Metodehåndbog til VTV

Transkript

1 Metodehåndbog til VTV Enheden for Velfærdsteknologi KØBENHAVNS KOMMUNE SOCIALFORVALTNINGEN 1. udgave, maj 2017 Kontakt og mere info: 1

2 Indholdsfortegnelse Om metodehåndbogen.. Før du går i gang... Oversigt forskellige kategorier, forskellige metoder.... Metoder Personinterview. Vis mig hvad du gør. Selvdokumentation. Spørgeskema... Elementer fra designspil.. Midtvejsmøder/brug af medarbejdermøder Noteringsark

3 Metodehåndbog til VTV Hvad er metodehåndbogen? Metodehåndbogen er et katalog udviklet af Enheden for Velfærdsteknologi i Københavns Kommune, som kan anvendes som supplerende materiale, vejledning og inspiration til brugen af metoder, når der skal udføres en VelfærdsTeknologiVurdering. Idéen er at supplere VTV modellen med metodeforståelse, således at VTV en ikke kun omhandler hvad der skal undersøges, men også hvordan det kan undersøges. Sådan bruges metodehåndbogen Metodehåndbogen kan bruges efter behov, men det er vigtigt at forstå, at metoderne er afgørende for, hvad VTV en kan sige noget om. Oversigtsbilledet kan bruges som guideline til, hvilke metoder VTV ens kategorier lægger op til. På side 5 finder du et metodeskema, som kan hjælpe dig med at strukturere din metodebrug. Under hver metodebeskrivelse er der tilknyttet spørgsmål fra VTV ens kategorier, som metoderne kan hjælpe til med at undersøge. KØBENHAVNS KOMMUNE SOCIALFORVALTNINGEN Kontakt og mere info: velfaerdsteknologi@sof.kk.dk 3

4 Før du går i gang Inden du går i gang med at indsamle data til din VTV, er der nogle overvejelser, du skal gøre dig, som har betydning for dit valg af metoder. Overvej derfor: - Hvilke fokuspunkter har du udvalgt, og hvad vil du dermed gerne vide noget om? Det er fokuspunkterne, der styrer, hvad du undersøger med metoderne. - Hvilke personer vil bedst kunne give dig information til besvarelse af fokuspunkterne? - Hvor meget tid og hvor mange ressourcer kan du sætte af til dataindsamlingen? - Hvor mange personer har du mulighed for at samle data ind fra? KØBENHAVNS KOMMUNE SOCIALFORVALTNINGEN Kontakt og mere info: velfaerdsteknologi@sof.kk.dk 4

5 Økonomi Teknologi Organisation Borger METODESKEMA Skriv for hver kategori i VTV en ned, hvilke(t) fokuspunkt(er) du har og hvordan du vil undersøge dette. Skriv også dine overvejelser om, hvad du vil få ud af at bruge den metode, og hvad udfordringerne eller begrænsningerne i det kan være. Tag meget gerne et kig på metoderne i håndbogen som inspiration! FOKUSPUNKT METODE HVORDAN? UDBYTTE UDFORDRINGER/BEGRÆNSNINGER 5

6 Oversigt Forskellige kategorier, forskellige metoder >Organisationskategorien handler om den kultur, der sætter rammerne for teknologien der skal implementere, og her undersøges, hvordan teknologien påvirker personalet. >Her er det vigtigt at få inddraget personalets syn i vurderingen ved f.eks. at bruge metode 1, 4 og/eller 6. >Vurdering af teknologien handler om parametre som ofte er mere direkte målbare gennem f.eks. metoderne 4 og/eller 7. >Denne del omhandler dog også, hvorvidt teknologien er intuitiv i anvendelse, og derfor skal brugerne af teknologien også inddrages for at besvare denne del gennem f.eks. metoderne 2 og/eller 5. >Borgerkategorien handler mest om abstrakte emner som livskvalitet, etik og selvhjulpenhed. Her er især metode 1 god at bruge. >Det er vigtigt at stræbe efter at få inddraget borgerne mest muligt i vurderingen af teknologien. Især metoderne 3 og/eller 5 kan hjælpe med dette. >Økonomien vurderes både i forhold til investering og drift. Nogle ting, som indkøbspris eller besparelser på andre tilbud, kan være direkte målbare i en business case, hvor andre parametre under økonomien, som f.eks. at forbedre arbejdsmiljø giver mere overskud hos personalet, kan være sværere at vurdere og derfor kræver uddybende refleksioner gennem metoderne 1 og/eller 4. 6

