Referat af repræsentantskabsmøde i AAB, Kolding afholdt den 24. maj 2018 Der var mødt 63 medlemmer af repræsentantskabet inkl. medlemmer af hovedbestyrelsen op til mødet ud af 121 medlemmer. _ Fra hovedbestyrelsen: Fra administrationen: Karl-Jørn Petersen, Anni Damgaard, Helle Pagh, Børge Brink, Hans Holmer og Hans Andersen Per Nielsen, Niels Klausen, Bethina J. Lorentzen, Dorte Radik, Charlotte Uhrskov, Claus Griepentrog, Ole Hansen, Susanne Parbo, Louise Iwersen og Bente Nielsen Formanden Karl-Jørn Petersen bød velkommen til mødet. Ad. pkt. 1. Valg af dirigent: Boligforeningens advokat Nils-Erik Kallmayer blev valgt til dirigent. Dirigenten konstaterede: Mødets lovlige indvarsling i overensstemmelse med vedtægterne. Forretningsorden for afholdelse af mødet godkendt. Stemmeudvalg nedsat jf. forslag fra bestyrelsen. Dagsorden godkendt. Ad. pkt. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning: Formanden aflagde mundtlige beretning, der sammen med den udsendte skriftlige beretning efterfølgende blev sat til debat. Følgende emner blev bl.a. drøftet: Afdelingsbestyrelserne ønsker flere kurser Retningslinjer vedr. ny persondataforordning, informeres evt. til afdelingsbestyrelser og beboerne. Landsbyggefonden. Effektivisering. Salg af Engstien 2, samt ny administrationsbygning for Bovia Bestyrelsens årsberetning, såvel den mundtlige, som skriftlige, blev godkendt.
Ad. pkt. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for hovedforeningen og afdelingerne for året 2017 med tilhørende revisionsprotokol: Bethina J. Lorentzen orienterede om, at regnskaberne er godkendt af revisionen med en blank påtegning, der er således ikke taget forbehold til de opstillede regnskaber eller trufne dispositioner. Bethina J. Lorentzen gennemgik herefter årsregnskaberne i hovedtal for hovedforening og afdelingerne. Revisionsprotokollen er uden kritiske bemærkninger og årsregnskaberne er påført en blank påtegning. Årsregnskaberne og tilhørende revisionsprotokol for hovedforening og afdelinger blev godkendt. Ad. pkt. 4. Forelæggelse af budget for hovedforeningen for AAB for 2018: Bethina J. Lorentzen gennemgik budgettet for hovedforeningen. Budgettet blev taget til efterretning. Ad. pkt. 5. Indkomne forslag: 1. Forslag til nye vedtægter for AAB, Kolding Baggrund: Udlændinge-, Integrations-, og Boligministeren har udstedt nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boligafdelinger. De væsentligste ændringer angår mulighederne for anvendelse af digitale værktøjer dels til indkaldelse af øverste myndighed og afdelingsmøder og udsendelse af materiale til disse møder, dels som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder, Kort fortalt handler det om følgende ændringer der skal tilpasses vedtægterne: Digitale indkaldelser m.v.: 1. Øverste myndighed Efter de hidtil gældende regler skulle indkaldelse af repræsentantskabet ske ved brev til de enkelte medlemmer af repræsentantskabet. Med de ændrede normalvedtægter gives der mulighed for, at det aftales med det enkelte repræsentantskabsmedlem, at denne kan
indkaldes elektronisk, ligesom der gives mulighed for, at bilag udsendes elektronisk til den pågældende. Det er det enkelte repræsentantskabsmedlems ansvar at holde boligorganisationen orienteret om ændringer i den mailadresse, der skal bruges ved elektronisk kommunikation. 2. Lejere Tilsvarende gives der mulighed for, at det aftales med den enkelte lejer, at denne kan indkaldes elektronisk til afdelingsmøder og modtage bilag hertil elektronisk. Det bemærkes, at der i tilfælde, hvor der er flere lejere af den enkelte bolig, skal indgås aftale med hver enkelt af disse lejere. Det er den enkelte lejers ansvar at holde boligorganisationen orienteret om ændringer i den mailadresse, der skal bruges ved elektronisk kommunikation. Digitale værktøjer i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder: I forlængelse af en række forsøg med gennemførelse af afdelingsmøder under anvendelse af digitale værktøjer er der givet generel mulighed for at inddrage digitale værktøjer i afviklingen af afdelingsmødet. 