Databehandleraftale Mellem Den dataansvarlige: Kunde hos Alsbogføring og Databehandleren Alsbogføring.dk ApS 33754493 Møllegade 71 6400 Sønderborg Danmark Parterne kaldes i det følgende henholdsvis den Dataansvarlige og Databehandleren.
1 Indhold 2 Baggrund for databehandleraftalen... 3 3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder... 4 4 Databehandleren handler efter instruks... 4 5 Fortrolighed... 4 6 Behandlingssikkerhed... 5 7 Anvendelse af underdatabehandlere... 5 8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer... 7 9 Bistand til den dataansvarlige... 7 10 Underretning om brud på persondatasikkerheden... 8 11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger... 8 12 Tilsyn og revision... 8 13 Parternes aftaler om andre forhold... 9 14 Ikrafttræden og ophør... 9 Bilag A Oplysninger om behandlingen... 10 Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere... 11 Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger... 12 Bilag D Parternes regulering af andre forhold... 14 Side 2 af 14
2 Baggrund for databehandleraftalen 1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. 2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale. 3. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen. 4. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. 5. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt. 6. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. 7. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes hovedaftale. 8. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter. 9. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren. Side 3 af 14
3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. 2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling. 3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage. 4 Databehandleren handler efter instruks 1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a. 2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 5 Fortrolighed 1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber. 2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige. 3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. 4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt. Side 4 af 14
6 Behandlingssikkerhed 1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici. 2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger: a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og tjenester c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed 3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående i alle tilfælde som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C. 4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af denne aftales bilag D. 7 Anvendelse af underdatabehandlere 1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler). 2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. 3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre Side 5 af 14
databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. 4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B. 5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B. 6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er således ansvarlig for igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag. 7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. 8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger. 9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Side 6 af 14
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a. 2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke; a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation, b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland, c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland. 3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C. 9 Bistand til den dataansvarlige 1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3. 2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. 3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes hovedaftale eller af denne aftales bilag D. Side 7 af 14
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer. 2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden: a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger 11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 12 Tilsyn og revision 1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Side 8 af 14
13 Parternes aftaler om andre forhold 1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgår af denne aftales Bilag D. 2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af denne aftales Bilag D. 14 Ikrafttræden og ophør 1. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Databehandleraftalen vil forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Side 9 af 14
Bilag A Oplysninger om behandlingen Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er: Bogholderiopgaver lønkørsel - Forbrugerafregning Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen): Bogholderiopgaver lønkørsel - Forbrugerafregning Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede: Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, cpr-nummer, betalingsoplysninger. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede: Medarbejdere Kunder / leverandører Forbrugere (vandværker) Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed: Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne. Side 10 af 14
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren må alene gøre brug af underdatabehandlere efter forudgående aftale med den dataansvarlige. B.2 Godkendte underdatabehandlere Navn CVR-nr Adresse Beskrivelse af behandling Visma e-conomic A/S 29403473 Langebrogade 1 1411 København Online bogføringssystem Danløn - Danske Lønsystemer A/S Dataløn/Bluegarden 15611472 Gydevang 46 3450 Allerød 48117716 Lautrupbjerg 6, 2750 Ballerup FAS 35128417 Englandsgade 25, 5100 Odense C Sproom 29403473 Langebrogade 1 1411 København Online lønsystem Online lønsystem Forbrugerafregninger Opkrævning af EAN modtagere Side 11 af 14
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger C.1 Behandlingens genstand/ instruks Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Bogholderiopgaver lønkørsel Forbrugerafregning C.2 Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: Almindelige oplysninger (artikel 6) Artikel 6 er : Identifikationsoplysninger som navn, adresse, fødselsdato og e-mail. Disse oplysninger kan man behandle i det daglige arbejde, men de skal beskyttes ligesom andre interne oplysninger og må ikke videregives til udenforstående. Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger. Endvidere har databehandlerens interne databeskytteles politikker til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtigheden og adgangen til personoplysninger. Herunder: 1. Begrænse adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i aftalen. 2. Drift og implementering af systemer der kan opdage, genoprette, imødegå og rapportere hændelser i forhold til personoplysninger. 3. Kortlægge sikkerhedsstrukturen samt hvordan personoplysninger overføres mellem parterne. 4. Foretage vurdering af eget sikkerhedsniveau for at sikre, at nuværende og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR artikel 32 om behandlingssikkerhed samt artikel 25 om privacy by design og default. 5. Data (lønsedler) opbevares elektronisk hos underdatabehandleren (Danløn). Side 12 af 14
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret C.4 Lokalitet for behandling Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende: Udføres af Alsbogføring ApS ved brug af godkendte underdatabehandlere jvf Bilag B B2. C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel. C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere Den dataansvarlige kan hvis det findes nødvendigt vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale. Side 13 af 14
Bilag D Parternes regulering af andre forhold D.1 Hvis den dataansvarlige forlanger yderligere sikkerhedsforanstaltninger etableret afholdes disse for den dataansvarliges regning. Side 14 af 14