7 1. Interview I et interview stiller du i forvejen udvalgte spørgsmål, som skaber en dialog mellem dig og den, du interviewer (informanten) om den teknologi, der skal vurderes. 7

8 1. Interview Værdi > Kan give dybdegående forståelse af menneskers tanker, bevæggrunde og abstrakte begreber. > Især godt at bruge, hvis du vil vide noget om hvorfor og hvordan. > Interviewet kan genere gode, sigende citater til rapporten. Begrænsninger > Kan ikke sige noget om hvor mange eller hvor ofte. > Siger noget om hvad folk fortæller de gør, ikke hvad de gør. > Det kan være tidskrævende at forberede, udføre og analysere interviews. Overvejelser > Overvej at dele interviewet op i nogle temaer, som overskueliggør, hvad du gerne vil have ud af interviewet. > Stil åbne og konkrete spørgsmål og stil hv-spørgsmål, så du ikke får ja/nej svar. Beskriv... eller fortæl om er gode introspørgsmål. > Hvis dem, du interviewer, har svært ved at reflektere over abstrakte begreber, kan du med fordel inddrage nogle af perspektiverne fra metode 2, 3 og 5 til at tale ud fra. > Overvej hvordan du vil opsamle interviewet. Er det bedst at optage interviewet eller skrive ned undervejs i stikord og nedskrive de vigtigste indsigter bagefter? > Overvej om det vil give de bedste indsigter at interviewe en eller flere informanter af gangen. Flere informanter kan give en frugtbar diskussion, men kan også begrænse det, du får ud af den enkelte. Organisation > Personale: Hvordan påvirker teknologien arbejdsmiljøet? Hvorfor er der motivation/ikke motivation til at bruge teknologien? > Ledelse: Hvordan understøtter teknologien gode arbejdsgange? Hvordan er opbakningen fra ledelsen? Borger > Anvendelighed: Hvorfor/hvorfor ikke og hvordan ønsker borgeren at anvende teknologien? > Værdi: Hvorfor og hvordan påvirker teknologien livskvaliteten og/eller selvhjulpenheden for borgeren? Økonomi > Drift: Hvorfor/hvorfor ikke giver teknologien mere overskud blandt personalet? Teknologi > Brugervenlighed: Hvorfor/hvorfor ikke er teknologien intuitiv at anvende? Hvordan? Interviewguide Lav en interviewguide i temaer med åbne hv-spørgsmål som guider dig under interviewet, så du får brugbar viden med. Start på interview Start interviewet med at sætte rammerne ved at fortælle, hvad der skal ske. Informér om, hvis du optager interviewet, og hvad interviewet vil blive brugt til. Undervejs Sørg for løbende under interviewet at få skrevet noter ned til interviewet til opsamling. Afslutningsvis Afslut interviewet med at løbe interviewguiden igennem og sikre dig at alle temaer er blevet berørt. Spørg om informanterne har mere at tilføje. Opsamling Umiddelbart efter interviewet skrives de vigtigste pointer ned så de kan bruges i det videre arbejde med VTV 8

9 2. Vis mig hvad du gør Vis mig hvad du gør giver et konkret indblik i, hvordan teknologien bruges af en borger eller medarbejder samtidigt med, at du har mulighed til at spørge ind til brugen. 9