1. Organisationsbestyrelsens kompetencer Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger og er ansvarlig for driften. Det er således også bestyrelsen, der er ansvarlig for budgetlægningen og indkøb af evt. nødvendig software m.v. Det er derfor en forudsætning for anvendelse af digitale afdelingsmøde, at organisationsbestyrelsen godkender dette. Ved denne vurdering vil organisationsbestyrelsen se på, om afdelingens økonomi kan bære udgiften. 2. Afdelingsmødets kompetencer Afdelingsmødet kan med virkning for fremtidige afdelingsmøder træffe beslutning om anvendelse af digitale værktøjer i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøderne, idet bemærkes, at afdelingsmødet kan beslutte inddragelse af digitale værktøjer i det omfang og til de formål, afdelingsmødet måtte ønske dette, jf. dog nedenfor. Det bemærkes, at anvendelse af digitale værktøjer ikke kan erstatte et fysisk afdelingsmøde. Der skal således under alle omstændigheder afholdes et afdelingsmøde med alle de elementer, der hidtil har indgået i afdelingsmødet. Til brug for afdelingsmødets beslutning om anvendelse af digitale værktøjer, må der foreligge oplysninger om de budgetmæssige konsekvenser af en sådan beslutning og om omfanget af de digitale muligheder, som boligorganisationen kan stille til rådighed. Hvis afdelingsmødet træffer beslutning om anvendelse af digitale værktøjer, må afdelingsmødet samtidig træffe beslutning vedrørende budgetmæssig dækning for de udgifter, der vil være forbundet hermed.
Når der træffes beslutning om inddragelse af digitale værktøjer, kan det være hensigtsmæssigt, at afdelingsmødet tillige fastsætter en forretningsorden for anvendelsen af de digitale værktøjer. Ovenstående giver anledning til følgende redaktionelle ændringer i vedtægterne: Repræsentantskabet Af ny 7 fremgår, at der kan indgås aftale med et repræsentantskabsmedlem om, at medlemmet kan indkaldes elektronisk til repræsentantskabsmødet. Af ny 8 fremgår, at det kan aftales med det enkelte repræsentantskabsmedlem, at indsendte forslag til repræsentantskabsmødet skal modtages elektronisk. Afdelingens ledelse Af ny 14, stk. 1 fremgår, at det kan aftales med den enkelte lejer, at indkaldelse til afdelingsmøde skal ske elektronisk. Af ny 15 fremgår muligheden for afholdelse af digitale afdelingsmøder, som supplement til det fysiske afdelingsmøde. Af ny 16, stk. 4, fremgår det, at det kan aftales med den enkelte lejer at budget, regnskab og for- slag udsendes elektronisk. Herudover foreslår bestyrelsen følgende ændringer: Bestyrelsen Boligforeningen har altid haft tradition for at have medlemmer der ikke er bolighavende i boligforeningen i bestyrelsen. Der har været tale om medlemmer af Kolding Byråd og medarbejder repræsentant. Kolding Byråd udpeger medlem til bestyrelsen og der foretages valg af medarbejderrepræsentant. Bestyrelsen har bestået af 7 medlemmer hvor repræsentantskabet har valgt de 5 medlemmer. Bestyrelsen ønsker fortsat at have medlemmer i bestyrelsen, der ikke er bolighavende i organisationen, da det kan bibringe forskellige kompetencer/videns personer ind i bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen foreslår derfor at formuleringen i den gamle 12, stk. 1 ændres til: Som de sidste 2 medlemmer udpeges 2 personer der ikke er bolighavende i boligorganisationen og som har forstand på forenings- og boligforhold, eller som besidder en særlig kompetence som efterspørges af bestyrelsen. Samtidig foreslår bestyrelsen at kompetencen til at udpege de 2 ikke bolighavende medlemmer til organisationsbestyrelsen, uddelegeres til organisationsbestyrelsen. Man
