Dato 23. februar 2017 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. marts 2017 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:15 17:45 a. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT * 2. Beslutningspunkter kl. 17:45 18:30 a. Repræsentantskabsmøde 2017 (B) * b. Renovering afdeling 23 Nydamsparken (B) * c. Forretningsgang personfølsomme oplysninger i afdelingsbestyrelserne (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 18:30 19:00 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Status på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (O) d. Orientering fra udvalgene (O) 4. Evaluering kl. 19:00 19:10 a. Overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * 5. Øvrige punkter kl. 19:10 19:20 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) b. Emner til næste møde, der holdes den 6. april 2017 (B) c. Mødeplan 2017 (O) * d. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 2.a Repræsentantskabsmøde 2017 DATO 22. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Sted Repræsentantskabsmødet holdes i Turbinehallen. Det indstilles, at bestyrelsen allerede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde 2018. Emner Følgende forslag behandles på repræsentantskabsmødets dagsorden (teksterne fremlægges til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet den 6. april): Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, bemyndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i Århus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Bemyndigelsen til salg af fast ejendom gælder dog alene erhvervsejendomme Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde. Fremtidig organisationsstruktur Se bilag
Vedtægtsændringer Nyt kapitel 4 15 (de efterfølgende tilrettes) Afdelingsmødet kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afholdelsen af kommende afdelingsmøder. Det kan herunder besluttes, at afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst syv dage efter afholdelse af et afdelingsmøde. Stk. 2 Det digitale værktøj, der anvendes, skal være tilgængeligt for alle afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal det digitale værktøj være tilgængeligt for enhver, der ifølge 17 stk. 2 har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i eventuelle afstemninger. Andre end de i 1. og 2. pkt. nævnte må kun have læseadgang til det digitale værktøj. Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil på sociale medier. Stk. 3 Det er en betingelse for anvendelse af digitale værktøjer i afholdelsen af afdelingsmødet, at: 1. Forslag til behandling på afdelingsmødet tillige kan fremsættes ved brev eller e-mail. 2. Opstilling af kandidater tillige kan ske på afdelingsmødet. Stk. 4 Hvis der er truffet beslutning om, at afstemning kan ske digitalt efter afholdelsen af afdelingsmødet, er det yderligere en betingelse, at: 1. Afstemningstemaerne formuleres endeligt før afslutning af afdelingsmødet. 2. Afstemning tillige kan ske ved brev inden for samme afstemningsperiode, som er fastsat for den digitale afstemning. Stemmesedler skal efter anmodning udleveres fra dagen efter afdelingsmødet, og indtil fristen for afstemning udløber. vedtægter for BKÅ 3. Eventuelle afstemninger på afdelingsmødet foretages skriftligt. 4. Alle stemmer optælles samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 5. Det sikres, at ingen husstand kan afgive flere stemmer, end den har ret til efter vedtægterne. Stk. 5 Der kan ikke begæres urafstemning om emner, hvor afstemning gennemføres efter stk. 1. Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Formand (Søren Høgsberg er på valg), tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen er på valg). Alle modtager genvalg. 2/11
Et antal suppleanter til bestyrelsen samt suppleanter (Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Der skal derudover vælges medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem samt evt. suppleant. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 06/04 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 06/04 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet 06/04 Behandling af evt. vedtægtsændringer i bestyrelsen 10/04 Udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde 24/04 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 03/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 03/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 17/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl. 16 17/05 Repræsentantskabsmøde 3/11