10 2. Vis mig hvad du gør Værdi > Se hvordan borger eller personale bruger teknologien i situationen. Især god til f.eks. at se om teknologien er brugervenlig. > Kan være en god metode til at få hvorfor-spørgsmålene gjort meget konkrete og have noget at tale ud fra. > God at bruge med borgere, der har svært ved at reflektere over abstrakte spørgsmål, da det gør det mere håndgribeligt at snakke om en teknologi mens den bruges og situationen minder ofte informanten om flere detaljer Begrænsninger > Kan ikke sige noget om hvor mange eller hvor ofte > Metoden kan være tidskrævende > Metoden forudsætter, at det er muligt at deltage i teknologibrugen Overvejelser > Overvej hvordan du bedst samler op på, hvad der bliver vist. Skal du skrive noter undervejs eller umiddelbart efter fremvisningen? Organisation > Personale: Understøtter personalets brug af teknologien et godt arbejdsmiljø? Borger > Anvendelighed: Hvordan bruger borgerne teknologien og ønsker de at bruge den? Hvorfor? > Værdi: Gør borgernes brug af teknologien dem mere selvhjulpne og øger det livskvaliteten, at de bruger den? Hvordan og hvorfor? Økonomi > Drift: Kan teknologien bruges af personale og borgere uden ressourcetung kompetenceudvikling? Teknologi > Brugervenlighed: Er teknologien brugervenlig og let og intuitiv at anvende for personalet og borgerne? Kan teknologien manualer hjælpe? Hvordan? Før I går i gang Tænk over, hvad du gerne vil have ud af observationen til din VTV rapport og nedskriv de spørgsmål eller temaer, du gerne vil have indsigt i. Demonstration Bed brugeren om at demonstrere, hvordan han/hun bruger teknologien og om at forklare, hvad han/hun gør undervejs. Spørgsmål Stil uddybende spørgsmål undervejs, så hvordan noget bliver gjort kobles til hvorfor og hvornår. Skriv ned undervejs og få gerne lov til at tage billeder til din VTV rapport. Opfølgning: Brug tid lige efter demonstrationen på at skrive de vigtigste indsigter ned. 10

11 3. Selvdokumentation Gennem metoden selvdokumentation får du indblik i borgernes eller medarbejdernes hverdag med teknologien uden at skulle være der selv ved at få brugerne til f.eks. at tage billeder af deres brug af teknologien. 11

12 3. Selvdokumentation Hvordan? Værdi > Brugerne kan dokumentere selv, netop når de interessante handlinger sker. > Dokumentationen giver materiale at snakke ud fra som gør efterfølgende interviews mere konkrete Begrænsninger > Materialet som produceres af brugerne kan ikke stå alene, da f.eks. et billede af en arm ikke nødvendigvis taler for sig selv men kræver en uddybende samtale for at forstå hvorfor. > Metoden kræver motivation af brugerne, så de får udført selvdokumentationen Overvejelser > Tænk bredt men simpelt når du overvejer hvordan brugerne kan selvdokumentere. Kan de tage skærmbilleder på telefonen/ipaden af de bedste muligheder eller det der ikke virker? Kan de have en lille dagbog, de skal notere en smiley i hver dag omkring teknologien? Organisation > Personale: Hvordan bruger personalet teknologien? Understøtter personalets brug af teknologien et godt arbejdsmiljø? Hvorfor? Er der motivation for at bruge teknologien? Borger > Anvendelighed: Hvordan bruger borgerne teknologien og ønsker de at bruge den? Hvorfor? Opfylder den deres behov? > Værdi: Gør borgernes brug af teknologien dem mere selvhjulpne og øger den livskvaliteten? Hvorfor? Økonomi > Drift: Erstatter personalets brug af teknologien andre hjælpemidler? Frigiver teknologien medarbejderressourcer? > Investering: Kan medarbejderne bruge teknologien uden ressourcetung kompetenceudvikling? Teknologi > Brugervenlighed: Er teknologien let og intuitiv at anvende? Er teknologiens manualer og vejledninger anvendelige? > Funktionalitet: Kan teknologien det, som det forventes, at den skal kunne? Fungerer teknologien hver gang den anvendes? Forberedelse Gør det klart, hvilken del af brugen af teknologien, du gerne vil vide mere om. Udstyr Hvad har du af udstyr tilgængeligt, og hvad kan brugerne håndtere uden at det bliver besværligt? Igangsættelse Sæt brugeren, der skal selvdokumentere, i gang og besvar eventuelle spørgsmål uden at diktere, hvad brugeren skal fylde ind i dokumentationen. Opfølgning Følg op på det dokumentation, der er blevet skabt af brugeren. Hvad siger det noget om, og hvad vil du gerne have uddybet? Opfølgende interview Foretag et opfølgende interview med brugeren, hvor du anvender det producerede dokumentation til at skabe en samtale ud fra. 12