skal her være opmærksom på, at denne kompetence altid kan tages tilbage igen, således at det bliver øverste myndighed der udpeger. Bestyrelsen vil forinden udpegningen drøfte kandidaterne med den administrative ledelse, som også vil kunne komme med forslag til kandidater. Gammel formulering i vedtægterne Bestyrelsen 12. Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 5 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges 1 medlem der ikke er bolighavende i boligorganisationen og yderligere 1 medlem, som udpeges af medarbejderne i AAB. Samtidig med valg af medlemmer vælges suppleanter for disse. Stk. 2. Bestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være beboere i organisationen. Formanden eller næstformanden skal være beboer i organisationen. Ny formulering i vedtægterne Bestyrelsen 11. Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger alle medlemmerne. De 5 af medlemmerne vælges blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Som de sidste 2 medlemmer udpeges 2 personer der ikke er bolighavende i boligorganisationen og som har forstand på forenings- og boligforhold, eller som besidder en særlig kompetence som efterspørges af bestyrelsen. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Stk. 2. Bestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være beboere i organisationen. Formanden eller næstformanden skal være beboer i organisationen. Bemærk at paragrafnumrene ændres som følge at nye tilføjelser i vedtægterne. Bestyrelsens indstilling: Bestyrelsen foreslår at de nye vedtægter for AAB, Kolding godkendes. Forslag til nye vedtægter blev godkendt. Vedtægtsændringer kræver jf. vedtægterne, at 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne er fremmødt og 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Da fremmødet ikke opfylder vedtægternes krav, skal der afholdes ekstraordinær repræsentantskabsmøde.
b. Forslag om uddelegering af kompetencer til bestyrelsen 11. Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger alle medlemmerne. De 5 af medlemmerne vælges blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Som de sidste 2 medlemmer udpeges 2 personer der ikke behøver at være bolighavende i boligorganisationen, men som har forstand på forenings -og boligpolitik og/eller besidder en særligkompetence som efterspørges af bestyrelsen. Forslag om uddelegering af kompetencer til bestyrelsen blev godkendt. c. Forslag om salg af ejendommen Engstien 2, Kolding Der stilles forslag om, at repræsentantskabet godkender salg af AAB s ejendom, hvor Bovia har administrationsbygning. I samme forbindelse ønskes det godkendt, at organisationsbestyrelsen forestår salget. Såfremt salg ikke kan opnås, bemyndiges organisationsbestyrelsen til at forhandle og indgå lejekontrakt for ejendommen. Forslag om salg af ejendommen Engstien 2, Kolding blev enstemmigt godkendt. Ad. pkt. 6. Valg: a. Valg af formand Karl-Jørn Petersen blev valgt som formand. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer Nedenstående blev foreslået til bestyrelsen Anni Damgaard ( 43 stemmer ) Helle Thrane Pagh ( 53 stemmer ) John Thomsen ( 17 stemmer ) Anni Damgaard og Helle Thrane Pagh - blev valgt til bestyrelsen. Begge valgt for 2 år. b. 2 suppleanter 1. suppleant: Susanne Løwenstein, afd. 51
2. suppleant: Ellen Vibeke Doctor Svendsen, afd. 56 Begge valgt for 1 år c. Statsautoriseret revisor. PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab blev genvalgt for 1 år. Ad. pkt. 7: Eventuelt: Der var intet under eventuelt Formanden takkede dirigent Nils-Erik Kallmayer for god ledelse af mødet. Tak til repræsentantskabet for god opbakningen til mødet. Referat godkendt den 8. juni 2018 Karl-Jørn Petersen Formand Nils-Erik Kallmayer Dirigent