Forretningsbetingelser og databehandleraftale for lagerhotel 1
4. udgave, version 2 Indledning Danske Fragtmænds almindelige forretningsbetingelser for lagerhotel gælder for alle lagerhotelopgaver, hvor der er indgået en selvstændig lagerhotelaftale, der udføres af Danske Fragtmænd, uanset om disse udføres af Danske Fragtmænd A/S eller af en tredjepart på vegne af Danske Fragtmænd A/S. Tredjepart kan således, i forholdet mellem Danske Fragtmænd A/S kunde og sig selv, påberåbe sig disse forretningsbetingelser. Med Danske Fragtmænd menes i det følgende Danske Fragtmænd A/S, CVR-nr. 30611756. Med Kunde menes i det følgende ordregiver og/eller den, der har trådt i ordregiverens sted. Med SDR menes de af Den internationale Valutafond anvendte særlige trækningsrettigheder (SDR). SDR-kursen findes på nationalbankens hjemmeside. Alle lagerhotelopgaver udføres i henhold til NSAB 2000 (Nordisk Speditørforbunds Almene Bestemmelser 6. version 2000). Kopi af NSAB 2000 kan rekvireres ved henvendelse til en af Danske Fragtmænd fragtterminal og findes på www.fragt.dk. Ansvar, som ikke er omfattet af NSAB 2000, reguleres i henhold til punkt 4.1. Særlig opmærksomhed henledes på NSAB 2000 s bestemmelser om begrænsning af erstatningsansvar, panteret, forsikringsforhold samt den korte forældelsesfrist. 2 Indledning
1 Generelt om oplagring og lagerhandlinger 1.1 Overtagelse og udlevering Af parternes aftale fremgår, på hvilke Danske Fragtmænd lagerhoteller Kundens varer oplagres. Varerne overtages og udleveres via lagerhotellets ekspedition. Danske Fragtmænds ansvar begynder, når varerne er modtaget med Danske Fragtmænds accept og ophører, når varerne er udleveret. Medvirker fremmed fragtfører med videre ved af- og pålæsning, begynder eller ophører Danske Fragtmænds ansvar, når dennes medvirken er afsluttet eller påbegyndt. 1.2 Oplysninger og emballering Kunden har pligt til at videregive relevante oplysninger om varerne i god tid forud for overgivelse til Danske Fragtmænd. Kunden skal sikre, at varerne er forsvarligt emballeret. 1.3 Kontrol Ved modtagelsen på lagerhotellet kontrollerer og kvitterer Danske Fragtmænd for modtagne kolli, men uden ansvar for indhold og ikke synlige skader. Konstateres ved afleveringen uoverensstemmelser vedrørende antal kolli eller synlig skade på varerne eller emballage, påføres begrundet forbehold på fragtbrev eller indleveringsdokument. Særlige krav til Danske Fragtmænds ind- eller udlagringskontrol skal fremgå af lagerhotelaftalen. 1.4 Lagerekspedition Håndtering og oplagring af varerne skal kunne ske sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt, herunder henvises blandt andet til de til enhver tid gældende arbejdsmiljøregler. 1.5 Lagerforhold og toldoplag Særlige krav til lagring skal fremgå af lagerhotelaftalen. I Danske Fragtmænds åbningstid er Kunden berettiget til at tilse, at opbevaring sker som aftalt. Dette sker efter nærmere aftale. Danske Fragtmænd har tilladelse til Toldoplag. Tilladelsen gælder specifikke lagerhoteller. Al toldoplag sker i overensstemmelse med gældende regler om toldoplag. Aftale om toldoplag skal fremgå af lagerhotelaftalen. 1.6 Identifikation Danske Fragtmænd er forpligtet til at opbevare Kundens varer på en sådan måde, at de altid kan identificeres som Kundens ejendom. 1.7 Sikringsgrupper Danske Fragtmænd lagerhoteller er klassificeret til sikringsgruppe 20. 1.8 Lageroptælling Lageroptællingen foretages i samarbejde mellem Kunden og Danske Fragtmænd. Kundens revision er berettiget til at overvære optællingen. Af hensyn til korrekt lageroptælling foretages ingen lagerbevægelser (til- og afgang), mens lageroptællingen foregår. Dato for lageroptællingen aftales parterne imellem. Såfremt Kunden ikke er enig i den fremsendte statusliste, skal Kunden reklamere jævnfør punkt 4.2. Uoverensstemmelser afklares så hurtigt som muligt, hvorefter statuslisten med eventuelle korrektioner sendes til Kundens godkendelse. Oplagring og lagerhandlinger 3
Danske Fragtmænd er berettiget til at modregne en positivsaldo på ét varenummer med en negativsaldo på et andet varenummer inden for tilsvarende varegruppe. Kunden faktureres for lageroptællinger efter tidsforbrug i henhold til lagerhotelaftalen. 1.9 Kundens pantsætning af varer Meddelelse om Kundens pantsætning af varer skal meddeles skriftligt til Danske Fragtmænd til den i kundeaftalen angivne kontaktperson. Kunden er forpligtiget til at informere panthaver om Danske Fragtmænds pant og tilbageholdelsesret jævnfør punkt 3.5. Giver pantsætningen anledning til ekstraarbejde for Danske Fragtmænd, faktureres Kunden herfor. 4 Oplagring og lagerhandlinger
5