13 4. Spørgeskema Med et spørgeskema får du nemt stillet mange spørgsmål til mange personer, og fordi spørgsmål og svarmuligheder er mere standardiserede, er det nemt at gruppere svarene og sige noget generelt efterfølgende. 13

14 4. Spørgeskema Hvordan? Værdi > Spørgeskemaer kan hjælpe med at give et bredt indblik i medarbejdernes eller borgernes anskuelse af teknologien. > Giver bedre mulighed for at sammenligne resultater og gruppere de indsigter, der skabes Begrænsninger > Spørgeskemaer giver ikke mulighed for at stille nye spørgsmål undervejs, der uddyber de svar, du får. > Abstrakte begreber kan være svære at undersøge gennem spørgeskemaer, fordi de er generiske og ikke kommer i dybden men bredden. Overvejelser > Vælg ord, der forstås ens af alle, så der ikke er nogen tvivl om, hvad du spørger til. > Formuler spørgsmålene neutralt uden at lægge ord i munden på dem, der skal besvare dit spørgeskema. > Overvej om du vil bruge lukkede, halvåbne eller åbne spørgsmål. > Tænk over om du får størst svarprocent, hvis du laver spørgeskemaet elektronisk og sender det ud pr. eller hvis du laver printede versioner. Spørgeskemaet kan også besvares over telefonen. Organisation > Personale: Synes personalet at teknologien er årsag til et bedre arbejdsmiljø? Er de motiverede for at bruge teknologien? > Ledelse: Bakker ledelsen op om teknologien og føler medarbejderne denne opbakning? Understøtter teknologien gode arbejdsgange? Borger > Anvendelighed: Opfylder teknologien borgernes behov? Ønsker de at bruge den? > Værdi: Kan borgerne flere ting selv ved at bruge teknologien og er den årsag til større livskvalitet? Økonomi > Drift: Skaber teknologien mere overskud hos personalet? > Investering: Hvor meget kompetenceudvikling har personalet brug for, for at de kan anvende teknologien? Teknologi > Brugervenlighed: Er teknologien let og intuitiv at anvende? Er teknologiens manualer og vejledninger anvendelige? > Kan teknologien det, der forventes og virker den hver gang den anvendes? Plan for udbytte Lav en prioriteret liste over, hvad du gerne vil vide noget om med spørgeskemaet ud fra dine fokuspunkter og VTV ens kategorier. Design spørgeskema Vælg hvilken form dit spørgeskema skal have og design spørgeskemaet med en logisk opbygning af spørgsmål, hvor et tema afsluttes før et nyt påbegyndes. Udsend spørgeskema Send spørgeskemaet ud til dine informanter og tag stilling til, hvad din rolle skal være her. Hvordan får informanterne fat i dig med spørgsmål og hvad kan du gøre for at få en høj svarprocent? Opfølgning Indsaml din data og organiser det, så du kan bruge det til din VTV. Tag stilling til, om spørgeskemaet med fordel kan suppleres af opfølgende interviews, der uddyber konklusionerne. 14

