ANBEFALINGER FOR GOD FONDSLEDELSE Fonden er omfattet af Anbefalingerne for god Fondsledelse, som er tilgængelige på Komitéen for god Fondsledelses hjemmeside www.godfondsledelse.dk ANBEFALING FONDEN FØLGER 1.1. Det anbefales, at bestyrelsen vedtager retningslinjer for ekstern kommunikation, herunder hvem, der kan og skal udtale sig til offentligheden på den erhvervsdrivende erhvervsdrivende fonds fonds vegne, vegne og og om om hvilke hvilke forhold. forhold. Retningslinjerne skal skal imødekomme imødekomme behovet behovet for åbenhed for åbenhed og interessenternes og interessenternes behov behov og mulighed og mulighed for at opnå for at relevant opnå relevant opdateret opdateret infor- information om fondens om fondens forhold. forhold. 2.1.1. Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten. Det fremgår af Kollegiefonden Bikubenfondens Bikubens forretningsorden forretningsorden 22, at: 21, Formanden at: og den administrerende direktør repræsenterer fonden og udadtil. den administrerende Et medlem af bestyrelsen direktør repræsen- må ikke Formanden terer uden fonden formandens udadtil. tilladelse Et medlem udtale af bestyrelsen sig til medier må eller ikke rette uden henvendelse formandens til offentligheden tilladelse udtale om sig selskabets til medier forhold. eller rette henvendelse Herudover kan til offentligheden bestyrelsen fastsætte om selskabets retningslinjer forhold. for Herudover information kan til fondens bestyrelsen ansatte fastsætte og offentligheden retningslinjer for om information fondens forhold. til fondens ansatte og offentligheden om fondens forhold. På hjemmesiden skriver fonden: I Bikubenfonden kommunikerer vi åbent om vores arbejde, så vores samarbejdspartnere og omverden i det 15, at: hele taget kan få indsigt i og forstå fondens aktiviteter. Bestyrelsen fastsætter en gang årligt fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med henblik på at sikre Desuden vil vi gerne dele den viden og de erfaringer, vi får gennem vores arbejde. Nøgleordene for fondens kommunikation er at skabe debat, kendskab og transparens. fondens virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser. Vi deltager aktivt i debatarrangementer og møder, og på kulturområdet arrangerer vi blandt andet Reumert- og Visionssaloner, der sætter emner inden for hhv. scenekunst- og billedkunstområdet til debat. http://www.bikubenfonden.dk/om-bikubenfonden Bikubenfonden fik i 2016 vedtaget en ny kommunikationsstrategi, som er offentligt tilgængelig.
2.1.1 2.2.1. Det anbefales, at at bestyrelsen bestyrelsesformanden med henblik organiserer, indkalder den erhvervsdrivende og leder bestyrelsesmøderne fonds virke i overensstem- med henblik på at sikre melse på at sikre med et fondens effektivt formål bestyrelsesarbejde og interesser mindst og skabe en gang de årligt bedst tager mulige stilling forudsætninger til fondens for overordnede bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis med udgangspunkt og samlet. i strategi og uddelingspolitik vedtægten. Det fremgår af Kollegiefonden Bikubenfondens Bikubens forretningsorden forretningsorden 16, at: 8, Bestyrelsen at: fastsætter en gang årligt fondens overordnede strategi og uddelingspolitik indkaldes med mindst med henblik otte dages på at varsel, sikre Bestyrelsesmøde medmindre fondens virke særlige i overensstemmelse forhold efter formandens med fondens skøn formål gør det nødvendigt og interesser. at afholde møde med kortere varsel. Bikubenfonden fik i 2016 godkendt en ny uddelingsstrategi, som er offentligt sørger for, tilgængelig at der udarbejdes på fondens dagsorden hjemmeside. for Formanden mødet, og at den med de fornødne bilag så vidt muligt udsendes http://www.bikubenfonden.dk/bikubenfondens-strategi mindst otte dage før mødet. 2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik 2.2.2. Det anbefales, at hvis bestyrelsen ud over formandshvervet undtagelsesvis anmoder bestyrelsesformanden om at udføre særlige driftsopgaver for den på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet. erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige bestyrelse og en eventuel direktion. 2.3.1. Det anbefales, at bestyrelsen løbende vurderer og 2.2.2 fastlægger, Det anbefales, hvilke kompetencer at hvis bestyrelsen bestyrelsen ud skal over råde formandshvervet over bedst muligt undtagelsesvis at kunne udføre anmoder opgaver, bestyrelsesformanden påhviler bestyrelsen. om at udføre særlige driftsopgaver for den der erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige 2.3.2. Det anbefales, overordnede at bestyrelsen ledelse og med kontrolfunktion. respekt for en Der bør eventuel sikres udpegningsret en forsvarlig arbejdsdeling i vedtægten sikrer mellem en formanden, strukture- næstformanden, ret, grundig og gennemskuelig den øvrige bestyrelse proces for og udvælgelse en eventuel og direktion. indstilling af kandidater til bestyrelsen. 2.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen løbende vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen. Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden 9 og 10, at: 13, at: Bestyrelsesmøde indkaldes med mindst en uges varsel, Såfremt bestyrelsen undtagelsesvis ud over formandshvervet anmoder bestyrelsesformanden om at udføre medmindre særlige forhold efter formandens skøn gør det nødvendigt at afholde møde med kortere varsel. særlige driftsopgaver for den erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at Formanden sørger for, at der udarbejdes dagsorden for bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse mødet, og at den med de fornødne bilag så vidt muligt og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige udsendes mindst en uge før mødet. bestyrelse og en eventuel direktion. Formanden, og i dennes forfald næstformanden, leder møderne. 20, Det fremgår at: af Bikubenfondens forretningsorden 14, at: Bestyrelsen Såfremt bestyrelsen fastlægger undtagelsesvist en evalueringsprocedure, ud over formandshvervet formanden anmoder og bestyrelsesformanden individuelle medlemmers om at hvor bestyrelsen, bidrag udføre og særlige resultater driftsopgaver årligt evalueres. for den erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der Det sikrer, fremgår at bestyrelsen af Kollegiefonden bevarer den Bikubens uafhængige forretningsorden overordnede at: ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en 7, forsvarlig Bestyrelsen arbejdsdeling sikrer mellem via kontakt formanden, til den næstformanden, udpegningsberettigede, øvrige bestyrelse at bestyrelsen og en besidder eventuel relevant direktion. og fornøden den viden og kompetence til at kunne udføre de opgaver, der påhviler Det fremgår bestyrelsen af Bikubenfondens ved valg af kandidater forretningsorden til fondens 8, at: bestyrelse. Bestyrelsen skal løbende sikre, at bestyrelsen besidder relevant og fornøden viden og kompetence til at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen ved valg af kandidater til fondens bestyrelse. 2.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen med respekt af en eventuel udpegningsret i vedtægten sikrer en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen. Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden 7, at: Bestyrelsen skal ved udvælgelse af kandidater til bestyrelsen sikre en struktureret, grundig og gennemskuelig proces.
NDSLEDELSE 2.3.3. Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse sammenholdt med behovet for kontinuitet og til behovet for mangfoldighed i relation til bl.a. erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn. 2.3.4. Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfoldighed, samt at der gives følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer: 2.3.4 Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, Den pågældendes navn og stilling Den pågældendes alder og køn herunder for mangfoldighed, samt at der gives følgende Dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer: medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode den pågældendes navn og stilling, Medlemmets eventuelle særlige kompetencer den pågældendes alder og køn, Den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, valgperiode, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver medlemmets eventuelle særlige kompetencer, den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledel- Hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/ tilskudsyder mv. sesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver, Om medlemmet anses for uafhængigt hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/ tilskudsyder 2.3.5. Det anbefales, m.v., og at flertallet af bestyrelsesmedlemmerne om medlemmet i den erhvervsdrivende anses for uafhængigt. fond ikke samtidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens 2.3.5 dattervirksomhed(-er), Det anbefales, at medmindre flertallet af bestyrelsesmedlemmerne der er tale om et helejet egentligt i den erhvervsdrivende holdingselskab. fond ikke samtidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dattervirksomhed(-er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab. Det fremgår af Kollegiefonden Bikubenfondens Bikubens forretningsorden forretningsorden 8, at: 7, Bestyrelsen at: skal løbende sikre, at bestyrelsen besidder Bestyrelsen relevant og fornøden sikrer via viden kontakt og til kompetence den udpegningsberet- til at kunne tigede, udføre de at bestyrelsen opgaver, der besidder påhviler relevant bestyrelsen og fornøden ved valg af viden kandidater og kompetence til fondens til bestyrelse. at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen ved valg af kandidater til fondens bestyrelse. Det fremgår af fondens hjemmeside, at: Udvælgelsen af nye bestyrelsesmedlemmer tager udgangspunkt i, at der skal være de fornødne kompetencer i bestyrelsen inden for ledelse, investering, erhvervsdrift, Bestyrelsen præsenteres i fondens årsberetning med kultur og sociale forhold. Ved udvælgelsen af nye bestyrelsesmedlemmer igangsættes en grundig proces med samtlige anbefalede oplysninger. anvendelse af ekstern uvildig assistance. Bestyrelsen præsenteres i årsberetning og på fondens hjemmeside med samtlige anbefalede oplysninger: http://www.bikubenfonden.dk/bestyrelse Kollegiefonden Bikuben har ingen dattervirksomheder. Der er ingen sammenfald mellem medlemmer af Bikubenfondens bestyrelse og bestyrelser eller direktioner i fondens dattervirksomheder ENKOTEC A/S, BIFI A/S og Høbbet A/S.