2 Fragtbreve, dokumenter, godsmærkning og paller 2.1 Udelukket fra opbevaring Ildelugtende varer samt varer eller indpakning, der er stærkt tilsmudset, modtages ikke. 2.2 Farligt gods Oplægning af farligt gods, kemikalier og brandfarlige produkter accepteres kun efter særlig skriftlig aftale. Ved modtagelse af farligt gods er det Kundens ansvar, at dokumenter, emballering og markering overholder de til enhver tid gældende danske regler, herunder bekendtgørelse om vejtransport af farligt gods og Europæisk konvention om international transport af farligt gods ad vej (ADR). 2.3 Kundens ansvar Kunden er ansvarlig over for Danske Fragtmænd i henhold til NSAB 2000 28. Kunden skal således blandt andet holde Danske Fragtmænd skadesløs for det tab eller den skade, som forvoldes Danske Fragtmænd som følge af, at oplysninger vedrørende varerne er urigtige, utydelige eller ufuldstændige, varerne er mangelfuldt emballeret, mærket eller deklareret eller har sådanne skadevoldende egenskaber, som Danske Fragtmænd ikke med rimelighed kunne indse. 6 Fragtbreve, dokumenter, godsmærkning og paller
7
3 Priser, afregning og betaling 3.1 Priser og afregning Afregning for lagerhotelydelser beregnes i henhold til det til enhver tid gældende prisblad. Kundens eventuelle krav til specifikationsniveauet i afregningen skal fremgå af lagerhotelaftalen. Stigninger i offentlige afgifter og stigninger i eksterne omkostninger, der ikke er under Danske Fragtmænds kontrol, kan pålignes uden varsel for alle lagerhotelaftaler. 3.2 Ekstraydelser Betaling for ekstraydelser, der ikke fremgår af prisblad, aftales mellem parterne. 3.3 Betalingsbetingelser Afregning for den aftalte periodes ydelser sker på basis af tilsendte faktura. Afregning sker med mindre andet er aftalt månedsvis bagud, og fakturaer forfalder 14 dage efter fakturadatoen. Ved betaling efter forfaldsdag pålægges renter samt rykkergebyr. Morarentesats for ikke-forbrugere samt rykkergebyr fremgår af det til enhver tid gældende prisblad. For forbrugere finder rentelovens morarentesats anvendelse. 3.4 Bankgaranti Såfremt det af lagerhotelaftalen fremgår, at der skal stilles bankgaranti fra kunden, skal denne stilles på anfordringsvilkår. 3.5 Tilbageholdsret og pant Danske Fragtmænd har pant i varer, som er under Danske Fragtmænds kontrol, dels for alle på varerne hvilende omkostninger dels for samtlige Danske Fragtmænds øvrige fordringer på kunden. Bortkommer eller ødelægges varerne, har Danske Fragtmænd tilsvarende panteret over erstatningsbeløb fra forsikringsselskaber eller andre. Betales Danske Fragtmænds forfaldne fordringer ikke ved forfald, er Danske Fragtmænd berettiget til at sælge så meget af varerne, at de samlede fordringer inklusiv omkostninger dækkes. Endvidere har Danske Fragtmænd tilbageholdsret i varer, som er under Danske Fragtmænds kontrol, dels for alle på varerne hvilende omkostninger dels for samtlige Danske Fragtmænds øvrige fordringer på kunden. Bortkommer eller ødelægges varerne, har Danske Fragtmænd tilsvarende tilbageholdsret over erstatningsbeløb fra forsikringsselskaber eller andre. 3.6 Modregningsforbud I Danske Fragtmænds krav på lagerhotelafregning eller andre tilgodehavender må modregning ikke finde sted. 8 Priser, afregning og betaling
4 Ansvar, reklamation, erstatning, forældelse og forsikring 4.1 Ansvar Danske Fragtmænd er ansvarlig for fejl eller forsømmelse i henhold til NSAB 2000 27 C nr. 3. Danske Fragtmænd tegner ikke forsikring for brand, vand og indbrudstyveri. For ansvar, der ikke er omfattet af NSAB 2000, udtrykkelig aftale, Danske Fragtmænd forretningsbetingelser eller ufravigelige lovregler, er Danske Fragtmænd ansvarlig i henhold til dansk rets almindelige regler. Et sådant ansvar kan i intet tilfælde overstige SDR 50.000,00. Har Danske Fragtmænd eller nogen, for hvem Danske Fragtmænd svarer, udvist fortsæt, kan Danske Fragtmænd dog ikke påberåbe sig denne ansvarsbegrænsning. 4.2 Reklamation Reklamation til Danske Fragtmænd skal afgives uden unødigt ophold. Reklamation skal altid ske skriftligt til lagerhotellet og indeholde en beskrivelse af skaden. Ved synbar forringelse eller beskadigelse af varerne bør kunden reklamere straks ved varernes modtagelse. Reklamation, som vedrører beskadigelser, forringelse eller bortkomst af varerne (hel eller delvis manko), skal afgives inden syv dage fra varernes modtagelse. Såfremt reklamation sker senere end syv dage fra varernes modtagelse, påhviler det den, der reklamerer overfor Danske Fragtmænd at bevise, at skaden, forringelsen eller mankoen var indtruffet inden modtagelse. Såfremt den, der reklamerer, ikke kan bevise dette, anses varerne for at være udleveret uden beskadigelse og forringelse eller manko. Reklamation, som vedrører andet end beskadigelser, forringelse eller tab af varerne samt hel eller delvis bortkomst, skal afgives inden 14 dage efter den dag, da kunden fik eller burde have fået kendskab til de omstændigheder, som begrunder et ansvar for Danske Fragtmænd. Såfremt en sådan reklamation ikke er afgivet, har kunden fortabt sine rettigheder. Kunden skal stille beskadigede varer til disposition for Danske Fragtmænd med henblik på besigtigelse heraf. 