15 5. Elementer fra designspil Designspil er en metode, hvor der trækkes på idéerne fra spil og leg til at engagere informanterne og skabe nye indsigter. Designspil er tidskrævende at udvikle, men tænker du nogle af elementerne fra designspil ind i dine interviews, kan det være en rigtig god metode til f.eks. at hjælpe borgere, der har svært ved at reflektere over abstrakte begreber, på vej til at udtrykke sig. 15

16 5. Hvordan? Elementer fra designspil Værdi > Elementer fra designspil kan hjælpe med at skabe refleksion om abstrakte emner omkring den teknologi, der evalueres, fordi det kan gøre evaluering sjovere, mere visuel og nemmere at forstå. > Metoden kan hjælpe med at inddrage borgere, der er svære at få til at reflektere eller udtrykke holdninger gennem traditionelle interview-metoder. > Designspil er godt til hvad nu hvis spørgsmål, hvilket især er brugbart hvis metode 2 ikke er mulig. Begrænsninger > Designspil tager lang tid at skabe - derfor er det kun realistisk at bruge nogle af elementerne fra det til VTV en. Overvejelser > Overvej hvordan de visualiseringer, du bruger, opfattes af borgerne. Nogle borgergrupper vil f.eks. aldrig bruge en sur smiley, men har nemmere ved at vælge en ikke-glad smiley. > Overvej om f.eks. en kontaktperson skal være til stede og hjælpe borgeren. Det er dog vigtigt, at kontaktpersonen ikke svarer på vegne af borgeren, men at det er borgerens refleksioner, der er centrum. > Overvej om elementerne også kan skabe værdi i interviews med personalet eller ledelsen. Organisation > Personale: Er teknologien årsag til et forbedret arbejdsmiljø? Er der motivation for at bruge teknologien? > Ledelse: Er der ledelsesmæssig opbakning til brug af teknologien? Understøtter teknologien gode arbejdsgange? Borger > Anvendelighed: Opfylder teknologien borgernes behov? Ønsker borgerne at anvende teknologien? > Værdi: Er borgerne mere selvhjulpen med brugen af teknologien? Er teknologien årsag til større livskvalitet? Økonomi > Investering: Hvor meget kompetenceudvikling har personalet brug for, for at de kan anvende teknologien? Teknologi > Brugervenlighed: Er teknologien let og intuitiv at anvende? Er teknologiens manualer og vejledninger anvendelige? > Funktionalitet: Kan teknologien det, som det forventes, at den skal kunne? Fungerer teknologien hver gang den anvendes? Plan for udbytte Lav en plan for, hvad det er for nogle indsigter, du gerne vil have designspillet til at hjælpe dig med at skabe. Forstå målgruppen Tag stilling til, hvilke elementer der ville fungere godt med netop din målgruppe, eventuelt ved at inddrage kontaktpersoner og andre, der kender målgruppen godt. Skab elementer Skab nogle elementer, der kan hjælpe i en interviewsituation. Det kan f.eks. være printede smileys eller printede brikker der skal prioriteres. Udfør interviewet Lav interviewet med brugen af brikkerne af brikkerne. Husk at det er borgerens stemme, der er gode at få med i VTV en. Opsamling Umiddelbart efter interviewet skrives de vigtigste pointer ned så de kan bruges i det videre arbejde med VTV 16

17 6. Brug af personalemøder Vurdering af teknologi kan sættes på dagsordenen til et personalemøde, hvorved du får nem adgang til indsigter i erfaringer med teknologien hos personalet. 17

