Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 7. september 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 31.

Transkript

1 Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 7. september 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 31. august 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde 7. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Afbud: Mikael Haas Sørensen og Mohammad Hadid

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Intet til underskrift.

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Mohammed Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per Administrativ orientering Intet Intet Intet SU møde i Varberg. Gik fint samlet fokus fra helhedsplanen og afd 27 omkring nogle utilpassede unge. Dialog mellem afd 14 og kommunen omkring skel og vedligeholdelse. Ekstraordinært afdelingsmøde i afd, 21. Budgettet godkendt. FU-møde afholdt på Hjortebro. Roligt og konstruktivt. Afd 21 er ikke længere medfinansierende til helhedsplanen. De voksne fra afd 21 har fra nu ikke adgang til aktiviteterne mere det har børnene dog fortsat. Ad pkt Status på områdeskiltning. Alle skilte monteret. Op til sommerferien kom der tilbagemeldinger fra 4 afdelinger. Alle tilbagemeldinger var gode og relevante dels skulle et par skilte flyttes lidt, og dels var der fejl i grafikken. Reklamationerne udføres uden udgifter for den enkelte afdeling. Vi er glade for tilbagemeldingerne, og det er også vigtigt, at beboerne melder ind gerne til servicecenteret da informationerne på skiltene naturligvis skal afspejle virkeligheden. Har været en del forvirring om grafikken muligt et kompas og en nordpil kunne være løsningen, da al grafik er designet, så nord er opad. Forretningsudvalget og direktøren mødtes med en afdeling repræsenteret ved formand og næstformand idet pgl. afdeling bla. ønskede at træde ud af den nuværende servicestruktur. Forud for mødet var BL forespurgt, om det var muligt for en afdeling at trække sig ud af den nuværende servicestruktur. Svaret er og var meget klart. Med ændringen af Almenboligloven pr. 1. januar 2017, så er det organisationsbestyrelsen, der har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger, og den har ansvaret for driften og skal sørge for, at den organiseres og tilrettelægges effektivt. Organisationsbestyrtelsen har også ansvaret for vedligeholdelsen. Derfor er svaret, at de enkelte afdelinger IKKE kan melde sig ud af fællesskabet omkring drift og vedligehold. Almenboligloven med bemærkninger sendes ud til hele bestyrelsen. EU-forordning om persondataforordning træder i kraft 25. maj P.t. er den danske lov ikke vedtaget. Derfor kender vi heller ikke de præcise krav og rækkevidden af disse. BL vil holde sektoren ajour og tilbyde råd og vejledning så snart som muligt. Personalesag. I det grønne team har vi fastansat de to afløsere Irene og Jan. Ydermere har vi i en kort periode i samme afdeling ansat 2 til ekstra hjælp. Vi havde nogle uger til gode i.f.m. refusion. Afdelingsformændene er orienteret. Al information til afdelingsformændene sendes fremadrettet også ud til organisationsbestyrelsen

4 Åben grund i Vejen den var meget velbesøgt. 34 nu på venteliste heraf kom de 29 på dagen. Der er trukket 3 vindere af gavekort vinderne har fået direkte besked. Økonomiafd. har udarbejdet et forslag til årshjul for afdelingsbestyrelser med angivelse af alle relevante datoer, deadlines m.m. Enighed om god ide. Udsendes til alle afdelingsformænd. Opdateret liste over HAB s administrationsbidrag grund- og tillægsydelser udsendt til bestyrelsen til orientering. Udsendes til alle afdelingsformænd.

5 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Afd. 24 og 29 Processen sat på pause indtil alle boligorganisationer har været til dialogmøde med kommunen omkring den fremtidige boligstrategi. Foreløbigt tilsagn fra LBF omkring afd. 29 gælder til og med 2018 og tilsvarende for afd 24 til og med Afd 5 Haderslev kommune ønsker nu at gå i dialog omkring renoveringen af afd. 5 som besluttet i organisationsbestyrelsen på mødet i februar Enighed om at der fortsat arbejdes på scenarie 3 eller 2 i nævnte rækkefølge samt en nedrivning af den gamle afd. 12. Hvis det ønskes, udarbejdes supplerende redegørelser for afd 12 baseret på tekniske analyser og aftaler med LBF.

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Trækningsret Hvad står der på kontoen, hvad kan midlerne bruges til, hvordan og hvornår udmøntes de nuværende midler i HAB m.m.? Aktuel status udsendt. Også eksempler på, hvad midlerne historisk set er blevet anvendt til i HAB. Se LBF s meget informative film om trækningsret på Enighed om at henlægge det til et strategiseminar.

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling Etisk værdigrundlag Arbejdsgruppen nedsat af organisationsbestyrelsen har udarbejdet et oplæg. Sendt til BL til udtalelse. Beslutning om den videre proces. Udkast udsendt til bestyrelsen. Enighed om godt forslag. Skal gerne gælde for hele HAB, så det sendes også til udtalelse i MED-udvalget. Implementeres i den kommende strategi Status på servicestruktur m.m. Notat udsendt til bestyrelsen. Vigtigt at planen holder, og at der er et godt oplæg til alle forårets markvandringer og forhandlinger om budgetterne 2018/ Formandskollegiet BL har stillet sig kritisk til den nuværende konstellation med formandskollegie med egen vedtægter. Der er indledt en dialog med BL med henblik på at finde en model, der er indrammet af vedtægterne, og som honorer behov og ønsker fra formændene om eget forum. Et forslag vil snarest blive præsenteret til udtalelse og evt. vedtagelse alt i dialog mellem organisationsbestyrelse og formændene. Den tidligere beslutning omkring økonomi til det nuværende formandskollegie blev taget i god tro men den kan desværre ikke føres ud i livet. Organisationsbestyrelsen ser meget gerne et forum, hvor formændene mødes og udarbejder i fællesskab med BL et oplæg, som de gerne vil drøfte sammen med alle formændene. Der skal holdes fast i de gode intentioner om et formandsforum, så det bliver det gode bindeled mellem organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser, samt der hvor de gode ideer og forslag fødes. Når oplægget er færdigt, indkalder organisationsbestyrelsen alle formændene til et dialogmøde, hvor en repræsentant fra BL vil fremlægge forslaget og svare på evt. spørgsmål Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår /10, 9/11 og 14/12 Strategiseminar oktober Deltagelse af BL. Temadag for alle afdelingsbestyrelser 16. september 2017 på VUC Dialogmøde m. Haderslev kommune 18. september 2017 Almene boligdage november 2017

8 Evaluering af forårets afdelingsmøder mellem teknisk afd. og bestyrelsen Dato fastsættes på mødet Der indkaldes til et ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvor de relevante fra administrationen inviteres med. Afholdes torsdag den 12. oktober kl i SPICE. Bestyrelsen sender deres bemærkninger ind til administrationen Claus senest den 5. oktober. Sendes herefter samlet ud til alle. Julekaffe 6. december 2017 Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar 2018 kl Generalforsamling februar 2018.

9 Dagsordenens punkt 6 Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde Ønske om orientering om dispositionsfonden Nedsættelse af byggeudvalg til Vejenprojektet

10 Dagsordenens punkt 7 Eventuelt Åbent hus i afd 61 Enighed om en god idé adm. indleder Besigtigelse af afd 48 sammen med Landsbyggefonden den 3. oktober 2017 en dialog med afdelingsbestyrelsen Bent Wiuff deltager fra organisationsbestyrelsen.