Dato INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde Vi indkalder dig til møde i Turbinehallen, Kalkværksvej 12, Aarhus C onsdag den 17. maj 2017 kl. 17.30 Vi starter med middag, og selve mødet starter kl. 19.00. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetninger 3. Godkendelse af årsregnskab 2016 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2018 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg a. Valg af formand (på valg er Søren Høgsberg) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/mette Kjær Larsson i hænde senest onsdag den 3. maj 2017. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 3. maj 2017 også til Mette Kjær Larsson, mkl@bk-aarhus.dk Venlig hilsen Bestyrelsen 4/11
FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER 1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start. 2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af afstemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol. 3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debatten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen. 6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandidater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning. 7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning. 8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige. 5/11
BILAG Vi har forskellige fora i BKÅ. Nogle er fastsat af vedtægterne. Andre er etableret i kraft af den kultur, vi har oparbejdet i BKÅ gennem årene. På de følgende sider er en aktuel gennemgang af fora og en kort beskrivelse af det enkelte forums roller og opgaver. 6/11
Afdelingsbestyrelse: Budget, vedligeholdelsesplan og afdelingsmøde, årsgennemgang, regnskab. Jf. BKÅ-portalen /Værktøjskassen/Praktisk Info. Bl.a. nedenstående: 7/11
Til afdelingsbestyrelsens opgaver hører som minimum: Regnskab: Administrationen sender regnskab til AB midt i marts. AB melder tilbage primo april. Årsgennemgang: AB inviteres til den vigtige årsgennemgang i april og selve gennemgangen af afdelingens tilstand afholdes i april eller maj. Det er en god mulighed for at få ønsker på bordet og planlægge aktiviteter i dialog med inspektøren og evt. ejendomsfunktionær. Gennemgangen er også vigtig for tilpasningen af vedligeholdelsesplanen. Budget: Administrationen sender budgetudkast til AB sidst i maj. AB melder tilbage midt i juni. Det er vigtigt, at AB forstår og kan formidle indholdet i budgettet. Vedligeholdelsesplan: Administrationen sender vedligeholdelsesplan til AB sidst i juni. AB melder tilbage først i august. Afdelingsmøde: AB har ansvar for at indkalde, afvikle og følge op på årets afdelingsmøde, der ligger i sidst i august eller september. Administrationen er behjælpelig med at planlægge mødet, herunder udsende dagsorden, formulere forslag, booke eksterne deltagere, finde dirigent mv. AB sender fakta-ark med beslutninger til administrationen straks efter mødet og offentliggør referat senest 4 uger efter mødet. Afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Repræsentantskab: Organisationens øverste myndighed Overordnede politiske retningslinjer Valg af organisationsbestyrelse Repræsentantskabet tager stilling til: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne 9) Godkend regnskab Jf. i øvrigt vedtægterne Kapitel 3, 5. 8/11
Organisationsbestyrelse: Formulering af og opfølgning på strategi og mål Budget og økonomi Ansættelse af og sparring med direktør Overordnet koordinering i beboerdemokratiet Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. Udvalg: Politik- og idéudvikling samt aktiviteter på det fagpolitiske område. Udvalg refererer til bestyrelsen og administrationen. Bestyrelse og administration koordinerer mellem udvalg. Udvalg er forpligtet til at byde ind med løsninger på spørgsmål fra bestyrelse og administration. Udvalg kan indstille til bestyrelsen og administration. Udvalg formulerer selv deres kommissorium (rammesætning for udvalgets arbejde), som godkendes på repræsentantskabsmøde. Udvalg aflægger beretning til repræsentantskabet. Udvalg er løbende selvsupplerende og er åbne for alle, interesserede beboere. Hvis der ikke er tilslutning til et udvalg på repræsentantskabsmødet, nedlægges udvalget. Et udvalg kan godt oprettes i løbet af året, hvis interesserede melder sig til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen skal stille et medlem til rådighed som kontaktperson for hvert udvalg. Organisationsbestyrelsens kontaktperson for nye udvalg er ansvarlig for indkaldelse til det første møde, hvor der vælges en udvalgsansvarlig af udvalgets midte og hvor der arbejdes på et kommissorium. Det pålægges den udvalgsansvarlige at lægge kommissorium på Portalen. 9/11