4.3 Erstatning For bortkomst, forringelse eller beskadigelse af varer er Danske Fragtmænds ansvar begrænset til SDR 8,33 per kilo bruttovægt af den del af varerne, som er bortkommet, forringet eller beskadiget. Der ydes ikke erstatning for tabt avance, mistet markedsandel, følgeskader eller andet tab af en hvilken som helst art. Erstatning for bortkomst eller forringelse af varerne beregnes efter varernes fakturaværdi, hvis det ikke bevises, at markedsprisen for eller den gænges værdi af varer af samme art og beskaffenhed har været en anden på stedet og tidspunktet for overtagelse til oplagring. Erstatning gives ikke for antikvitetsværdi, affektionsværdi eller anden særlig værdi af varerne. Danske Fragtmænds samlede ansvar for skade i forhold til alle skadelidte ved en og samme hændelse begrænses til max. SDR 500.000,00. Erstatningskrav skal rejses skriftligt, være dokumenteret og sendes til lagerhotellet. Ansvar, reklamation, erstatning, forældelse og forsikring 9
Såfremt Danske Fragtmænd har betalt fuld erstatning, overgår ejendomsretten til Danske Fragtmænd. Nægter kunden at udlevere varerne, bortfalder retten til erstatning. 4.4 Forældelse Medmindre det vil være i strid med forældelseslovens 26, stk. 2 vedrørende forbrugerforhold, skal sag mod Danske Fragtmænd idet kravet ellers er fortabt anlægges inden et år. Ved forringelse eller beskadigelse af varer løber fristen fra den dag, da varerne blev udleveret fra lagerhotellet, eller skaden blev meddelt denne. Ved forsinkelse, bortkomst af en hel sending eller anden skade løber fristen fra det tidspunkt, hvor forsinkelse, bortkomst eller anden skade tidligst kunne konstateres. 4.5 Forsikring Kunden er forpligtiget til at tegne forsikring for brand, tyveri, vandskade, evt. driftstab og andre følgeskader. Kunden skal oplyse Danske Fragtmænd forsikringsselskabets navn og policenummer. 10 Ansvar, reklamation, erstatning, forældelse og forsikring
11
5 Værneting, lovvalg og ikrafttræden 5.1 Værneting og lovvalg Danske Fragtmænd kan kun sagsøges ved sit hjemting. Tvister afgøres efter dansk ret. 5.2 Ændringer, uoverensstemmelser og delvis ugyldighed Enhver afvigelse af disse forretningsbetingelser skal aftales skriftligt mellem parterne. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem lagerhotelaftalen og NSAB 2000 og/eller disse forretningsbetingelser går lagerhotelaftalen forud for NSAB 2000 og/eller disse forretningsbetingelser. NSAB 2000 går forud for forretningsbetingelserne. I tilfælde af, at enkelte klausuler i ovenstående betingelser skulle være helt eller delvis ugyldige, har dette ingen indflydelse på gyldigheden af andre klausuler eller resterende dele af sådanne klausuler. 5.3 Ikrafttræden De almindelige forretningsbetingelser for lagerhotel træder i kraft fra og med 1. juli 2009. 12 Værneting, lovvalg og ikrafttræden
13
Databehandleraftale 1. Parterne Nærværende databehandleraftale er indgået mellem: Kunden som defineret i forretningsbetingelserne for transport (Den dataansvarlige) og Danske Fragtmænd A/S CVR: 30611756 Tomsagervej 18 8230 Aabyhøj (Databehandleren) 2. Bilag til databehandleraftalen Bilag 1 Oplysninger om behandlingen. Bilag 2 Betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og henvisning til liste over godkendte underdatabehandlere. Bilag 3 Instruks vedrørende behandling af personop lysninger. 3. Baggrund for databehandleraftalen 3.1 Nærværende databehandleraftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. 3.2 Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet i en databehandleraftale.når denne får virkning. 3.3 Databehandlerens behandling sker med henblik på opfyldelse af parternes hovedaftale: Transportaftale mellem parterne. 3.4 Databehandleraftalen og parternes hovedaftale er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog uden at opsige parternes hovedaftale, erstattes af en anden gyldig databehandleraftale. 3.5 Nærværende databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i parternes hovedaftale. 3.6 Til nærværende databehandleraftale hører 3 bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen. 3.7 Databehandleraftalens bilag 1 indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varigheden af behandlingen. 3.8 Databehandleraftalens bilag 2 indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere samt en henvisning til listen over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt. 3.9 Databehandleraftalens bilag 3 indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger der som mi- 14 Databehandleraftale
nimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. 3.10 Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter. 3.11 Nærværende databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter Databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren. 4. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4.1 Den dataansvarlige har overfor omverden, herunder den registrerede, som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven. 4.2 Den dataansvarlige har både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling. 4.3 Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage. 5. Databehandlerens forpligtelser og rettigheder 5.1 Databehandleren må udelukkende behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. I så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. artikel 28, stk. 3, litra a i Databeskyttelsesforordningen. 5.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med Databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 6. Fortrolighed 6.1 Databehandleren sikrer, at udelukkende autoriserede personer har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes, hvis autorisationen fratages, eller udløber. 6.2 Der må udelukkende autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige. 6.3 Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed, eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. 6.4 Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt. Databehandleraftale 15
7. Behandlingssikkerhed 7.1 Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til artikel 32 i Databeskyttelsesforordningen, hvoraf det blandt andet fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der afspejler disse risici. 7.2 Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder hvis relevant være tale om følgende foranstaltninger: a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger. b. Evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester. c. Evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse. d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. 7.3 Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående i alle tilfælde som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i nærværende databehandleraftales bilag 3. 7.4 Parternes eventuelle aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes hovedaftale. 8. Anvendelse af underdatabehandlere 8.1 Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i artikel 28, stk. 2 og 4 i Databeskyttelsesforordningen for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler). 8.2 Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel godkendelse fra den dataansvarlige. 8.3 I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. 8.4 Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af nærværende databehandleraftales bilag 2. 8.5 Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i nærværende databehandleraftales bilag 2. 8.6 Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelses- 16 Databehandleraftale
forpligtelser som dem, der er fastsat i nærværende databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er således ansvarlig for igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale, at pålægge en eventuel underdatabehandler minimum de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og nærværende databehandleraftale med tilhørende bilag. 8.7 Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes efter den dataansvarliges anmodning herom i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig databehandleraftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. 8.8 Databehandleren skal i sin databehandleraftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, fx så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger. 8.9 Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. 9. Overførsel af oplysninger til tredjeland eller internationale organisationer 9.1 Databehandleren må udelukkende behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. I så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. artikel 28, stk. 3, litra a i Databeskyttelsesforordningen. 9.2 Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren indenfor rammerne af databehandleraftalen blandt andet ikke: a. Videregive personoplysninger til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation. b. Overlade behandling af personoplsninger til en underdatabehandler i et tredjeland. c. Lade personoplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland. 9.3 Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af nærverende databehandleraftales bilag 3. Databehandleraftale 17
