Det samme gælder for de organisatoriske standarder Dias 9 Krav til opfyldelse af trin 4 Fokusområder for kvalitetsudviklingen, dvs. konkrete kvalitetsforbedringstiltag samt konkrete mål for kvalitetsforbedringstiltagene Hvordan og hvornår de konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer skal iværksættes Hvem, der er ansvarlig for udførelse af planen Hvem, der er ansvarlig for opfølgning på indsatsen Dias 10 5

6 Hvad er.. revision AUDIT? høring Dias 11 Audit auditering Dias 12 6

7 Auditdefinition En særlig metodisk ramme til vurdering og udvikling af en udvalgt faglig praksis Ved audit opnås mulighed for læring og afsæt for udvikling ved, at udvalgte fagpersoner gennemgår et eller flere konkrete eksempler på praksis Dias 13 Formålet med auditmøderne At uddrage generelle konklusioner i forhold til det eksisterende kvalitetsarbejde (gøre status hvordan fungerer det nu?) At nå frem til anbefalinger til det fremtidige arbejde med de pågældende standarder Dias 14 7

8 Grundlaget for vurderinger, undersøgelse og drøftelser Skriftligt materiale, der dokumenterer det konkrete arbejde (det fælles grundlag) Auditdeltagernes særlige perspektiver og erfaringer med arbejdet Dias 15 Auditforløb kort skitseret Planlægning og forberedelse Tage stilling til vurderingsskema Sammensætte et auditpanel Finde og kopiere dokumentationsmateriale Forberede auditpanelet Auditpaneldeltagerne forbereder sig hver for sig Afholde auditmøde (2-3 timer) Opfølgning Referat færdiggøres Plan for det videre arbejde Dias 16 8

9 Lydklip 1. Udbyttet af et auditmøde Deltagerne er: Kvindelig pædagog Afdelingsleder Mandlig pædagog Institutionens udviklingsmedarbejder Mødeleder Referent Dias 17 Introduktion til auditmødet - Deltagere, roller og struktur Dias 18 9

10 Auditmødets struktur (2 3 timer) 1. Velkomst banen og spilleregler ridses op 2. Vurdering og dialog hvert spørgsmål i vurderingsskemaet behandles på følgende måde: Kort runde med deltagernes individuelle vurderinger og begrundelser Fælles drøftelse Konklusion på drøftelsen af spørgsmålet og evt. formulering af anbefalinger 3. Afrunding af mødet opsummering af processen og de umiddelbare resultater fra mødet Dias 19 Deltagerne Ydelsesspecifikke standarder 1 ledelsesrepræsentant 2 medarbejdere 1 mødeleder 1 referent Organisatoriske standarder (f.eks. MED-udvalg) 1 ledelsesrepræsentant 2 medarbejdere (deltagelse af en arbejdsmiljørepræsentant og/eller en tillidsrepræsentant er en fordel) 1 mødeleder 1 referent Dias 20 10

11 Kriterier for udvælgelse af auditpaneldeltager Repræsentanter for forskellige grundlæggende perspektiver på arbejdet med standarderne: Organisatorisk placering/funktion: ledelse/ medarbejder/ tillidsrepræsentant/ arbejdsmiljørepræsentant osv. Faglighed: tværfaglighed, nyansatte/gamle i gårde osv. Andet? Dias 21 Auditpanelet Alle har en hovedrolle: Leder og medarbejder, nyansatte og gamle i gårde osv. er på auditmødet lige vigtige i forhold til at få præsenteret kvalitativt forskellige perspektiver på arbejdet med standarderne og som deltagere i den efterfølgende dialog Dias 22 11

12 Lydklip Velkomst Eksempel hvor mødelederen ridser spillereglerne op Dias 23 Mødelederens funktioner At indtage en neutral og anerkendende position i forhold til auditpanelet, og sørge for, at alle bliver hørt og behandlet med respekt At styre gennemgangen af de enkelte spørgsmål i vurderingsskemaet, som beskrevet i konceptet Stille uddybende og konkretiserende spørgsmål At auditpanelets drøftelser, konklusioner og anbefalinger i løbet af auditmødet løfter sig fra det konkrete til et generelt niveau Dias 24 12

13 Referentens funktioner Sikrer at panelets vurderinger, konklusioner og anbefalinger noteres evt. i referatskabelon Referenten kan undervejs bede om at få noget præciseret eller gentaget Referenten renskriver referatet i referatskabelon (obligatorisk) NB: Der kan med fordel aftales et tæt samarbejde mellem referent og mødeleder Dias 25 Pause Dias 26 13

14 Praktisk øvelse - gennemføre audit i miniformat På det fiktive socialpsykiatriske bosted Bøgegården ønsker man input til det fremtidige arbejde med standarden Kommunikation Hvordan vurderer I det arbejde, der pågår (ud fra det skriftlige materiale, I får udleveret)? Hvilke forbedringsmuligheder ser I? Dias 27 Øvelsen trin for trin 1. Individuel forberedelse 2. Opdeling i grupper á 6-7 personer Gruppen går til anvist mødelokale I aftaler hvem der vil være mødeleder og referent (får udleveret referat-ark). De øvrige deltagere er fagpersoner, som skal foretage vurderingen og den faglige drøftelse 3. Auditmødet afholdes 4. Opsamling i plenum Dias 28 14