Kvartalsmøde: Fortrinsvis for formænd, udvalg, bestyrelser og lignende frivillige i organisationen Aktuel information fra organisationsbestyrelse og administration til afdelingsbestyrelser Aktuel debat om på forhånd udpegede emner Lejlighed til at afdelingsbestyrelser kan rejse spørgsmål Der afholdes mindst et møde pr. kvartal: Møder afvikles med fast kadence og indkaldes med uddybet og konkret dagsorden til hhv. 1, 2 eller 3. Stram styring forventes. 1. Formandsmøde (forventet deltagelse af én repræsentant fra hver afdeling). Målet er at nå ud til ideelt alle afdelinger face to face. 2. Debatmøde. (Politik-)udviklende. Forudsætningen for deltagelse er interesse for emnet (ex digitalt beboerdemokrati). 3. Informationsmøde. Organisationskonference: Indgår i kvartalsmøde-mængden som et dagmøde eller 12-12 møde Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg Politikudvikling Debat om organisationens retning og strategi Netværksdannelse og socialt samvær Diverse kurser: Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg. Eksempelvis: Formands-, Budget og regnskab-, Dirigent-, Langtidsplan-, referent- og kasserer-kursus, samt Introkursus til afdelingsbestyrelser. Bestyrelsesnetværk: Idé- og erfaringsudveksling mellem afdelingsbestyrelser Koordinering mellem afdelingsbestyrelser Demokratiudvalget er katalysator for netværket 10/11
Forum for kredsdelegerede: Information og debat vedr. kreds og BL relaterede emner 1 2 gange årligt. Der kan etableres interessegrupper på tværs af afdelinger. For eksempel en Fritidsforening. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer de beskrevne beslutninger. 11/11
NOTAT TIL PKT 2.c Forretningsgang personfølsomme oplysninger i afdelingsbestyrelserne DATO 22. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I 2016 blev der vedtaget en ny persondataforordning i EU-systemet, som markant strammer vilkårene omkring persondatahåndtering. I lyset heraf præciserer organisationsbestyrelsen kravene til afdelingsbestyrelserne i forbindelse med persondatahåndtering: Afdelingsbestyrelserne må ikke registrere personfølsomme oplysninger. Personfølsomme oplysninger er alle oplysninger, der kan henføres til konkrete personer, det være sig bl.a. navn, adresse, beskæftigelse, familieforhold og sociale forhold såvel som spørgsmål om lejeforhold, huslejeforhold, kommunal anvisning, klagesager e.l. Afdelingsbestyrelsen har således ikke krav på at modtage personfølsomme oplysninger og må ingen omstændigheder gemme personfølsomme oplysninger. Der må således ikke findes personfølsomme oplysninger vedr. afdelingen og dens beboere. o o Det gælder i fysisk form i et evt. kontor for afdelingsbestyrelsen såvel som privat hos afdelingsbestyrelsens medlemmer. Det gælder i elektronisk form på pc er, onlineservices (som Dropbox, Google Drev etc.) sådan som på mailkonti i afdelingsbestyrelsen og på private mailkonti hos afdelingsbestyrelsens medlemmer. Der gælder særskilt, at afdelingsbestyrelsen ikke får oplysninger om konkrete klagesager. Oplysninger der alligevel måtte findes hos afdelingsbestyrelsen i fysisk eller digital form privat eller på kontor e.l. skal destrueres. Det betyder at digitale oplysninger skal slettes permanent og fysiske oplysninger skal destrueres fx ved makulering eller brænding. Administrationen bistår med makulering af materiale. Afdelingsbestyrelsen får tilsendt beboerlister til brug for afdelingsmøder. Disse skal destrueres efter brug.
Det er til enhver tid den siddende afdelingsbestyrelses ansvar, at der ikke findes digitale eller fysiske arkiver, der overtræder persondatareglerne, heller ikke fra tidligere bestyrelser. Afdelingsbestyrelsen skal således sørge for, at disse destrueres. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vedtager den beskrevne forretningsgang. 2/2
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 23. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 10 Dalstien m.fl. Afdeling 12-19 Majdalen m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 25 Reginehøj Renovering af afløbssystem - Arbejdet pågår. Kloakrenovering er i gang med små forsinkelser. Arbejdet forventes afsluttet ultimo marts. Indsigelser mod Lokalplan 1041 bearbejdes i pressen og over for Byråd. Der skal findes en løsning på udtjent el-installation, ny hovedtavle og hovedkabler til lejlighederne. Der er episoder med 380v i lejlighederne. Omfugning af gavle er under forberedelse. Der er indhentet priser på fjernelse af gammel isolering og indblæsning af nyt på de huse hvor isoleringen er opfugtet. Priser mangler på omfugning og nye murbindere. Manglende vandtryk i flere år har betydet at der nu monteres trykforøger på brugsvandet i afdelingerne. Kloakprojektet er startet op. Arbejdet forventes afsluttet ultimo marts. Der er afholdt licitation på projektet ang. tagrenovering. Licitationen var god og arbejdet forventes igangsat i april som planlagt. I forlænges af vinduesudskiftningen etableres nye kælderyderdøre. Afdelingen har været plaget at indbrud i kældre derfor sættes nyt låsesystem i kælderdøre samtidig opsættes overvågning af kælder. Som følge af generel mangel på P-pladser i området er Byens anvendelse forespurgt omkring etablering af ekstra skråparkering på Kornbakke Allé. Der arbejdes på at lave Handicaptoilet i forbindelse med Selskabslokalet.