10. Bistand til den dataansvarlige 10.1 Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i kapitel 3 i Databeskyttelsesforordningen. dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: a. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede. b. Oplysningspligten såfremt personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede. c. Den registreredes indsigtsret. d. Retten til berigtelse. e. Retten til sletning (retten til at blive glemt). f. Retten til begrænsning af behandling. g. Underretningspligt i forbinelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling. h. Reten til dataportabilitet. i. Retten til indsigelse. j. Retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelse, herunder profilering. 10.2 Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af artikel 32-36 i Databeskyttelsesforordningen under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. artikel 28, stk. 3, litra f i Databeskyttelsesforordningen. Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: a. Forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der afspejler de risici, der er forbundet med behandlingen. b. Forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder. c. Forpligtelsen til uden unødig forsinkelse at underrette de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. d. Forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. e. Forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. 10.3 Parternes eventuelle aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes hovedaftale. 18 Databehandleraftale
11. Underretning om brud på persondatasikkerheden 11.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. 11.2 I overensstemmelse med nærværende databehandleraftales afsnit 11.2., litra b, skal databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til til-synsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren blandt andet skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter artikel 33, stk. 3 i Databeskyttelsesforordningen, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden: a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger. b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden. c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. kopier, medmindre EU-retten eller anden national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 13. Tilsyn og revision 13.1 Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af artikel 28 i Databeskyttelsesforordningen og nærværende databehandleraftale til rådighed for den dataansvarlige, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. 13.2 Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af nærværende databehandleraftales bilag 3. 13.3 Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af nærværende databehandleraftales bilag 3. 13.4 Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 12. Sletning og tilbagelevering af oplysninger 12.1 Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til efter den dataansvarliges valg at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende Databehandleraftale 19
14. Parternes aftaler om andre forhold 14.1 En eventuel særlig regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgår af parternes hovedaftale. 14.2 En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes hovedaftale. 15. Ikrafttræden og ophør Reguleringen af force majeure i aftalerne om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af, at aftalerne om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal bestemmelserne i dette punkt 15 finde anvendelse på denne Databehandleraftale. 15.1 Nærværende databehandleraftales træder i kraft ved indgåelse af parternes hovedaftale. 16. Kontakter hos den datasvarlige og databehandleren 16.1 Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontakter. For den dataansvarlige: Kontaktinformation for den dataansvarlige er defineret i parternes hovedaftale. For databehandleren: Navn: Martin Richard Skovdal Stilling: Informationssikkerhedschef Telefon: +45 24 42 96 10 E-mail: martin.skovdal@fragt.dk 16.2 Parterne er forpligtede til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakten. 15.2 Databehandleraftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i databehandleraftalen giver anledning hertil. 15.3 Parternes eventuelle aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af nærværende databehandleraftale vil fremgå af parternes hovedaftale. 15.4 Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, som fremgår af parternes hovedaftale. 15.3 Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset opsigelse af parternes hovedaftale eller databehandleraftalen, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. 20 Databehandleraftale
Bilag 1 Oplysninger om behandlingen 1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige 1.1 Databehandleren behandler pesonoplysninger med henblik på håndtering og kørsel af gods. 2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige omhandler primært (karakteren af behandlingen) 5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter nærværende databehandleraftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed 5.1 Behandlingen er ikke tidsbegrænset, men varer indtil databehandleraftalen opsiges, eller ophæves af en af parterne. 2.1 Den dataansvarlige overlader personoplysninger om ordregivere, godsafsendere og godsmodtagere til databehandleren. 3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede 3.1 Navn, adresse, telefon og e-mail. 4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede 4.1 Ordregivere, godsafsendere og godsmodtagere. Databehandleraftale Bilag 1 21