15 Individuel forberedelse til auditmøde (ca. 1 time) 1. Gennemlæs materialet Bøgegårdens retningsgivende dokument vedrørende kommunikativ afdækning af beboere En fiktiv individuel plan på en beboer fra Bøgegården Vurderingsspørgsmål 2. Besvar så godt du kan de tre spørgsmål i vurderingsskemaet Sæt både kryds og giv en (kort) begrundelse Undervejs på mødet kan du flytte dine krydser og ændre begrundelse Dias 29 Formål med deltagernes individuelle forberedelse Deltagerne får mulighed for at skabe sig overblik over det fælles dokumentationsmateriale at tage stilling til og undersøge og egne faglige vurderinger af arbejdet med standarderne. Dialogen på auditmødet kvalificeres af deltagernes individuelle forberedelse, fordi de forskellige perspektiver kan træde tydeligt frem (i runden ) bliver mest dynamisk, undersøgende og lærerig, når deltagerne venter med at tale om problemstillingerne til selve mødet. Dias 30 15

16 De to skemaers opbygning Et skema for henholdsvis ydelsesspecifikke standarder og organisatoriske standarder Spørgsmål til en standard ad gangen Faste svarkategorier Felt til begrundelser/kommentarer Dias 31 Spørgsmålene Undersøger om fremgangsmåderne i de retningsgivende dokumenter er anvendt (implementeret?) om formålet med standarden faktisk opfyldes når fremgangsmåderne følges (er fremgangsmåderne gode nok?). Dias 32 16

17 Vurderingsskemaets funktioner Definerer fokus for kvalitetsovervågningen Redskab i forbindelse med auditdeltagernes individuelle forberedelse til mødet Fælles udgangspunkt for den faglige dialog på auditmødet og dermed et redskab til mødeledelse Referatskabelon tager sit afsæt i vurderingsskemaet Dias 33 Auditmødet (ca. 45 min) Begynd med spørgsmål 1 og brug følgende fremgangsmåde: 1. Runden: hver deltager præsenterer kort sin vurdering: hvor er krydset sat og med hvilken begrundelse? 2. Mødelederen lukker op for fælles dialog 3. Konklusion og evt. anbefalinger til det videre arbejde Herefter gennemgås spørgsmål 2 på samme måde osv. osv. Dias 34 17

18 Opsamlende spørgsmål Hvordan var det at holde møde på den måde? Hvad siger fagpersonerne?/mødelederne? /referenterne? Refleksioner over betydningen af: Den individuelle forberedelse Vurderingsskemaet og det skriftlige materiale Mødestrukturen Konklusionerne fra mødet Andet? Dias 35 Frokostpause Dias 36 18

19 Kursusforløb for ressourcepersoner Kvalitetsovervågning Eftermiddagens program Opsamling fra Auditøvelse Pause undervejs Arbejde med vurderingsskemaerne Udvælgelse af dokumentationsmateriale Fra audit til plan (trin 4) Afrunding Dias 37 Planlægning af audit Dias 38 19

20 Arbejde med vurderingsskemaerne Dias 39 Formidling af skemaet Det skal være klart for auditdeltagerne, hvad spørgsmålene refererer til på jeres tilbud Eksempler: Hvad betyder kommunikative ressourcer hos os? Hvilke konkrete fremgangsmåder, henvises der til, når der står retningsgivende dokument i spørgsmålet? Hvilke dokumenter skal/kan anvendes som grundlag for at besvare de enkelte spørgsmål? Dias 40 20

21 Formidling nødvendig? Halvdelen af deltagerne fra jeres tilbud læser vurderingsskemaet for organisatoriske standarder og den anden halvdel går vurderingsskemaet for ydelsesspecifikke standarder igennem Overvej om der er spørgsmål I vurderer, det vil være fordelagtigt/nødvendigt at forklare nærmere til auditdeltagerne? Dias 41 Hvilke typer af svar og drøftelser kan det enkelte spørgsmål afføde? Eksempler: Følges anvisningerne i det retningsgivende dokument? Hvordan går det med vores implementering? Hvilke forskellige vurderingskriterier lægger vi hver især til grund for vurderingen af spørgsmålet? Hvad trækker vores vurderinger op/hvad trækker ned? Ser vi det samme? Hvori består evt. forskelle? Hvad kan vi lære af dette? Vurderinger af vores dokumentationspraksis. Hvad (skal) dokumenteres hvordan, hvor og af hvem? /Hvornår er det bare at vide noget ok? osv.) Vurderinger af det retningsgivende dokument. Andet, der lægges op til at drøfte i fht. det videre arbejde? Dias 42 21

22 Mulighed for ekstra spørgsmål i vurderingsskemaet Ønsker boformen, at der skal inkluderes flere spørgsmål end de, der er angivet i manualen? Hvem støtter og træffer beslutninger vedrørende vurderingsskemaet? Dias 43 Pause Dias 44 22