Afdeling 26 V. Ringgade m.fl. Der er blevet monteret nyt tag og døre/vinduer i afdelingen. Desværre har der siden montereingen været problemer med en bestemt type vindue (dreje/kip), hvor det trækker ind af vinduerne på grund af at tætningslisterne ikke slutter tæt. Der blev afholdt møde i administrationen den 25. januar, hvor rådgivere, entreprenør, projektleder og vinduesproducent gennemgik problemstillingen. Efterfølgende blev 3 lejemål besigtiget, og der blev truffet en konklusion. Vinduesproducenten får produceret en ny type tætningsliste, som vil være klar til udskiftning/montering i uge 9, hvis den første kvalitetskontrol forløber planmæssigt. Hvis den ikke gør, så vil de blive skiftet i uge 12. Det er aftalt, at det er vinduesproducentens egne montører, som udfører arbejdet, og samtidig vil de tjekke at alle vinduer er monteret efter montagevejledningen. Arbejdet laves i et lejemål, der bliver referencelejemål. Når alle 32 lejemål er færdige, vil projektleder HE gennemgå lejemålene, for at sikre den nødvendige kvalitet, således at de tilbageholdte kr. 375.000 kan frigives. Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 28 Lindholmparken Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 etableres til foråret Der er iværksat rottebekæmpelse i kloaknettet og der er bestilt delvis tv inspektion. Udskiftning af altandøre - Arbejdet pågår. Solceller vi går i gang med at undersøge det rentable i at etablere solceller i altanbrystninger. Det glas som sidder der nu er defekt og skal på sigt udskiftes. Samtidig påtænkes det at der etableres solceller på gavlene så vi kommer op på et passende areal Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 34/39 Salonikivej m.fl. Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 60 Karamellerne Rør og faldstammeudskiftning: Der var licitation den 10/2 som faldt særdeles godt ud, set med afdelingens øjne. NES vandt med en pris der lå væsentlig under det budgetterede. Der er opstart i uge 14. Rørudskiftning i kælder går planmæssigt. Vi går i lejlighederne i uge 8. Opmåling og prissætning af køkkenerne på Attikavej pågå. Vi forventer opstart med montering medio april, projektet forventes at løbe over 27 uger. De 27 år gamle vaskemaskiner skiftes ud med nye, samtidig fjernes betalingsanlægget der hidtidig har været kontanter. Arbejdet med tag, facader og vinduer er næsten afsluttet, anlæg af nye terrasser afventer frostfrit vejr. Elevatorerne er i meget dårlig stand og fungerer kun delvist. 2/3
Afdeling 61 Chokoladen Afdeling 73 Virup Skovvej Arbejde med tag og udhæng er næsten afsluttet, byggeriet på nabogrunden forstyrrer pt. med opgravninger til fjernvarmestikledning. Vandindtrængning fra tagene. Med bistand fra Teknologisk Institut er der den 22. februar 2017 ved to lejemål (57 A 1tv og 183) foretaget udvendig besigtigelse og fugtmålinger af tagfladerne, samt foretaget indvendig besigtigelse og radarscanning af lejemålets lofter for frit vand i huldæk elementernes lukkede kanaler. Der blev ved de udvendige fugtmålinger ikke verificeret ophobning af fugt i tagkonstruktionerne. Ud af de i alt 84 undersøgte lukkede kanaler, blev der fundet frit vand i 2 kanaler (1 kanal i hvert lejemål). Endelig rapport fra Teknologisk Institut er under udarbejdelse. Udsendelse af orienteringsskrivelse til beboerne om risikoen for frit vand i huldæk elementernes kanaler, samt indvendigt malerarbejde for efterreparation af drænhuller, småskader mv. på lofterne igangsættes efter nærmer aftale med afdelingsbestyrelsen. Samlet budget for afsluttende scannings- og malerarbejder er anslået til 70.000,- kr. Afdeling 76 Helsingforsgade (nybyg) Afdeling 77 Pal. Müllersvej / Finlandsgade (nybyg) Udbudsmateriale udsendt og prækvalifikationsrunde pågår frem til d. 02 marts. Herefter evaluerer og indstiller bygherrerådgiver indkomne besvarelser frem til d. 15 marts hvor de 3 endelige konkurrenceteam vælges i samråd med byggeudvalget. Udbudsmateriale udsendt og prækvalifikationsrunde pågår frem til d. 02 marts. Herefter evaluerer og indstiller bygherrerådgiver indkomne besvarelser frem til d. 15 marts hvor de 3 endelige konkurrenceteam vælges i samråd med byggeudvalget. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 3.b Orientering fra administrationen DATO 21. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Der er møde for testgruppen på bestyrelsesweb d. 2. marts. B. Penneo arbejder på at løse tekniske problemer med digital signering af lejekontrakter. Alt ligger klar så vi kan gå i luften, så snart Penneo har fundet en løsning. Elektronisk blanket vedrørende tilladelse til ferieboligudlejning ligger nu på hjemmesiden og fuldmagt til udlevering af oplysninger, nøgler m.v. er på vej. C. Lars Gaur, der er uddannet cand.merc.aud. og kommer fra en stilling i Aarhus Kommune, tiltræder 1. marts som controller i økonomi- og udlejningsafdelingen. D. Bent Boel, der siden oktober har været ansat på halv tid som projekt- og byggeleder, fratræder med udgangen af marts. Der er indgået aftale om, at han på konsulentbasis kan tilknyttes byggesager fremover, og der er en række projekter i 2017, hvor han forventes brugt som byggeleder. E. Den 23. februar holdtes møde i netværksgruppen for aktive i grundejerforeninger med fokus på fundraising til aktiviteter og fysiske tiltag. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
NOTAT TIL PKT 4.a Grundlag for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag DATO 3. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På bestyrelsesseminaret den 13.-14. januar 2017 drøftede bestyrelsen igen sit samarbejdsgrundlag, grundlaget for værdiskabelse samt sit arbejdsgrundlag, som efterfølgende blev bekræftet på bestyrelsesmødet den 2. februar 2017. Bestyrelsen bekræftede sine samarbejdsprincipper om at: Respektere mødetid, være nærværende og være forberedt Udvise gensidig loyalitet og ansvar overfor ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen Afvikle møderne i en god tone Respektere hinandens kompetencer og holdninger Bestyrelsen formulerede en tydeligere indbyrdes forventning vedr. håndtering og markering af uenigheder, når ajourføringen på det juridiske område er gennemført. Bestyrelsen enedes om at skabe værdi ved at: Drive organisationen, sætte retning og mål Sikre lovgivning overholdes Sikre strategisk fokus Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc. For at skabe værdi lagde bestyrelsen i arbejdsgrundlaget for 2016-17 vægt på at: Gøre bestyrelsen til et stærkere team Øge viden om lovgivning og økonomi Fokusere på strategisk nyskabelse Udvikle kompetent handlekraft For at opnå dette ville bestyrelsen konkret: Fastlægge gensidige forventninger til samarbejde og ansvar Respektere hinandens kompetencer
Afholde interne kurser Sikre tydelige diskussioner (ansvarlig: formanden) Gennemføre konkrete øvelser i strategisk nytænkning (ansvarlig: forretningsudvalget) INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens erindring. 2/2
NOTAT TIL PKT 5.c Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 23. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i første halvdel af 2017. Dato Arrangement Indhold 8. marts Informationsmøde Fremtidssikringsstrategier 15. marts Møde for kredsdelegerede Byudvikling 1. april Organisationskonference 6. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2016 Budget 2018 Afdelingsmøder 2017 Bestyrelsesseminar juni 2017 Uddannelsesplaner 24. april Økonomikursus Afdelingens økonomi, vedligeholdelsesplan og henlæggelser 4. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal 2017 Opfølgning overordnet mål og operationelle indsatsmål Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse 8. maj Kommunalpolitisk valgmøde BL Byudvikling og boligpolitik 17. maj Repræsentantskabsmøde 1. juni Bestyrelsesmøde Kundeundersøgelse 2017 8. juni Kursus for bestyrelsen Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar 10. juni Bestyrelsesseminar
INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2