ANBEFALI 2.4.1. Det anbefales, at en passende del af af bestyrelsens medlemmer er uafhængige. Samtlige medlemmer af fondens bestyrelse er uafhængige uafhængige henhold i henhold til nærværende til definition. i Består bestyrelsen (eksklusive medarbejdervalgte med- medlemmer) af op af til op fire til medlemmer, fire medlemmer, bør mindst bør mindst ét medlem ét være medlem uafhængigt. være uafhængigt. Består bestyrelsen Består bestyrelsen af mellem af fem mellem til fem otte til otte medlemmer, medlemmer, bør mindst bør mindst to medlemmer to medlemmer være være uafhængige. Består bestyrelsen af ni til elleve medlemmer, bør mindst tre medlemmer være uafhængige og så fremdeles. fremdeles: Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng sammengæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende: er, eller inden for de seneste tre år har været, medlem af af direktionen eller eller ledende medarbejder mearbejder i i fonden eller en en væsentlig dattervirksomhed eller eller associeret virksomhesomhed til fonden, til fonden, inden for de seneste fem år har modtaget større veder- virklag, vederlag, herunder herunder uddelinger uddelinger eller andre eller ydelser, andre ydelser, fra fonden/ fra fonden/koncernen eller dattervirksomhed eller en dattervirksomhed eller associeret eller virksomhed associeret til fonden virksomhed i anden til egenskab fonden i anden end som egenskab medlem end af fondens som medlem bestyrelse af fondens eller direktion, bestyrelse eller direktion, inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller eller ansat, ansat, aktionær, kunde, kunde, leverandør eller eller ledelsesmedlem i i selskaber med med tilsvarende forbindelse) forbindel- forretningsrelation med se) med fonden/koncernen eller en eller en dattervirksomhed eller associeret eller associeret virksomhed virksomhed til fonden, til fonden, er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner eller partner hos ekstern hos ekstern revisor, revisor, har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere i mere end end 12 12 år, år, er i nær familie familie med med eller eller på anden på anden måde måde står står personer, personer, som som ikke ikke betragtes som som uafhængige, særligt nær, nær, er stifter eller væsentlig gavegiver, hvis fonden har til formål formål at at yde yde støtte støtte til til disses disses familie familie eller eller andre, andre, som som står disse står særligt disse særligt nær, eller nær, eller er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller eller lignende, der der modtager eller eller gentagne gange gange inden for inden seneste for de fem seneste år har fem modtaget år har modtaget væsentlige væsentlige donationer donationer fra fonden. fra fonden. 2.5.1 Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og maksimalt for en periode på fire år. Det fremgår af Bikubenfondens vedtægter 6, at: Medlemmer af bestyrelsen vælges af bestyrelsen ved simpelt flertal for 2 år af gangen. ( ) Alle medlemmer kan højst genvælges fire gange.