23 Udvælgelse af dokumentationsmateriale Dias 45 Hvad skal materialet generelt kunne? Vise om og hvordan de kommunale/ lokale retningslinjer er fulgt Udgøre (et fælles) grundlag for auditpanelet for at vurdere vurderingsskemaets spørgsmål til de enkelte standarder Dias 46 23

24 Materiale til audit af de tre ydelsesspecifikke standarder De Kommunale/lokale retningsgivende dokumenter, der knytter sig til hver af de tre standarder... Min. 3 tilfældigt udvalgte individuelle planer (Alle tre standarder) Kommunikative afdækninger og afdækninger af forudsætninger for brugerindflydelse, hvis disse forefindes uden for de udvalgte individuelle planer (Kommunikation, Brugerindflydelse) Materiale der dokumenterer brugeres eller pårørendes egne oplevelser af brugerens inddragelse og indflydelse (f.eks. undersøgelsesresultater, interview med beboereller pårørende råd, SIP-rapporter eller andet) (Alle tre standarder) Dias 47 Øvrigt relevant materiale til ydelsesspecifikke standarder.der belyser om og hvordan retningslinjerne er fulgt, herunder: at viden om hver af de udvalgte beboeres kommunikative ressourcer omsættes til daglig praksis (Kommunikation) at hver af de udvalgte beboeres ønsker til brugerinddragelse afklares og håndteres (Brugerinddragelse) at mål og delmål for hver af de udvalgte beboere omsættes til daglig praksis (Individuel plan) Dias 48 24

25 Materiale til standarden for kompetenceudvikling Kommunale/lokale retningsgivende dokumenter vedrørende standarden. Strategiplan eller anden dokumentation for afdækning af, hvilke kompetencer der skal være til stede, for at boformen kan løse sine opgaver Materiale vedrørende MUS-samtaler Evt. andet relevant materiale Dias 49 Materiale til standarden for arbejdsmiljø Kommunale/lokale retningsgivende dokumenter vedrørende standarden APV-handleplaner Dokumentation for gennemførte trivselsmålinger (samt opfølgning herpå) Evt. andet relevant materiale Dias 50 25

26 Materiale til standarden for ledelse Kommunale/lokale retningsgivende dokumenter vedrørende standarden. Dokumentation for at medarbejderne introduceres til boformens værdier Dokumentation for, at boformens værdier omsættes til faglig praksis Evt. andet relevant materiale Dias 51 Hvilket materiale er relevant at bruge hos os? Påbegynd afklaring af, hvilket materiale, det er relevant at anvende til de to auditmøder på jeres tilbud Brug gerne det skema, som omdeles, til at notere i Dias 52 26

27 Tips til klargøring af materialet til deltagerne God kvalitet i kopieringen! Oversigt med overskrifter på de forskellige dokumenter, som giver et hurtigt overblik Organisering af dokumenterne i en rækkefølge, som er logisk i forhold til auditskemaet Dias 53 Forberedelse af auditpanelet Dias 54 27

28 Indledende informationsmøde for auditpanelet Anbefaling af et indledende informationsmøde med auditpanelet (ca. 1 time) Sekretariatet har udarbejdet materiale, som frit kan anvendes (også i en elektronisk version) Dias 55 Forslag til punkter på informationsmøde 1. Kort om kvalitetsmodellen og systematikken i arbejdet med de 4 trin 2. Kvalitetsovervågning ved hjælp af audit 3. Om auditpanelets deltagere 4. Hvordan foregår audit (praktisk)? 5. Gennemgang af vurderingsskema 6. Gennemgang af dokumentationsmateriale 7. Vejledning til individuel forberedelse 8. Det videre forløb (trin 4) 9. Spørgsmål? Dias 56 28

29 Resultaterne og den fortsatte proces - Fra audit til plan Trin 4 Dias 57 Resultaterne - referat fra auditmødet For hvert spørgsmål skrives (gerne kortfattet): Positive forhold Udviklingspunkter Anbefalinger Opsamling af auditpanelets anbefalinger til arbejdet med hver standard Dias 58 29

30 Fra audit til plan - en lokal proces Referatet fra auditmødet er udgangspunkt for planlægning af det videre arbejde Ledelsen prioriterer fremtidige fokusområder for kvalitetsudvikling Udarbejdelse af plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer Dias 59 Minimumskrav til planens indhold De af ledelsen udpegede fokusområder for kvalitetsudviklingen: Konkrete kvalitetsforbedringstiltag Konkrete mål for kvalitetsforbedringstiltagene Hvordan og hvornår de konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer skal iværksættes Hvem, der er ansvarlig for udførelse af planen Hvem, der er ansvarlig for opfølgning på indsatsen Dias 60 30

31 Afrunding på i dag Dias 61 Afrunding på i dag Flere spørgsmål? Tema for næste ressourcepersonsmøde: Ekstern evaluering Evalueringsskema på forhånd tak! Dias 62 31