18 6. Brug af personalemøder Værdi - Ved at bruge personalemøder til at evaluere på teknologien, får du en nem adgang til at få mange indsigter om medarbejdernes erfaring med teknologien - En dialog mellem mange om teknologien kan være med til at skabe nye perspektiver på evalueringen Begrænsninger - Brug af medarbejdermøder siger kun noget om medarbejdernes erfaringer med teknologien og deres erfaringer på vegne af borgerne. - Evalueringen kan blive præget af dem, der har den stærkeste holdning til teknologien og derfor engagerer sig mest i mødet og dermed mangle synspunkterne fra andre medarbejdere. Overvejelser - Overvej hvordan du bruger opfølgende spørgsmål. Dialogen i grupper kan hurtig blive bred og ikke dybdegående, så sørg for at få stille uddybende hvspørgsmål Organisation > Personale: Er teknologien årsag til et forbedret arbejdsmiljø? Er der motivation for at bruge teknologien? > Ledelse: Er der ledelsesmæssig opbakning til brug af teknologien? Understøtter teknologien gode arbejdsgange? Borger > Anvendelighed: > Værdi: Mener medarbejderne at borgerne er mere selvhjulpen med brugen af teknologien og at teknologien bidrager med øget livskvalitet for borgerne? Økonomi Investering: Hvor meget kompetenceudvikling har personalet brug for, for at de kan anvende teknologien? Teknologi > Brugervenlighed: Er teknologien let og intuitiv at anvende? Er teknologiens manualer og vejledninger anvendelige? > Funktionalitet: Kan teknologien det, som det forventes, at den skal kunne? Fungerer teknologien hver gang den anvendes? Hvordan? Plan for udbytte Lav en liste med temaer og spørgsmål over det, du gerne vil vide noget om på personalemødet. Få alle på banen Tag stilling til, hvordan personalemødet skal administreres for at få en frugtbar dialog, hvor alles erfaringer kommer i spil og bliver uddybet. Hvor meget skal du styre mødet og skal du skrive punkter op undervejs? Opsamling Umiddelbart efter personalemødet skrives de vigtigste pointer ned så de kan bruges i det videre arbejde med VTV 18

19 7. Noteringsark Noteringsark kan være en simpel og nem måde at få en løbende status på teknologiens virke fra personale. 19

20 7. Noteringsark Værdi > Kan bruges til at opsamle viden systematisk og løbende om ting, hver eneste gang de sker, når det sker > Kan være effektivt i en travl hverdag Begrænsninger > Kan blive endnu en dokumentation i hverdagen > Korte noteringer af, hvad der sker, giver ikke nødvendigvis indsigt i årsagerne hertil Overvejelser > Hvor meget tid har personalet til at notere? > Får her og nu -noteringer nogle af de længerevarende overvejelser med? Skal måske kombineres med andre metoder > Overvej om der kan laves tidsmålinger samtidig med noteringsarket, hvis du undersøger teknologiens effektiviseringspotentiale Organisation Personale: Bruger personalet teknologien? Hvordan påvirker den arbejdsmiljøet? Borger Anvendelighed: Bruger borgerne teknologien og opfylder den deres behov? Værdi: Kan borgerne mere selv med teknologien? Påvirker teknologien hvordan borgerne har det? Økonomi - Drift: Frigiver teknologien medarbejderressourcer? Erstatter teknologien brugen af andre hjælpemidler eller tilbud? Teknologi Brugervenlighed: Er teknologien let og intuitiv at anvende? Er teknologiens manualer og vejledninger anvendelige? Funktionalitet: Kan teknologien det, som det forventes, at den skal kunne? Fungerer teknologien hver gang den anvendes? Hvordan? Plan for udbytte Lav et skema over de situationer/ tidspunkter/ udfordringer eller andet, som du ønsker en kontinuerlig indsigt i. Introducér til medarbejdere Introducér medarbejderne i hvordan og hvornår de skal bruge skemaet, så du sikrer, at de udfylder det. Opfølgning Genintroducér formålet med noteringsarket, så alle tager del i udfyldningen. Opsamling Saml op på de udfyldte skemaer og overvej om perspektiverne skal uddybes med interviews. 20

21 KØBENHAVNS KOMMUNE SOCIALFORVALTNINGEN Kontakt og mere info: