GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN Referat af generalforsamling 25/2 2014 m/formandens beretning, oversigt over bestyrelsen pr. 1/3 2014, regnskab for 2013/budget 2014 samt foreningens gældende vedtægter
Bestyrelsen i GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN består pr. 1/3 2014 af: Formand : Kasserer: Peter Søholt Læderhatten 28 tlf. 66 15 46 92 mail: soholt@privat.dk Kenneth Holmbech Væbnerhatten 195 tlf. 65 93 54 20 mail: kenneth@holmbech.dk Bestyrelsesmedlem/ Bente Madsen Gartneransvarlig Væbnerhatten 206 tlf. 60 70 11 52 mail: b.madsen@webspeed.dk Bestyrelsesmedlem/ Mikkel Malchow-Møller Legepladsansvarlig Læderhatten 21 tlf. 86 76 50 09 mail: mikkelmm@vip.cybercity.dk Bestyrelsesmedlem/ Annette Hermansen Hjemmesideansvarlig Væbnerhatten 243 tlf. 61 20 59 91 mail: ah@exodraft.dk
Referat fra den ordinære generalforsamling tirsdag 25/2 2014 Dagsorden i henhold til vedtægterne: 1. Valg af dirigent: Søren Pihl, Læderhatten 22 2. Formanden aflægger beretning v/peter Søholt: Beretningen godkendt 3. Kassereren aflægger regnskab for året 2013 v/kenneth Holmbech: Regnskabet godkendt 4. Indkomne forslag: Ingen 5. Fremlæggelse af budget / fastsættelse af kontingent: Budget godkendt / uændret kontingent kr. 1.600,- 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter: På valg for 2 år: Peter Søholt (formand), Læderhatten 28 genvalgt Annette Hermansen, Væbnerhatten 243 genvalgt Mikkel Malchow-Møller, Læderhatten 21 genvalgt Valg af suppleant for 1 år: Jesper Lidastein Carlsen, Væbnerhatten 204 7. Valg af 1. revisor for 2 år: Claus Henningsen, Væbnerhatten 200 genvalgt 8. Valg af revisorsuppleant for 1 år: Jesper Krogh, Læderhatten 15 9. Eventuelt: Der blev blandt de fremmødte aftalt en Affalds-dag søndag 16/3, hvor alle foreningens beboere inviteres til at være sammen om at indsamle affald i buskadset langs Skærmhatten. Vi mødes kl. 10.00 overfor bus-holdepladsen. Medtag gerne havehandsker, rive/kultivator, vi sørger for sække m.m. Belønning for deltagelse er 2 fl. Rødvin pr. deltagende hussstand (omdeles inden udgangen af uge 12) Brug et par timer og vær med til at forskønne vores område! Jo flere, jo bedre, jo mere når vi Dirigenten takkede for go ro og orden og lukkede generalforsamlingen ca. kl. 20 Referent: Bente Madsen Med venlig hilsen Bestyrelsen
Formandens beretning på Grundejerforeningen Svanens generalforsamling 25/2 2014 I det forløbne år har bestyrelsen beskæftiget sig med følgende: Gartner/ grønne områder: Bestyrelsen valgte at aflyse den planlagte nedknusning af buskadset i læbæltet mod Skærmhatten, da vi modtog protester fra flere husstande, som var bekymrede for de gener fra trafikken dette ville medføre, når der kun var træer tilbage til at skærme af for lys og støj. Beplantningen vil derfor fremover blive holdt i et udtryk som på den midterste del af stykket (Læderhatten cykelsti). Der har generelt været problemer med kvaliteten af gartnerens arbejde, og vi har derfor haft flere møder med firmaets repræsentant for at præcisere, hvad der skal udføres af vedligeholdelse på vores grønne områder. Nogle af disse problemer har været knyttet til beskæring eller mangel på samme. Dette har udmundet i en ny kontrakt, hvor vinterbeskæring er fjernet fra den løbende vedligeholdelse. I stedet udføres dette på bestilling, således at vi kan sikre, at beskæringen udføres når og hvor vi ønsker. Veje: Vejene begynder nogle steder at se lidt slidte ud, men det har ikke været nødvendigt at få udført større reparationer. Vi har i år prøvet selv at lappe mindre huller med kold asfalt. Det har indtil videre holdt fint. Vi holder fortsat øje med vejenes tilstand og vil igen i går foretage gennemgang af området sammen med kommunens vejinspektør. Legepladser: Den gamle, store legeplads er efterhånden udtjent og ved at være moden til nedrivning. Vi ønsker ikke at bruge ressourcer på vedligeholdelse af den, da den kommunale legeplads ligger lige ved siden af. Vi diskuterer løbende, hvordan det skal gribes an, og hvad området kan bruges til. De små legepladser er generelt i god stand, men der vil blive indkøbt et nyt gyngestativ til legepladsen i Læderhatten i det kommende år. Øvrige emner: Foreningens hjemmeside: www.grundejerforeningensvanen.dk Idéer til indhold er stadig meget velkomne. Forsikringsbehov: Vi har i årets løb gennemgået foreningens forsikringsdækninger og dette har resulteret i, at vi har skiftet forsikringsselskab fra IF til HDI-Gerling. HDI-Gerling har speciale i forsikring af små foreninger som vores, og det er derfor vor overbevisning, at vi er bedre stillet hos HDI end hos IF. NETS (PBS): Som led i hvidvask- og terrorbekæmpelse kræver Nets fuldstændig indblik i ejer- og økonomiske forhold. Vi har derfor til dette arbejde givet kassereren fuldmagt. En stor tak til bestyrelsen for det gode samarbejde i det forgangne år. 25-02-2014 Peter Søholt
Vedtægter Foreningens navn er GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN Grundejerforeningen omfatter 83 husstande, beliggende Væbnerhatten 181 197 og 200 249, hele Læderhatten samt børnehaven Svanen. 2 1 Foreningens formål er at varetage vedligeholdelse af de fælles grønne arealer, veje, stier, kloaker, støjsikringsbælter samt i øvrigt at varetage medlemmernes fælles interesser af enhver art i forbindelse med de ejendomme, der hører under foreningens område. Foreningen er berettiget til at opkræve bidrag og administrere de midler, der skal anvendes til løsning af foreningens formål, herunder fastsætte nærmere regler for hvorledes medlemmer skal betale bidrag. De af foreningen trufne bestemmelser til gennemførelse af foreningens formål er fuldt bindende for de enkelte medlemmer. Foreningen er forpligtet til, efter påkrav fra Odense byråd, at tage skøde på de grønne fællesarealer, støjsikringsbælter og private veje og stier i foreningens område, med derpå værende anlæg. Medlemmer og disses forhold til foreningen : Hver grundejer har pligt til og ret til at være medlem af grundejerforeningen, jfr. tinglyst bestemmelse. 3 Hver ejendom har én stemme. Grundejerforeningen skal være berettiget til med 2/3 s majoritet af de på en generalforsamling fremmødte medlemmer at træffe bestemmelse om, at også ejere af de grunde udenfor foreningens område kan være medlemmer af foreningen, eller at grundejerforeningen kan sluttes sammen med en anden grundejerforening. Odense byråd kan beslutte, at offentlige institutioner og lignende ikke skal være medlemmer af foreningen. I sådanne tilfælde skal der dog efter forhandling fastsættes bidrag til foreningen således, at offentlige institutioner og lignende deltager i foreningens drift og vedligeholdelsesforpligtigelser på lige fod med foreningens medlemmer. For offentlige grønne områder, Odense kommune, betales ikke bidrag. 4 Når et medlem overdrager sin grund eller på anden måde ophører med at være ejer af denne, er han / hun fra overdragelsesdagen ophørt med at være medlem af foreningen og kan intet krav rette mod dennes formue. Den nye ejer indtræder i den tidligere ejers rettigheder og forpligtelser overfor foreningen, idet den tidligere ejer dog vedbliver med at hæfte for sine eventuelle restancer, indtil den nye ejer har berigtiget restancerne og overtaget forpligtelserne. Både den tidligere og den nye ejer er forpligtet til at anmelde ejerskifte til foreningen. I forbindelse hermed skal oplyses om den nye ejers navn og bopæl samt ejendommens hus-/ og matrikelnummer. Anmeldelse af ejerskifte skal ske senest en måned efter overtagelsesdatoen.