2.5.1. Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og maksimalt for en periode på fire år. 2.5.2 Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside. Det fremgår af Kollegiefonden Bikubens vedtægter 7, at: Valgperioden for bestyrelsesmedlemmerne, bortset fra formanden for Bikubenfonden, er fire år. Genvalg kan alene Det fremgår ske én af gang. Bikubenfondens vedtægter 6, at: Hertil kan bestyrelsesmedlemmerne vælges til og med Fondens det år, hvori vedtægter de fylder 67 tilgængelige år og skal afgå på senest den 1. maj www.bikubenfonden.dk det år, i hvilket fylder 68 år. 2.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden 22, at: 2.5.2. Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i Bestyrelsesmedlemmer fratræder senest den 1. maj det Det fremgår af Kollegiefonden Bikubens vedtægter 7, at: evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og Bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside. år, hvori de fylder 68 år. evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen. bidrag og resultater årligt evalueres, hvorefter resultatet drøftes i bestyrelsen. Fondens vedtægter er tilgængelige på www.bikubenfonden.dk 2.6.2 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden 22, at: evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators Bestyrelsen fastlægger ligeledes en evalueringsprocedure fremgår for fondens af Kollegiefonden direktion, hvor Bikubens direktionens forretningsorden arbejde og arbejde 2.6.1. Det og anbefales, resultater at efter bestyrelsen forud fastsatte fastlægger klare en kriterier. Det evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og 20, resultater at: én gang årligt evalueres af bestyrelsen. de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt Bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor 3.1.1 evalueres, Det anbefales, og at resultatet medlemmer drøftes i af bestyrelsen. i bestyrelsen, Det fremgår formanden af Bikubenfondens og individuelle vedtægter medlemmers 7, at: erhvervsdrivende fonde aflønnes med et fast vederlag, bidrag Det enkelte og resultater bestyrelsesmedlem årligt evalueres, kan hvorefter modtage resultatet et honorar samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes drøftes fastsat i af bestyrelsen. Honoraret må ikke overstige, hvad med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater. Vederlaget bør afspejle det arbejde og ansvar, der omfang. 2.6.2. Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators 20, at: følger af hvervet. Herudover fremgår det af fondens hjemmeside, at: arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier. Bestyrelsen fastlægger ligeledes en evalueringsprocedure Bikubenfondens bestyrelsesmedlemmer modtager for for fondens direktion, hvor direktionens arbejde og resultater én gang årligt evalueres af bestyrelsen. det løbende bestyrelsesarbejde et fast grundhonorar på 150.000 kr. Formanden modtager 3 gange grundhonoraret og næstformanden 2 gange grundhonoraret. 3.3.1. Det anbefales, at medlemmer af bestyrelsen i Det Ingen fremgår bestyrelsesmedlemmer af Kollegiefonden modtager Bikubens vedtægter herudover 14, ekstra at: erhversdrivende fonde aflønnes med et fast verderlag, Af honorar. fondens indtægter kan der ydes bestyrelsesmedlemmer og direktøren et rimeligt vederlag. (...) Medlemmer samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, af http://www.bikubenfonden.dk/content/bestyrelse bestyrelsen, der tillige er medlem af Bikubenfondens der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater. Det Vederlaget anbefales, bør at afspejle der i årsregnskabet det arbejde og gives ansvar, der Bikuben. Omfanget af vederlag fremgår af årsregnskabet. bestyrelse, modtager ikke honorar i Kollegiefonden 3.1.2 oplysning følger af hverhvet. om det samlede vederlag, hvert medlem af bestyrelsen og en eventuel direktion modtager fra den 3.3.2. erhvervsdrivende Det anbefales, at fond der og i årsregnskabet fra andre virksomheder gives Omfanget af vederlag fremgår af fondens årsregnskab. i oplysning koncernen. om Endvidere det samlede bør vederlag, oplyses hvert om eventuelle medlem andre af bestyrelsen vederlag og som en bestyrelsesmedlemmer, eventuel direktion modtager bortset fra fra medarbejderrepræsentanter den erhvervsdrivende fond og i bestyrelsen, fra andre virksomheder modtager for varetagelsen i koncernen. Endvidere af opgaver bør for der fonden, oplyses dattervirksomheder eventuelle af andre fonden vederlag eller tilknyttede som bestyrelsesmedlemmer, virksomheder til fonden. bortset fra medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen, modtager for varetagelsen af opgaver for fonden, dattervirksomheder Begivenheder af fonden eller efter tilknyttede balancedagen virksomheder til fonden. Der er fra balancedagen og frem til i dag ikke indtrådt forbud, som forrykker vurderingen af årsrapporten.