Bilag 2 Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og henvisning til liste over godkendte underdatabehandlere 1. Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere 1.1 Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 3 måneder før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 1 måned efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil. 2. Godkendte underdatabehandlere 2.1 Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af de underdatabehandlere, som fremgår på internetadressen https:// go.fragt.dk/346 Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse anvende den enkelte underdatabehandler til anden behandling end aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling. 22 Databehandleraftale Bilag 2
Bilag 3 Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 1. Behandlingens genstand og instruks 1.1 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Databehandleren udfører fragtmandskørsel i henhold til parternes hovedaftale. Personoplysninger på ordregivere, godafsendere og godsmodtagere behandles elektronisk i databehandlerens systemer samt fysisk på fragtbreve. 2. Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: At der er tale om behandling af en stor mængde personoplysninger. Ingen af personoplysningerne er omfattet af artikel 9 i Databeskyttelsesforordningen om særlige kategorier af personoplysninger. Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige og aftalte sikkerhedsniveau omkring personoplysningerne. Databehandleren skal på baggrund af den risikovurdering, den dataansvarlige har foretaget gennemføre passende foranstaltninger, som sikrer personoplysningernes fortrolighed, integritet og tilgængelighed. 3. Opbevaringsperiode og sletterutine Personoplysningerne opbevares i maksimalt 5 år fra udgangen af det regnskabsår, behandlingen vedrører, hvorefter de slettes hos databehandleren. 4. Lokalitet for behandling Behandling af de i databehandleraftalen omfattede personoplysninger må ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende: Databehandlerens domicil samt databehandlerens køretøjer, som er nødvendige for at opfylde formålet med behandlingen. 5. Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Personoplysninger må ikke overføres til tredjeland. Hvis den dataansvarlige ikke ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel. 6. Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager årligt et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af nærværende databehandleraftale hos databehandleren. Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. Den dataansvarliges udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige. Databehandleren er forpligtet til at afsætte nødvendige ressourcer for at tilsynet kan gennemføres. Databehandleraftale Bilag 3 23
7. Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager årligt et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af nærværende databehandleraftale hos underdatabehandleren. Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med underdatabehandleren, når der efter databehandlerens eller den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan hvis det findes nødvendigt vælge at initiere og deltage på et fysisk tilsyn hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med nærværende databehandleraftale. Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og nærværende databehandleraftale. Databehandlerens og underdatabehandleres udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk tilsyn hos underdatabehandleren er den dataansvarlige uvedkommende, uanset at den dataansvarlige har initieret og eventuelt deltaget på et sådant tilsyn. 24 Databehandleraftale Bilag 3
Mærkning af gods Bilag 1 Mærkning af gods Sådan gør du www.fragt.dk 1 2 Udfyld labels med afsender og modtager, adresse, telefonnummer, fragtbrevsnummer samt antal kolli i alt. Brug labels på 10 x 15 cm, gerne Danske Fragtmænds standardlabels. 4 3 Tjek at fragtbrev og labels indeholder samme information. Sæt herefter, hvis muligt, to labels på alle kolli. 5 Fjern brugte labels på godset inden påsætning af nye. Placer labels uden på emballagen. Labels under plast eller folie er svære at se. 6 Sæt gerne labels på både den korte og lange side af godset. Placer labels i højre side af godset, så højt oppe som muligt. Husk max. 1,80 meter oppe. Specielt gods Mærk ikke-palleteret gods, der vejer mere end 20 kg med en Advarsel Tungt løft - label. Er der ikke plads til en label på godset (for eksempel på rør eller stænger) kan du sætte et manilla-mærke i hver ende med en label på. Dæk mærkes, hvis muligt, på to sider. Husk at fjerne gamle mærkater. Rullet gods (for eksempel tæpper eller tekstil) pakkes bedst i plast eller paprør med en label i hver ende. Forretningsbetingelser Bilag 1 25
Danske Fragtmænd A/S www.fragt.dk fragt@fragt.dk 26 Kapitel