5 Hvert medlem betaler for hver sin grund han / hun ejer et årligt kontingent. Det årlige kontingent fastsættes af den ordinære generalforsamling og erlægges den 1. april og dækker indeværende kalenderår. Er kontingentet ikke modtaget på forfaldsdato fremsendes på 5. efterfølgende hverdag rykkerskrivelse 1 med anmodning om betaling. Er betaling ikke modtaget på 5. hverdag herefter, fremsendes anbefalet rykkerskrivelse 2, som udover postomkostninger vil blive tillagt et gebyr på kr. 250. Den udestående fordring overgår på 5. hverdag herefter til opkrævning ved retslig inkasso. Foreningens medlemmer hæfter ikke solidarisk for foreningens forpligtigelser, ej heller i forhold til tredjemand. I forhold til foreningen hæfter medlemmer pro rata med max. Kr. 1.000,- hvilket også gælder tab, som foreningen har på enkelte medlemmer. Hvert medlem skal betale indskud på kr. 100,00. Der betales ikke indskud ved senere ejerskifte. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar måned. Den indkaldes af bestyrelsen med 21 dages varsel, ved skriftlig meddelelse til hvert enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal meddeles hvert medlem samtidig med indkaldelsen. Forslag, der af medlemmer ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før, og fremsendes til medlemmerne 8 dage før generalforsamlingen. På hver generalforsamling skal følgende punkter behandles: 1. Valg af dirigent 2. Formanden aflægger beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab, som er underskrevet af bestyrelsen og revisorer. 4. Indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingentet 6. Valg af bestyrelse samt suppleanter. 7. Valg af revisorer 8. Valg af revisorsuppleanter 9. Eventuelt 9 Ekstraordinær generalforsamling kan af bestyrelsen indkaldes med 8 dages varsel, når den mener det nødvendigt. Ligesom ¼ af medlemmerne, ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen, kan forlange generalforsamlingen indkaldt. Dagsordenen skal tydeligt fremgå af skrivelsen. Bestyrelsen skal, når en sådan henvendelse foreligger, senest 3 uger efter indkalde til møde med mindst 8 dages varsel. Hvis ikke mindst ¾ af de medlemmer der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, er til stede på generalforsamlingen, kan dagsordenen nægtes behandlet. 6 7 8
10 Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal. Over det på generalforsamlingen passerede føres protokol. 11 Foreningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges på en ordinær generalforsamling. Formanden og kassereren vælges på generalforsamlingen. Man vælges for 2 år ad gangen dog således at formanden og 2 medlemmer afgår på lige årstal, medens kassereren og 1 medlem afgår på ulige årstal. Suppleanter vælges for et år af gangen. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen leder, under ansvar for generalforsamlingen, foreningens anliggender og disponerer over anvendelsen af dens pengemidler, som indsættes på konto i et pengeinstitut eller på en postgirokonto. Dispositionsberettiget til foran nævnte konto er bestyrelsen, tegnet ved mindst 2 bestyrelsesmedlemmer i forening. Et bestyrelses medlem, der uden lovlig grund udebliver fra 3 på hinanden følgende bestyrelsesmøder må, hvis bare ét medlem af bestyrelsen kræver det, udgå af bestyrelsen, og suppleanten for ham indtræder da i hans sted. Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb og efter at suppleanterne er tiltrådt bliver mindre end 3, er bestyrelsen forpligtiget til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, for valg af manglende medlemmer i ethvert forhold, der er nødvendigt for gennemførelse af generalforsamlingens beslutninger. 12 Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningens virke. Der afholdes møde så ofte formanden, eller 2 bestyrelsesmedlemmer, finder det nødvendigt. Over det på møderne passerede føres referat. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer giver møde. Bestyrelsens beslutninger træffes ved stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Revisor og regnskab: 13 Generalforsamlingen vælger 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. De vælges for 2 år, dog således at 1. revisor afgår på lige årstal, og 2. revisor afgår på ulige årstal. Genvalg kan finde sted. Foreningens regnskab føres af kassereren efter bestyrelsens nærmere bestemmelse. Revisorerne kan når som helst foretage kasseeftersyn. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår dog fra foreningens stiftelse og indtil 31. december 1987. Regnskabet skal forelægges revisorerne inden 31. januar og være revideret så betids, at en ekstrakt med revisionspåtegning kan udsendes til medlemmer, samtidigt med indkaldelse til generalforsamlingen. Særlige bestemmelser : Fremkommer der spørgsmål hvorom denne vedtægt intet foreskriver, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse. 14 15 Ved vedtægtsændringer kræves 2/3 s majoritet af de på generalforsamlingen fremmødte medlemmer. Godkendt senest på en ordinær generalforsamling d. 16. februar 2010.